เครื่องมือซอฟต์แวร์หลัก 5 ประการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจของคุณในปี 2024

คุณจัดการขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจของคุณอย่างไร?

ด้วยการแข่งขันที่รุนแรงและความต้องการของลูกค้าที่สูง ธุรกิจต่างๆ จึงมุ่งมั่นที่จะบรรลุประสิทธิภาพสูงสุดเพื่อความได้เปรียบทางการแข่งขัน

เวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจคือชุดงานแต่ละงานตามลำดับที่จำเป็นสำหรับกระบวนการทางธุรกิจที่จะเสร็จสมบูรณ์

คิดว่านี่เป็นเส้นทางที่งานต้องปฏิบัติตามเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ

ดังนั้น การใช้ระบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงาน และไม่เพียงเพิ่มความเร็วและประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังช่วยประหยัดต้นทุนและเวลาทางธุรกิจของคุณด้วย

ตามข้อมูลของ Camunda พบว่า 97% ของผู้มีอำนาจตัดสินใจทางธุรกิจยอมรับว่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล โดยเน้นถึงความสำคัญของระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์

แล้วเครื่องมือใดที่สามารถช่วยให้คุณบรรลุประสิทธิภาพในขั้นตอนการทำงานของคุณได้?

บทความนี้จะพูดถึงซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจที่สำคัญในปี 2024 เพื่อช่วยให้คุณดำเนินการกระบวนการอัตโนมัติและรันเวิร์กโฟลว์ของคุณบนระบบอัตโนมัติ

มาเริ่มกันเลย.

1. ซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพการขนย้าย

คุณดำเนินธุรกิจโลจิสติกส์หรือไม่?

หากคุณทำเช่นนั้น คุณมากกว่าใครๆ ก็เข้าใจถึงความสำคัญของสิ่งต่างๆ ที่ดำเนินไปอย่างราบรื่น

หากไม่มีขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนในการจัดการพนักงานและเครื่องจักรที่ใช้กระบวนการในแต่ละวัน คุณก็มีแนวโน้มที่จะจัดการกับความไร้ประสิทธิภาพ เช่น ความล่าช้าและความพึงพอใจของลูกค้าที่ไม่ดี

ขนาดตลาดระบบอัตโนมัติด้านลอจิสติกส์คาดว่าจะเติบโตจาก 32.7 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2566 เป็น 51.2 พันล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2571 ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความต้องการเครื่องมืออัตโนมัติที่เพิ่มขึ้น

ต้องใช้เวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมากในการจัดการและตรวจสอบขั้นตอนการทำงานด้วยตนเองเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งต่างๆ ทำงานได้อย่างราบรื่น อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ได้รับประกันประสิทธิภาพ เนื่องจากมนุษย์มีแนวโน้มที่จะผิดพลาดได้ง่าย

ซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพการขนย้ายที่ดีที่สุดมีแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์เพื่อดูแลการดำเนินงานทั้งหมด มุมมองระดับบนสุดช่วยให้ผู้จัดการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเข้าใจภาพรวมทั้งหมดในแต่ละขั้นตอนของธุรกิจ

นอกจากนี้ เครื่องมือเหล่านี้ยังช่วยให้คุณกำหนดและดำเนินการเวิร์กโฟลว์ได้เอง ซึ่งรับประกันว่างานจะเสร็จสิ้นทันเวลา ความโปร่งใส และความรับผิดชอบ

โซลูชันเพิ่มประสิทธิภาพการขนย้ายที่อยู่ตรงกลางของซอฟต์แวร์โลจิสติกส์ทั้งหมดของคุณ เช่น เครื่องมือการจัดการลานและคลังสินค้า ช่วยให้มั่นใจได้ว่างานจะเชื่อมโยงกัน พร้อมการอนุมัติทันทีและการเริ่มต้นงาน มันเหมือนกับการส่งต่อปุ่มจากกระบวนการหนึ่งไปยังอีกกระบวนการหนึ่ง

บริษัท Merchandise Warehouse Company กำลังมองหาโซลูชันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยขจัดปัญหาความซ้ำซ้อนและให้ความยืดหยุ่นเพื่อให้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้

บริษัทใช้ Datex Footprint ซึ่งเป็นระบบการจัดการคลังสินค้าในการทำให้กระบวนการต่างๆ ของลูกค้าแต่ละรายเป็นแบบอัตโนมัติ และบรรลุความแม่นยำและประสิทธิผลที่มากขึ้น

2. การบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM)

หัวใจสำคัญของทุกธุรกิจคือลูกค้า

สำหรับธุรกิจที่ยึดลูกค้าเป็นศูนย์กลาง ความพึงพอใจและประสบการณ์ของลูกค้าถือเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรก

อย่างไรก็ตาม ด้วยความต้องการของลูกค้าที่สูงเป็นประวัติการณ์ ผู้นำฝ่ายบริการลูกค้าจึงถูกบังคับให้ค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการตอบสนองความต้องการเหล่านี้และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

มีความเชื่อมโยงที่ชัดเจนระหว่างการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ที่ไม่ดีกับผลกำไรที่ลดลง

ในความเป็นจริง การวิจัยของ NewVoiceMedia เปิดเผยว่าธุรกิจในสหรัฐฯ สูญเสียเงินมากถึง 75 พันล้านดอลลาร์ต่อปีเนื่องจากประสบการณ์ที่ไม่ดีของลูกค้า โดยนำมาคำนวณต้นทุนที่เพิ่มขึ้นของการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ที่ไม่ดี

ขณะนี้ลูกค้าต้องการการสื่อสารที่รวดเร็ว ประสบการณ์ส่วนบุคคล และความยืดหยุ่นที่สามารถทำได้ด้วยซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพ CRM เท่านั้น

เครื่องมือที่ดีที่สุดเหล่านี้ทำให้งานที่ซ้ำซ้อนและใช้เวลานาน เช่น การกำหนดเส้นทางการสนทนาและการตลาดเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนของคุณมีเวลามุ่งเน้นไปที่งานที่เพิ่มมูลค่า เช่น การบริการลูกค้า

แชทสดและแชทบอทช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถตอบกลับและช่วยเหลือลูกค้าได้ทันที

ด้วยคุณสมบัติขั้นสูง เช่น AI การสนทนา แชทบอทสามารถให้บริบทแก่เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนและกำหนดเส้นทางการสนทนาไปยังบุคคลที่ผ่านคุณสมบัติเพื่อประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้น

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ CRM ยังจัดหมวดหมู่การสนทนาโดยอัตโนมัติโดยใช้คุณลักษณะต่างๆ เช่น แท็กอัตโนมัติ เพื่อการวิเคราะห์เชิงลึกที่สามารถให้ความเข้าใจเชิงลึกเกี่ยวกับความคาดหวังและประสบการณ์ของลูกค้า

นอกเหนือจากระบบอัตโนมัติแล้ว ซอฟต์แวร์ CRM ยังช่วยให้คุณเพลิดเพลินกับสิทธิประโยชน์อื่นๆ เช่น แพลตฟอร์มการสื่อสารแบบรวมศูนย์ ที่ช่วยให้พนักงานของคุณสามารถตอบสนองต่อคำขอของลูกค้าทั้งหมดผ่านหลายช่องทางบนแพลตฟอร์มเดียว

คุณสมบัติเด่นอื่นๆ ได้แก่ รายงานและการวิเคราะห์ การติดตาม SLA และการตอบกลับสำเร็จรูป ซึ่งยังมีประโยชน์ในระหว่างการทำงานอัตโนมัติอีกด้วย

3. เครื่องมือเวิร์กโฟลว์เอกสารยอดนิยม

คุณจัดการเอกสารด้วยตนเองหรือไม่?

หากคุณเป็นเช่นนั้น คุณจะต้องตระหนักถึงความไร้ประสิทธิภาพของการไม่มีระบบการจัดการเอกสารที่แข็งแกร่งที่ช่วยให้คุณจัดเก็บ แบ่งปัน และแปลงไฟล์ทางธุรกิจทั้งหมดของคุณให้เป็นดิจิทัล

ปัญหาคอขวดสำคัญประการหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารที่ไม่ดีคือกระบวนการที่ช้าซึ่งอาจทำให้เกิดความล่าช้าในการบริการและการส่งมอบสินค้า

ตัวอย่างเช่น ในอุตสาหกรรมโลจิสติกส์ซึ่งมีงานเอกสารจำนวนมาก กระบวนการลงนามและอนุมัติใช้เวลานาน ซึ่งทำให้ระยะเวลาดำเนินการช้าลงและทำให้เกิดความล่าช้า

แน่นอนว่าสิ่งเหล่านี้ส่งผลให้ลูกค้าได้รับความพึงพอใจต่ำ ซึ่งส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณ

ในความเป็นจริง การวิจัยของ Zendesk พบว่าผู้บริโภคประมาณสามในห้าคนเห็นพ้องกันว่าการบริการลูกค้าที่ดีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับพวกเขาในการรู้สึกภักดีต่อแบรนด์

สถิติเหล่านี้ควรแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของกระบวนการที่ได้รับการปรับปรุงเพื่อยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า

เครื่องมืออัตโนมัติด้านเอกสารชั้นนำช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการจัดการเอกสารตั้งแต่การรวบรวมไปจนถึงการรวบรวมลายเซ็นเพื่อขออนุมัติ ด้วยเอกสารส่วนใหญ่ที่ประมวลผลด้วยระบบอัตโนมัติ ธุรกิจของคุณจึงสามารถประหยัดต้นทุนและทรัพยากรที่สามารถถ่ายโอนไปยังงานที่สำคัญและซับซ้อนอื่นๆ ได้

ในปี 2024 ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจเหล่านี้จะรวบรวมเอกสารดิจิทัลจากแหล่งต่างๆ หรือสแกนเอกสารจริงก่อนที่จะจัดหมวดหมู่และรวมเข้ากับระบบ

Bayer HealthCare Pharmaceuticals เป็นผู้เล่นหลักในอุตสาหกรรมเภสัชภัณฑ์ที่มีพนักงานหลายพันคน ด้วยเหตุนี้ การร่างสัญญามาตรฐานด้วยตนเองจึงใช้เวลานานมาก

ActiveDocs มอบโซลูชันที่อำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการที่เน้นเอกสารเป็นศูนย์กลาง ซึ่งเกี่ยวข้องกับการสร้างและการทบทวนร่างสัญญา และสามารถเร่งแนวทางปฏิบัติในการทบทวนและอนุมัติได้

4. ระบบอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติสามารถเติมพลังและเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตได้

ลองนึกภาพเวลาที่พนักงานของคุณใช้กับงานที่ซ้ำซ้อน เช่น การค้นหาเอกสาร ตอบคำถามของลูกค้าซ้ำๆ และการสแกนไฟล์เพื่อแปลงเป็นดิจิทัล

นั่นเป็นการเสียเวลาอย่างมาก ซึ่งแปลเป็นต้นทุนการดำเนินงานจำนวนมากโดยต้องสูญเสียงานที่ซับซ้อนและสำคัญ

จริงๆ แล้ว พนักงานใช้เวลาประมาณ 19 วันทำงานทุกปีในการทำงานซ้ำๆ ตามการศึกษาของ SnapLogic นี่เป็นข้อบ่งชี้ที่ชัดเจนว่าต้องเสียเวลาไปมากเพียงใดกับกิจกรรมธรรมดาๆ แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่การเติบโตของธุรกิจ

ไม่ได้หยุดอยู่กับการเสียเวลา งานที่ซ้ำซ้อนยังบั่นทอนขวัญกำลังใจของพนักงาน ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจของคุณ

ระบบอัตโนมัติเป็นรากฐานพื้นฐานของการเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ ไม่มีซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจที่ไม่ได้สร้างขึ้นจากระบบอัตโนมัติ ตั้งแต่ระบบการจัดการเอกสารไปจนถึงเครื่องมือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์

ระบบอัตโนมัติช่วยให้พนักงานของคุณไม่ต้องเสียเวลาและน่าเบื่อหน่าย ทำให้พวกเขามุ่งความสนใจไปที่ปัญหาที่ซับซ้อนซึ่งจำเป็นต้องมีการแทรกแซงจากมนุษย์ได้

ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มความสามารถในการผลิตด้วยการลดต้นทุนลงอย่างมากเท่านั้น

คุณสามารถอำนวยความสะดวกและเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ได้อย่างง่ายดายด้วยการรันงานต่างๆ เช่น การประมวลผลการชำระเงิน การอนุมัติ และการกำหนดเส้นทางการสนทนา เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการมีความคล่องตัวและเพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพ

Maverick International เป็นบริษัทบรรจุภัณฑ์ระดับโลกที่ให้ความสำคัญกับกระบวนการและความมีประสิทธิภาพที่มีประสิทธิภาพ เครื่องซีลของบริษัทได้รับการออกแบบมาเพื่อซีลถุงขนาดต่างๆ อย่างไรก็ตาม การปรับเปลี่ยนด้วยตนเองระหว่างกะต่างๆ เพื่อรองรับขนาดที่แตกต่างกันนั้นทำได้ช้า

OMRON Automation มอบโซลูชันที่ช่วยให้บริษัทสามารถทำให้กระบวนการเปลี่ยนแปลงเป็นไปโดยอัตโนมัติ เครื่องจักรสามารถปรับขนาดตามที่ต้องการได้โดยอัตโนมัติในเวลาใกล้เคียงเรียลไทม์

5. การบริหารโครงการ

การจัดการโครงการที่เหมาะสมสามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงานได้

มันเกี่ยวข้องกับการกำกับดูแลงานและกระบวนการและการจัดสรรทรัพยากรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจภายในข้อจำกัดที่ตกลงกันไว้

การขาดสิ่งนี้จะนำไปสู่ความล่าช้าในการบรรลุวัตถุประสงค์ ประสบการณ์ของลูกค้าที่ไม่ดี และปัญหาด้านคุณภาพ และอีกมากมาย สิ่งเหล่านี้สามารถส่งผลกระทบโดยตรงต่อความสามารถในการทำกำไร ดังนั้นจึงเป็นอุปสรรคต่อการเติบโตของธุรกิจ

ในความเป็นจริง การวิจัยโดย Geneca บันทึก 75% ของผู้ตอบแบบสำรวจที่อ้างว่าการขาดความมั่นใจเป็นสาเหตุของความล้มเหลวของโครงการ ตัวเลขนี้ชี้ให้เห็นถึงความไม่เชื่อมโยงกับเป้าหมายโครงการและผู้ดำเนินโครงการ

เครื่องมือการจัดการโครงการเป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ธุรกิจที่สามารถปรับปรุงกระบวนการในปี 2024 โดยทำได้โดยการจัดเตรียมเฟรมเวิร์กที่มีโครงสร้างซึ่งปรับปรุงการสื่อสารและรับประกันการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างเช่น ในภาคโลจิสติกส์ การจัดการโครงการช่วยให้แน่ใจว่ามีการจัดสรรทรัพยากรให้กับแผนกที่สำคัญ และไม่มีการจัดสรรทรัพยากรมากเกินไป

นอกจากนี้ การแบ่งโครงการออกเป็นงานที่สามารถจัดการได้และการกำหนดข้อจำกัดที่ชัดเจน ช่วยให้พนักงานจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โซลูชันเวิร์กโฟลว์ เช่น Trello ช่วยให้เห็นภาพความคืบหน้า ช่วยให้ทีมระบุปัญหาคอขวดและปรับปริมาณงานได้ตามต้องการ

AYESA ซึ่งเป็นบริษัทนานาชาติของสเปนที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีและไอทีใช้ซอฟต์แวร์หลายตัวเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานโดยไม่ต้องบูรณาการ สิ่งนี้นำไปสู่ความท้าทายในการมองเห็นโครงการ เนื่องจากไม่มีภาพรวมสถานะของโครงการที่ชัดเจน

เมื่อใช้ Easy Redmine บริษัทได้มองเห็นปริมาณงานและความสามารถในการมีโครงการที่มีการจัดระเบียบอย่างดี ซึ่งช่วยให้สมาชิกแต่ละคนในทีมรู้ว่าต้องดำเนินการตลอดเวลา และให้ผู้จัดการโครงการควบคุมกำหนดการได้

บทสรุป

ยังไม่ได้เพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจของคุณใช่หรือไม่

การทำเช่นนี้เป็นทางออกที่ดีที่สุดในการได้รับความได้เปรียบในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการแข่งขันสูง ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงการดำเนินงานโดยไม่กระทบต่อคุณภาพ

ตามรายงานของ Gitnux ผู้นำธุรกิจประมาณ 75% รายงานว่าการใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติทำให้พวกเขาได้เปรียบในการแข่งขันอย่างมาก ซึ่งตอกย้ำความต้องการเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ

ไม่มีปัญหาซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจ ตั้งแต่การถ่ายโอนเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพไปจนถึงโซลูชันการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ ที่เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

การรวมเครื่องมือต่างๆ เหล่านี้อาจช่วยเพิ่มผลผลิต ประหยัดเวลา และปรับปรุงกระบวนการเพื่อการเติบโตของธุรกิจได้อย่างมาก