ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณด้วยการจ้างผู้ช่วยเสมือน

โดยส่วนใหญ่ คุณจะเลือกอาชีพตามปัจจัยสองประการ:

• ศักยภาพในการสร้างรายได้
• กิจกรรมที่คุณชอบทำ

ปัญหาอย่างหลังคือคุณเข้าสู่สนามเพื่อความท้าทาย ช่วยเหลือผู้คน หรือเพื่อแสดงความกล้าหาญของตัวเอง แล้วรู้สึกผิดหวังเมื่อเรียนรู้ความจริง ความจริงก็คือคุณจะใช้เวลา 10% ในการทำงานหลักเหล่านี้จริง ๆ และ "เสีย" 90% ของเวลาและพลังงานในการตอบอีเมล การป้อนข้อมูลลงในแผ่นงาน Excel และการสนทนาที่ไร้ค่า

ถ้าคุณจ้างผู้ช่วย คุณสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้เกือบทั้งหมดและตรงประเด็นไปเลย ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณโดยการจ้างผู้ช่วยเสมือน

การจัดการอีเมล

ผู้ช่วยเสมือนที่ดีสามารถดูแลอีเมลของคุณได้ พวกเขาสามารถอ่านและตอบกลับได้ จากนั้น เมื่อพวกเขาพบกับบางสิ่งที่ต้องการความสนใจจากคุณจริงๆ ให้ชี้ให้เห็นหรือส่งมันไปตามทางของคุณ

ปัญหาเกี่ยวกับอีเมลคือคุณต้องตรวจสอบเป็นประจำ ส่วนใหญ่ไม่มีสาระสำคัญ และอาจไม่สำคัญเลยด้วยซ้ำ แน่นอนว่าตัวกรองสแปมสามารถทำงานได้ดี แต่ไม่ใช่ทุกสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องก็คือสแปม

สิ่งสำคัญที่ต้องจำก็คือ ไม่ว่าข้อเท็จจริงส่วนใหญ่จะไม่เกี่ยวข้อง แต่คุณยังคงต้องตรวจสอบมัน ซอฟต์แวร์สามารถทำงานได้ค่อนข้างดี แต่ ก็ไม่ได้มีประสิทธิภาพ ทั้งหมด ในบางครั้งคุณจำเป็นต้องมีมนุษย์จริงๆ เพื่อดูแลมัน

โปรดทราบว่าความเร็วที่คุณตอบอีเมลมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความพยายามสร้างความสัมพันธ์ของคุณ ตามหลักการแล้ว คุณจะตอบกลับภายในหนึ่งชั่วโมง ในขณะที่การตอบกลับภายในสี่ชั่วโมงยังคงเป็นที่ยอมรับ เวลาเป็นสิ่งสำคัญ และในฐานะมืออาชีพ นี่เป็นทรัพยากรที่คุณขาดอยู่เสมอ

ดำเนินการตามกำหนดการของคุณ

การวิ่งตามกำหนดเวลาที่จำกัดเป็นเรื่องยาก แต่มันก็เป็นเพียงส่วนเล็กเท่านั้น อย่างไรก็ตาม แล้วการจัดตารางเวลาที่สามารถจัดการได้จริงล่ะ?

แน่นอนว่าเครื่องมือกำหนดเวลาสามารถช่วยคุณได้ บางคนถึงกับอ่านแชทของคุณ และเนื่องจากพวกเขาสามารถเข้าใจบริบทได้ จึงจัดกำหนดการการประชุมของคุณโดยที่คุณไม่ต้องป้อนข้อมูล อย่างไรก็ตามเทคโนโลยีนี้ยังหยาบและไม่น่าเชื่อถือ

แต่คุณต้องการให้นักเคลื่อนไหว ผู้ช่วยเสมือน จัดการปฏิทิน จัดตารางเวลา และแม้แต่เตือนคุณถึงการประชุมที่สำคัญแทน

ไม่ต้องพูดถึงว่าการมีผู้ช่วยในการติดต่อผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ จะทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพอย่างไม่น่าเชื่อ

นอกจากนั้น ผู้ช่วยยังสามารถช่วยคุณเตรียมเอกสารสำหรับการประชุมเหล่านี้ล่วงหน้าได้อีกด้วย

จำไว้ว่าการต้องทำสิ่งนี้ด้วยตัวเองนั้นใช้เวลานาน ไม่เพียงเท่านั้น แต่เรามักจะ "แหกกฎ" และประเมินตัวเองสูงเกินไปค่อนข้างรุนแรง ดังนั้น เมื่อดูเหมือนว่ากำหนดการแน่นเกินไป เราจะเพิ่มการประชุมอีกหนึ่งหรือสองครั้งโดยเชื่อว่านี่ไม่ใช่สิ่งที่เราจัดการไม่ได้

บางครั้ง คนนอกมีเป้าหมายมากกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อได้รับแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน

จัดการกับการวิจัย

เมื่อพูดถึงการวิจัยทางธุรกิจ นี่เป็นกระบวนการที่ยากและใช้เวลานาน แต่ไม่ใช่สิ่งที่ต้องใช้ความสามารถทางวิชาการในระดับสูงอย่างไม่น่าเชื่อ

ท้ายที่สุดแล้ว คุณไม่ได้ขอให้ผู้ช่วยของคุณค้นคว้ายาต้านมะเร็งตัวล่าสุดในระดับโมเลกุลหรือแยกย่อยองค์ประกอบที่เป็นไปได้ที่เล็กที่สุด แต่สิ่งที่คุณขอคือทำการวิจัยเบื้องต้นในหัวข้อนั้นและส่งมอบผลลัพธ์

ตัวอย่างเช่น หากคุณอยู่ในธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ คุณสามารถขอให้พวกเขารวบรวมรายการคุณสมบัติที่เหมาะสมให้คุณได้ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะผ่านรายการท้องถิ่นหลายแห่งและจดบันทึกคุณสมบัติทุกรายการที่ตรงตามเกณฑ์ที่คุณต้องการ

ในสาขาส่วนใหญ่ คุณอาจลองจินตนาการถึงการขอให้ผู้ช่วยของคุณทำการค้นคว้าประเภทนี้ ความแตกต่างในผลลัพธ์ระหว่างคุณทำการค้นคว้ากับคนอื่นที่ทำการวิจัยนั้นไม่ได้น่าสังเกตเลย ไม่ใช่งานยาก แต่ใช้เวลาและความพยายามเท่านั้น

แทนที่จะทำเอง คุณสามารถมอบหมายให้คนอื่นและมุ่งเน้นไปที่งานหลักแทนได้

บริการลูกค้า

ในปัจจุบัน ในด้านส่วนใหญ่ การจ้างฝ่ายบริการลูกค้าภายนอกเพียงอย่างเดียวนั้นยังไม่น่าพอใจนัก บุคคลที่โทรมาไม่ต้องการเชื่อมต่อกับบุคคลที่มีความเกี่ยวข้องเพียงเล็กน้อยกับแบรนด์ผ่านทางบุคคลที่สาม

การพูดคุยกับผู้ช่วยยังคงหมายถึงการพูดคุยกับคนในบริษัท แน่นอนว่าพวกเขาไม่ใช่คนโทรนัดหรือผู้ให้บริการโดยตรงที่พวกเขาต้องการ แต่พวกเขาอยู่ใกล้พอ

ก่อนอื่น หลังจากที่พวกเขาใช้เวลาในบริษัทของคุณมากพอแล้ว (ไม่ได้หมายถึงหลายปีหรือหลายสิบปี) พวกเขาจะเข้าใจกระบวนการส่วนใหญ่ค่อนข้างดี แม้ว่าพวกเขาสามารถตอบคำถามได้จำนวนเท่ากันกับหน้าคำถามที่พบบ่อยหรือแชทบอทของคุณ (หรือแม้ว่าพวกเขาจะดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเหล่านี้) ผู้ช่วยเสมือนก็ยังคงเป็นมนุษย์จริงๆ

พวกเขาเป็นพนักงานที่แท้จริง เป็นมืออาชีพอย่างแท้จริง และมีหน้าที่รับผิดชอบในการแก้ปัญหาของพวกเขา สิ่งนี้ทำให้ลูกค้า/ลูกค้าของคุณรู้สึกพิเศษ มันทำให้พวกเขารู้สึกว่ามีคนได้ยิน และทำให้คุณได้รับคะแนนพิเศษมากมาย

การสร้างและการจัดการเนื้อหา

ตอนนี้ เมื่อเราพูดถึงการสร้างเนื้อหา คนส่วนใหญ่จินตนาการถึงเอกสารไวท์เปเปอร์มากกว่า 4,000 คำที่เต็มไปด้วยคำศัพท์ทางเทคนิคและกรณีศึกษาที่ไม่เหมือนใคร แม้ว่าจะเป็นเช่นนั้น ด้วยเครื่องมือช่วยเหลือในการเขียนสมัยใหม่ สิ่งนี้จะไม่อยู่นอกเหนือความสามารถของผู้ช่วยเสมือนทั่วไป

อย่างไรก็ตาม เมื่อพูดถึงเนื้อหาโพสต์บนบล็อก เนื้อหาช่อง YouTube และโดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื้อหาโซเชียลมีเดีย สิ่งต่างๆ ไม่ได้ซับซ้อนหรือมีความต้องการมากนัก ลองคิดดู: โดยส่วนใหญ่ คุณจะต้องตัดคลิปวิดีโอให้มีระยะเวลาที่เหมาะสม เพิ่มตัวกรอง และเลือกเพลงประกอบที่เหมาะสม

แม้ว่าคุณจะมีนักเขียนและผู้ร่วมให้ข้อมูล แต่คุณยังคงมีผู้ช่วยเสมือนคอยตรวจสอบและเปรียบเทียบเนื้อหากับหลักเกณฑ์ผู้โพสต์รับเชิญในบล็อกของคุณ ด้วยวิธีนี้ หากมีสิ่งใดที่ผิดปกติหรืออยู่นอกบรรทัดฐาน พวกเขาสามารถแก้ไขหรือชี้ไปที่สิ่งนั้นได้

สรุป

สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือความรับผิดชอบของผู้ช่วยนั้นแตกต่างกันอย่างมาก คุณเป็นผู้ตัดสินใจและผู้ช่วยต้องยอมรับข้อกำหนดเหล่านี้ อย่างไรก็ตาม การมีคนที่เหมาะสมในตำแหน่งผู้ช่วยจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก ขึ้นอยู่กับคุณแล้วที่จะจัดเตรียมการอย่างเหมาะสม