วิธีใช้ Google เอกสาร

Google Docs เป็นหนึ่งในแอปประมวลผลคำที่แพร่หลายที่สุด ทำให้ Microsoft Word ทำงานได้อย่างคุ้มค่า บุคคลและธุรกิจหลายพันรายใช้งานทั่วโลกเพราะฟรี

การใช้ Google เอกสารค่อนข้างตรงไปตรงมา คุณสามารถแก้ไขเอกสารบนมือถือของคุณหรือใช้คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปทั่วไป เป็นเรื่องที่ดีเมื่อคุณอยู่ในสนามหรือต้องการอ้างถึงสิ่งที่คุณได้บันทึกไว้

ในคู่มือนี้ เราจะมาดูวิธีใช้ Google เอกสาร จากนั้นเราจะสำรวจเหตุผลบางประการที่ผู้คนใช้แอปนี้

วิธีใช้ Google เอกสาร

Google เอกสารช่วยให้คุณสร้าง จัดรูปแบบ และแบ่งปันเอกสารกับผู้อื่นได้ เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่หลากหลายที่สุด

สร้างเอกสาร

หากต้องการสร้างเอกสารใหม่ ให้ไปที่ docs.google.com คุณจะพบเอกสารและเทมเพลตต่างๆ เพื่อเริ่มต้นใช้งานที่นี่

ขั้นแรก คุณจะต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ จากนั้นคุณสามารถคลิกเครื่องหมาย “+” เพื่อสร้างเอกสารใหม่ตั้งแต่ต้น

ใน Google Docs คุณสามารถสร้างเอกสารคำ สเปรดชีต และงานนำเสนอได้ตั้งแต่ต้น คล้ายกับชุด Office 365 ของ Microsoft

อย่างไรก็ตาม การทำงานข้ามฟังก์ชันมีจำกัด และคุณไม่ได้มีตัวเลือกมากมายเท่ากับผลิตภัณฑ์ของ Microsoft

แก้ไขและจัดรูปแบบเอกสารของคุณ

การแก้ไขและการจัดรูปแบบเอกสารของคุณทำได้ง่ายมาก Google ทำให้ Google Docs คล้ายกับซอฟต์แวร์ประมวลผลคำชั้นนำมากที่สุด

การใช้จะให้ความรู้สึกเหมือน Microsoft Word เวอร์ชันเก่าเกี่ยวกับรูปแบบและโครงสร้างเมนู อย่างไรก็ตาม ตามที่คุณคาดหวังจาก Google ฟังก์ชันการทำงานมีความทันสมัย

และทุกอย่างจะถูกเก็บไว้ในคลาวด์เพื่อแก้ไขในภายหลัง

หากคุณต้องการแก้ไขข้อความในเอกสารของคุณ ให้คลิกคำที่คุณต้องการเปลี่ยนแล้วไฮไลต์ จากนั้นเริ่มพิมพ์ และคำใหม่ของคุณจะปรากฏขึ้น

หากคุณต้องการเลิกทำหรือทำซ้ำการกระทำ คุณสามารถใช้ปุ่มเลิกทำและทำซ้ำที่ด้านบนของหน้าจอได้ สิ่งเหล่านี้ช่วยให้คุณย้อนกลับและส่งต่อได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณลบงานทั้งหมดของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ

บนอุปกรณ์หน้าจอสัมผัส คุณสามารถเริ่มแก้ไขเอกสารได้โดยแตะสองครั้งที่หน้าจอ การทำเช่นนี้จะเป็นการเปิดแผงปุ่มกดที่มีตัวอักษรทั้งหมดอยู่ จากนั้นคุณสามารถพิมพ์การแก้ไขทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดาย

Google Docs ใช้งานได้ดีที่สุดบนคอมพิวเตอร์ที่มีแป้นพิมพ์ QWERTY ทั่วไป เช่นเดียวกับซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพอื่น ๆ ซอฟต์แวร์นี้ให้คุณพิมพ์คำต่อนาทีได้มากเท่าที่นิ้วมือของคุณอนุญาต

การสร้างเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นบนอุปกรณ์พกพานั้นยากกว่าเล็กน้อย แต่นั่นไม่ได้เกี่ยวข้องกับข้อจำกัดของซอฟต์แวร์เอง แต่จะมีปัญหากับอินเทอร์เฟซของอุปกรณ์แทน

หน้าจอส่วนใหญ่ไม่ใหญ่พอที่จะพิมพ์ด้วยนิ้วธรรมดาได้

แบ่งปันงานกับผู้อื่น

บางทีคุณสมบัติ Google Doc ที่น่าประทับใจที่สุดคือความสามารถในการแบ่งปันเอกสารกับผู้อื่น

บริการนี้ให้คุณมอบระดับการเข้าถึงให้ผู้อื่นได้หลายระดับ ขึ้นอยู่กับว่าคุณร่วมมือกับพวกเขาหรือไม่ เมื่อคุณส่งเอกสารให้ผู้อื่น ซอฟต์แวร์จะส่งลิงก์ไปยังที่อยู่อีเมลของพวกเขา

การแบ่งปันงานกับผู้อื่นนั้นง่ายอย่างน่าประหลาดใจ ขั้นแรก คุณคลิกปุ่ม "แชร์" ขนาดใหญ่ที่มุมขวาบน จากนั้นคุณสามารถเลือกระหว่างสามตัวเลือก

อย่างแรกคือ "ดูอย่างเดียว" ตัวเลือกนี้หมายความว่าบุคคลที่คุณกำลังแชร์สามารถเห็นเอกสารได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ไม่ว่าในทางใด

ตัวเลือกถัดไปคือผู้แสดงความคิดเห็น เครื่องมือนี้ให้คุณระบุว่าคุณจะอนุญาตให้คนอื่นแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานของคุณหรือไม่

Google เอกสารมีเครื่องมือแสดงความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ซึ่งช่วยให้ผู้ตรวจสอบไฮไลต์ส่วนต่างๆ และให้ความคิดเห็นได้ จำนวนความคิดเห็นที่พวกเขาทำได้นั้นไม่จำกัด และเครื่องมือก็ละเอียด

ระดับการเข้าถึงสุดท้ายคือ "ตัวแก้ไข" ด้วยวิธีนี้ ผู้ใช้รายอื่นสามารถเปลี่ยนแปลงเอกสารได้โดยตรง

ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งงานไปยังไคลเอนต์ การเข้าถึงโดยผู้แก้ไขจะช่วยให้พวกเขาปรับแต่งงานของคุณโดยไม่ต้องส่งงานกลับไปแก้ไขหรือคัดลอกไปยังเอกสารอื่น

ผู้คนใช้ Google เอกสารเพื่ออะไร

ผู้คนใช้ Google เอกสารด้วยเหตุผลหลายประการ แต่หนึ่งในการใช้งานชั้นนำของมันคือการทำงาน

เนื่องจากใช้งานได้ฟรีและ Google ไม่ได้กำหนดข้อจำกัดใดๆ ผู้ใช้จึงสามารถใช้งานได้ทุกเมื่อที่ต้องการ และหลีกเลี่ยงการจ่ายเบี้ยประกันภัยราคาแพงตามที่บริษัทซอฟต์แวร์อื่นๆ บางรายเรียกร้อง

การแบ่งปันงานของคุณเป็นเรื่องง่าย และ Google ช่วยให้คุณสามารถแปลงเอกสารเป็นรูปแบบของ Microsoft และในทางกลับกันโดยมีการหยุดชะงักของรูปแบบน้อยที่สุด

ยิ่งไปกว่านั้น ผู้คนใช้ Google เอกสารด้วยเหตุผลอื่น ยกตัวอย่างเช่น Preppers และผู้รอดชีวิตชอบมันเพราะมันมีให้ทุกที่

พวกเขาสามารถใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่จำเป็นทั้งหมดในกรณีฉุกเฉิน สำรองเอกสารทางกายภาพทั้งหมดของพวกเขา

นักเขียนบล็อกในพื้นที่ยังใช้บล็อกนี้ในการเขียนบทความและคำแนะนำ เช่น คู่มือการตั้งค่าเข็มขัดรบ ก่อนที่จะโพสต์บนเว็บไซต์ของพวกเขา สุดท้าย เครื่องมือนี้ทำให้ง่ายต่อการตัดและวางงานลงใน CMS ของเว็บไซต์

Google เอกสารยังมีประโยชน์สำหรับองค์กรการกุศลและกลุ่มไม่แสวงหาผลกำไรที่ต้องการลดต้นทุนอีกด้วย

หลายคนต้องการบริการประมวลผลคำขั้นพื้นฐาน แต่ไม่มีงบประมาณที่จะจ่ายสำหรับโซลูชันระดับองค์กร Google Docs เป็นซอฟต์แวร์ฟรีแวร์ที่มีประโยชน์ซึ่งตอบสนองความต้องการได้ถึง 95 เปอร์เซ็นต์

จากนั้นมีหน่วยงานด้านการตลาดและทีมผู้บริหารโครงการจำนวนมากที่ใช้ Google เอกสาร

บุคคลเหล่านี้พบว่าบริการนี้ทำให้ง่ายต่อการแบ่งปันความคิด ทำงานระหว่างทีม และจัดการผู้คนอย่างมีประสิทธิภาพ

มีความสำคัญอย่างยิ่งในภาคความรู้ โดยที่คำที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นส่วนสำคัญของรูปแบบธุรกิจ

ตัวอย่างเช่น ผู้สร้างเนื้อหาพึ่งพา Google เอกสารเป็นอย่างมากเพื่อให้บริการแก่ลูกค้าของตน ด้วยเหตุนี้ มันจึงทำงานได้ดีกว่าระบบภายในองค์กรที่รบกวนผู้เขียนและไม่มีความยืดหยุ่นเพียงพอ

บทสรุป

โชคดีที่การใช้ Google Docs นั้นง่ายอย่างเหลือเชื่อ และเป็นสิ่งที่ทุกคนที่ทำการประมวลผลคำควรพิจารณา

เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการใช้งานส่วนตัวและสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องในอุตสาหกรรมความรู้

มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? ดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา

คำแนะนำของบรรณาธิการ:

• วิธีเพิ่มข้อมูลสรุปใน Google Docs
• Google กำลังเพิ่มปฏิกิริยาอีโมจิใน Google Docs
• วิธีส่งอีเมลโดยตรงจาก Google Docs
• Google Docs ให้คุณเขียนข้อความ Gmail กับคนอื่นได้แล้ว