วิธีใช้จดหมายเวียนใน Gmail

เผยแพร่แล้ว: 2023-08-13

เมื่อคุณต้องการส่งอีเมลเดียวกันถึงลูกค้า ลูกค้า พนักงาน สมาชิกชมรม หรือกลุ่มที่คล้ายกัน คุณสามารถพิมพ์อีเมลเพียงครั้งเดียวและส่งข้อความถึงทุกคนโดยใช้เครื่องมือจดหมายเวียนของ Gmail

เมื่อเรียกคุณลักษณะนี้ว่า "ส่งหลายรายการ" จดหมายเวียนใน Gmail จะให้คุณแทรก Google Contacts หรือรายชื่ออีเมลจาก Google ชีตได้ จากนั้น ปรับแต่งข้อความอีเมลของคุณด้วยแท็กผสาน รวมลิงก์ยกเลิกการสมัครที่ไม่ซ้ำใคร และเพลิดเพลินไปกับกระบวนการส่งอีเมลจำนวนมากแบบง่ายๆ โดยใช้แอปพลิเคชันอีเมลที่คุณโปรดปราน

สารบัญ

เกี่ยวกับจดหมายเวียนใน Gmail

มาดูข้อกำหนดของบัญชี Google ขีดจำกัดในการส่ง และรายละเอียดอื่นๆ เกี่ยวกับจดหมายเวียนใน Gmail

จดหมายเวียนมีให้บริการสำหรับสมาชิก Google Workspace รวมถึง Workspace Individual, Business Standard และ Plus, Enterprise Starter, Standard และ Plus และ Education Standard และ Plus
บัญชี Google Workspace ที่รองรับมีอีเมลขาออกสูงสุด 2,000 ฉบับต่อวัน ด้วยจดหมายเวียน คุณสามารถส่งอีเมลถึงผู้รับได้สูงสุด 1,500 ราย ซึ่งเหลือ 500 รายสำหรับอีเมลอื่นๆ
คุณสามารถเพิ่มผู้รับได้เพียงรายเดียวในฟิลด์ CC หรือ BCC โดยใช้จดหมายเวียน โปรดทราบว่าการดำเนินการนี้จะส่งอีเมลไปยังที่อยู่นั้นสำหรับผู้รับแต่ละคนในช่องถึง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณส่งจดหมายเวียนถึงผู้รับ 100 ราย ที่อยู่ในฟิลด์ CC จะได้รับสำเนาของอีเมลนั้น 100 ชุด
คุณสามารถรวมสิ่งที่แนบมาโดยใช้จดหมายเวียน อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้จะนับรวมกับพื้นที่จัดเก็บของคุณด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งไฟล์แนบขนาด 1MB ถึงผู้รับ 100 คน คุณจะใช้พื้นที่ 100MB
แต่ละข้อความจะมีลิงก์ Unsubscribe ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติที่ไม่ซ้ำกันที่ด้านล่าง ในกรณีที่ผู้รับรายนั้นไม่ต้องการรับอีเมลของคุณอีกต่อไป
หากผู้รับยกเลิกการสมัครรับข้อความของคุณก่อนหน้านี้ และคุณรวมไว้ในจดหมายเวียน คุณจะเห็นการแจ้งเตือนหลังจากที่คุณส่งอีเมลพร้อมจำนวนผู้รับที่จะไม่ได้รับข้อความ
คุณไม่สามารถใช้จดหมายเวียนสำหรับการตอบกลับหรือส่งต่อ หรือเมื่อคุณกำหนดเวลาอีเมลหรือใช้โหมดข้อมูลลับ

วิธีเพิ่มผู้รับในจดหมายเวียนใน Gmail

แม้ว่าคุณสามารถเลือกผู้รับสำหรับอีเมลของคุณได้หลังจากที่คุณเขียนข้อความแล้ว แต่วิธีที่ดีที่สุดคือเลือกผู้รับไว้ล่วงหน้าเมื่อใช้จดหมายเวียน สิ่งนี้จะแจ้งให้คุณทราบด้วยแท็กผสานที่มีอยู่เพื่อปรับแต่งข้อความ

เพิ่มผู้รับจาก Google Contacts

หากต้องการเริ่มต้นใช้งาน Google Contacts ในฐานะผู้รับ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

เลือก เขียน ที่ด้านซ้ายบนเพื่อสร้างอีเมลใหม่ ใช้ไอคอน แสดงเมนูหลัก (สามบรรทัด) หากคุณไม่เห็นเขียน

ในหน้าต่างเขียน ให้เลือกไอคอน ใช้จดหมายเวียน (สัญลักษณ์ติดต่อ) ที่ด้านขวาสุดของช่อง ถึง และทำเครื่องหมายในช่องสำหรับ จดหมายเวียน

จากนั้น คุณสามารถเริ่มพิมพ์ชื่อผู้รับของคุณและเลือกจากคำแนะนำหรือเลือกลิงก์ ถึง และเลือกผู้รับจากหน้าต่างเลือกผู้ติดต่อ

เพิ่มผู้รับจาก Google ชีต

หากต้องการแทรกผู้รับจาก Google ชีต ให้เริ่มต้นด้วยการตั้งค่าชีตของคุณอย่างถูกต้อง

ข้อมูลผู้รับทั้งหมดต้องอยู่ในแท็บแรกของสเปรดชีต
ผู้รับแต่ละคนและรายละเอียดต้องอยู่ในแถวแยกกัน
ใช้ส่วนหัวของคอลัมน์แบบข้อความเท่านั้นเพื่อกำหนดแท็กผสาน ถ้าส่วนหัวมีอักขระพิเศษ ป้ายผสานจะถูกระบุด้วยตัวอักษรประจำคอลัมน์แทน ตัวอย่างเช่น @A สำหรับคอลัมน์ A

หากแผ่นงานของคุณพร้อมใช้งาน ให้เลือก เขียน ที่ด้านบนซ้ายใน Gmail เพื่อสร้างข้อความ

เลือกไอคอน ใช้จดหมายเวียน ที่ด้านขวาสุดของช่อง ถึง และทำเครื่องหมายในช่องสำหรับ จดหมายเวียน จากนั้น เลือก เพิ่มจากสเปรดชีต

ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้ใช้แท็บ Google ไดรฟ์ที่ด้านบนเพื่อค้นหาและเลือก Google ชีต จากนั้นเลือกปุ่ม แทรก ที่ด้านล่างขวา

ในหน้าต่างต่อมา ให้ใช้กล่องดรอปดาวน์เพื่อเลือกชื่อคอลัมน์ที่มีรายละเอียดของผู้รับสำหรับแท็กผสาน โปรดทราบว่าคุณอาจเห็นเฉพาะช่องแบบเลื่อนลงสำหรับอีเมล ชื่อ และนามสกุลเท่านั้น อย่างไรก็ตาม คุณจะเห็นแท็กผสานที่มีอยู่ในอีเมลสำหรับรายละเอียดอื่นๆ ในแผ่นงานของคุณ

เลือก เสร็จสิ้น แล้วคุณจะกลับไปที่หน้าต่างเขียนพร้อมชื่อของแผ่น งานในช่องถึง

เคล็ดลับ : หากรายชื่อผู้รับของคุณอยู่ใน Excel ให้ดูวิธีแปลงไฟล์ Excel เป็น Google ชีตสำหรับจดหมายเวียน

วิธีใช้ Merge Tags ในอีเมลของคุณ

เมื่อคุณเพิ่มผู้รับในจดหมายเวียนแล้ว คุณจะมีแท็กผสานพร้อมใช้งาน

จากการเขียนนี้:

หากคุณเพิ่มผู้รับจาก Google Contacts คุณสามารถใช้แท็กสำหรับชื่อ นามสกุล หรือนามสกุล รวมทั้งที่อยู่อีเมลได้

หากคุณเพิ่มผู้รับจาก Google ชีต คุณสามารถใช้แท็กสำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณได้

เพิ่มแท็กผสาน

หากต้องการเพิ่มแท็กในอีเมลของคุณ ให้พิมพ์สัญลักษณ์ @ (At) พร้อมกับชื่อแท็ก หรือเลือกแท็กจากรายการดรอปดาวน์ที่ปรากฏขึ้น

คุณสามารถเพิ่มแท็กไปยังตำแหน่งใดก็ได้ในข้อความของคุณ ยกเว้นบรรทัดหัวเรื่องของอีเมลและภายในข้อความไฮเปอร์ลิงก์

ดูตัวอย่างแท็กผสาน

หากคุณสงสัยว่ารายละเอียดจะแสดงอย่างไรหลังจากใส่แท็กผสาน คุณสามารถดูตัวอย่างได้อย่างง่ายดาย

วางเมาส์เหนือแท็กผสานในข้อความของคุณแล้วเลือก ดูตัวอย่าง

จากนั้นคุณจะเห็นหน้าต่างแสดงผู้รับแต่ละคนและรายละเอียดที่เกี่ยวข้องสำหรับแท็กนั้นปรากฏขึ้น หากคุณมีผู้รับจำนวนมาก คุณสามารถใช้การค้นหาที่ด้านบนเพื่อค้นหาได้

เลือก ตกลง เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณจะกลับไปที่หน้าต่างเขียน

รวมค่าเริ่มต้นสำหรับแท็กผสาน

คุณยังสามารถตั้งค่าเริ่มต้นให้กับแท็กผสาน วิธีนี้จะเป็นประโยชน์หากผู้รับไม่มีรายละเอียดที่คุณต้องการเพิ่ม ตัวอย่างเช่น หากคุณใส่แท็กผสานชื่อจริงและผู้รับไม่มีชื่ออยู่ในรายการ คุณสามารถใช้คำหรือวลีเริ่มต้นแทนได้

หากต้องการเพิ่มค่าเริ่มต้น ให้วางเมาส์เหนือแท็กผสานในอีเมลของคุณแล้วเลือกตั้ง ค่าเริ่มต้น

เพิ่มคำหรือวลีในกล่องที่ปรากฏ แล้วเลือก บันทึก

สำหรับผู้รับที่ไม่มีข้อมูล ป้ายผสานในอีเมลจะถูกแทนที่ด้วยค่าเริ่มต้น

ดูตัวอย่างและส่งอีเมลของคุณ

เมื่อคุณสร้างจดหมายเวียนใน Gmail เสร็จแล้ว คุณจะสามารถดูตัวอย่างอีเมลก่อนที่จะส่งได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณเห็นอีเมลตามที่ผู้รับเห็น ดังนั้นหากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงใดๆ คุณสามารถทำได้ก่อนที่จะกดปุ่มส่ง

เมื่อคุณพร้อม ให้เลือก ดำเนินการต่อ ที่ด้านล่างของหน้าต่างเขียน

คุณจะเห็นข้อความป๊อปอัปพร้อมรายละเอียดสั้น ๆ เกี่ยวกับเมลขยะเมื่อส่งอีเมลจำนวนมาก เลือก เรียนรู้เพิ่มเติม เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม จากนั้น รับทราบ เพื่อ ดำเนิน การต่อ

ถัดไป คุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปอีกหน้าต่างหนึ่งที่แสดงจำนวนผู้รับที่คุณส่งอีเมลถึงและตัวเลือกเพื่อดูตัวอย่าง เลือก ส่งตัวอย่าง

คุณจะได้รับอีเมลที่ระบุว่า "ข้อความทดสอบ" ไปยังกล่องจดหมายของคุณภายในไม่กี่นาที แท็กผสานจะถูกเติมด้วยผู้รับคนแรกในรายการของคุณหรือค่าเริ่มต้นหากมี

เมื่อคุณตรวจสอบการแสดงตัวอย่างแล้ว คุณสามารถกลับไปที่หน้าต่างเขียนเพื่อปรับเปลี่ยนตามที่คุณต้องการ เมื่อคุณพร้อมที่จะส่งอีเมล ให้ทำตามขั้นตอนเดียวกันนี้ และเลือก ส่งทั้งหมด ในหน้าต่าง พร้อมส่ง

คุณสามารถค้นหาอีเมลจดหมายเวียนที่คุณส่งในโฟลเดอร์ ส่งแล้ว เหมือนกับอีเมลอื่นๆ ที่ส่ง

ทำให้อีเมลเป็นเรื่องง่ายด้วย Gmail Mail Merge

เมื่อคุณต้องการส่งจดหมายข่าว ประกาศ หรืออีเมลอื่นๆ ถึงคนหมู่มาก โปรดจำฟังก์ชันจดหมายเวียนใน Gmail ด้วยความสามารถในการแทรกรายชื่อติดต่อจาก Google ชีต ใช้ฟิลด์ผสานสำหรับอีเมลส่วนบุคคล และดูตัวอย่างข้อความก่อนส่ง ทั้งหมดนี้ไม่มีโปรแกรมเสริมจดหมายเวียนของบุคคลที่สาม ทำให้กระบวนการนี้ง่ายกว่านี้ไม่มีอีกแล้ว

สำหรับบทช่วยสอนที่เกี่ยวข้องกับแอปอื่นๆ โปรดดูวิธีสร้างจดหมายเวียนใน Microsoft Word สำหรับข้อความที่พิมพ์แทนที่จะเป็นการตลาดผ่านอีเมล