15 การผสานรวม Office 365 ที่ดีที่สุดเพื่อประสิทธิภาพการทำงาน

เราได้พูดคุยกันครั้งแล้วครั้งเล่าเกี่ยวกับวิธีการผสานรวมเพื่อขยายเครื่องมือและโซลูชันที่คุณใช้ในที่ทำงานได้อย่างมาก ด้วยตัวอักษรที่เรียบง่ายและสำคัญสามตัว API นี้ แม้แต่ผู้ใช้ที่เชี่ยวชาญเทคโนโลยีน้อยที่สุดก็สามารถรวมโซลูชันที่แยกจากกันสองวิธี หรือแม้แต่เพิ่มคุณสมบัติใหม่ทั้งหมด

การผสานการทำงานกลายเป็นเรื่องปกติในการทำงานร่วมกันเป็นทีมและแอป UC และได้เติบโตขึ้นจนกลายเป็นโซลูชันที่มีเสถียรภาพที่สำคัญ อย่างไรก็ตาม หลายคนอาจไม่ทราบว่าเครื่องมือที่พวกเขาใช้เหมือนกันตั้งแต่ก่อนที่จะมีการรวมระบบก็สามารถขยายได้ด้วยการรวมเข้าด้วยกัน ฉันกำลังพูดถึง Microsoft Office Word, Excel, Outlook และแอป Office อื่นๆ มีชุดฟีเจอร์ที่ดีอยู่แล้ว และได้รับการปรับปรุงตลอดหลายปีที่ผ่านมา

แต่นั่นไม่ได้แปลว่าไม่มีที่ว่างให้เติบโตอีกต่อไป เมื่อ Microsoft นำระบบคลาวด์มาใช้และแนะนำ Office 365 ชุดแอปแบบเดิม ๆ ก็เปิดกว้างสู่โลกใบใหม่แห่งการใช้งาน ในตอนท้าย Office 365 สามารถทำได้หลายอย่าง แต่ชุดโปรแกรมยังคงมีช่องว่างอยู่มาก

เนื่องจากเกือบทุกคนยังคงใช้ Office และ Office 365 เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหลัก เราจึงต้องการตรวจสอบอย่างละเอียดว่าส่วนเสริมและการผสานการทำงานใดบ้าง

แอปพลิเคชัน : Outlook และ Word

เพื่อประหยัดเวลาอย่างแท้จริง DocuSign for Outlook เป็นสิ่งที่ต้องมีสำหรับผู้ที่พึ่งพาการสื่อสารทางอีเมล เนื่องจากเป็นหนึ่งในโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด DocuSign จึงน่าจะเป็นส่วนเสริมที่มีค่าที่สุดชิ้นหนึ่งที่คุณสามารถสร้างให้กับ Outlook ได้ นับประสาชุด Office 365 โดยพื้นฐานแล้ว DocuSign อนุญาตให้ผู้ใช้ลงชื่อแบบดิจิทัลในอีเมล สัญญา หรือเอกสารทางกฎหมาย

พร้อมใช้งานสำหรับทั้ง Outlook และ Word แอปนี้ยังอนุญาตให้ผู้ใช้ให้ผู้รับเซ็นเอกสารได้อย่างปลอดภัย สามารถบันทึกสำเนาของเอกสารทุกฉบับลงในที่จัดเก็บข้อมูล OneDrive ของคุณได้โดยอัตโนมัติ น่าเศร้า บริการนี้ต้องการการสมัครสมาชิกรายเดือน $10 แต่มันสามารถช่วยป้องกันความยุ่งยากในการพิมพ์ สแกน และแฟกซ์เอกสารได้อย่างต่อเนื่อง มีการทดลองใช้ฟรี 10 วันเช่นกันและคุ้มค่าที่จะรับประโยชน์

แอปพลิเคชัน : SharePoint

SharePoint เป็นโซลูชันแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันบนเว็บที่น่าสนใจจริงๆ จาก Microsoft สำหรับผู้ที่ไม่ทราบ SharePoint สามารถทำงานร่วมกับ Office ได้หลายวิธี และโดยทั่วไปทำงานเป็นระบบการจัดการเอกสารและการจัดเก็บ ผู้ใช้สามารถตั้งค่าพื้นที่ส่วนกลางและป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อแชร์เอกสารและไฟล์ เช่น ฐานข้อมูลสำหรับธุรกิจของคุณ เมื่อรวมกับอีเมลหรือ Microsoft Teams แล้ว SharePoint ก็เป็นส่วนเสริมที่มีประโยชน์

อย่างไรก็ตาม สำหรับทีมที่ใช้ SharePoint และอีเมลเพียงอย่างเดียว มีช่องว่างที่ต้องกรอก ตัวอย่างเช่น SharePoint ไม่ได้จัดเตรียมไดเร็กทอรีของพนักงานซึ่งเป็นส่วนสำคัญต่อโซลูชันการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ แต่แน่นอนว่า การกลับมาที่หัวข้อ มีแอปสำหรับ SharePoint ที่ทำแบบนั้นได้ ด้วยไดเรกทอรีพนักงานทั้งหมด ผู้ใช้สามารถค้นหาผ่านทีม กำหนดค่าธีมและการจัดกลุ่มที่แตกต่างกันสำหรับพนักงานหรือทีม และแม้กระทั่งกรองผลลัพธ์ตามทักษะหรือสถานที่ หาทีมที่ดีที่สุดสำหรับงานนี้เสมอ

แอปพลิเคชั่น : Outlook

คล้ายกับหนึ่งในคุณสมบัติ VoIP และ UC ที่เราโปรดปราน ส่วนเสริม Find and Dial Numbers นี้ทำให้การเปลี่ยนจากอีเมลเป็นการโทรทำได้ง่ายมาก เช่นเดียวกับชื่อที่ระบุ ส่วนเสริมนี้จะค้นหาผ่านอีเมลของคุณภายใน Outlook และเปลี่ยนหมายเลขโทรศัพท์ภายในข้อความให้เป็นลิงก์ที่คลิกได้

การคลิกที่ลิงก์จะเป็นการเริ่มการโทรและโทรออกไปยังหมายเลขนั้น ฟังดูไม่ได้เป็นเรื่องใหญ่บนพื้นผิว แต่เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่คุณพลาดอย่างยิ่งเมื่อมันหายไป ประสิทธิภาพเพียงแค่คลิกลิงก์เพื่อเริ่มการโทรสามารถประหยัดเวลาอันมีค่าได้

เคยโทรผิดเพราะอ่านผิดหรือเปล่า? การขจัดโอกาสเล็กน้อยสำหรับความผิดพลาดจะช่วยให้เรามีสมาธิจดจ่อ แทนที่จะเลิกคิดที่จะโทรออก สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกลิงก์เล็กๆ น้อยๆ

แอปพลิเคชั่น: Outlook

นี่เป็นสถานการณ์ที่คุ้นเคย: คุณเคยส่งอีเมลแล้วนึกขึ้นได้ว่าคุณลืมแนบไฟล์แนบหรือไม่? คุณเคยส่งไฟล์แนบ แต่นึกขึ้นได้ว่ามันผิดหรือเปล่า? คุณเคยส่งอีเมลเพียงเพื่อพบการสะกดผิดที่เห็นได้ชัดในบรรทัดแรกหรือไม่? คุณสามารถหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลซ้ำสองฉบับเพื่อพยายามแก้ไขข้อผิดพลาดของคุณ และเพียงแค่แก้ไขอีเมลแทน

DocSend เป็นโปรแกรมเสริมที่เจ๋งมากที่ให้ผู้ใช้สามารถติดตาม ควบคุม และแม้แต่อัปเดตเอกสารที่ส่งอีเมลจาก Outlook ได้ และใช่ การควบคุมนี้สามารถใช้ได้แม้หลังจากที่คุณส่งอีเมล ผู้ใช้สามารถอัปเดตเนื้อหาที่ส่งเมื่อใดก็ได้ และผู้รับจะเห็นเฉพาะการแก้ไขขั้นสุดท้ายเท่านั้น

นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์เมตริกเจ๋งๆ บางอย่าง เช่น การมีส่วนร่วมแบบทีละหน้า และความสามารถในการดูว่าใครกำลังดูเนื้อหาอยู่ นี่อาจเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการหลีกเลี่ยงอีเมลที่ผิดพลาด แต่ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดตามการมีส่วนร่วมในจดหมายข่าวและอีเมลการขายของคุณ

การ ใช้งาน : Power BI

Power BI ของ Microsoft เป็นตัวเลือกอันดับต้นๆ สำหรับธุรกิจจำนวนมากเมื่อพูดถึงโซลูชันระบบธุรกิจอัจฉริยะ ด้วยตัวของมันเอง Power BI สามารถสร้างภาพช่วยที่มีรายละเอียดจริงๆ ได้ แต่แน่นอนว่า การผสานรวมสามารถเพิ่มสิ่งที่ขาดหายไปก่อนหน้านี้ได้เสมอ แม้กระทั่งจากบางอย่างเช่น Power BI หนึ่งในโปรแกรมเสริมที่เราชื่นชอบคือ Infographic Designer เนื่องจากเราเป็นแฟนตัวยงของอินโฟกราฟิก เรามองว่าสิ่งนี้เป็นส่วนเสริมที่จำเป็นสำหรับธุรกิจใดๆ ที่ต้องการข้อมูลเพื่อบอกเล่าเรื่องราว

ไม่ว่าคุณจะต้องการให้อินโฟกราฟิกแบบละเอียดเพื่อเน้นข้อมูลทั้งหมดของคุณ หรือปรับแต่งแผนภูมิให้เข้ากับหัวข้อของคุณ ส่วนเสริมนี้สามารถช่วยคุณได้ ผู้ใช้สามารถเข้าถึงชุดกราฟิกที่ครอบคลุม และยังมีตัวเลือกในการอัปโหลดกราฟิกที่เป็นเอกลักษณ์ของตนเองอีกด้วย ท้ายที่สุดแล้ว Infographic Designer น่าจะเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดที่คุณสามารถใช้เพื่อตกแต่งรายงานของคุณ

แอปพลิเคชัน: SharePoint

หากคุณใช้ SharePoint เป็นศูนย์กลางทรัพยากรสำหรับธุรกิจของคุณอยู่แล้ว การเพิ่มในหน้าคำถามที่พบบ่อยคือขั้นตอนต่อไป ส่วนเสริมนี้อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างหน้าคำถามที่พบบ่อยที่สมบูรณ์สำหรับทีมของพวกเขาใน SharePoint ด้วยตัวแก้ไขข้อความในตัว ทำให้ทุกคนสามารถเขียนคำถามที่พบบ่อยใหม่ หรือแม้แต่แก้ไขคำถามและคำตอบที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดาย

ผู้ใช้สามารถควบคุมการเรียงลำดับคำถาม เพิ่มภาพเคลื่อนไหว หรือแม้แต่ค้นหาผ่านรายการเพื่อค้นหาคำถามที่ต้องการ หน้าคำถามที่พบบ่อยจะเป็นเครื่องมือฝึกอบรมที่ยอดเยี่ยมที่จะช่วยให้ทีมได้สมาชิกใหม่เข้าร่วมเร็วขึ้น หน้าคำถามที่พบบ่อยยังสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง "ไปสู่" อย่างรวดเร็วสำหรับพนักงานที่มีประสบการณ์ด้วยการแสดงข้อมูลอ้างอิงที่เป็นประโยชน์สำหรับโครงการหรืองาน

แอปพลิเคชั่น : Outlook

เช่นเดียวกับบริการอีเมลอื่นๆ Outlook ได้จำกัดขนาดไฟล์ไว้ที่ไฟล์แนบและเอกสาร สิ่งนี้สามารถจำกัดความสามารถในการแชร์ไฟล์ของ Outlook ได้จริงๆ หากธุรกิจของคุณไม่ได้ใช้ SharePoint หรือบริการถ่ายโอนไฟล์อื่นๆ แต่ถ้าคุณต้องการใช้แค่ Outlook เท่านั้น ส่วนเสริม Send Anywhere นั้นเหมาะสำหรับคุณ

ผู้ใช้สามารถเพิ่มไฟล์แนบที่มีขนาดใหญ่ถึง 10GB ได้ โดยข้ามขีดจำกัดขนาดไฟล์ใดๆ ที่ Outlook มีอยู่โดยกำเนิด Send Anywhere ยังเพิ่มความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่งด้วย แทนที่จะส่งไฟล์แนบในอีเมล Send Anywhere จะส่ง URL ที่อยู่ภายในอีเมล ผู้รับมีเวลาเพียงหนึ่งสัปดาห์ในการเปิดและเข้าถึงไฟล์ก่อนที่จะหมดอายุ

การใช้งาน : Excel

การทำงานร่วมกับบริการคลาวด์ Smarter BIZ ส่วนเสริมนี้ช่วยให้ทุกคนแปลง Excel ให้เป็น CRM บนมือถือที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ ผู้ใช้สามารถสร้างการนัดหมายทั้งหมดได้โดยตรงภายใน Excel แจกจ่ายการนัดหมายไปยังทีมขายบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ Android (หากนั่นคือสิ่งที่ธุรกิจของคุณใช้) และรับการอัปเดตสถานะแบบเรียลไทม์ของการสื่อสารกับลูกค้าทั้งหมด ประโยชน์เพิ่มเติมที่แท้จริงที่นี่คือความเชื่อมโยงของแพลตฟอร์มทั้งหมดกับแอป Android อย่างใกล้ชิดและให้ "ฐานปฏิบัติการ" ที่เรียบง่ายแก่ผู้จัดการภายใน Excel

ผู้ใช้ยังสามารถใช้การผสานรวมเพื่อนำข้อมูลที่มีประสิทธิภาพจริงๆ มาสู่สเปรดชีต Excel รวมถึงตำแหน่ง GPS บันทึกการโทร บันทึกการโทร สถานะของการนัดหมายที่ได้รับมอบหมาย หรือการนัดหมายใหม่ใดๆ ที่สร้างขึ้นเพื่อติดตามการโทร โดยรวมแล้ว Smarter Biz Manager สามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นเครื่องมือง่ายๆ สำหรับ SMB เพื่อช่วยเพิ่มและทำให้ยอดขายเป็นแบบอัตโนมัติ แพลตฟอร์มทั้งหมดทำให้ง่ายต่อการติดตามและจัดการโอกาสในการขาย

แอปพลิเคชั่น : Outlook

อีเมลและ Outlook เพียงอย่างเดียวไม่จำเป็นต้องเป็นบริการที่ไม่ปลอดภัยที่สุด อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการก้าวไปอีกขั้นในการรักษาความปลอดภัยสำหรับ Outlook IXD Secure Mail อาจเป็นทางเลือกของคุณ IXD คือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยอีเมลและเอกสารที่คุณส่งโดยใช้การเข้ารหัสแบบ end-to-end

ผู้ใช้สามารถส่งและรับอีเมลที่ปลอดภัยได้โดยตรงจาก Outlook โดยไม่ต้องใช้แอพหรือปลั๊กอินแยกต่างหาก เพื่อช่วยให้ทุกอย่างดีและปลอดภัย ข้อมูลทุกบิตที่คุณส่งจะถูกเข้ารหัส แม้กระทั่งข้อมูลที่ไม่มีการเคลื่อนไหว IXD ยังสนับสนุนการส่งข้อความที่ปลอดภัยสำหรับเดสก์ท็อปและมือถือด้วยสิ่งที่พวกเขาอ้างว่าเป็น "วิธีการเข้ารหัสลับชั้นนำของอุตสาหกรรม"

แอปพลิเคชั่น : Outlook

เรียกได้ว่าเป็น “เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลขั้นสูงสุด” Boomerang เป็นส่วนเสริมที่คุณต้องการหากทีมของคุณไม่จำเป็นต้องค้นหาการแทนที่อีเมล ด้วยคุณสมบัติที่มีประโยชน์จริงๆ บูมเมอแรงช่วยให้ผู้ใช้ควบคุมกล่องขาเข้าและกล่องขาออกได้อย่างสมบูรณ์ ผู้ใช้สามารถกำหนดเวลาส่งอีเมลในเวลาที่เหมาะสมหรือกำหนดเวลาการประชุมผ่านอีเมล บูมเมอแรงยังสามารถเตือนผู้ใช้ให้ติดตามข้อความสำคัญที่ไม่มีการตอบสนอง

บูมเมอแรงยังมีตัวเลือก "งีบหลับ" ที่ไม่เหมือนใคร ซึ่งทำให้ข้อความปรากฏขึ้นอีกครั้งที่ด้านบนสุดในเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า โดยรวมแล้ว Boomerang เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการติดตามโอกาสในการขายที่เสียชีวิต หลีกเลี่ยงปัญหาปวดหัวกับการจัดกำหนดการไปมา สื่อสารกับผู้รับในเขตเวลาต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย หรือแม้แต่ช่วยขจัดความยุ่งเหยิงออกจากกล่องจดหมายของคุณ

แอปพลิเคชั่ น : Excel, Powerpoint, Word

หากคุณต้องการขยาย Excel ให้เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เน้นภาพมากขึ้น ไม่ต้องมองหาที่ไหนอีกแล้ว LucidChart Diagrams ที่ใช้ HTML5 ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มองค์ประกอบการทำงานร่วมกันแบบใหม่ทั้งหมดลงใน Excel ที่สำคัญกว่านั้น โปรแกรมเสริมยังนำองค์ประกอบภาพใหม่สำหรับ Excel มาสู่ตาราง โดยแยกออกจากตัวเลขและแผนภูมิ ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเทมเพลตต่างๆ ได้หลายร้อยแบบ รวมถึงแผนผังลำดับงาน เครื่องมือการทำโครงลวด เครื่องมือจำลอง ไดอะแกรมเครือข่าย โมเดลกระบวนการทางธุรกิจ และแม้แต่แผนที่ความคิด

เพื่อการควบคุมที่มากขึ้น ผู้ใช้สามารถใช้รูปร่างที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงเพื่อสร้างแผนภูมิและกราฟ ลากและวางรูปภาพของตนเอง หรือส่งออกทั้งชิ้นเป็นไฟล์รูปภาพ PDF, PNG หรือ JPG ผู้ใช้ยังสามารถฝังไดอะแกรมของตนลงในบล็อกหรือวิกิ และสร้างแบบจำลองเชิงโต้ตอบ สำหรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ การเปลี่ยนแปลงในเอกสารจะถูกรวมเข้าด้วยกันและซิงค์กับผู้ใช้ทั้งหมดพร้อมกัน และทุกอย่างยังรวมถึงการแชทเป็นกลุ่มและระบบแสดงความคิดเห็นด้วย แอพนี้ยังมีให้สำหรับ Powerpoint และ Word

แอปพลิเคชัน: SharePoint

เช่นเดียวกับทุกแพลตฟอร์ม SharePoint มีจุดแข็ง แต่ก็มีจุดอ่อนด้วยเช่นกัน SharePoint สามารถจัดการโปรเจ็กต์ เอกสาร และไฟล์ได้เป็นอย่างดี แต่เมื่อพูดถึงการจัดการโปรเจ็กต์ด้วยภาพ โซลูชันการทำงานร่วมกันที่เราโปรดปรานบางส่วน (และทางเลือก Basecamp) มีแนวโน้มที่จะรวมองค์ประกอบที่เน้นการมองเห็น เช่น บอร์ด Kabnan และแน่นอน นั่นคือสิ่งที่เราพบสำหรับ SharePoint กับ Saketa Kanban Board

ส่วนเสริมนี้อนุญาตให้ผู้ใช้จัดการงานด้วยภาพช่วยของตัวจัดการงานสไตล์ Kanban Saketa จัดระเบียบงาน SharePoint ที่มีอยู่ทั้งหมดของคุณแบบเห็นภาพบน "บอร์ด" โดยมีไทล์ของแต่ละงานเพื่อแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากที่สุด ลำดับความสำคัญของงานสามารถแสดงผ่านสีต่างๆ และผู้ใช้สามารถตั้งค่าลำดับของการ์ดหรือมอบหมายใหม่และจัดลำดับความสำคัญของงานได้ ผู้ใช้ยังสามารถจัดระเบียบและจัดเรียงตามวันที่เริ่มต้น ผู้ใช้ที่กำหนด หรือวันที่ครบกำหนด

แอปพลิเคชัน : SharePoint

หากคุณกำลังค้นหาตัวช่วยแบบภาพเพื่อเพิ่มลงใน SharePoint และไม่ใช่แฟนขององค์กรสไตล์ Kabnan บางทีแผนภูมิแกนต์อาจช่วยได้ แม้ว่าจะเป็นส่วนเสริมที่ต้องชำระเงิน แต่ Milestone Gantt ก็มอบวิธีใหม่ในการจัดระเบียบงานและติดตามความคืบหน้าของโครงการที่มีอยู่ ผู้ใช้สามารถดูเหตุการณ์สำคัญของโครงการและการอัปเดตที่สำคัญบนแผนภูมิรูปแบบแกนต์เหล่านี้ และยังมีตัวเลือกในการแสดงแถบความคืบหน้าและเส้นฐาน

เหตุการณ์สำคัญสามารถแสดงและจัดลำดับความสำคัญด้วยสีหรือรูปร่างเพื่อช่วยให้เห็นภาพได้รวดเร็วยิ่งขึ้นสำหรับความคืบหน้าของโครงการ ตัวเลือกการจัดการและการกำหนดค่าที่มีประโยชน์บางอย่างก็มีอยู่เช่นกัน เช่น ความสามารถในการปรับแต่งการใช้แผนภูมิแกนต์ในการส่งออกหรือเพิ่มใน “ช่วงหยุดนิ่ง”

แอปพลิเคชั่น : Outlook

อันนี้ไม่น่าแปลกใจ แต่บางคนอาจไม่รู้ว่ามีอยู่จริง! Salesforce เป็นหนึ่งในโซลูชัน CRM ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดและด้วยเหตุผลที่ดี หากทีมของคุณใช้โซลูชันยอดนิยมอยู่แล้ว Salesforce Lightning เป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล (นอกเหนือจากการรวม Salesforce เข้ากับโซลูชัน UC ของคุณแล้ว)

แต่ Salesforce Lightning ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูผู้ติดต่อ ลูกค้าเป้าหมาย บัญชี โอกาส กรณีและปัญหา และวัตถุที่กำหนดเองทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับอีเมลและการนัดหมายโดยไม่ต้องออกจาก Outlook ผู้ใช้ยังสามารถค้นหาระเบียน Salesforce ได้โดยตรงใน Outlook ตลอดจนสร้างระเบียนใหม่หรือเพิ่มอีเมลและการนัดหมายในระเบียนได้ในคลิกเดียว ในการผสานรวมแบบมาตรฐาน ทุกอย่างเกี่ยวกับการประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

แอปพลิเคชั่น : Outlook

ในฐานะที่เป็นแนวทางที่ไม่เหมือนใครในการจัดการโครงการและการทำงานร่วมกัน Smartsheet เป็นโซลูชันที่เน้นสเปรดชีต ด้วยเลย์เอาต์ที่คุ้นเคยและเรียบง่าย แนวคิดก็คือทีมสามารถจัดระเบียบข้อมูลในรูปแบบที่อ่านได้โดยไม่มีสิ่งอำนวยความสะดวกด้านภาพหรือปรับแต่งมากเกินไป ด้วย Smartsheet สำหรับ Outlook ผู้ใช้สามารถนำความเรียบง่ายนั้นมาไว้ในโซลูชันและรวมเข้ากับ Outlook ได้โดยตรง ผู้ใช้สามารถจัดระเบียบและติดตามโครงการ หรือแม้แต่ทำงานร่วมกันในโครงการได้โดยตรงจากกล่องขาเข้าของ Outlook

สำหรับคุณสมบัติด้านพลังงานบางอย่าง ผู้ใช้สามารถแอบแฝงอีเมลใดๆ ลงในรายการที่แบ่งปันได้โดยตรง ซึ่งจะปรากฏเป็น "แถว" ใหม่บน Smartsheet ของคุณเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนเห็นได้ทันที อีกทางหนึ่ง ให้การสนทนาทางอีเมลทั้งหมดของคุณรอบๆ โครงการเชื่อมโยงกับงานที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดเพื่อการอ้างอิงอย่างรวดเร็ว Smartsheet ยังมีฟังก์ชันการค้นหาเพื่อให้คุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว