โทรสารออนไลน์ปลอดภัยเพียงพอสำหรับทนายความ แพทย์ และผู้รับเหมาของรัฐหรือไม่

หลายคนอ่านคำว่า "แฟกซ์" ซึ่งมีความหมายแฝงที่ค่อนข้างเก่า คล้ายกับการมีห้องคอมพิวเตอร์ในบ้านของครอบครัว อย่างไรก็ตาม โทรสารออนไลน์มอบความซับซ้อนของบริการบนคลาวด์โดยไม่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์เพิ่มเติม (เครื่องแฟกซ์) ผลิตภัณฑ์แฟกซ์ออนไลน์ที่ปลอดภัยต่างจากผลิตภัณฑ์ขนาดใหญ่ที่ใช้เครือข่ายแอนะล็อกในการส่งข้อมูลโดยเชื่อมต่อกับสายโทรศัพท์แบบเดิม (PTSN) ผลิตภัณฑ์แฟกซ์ออนไลน์ที่ปลอดภัยจะสร้างเอกสารที่สามารถส่งไปยังเครื่องแฟกซ์เครื่องอื่นด้วยเว็บแอปหรือเป็นไฟล์แนบในอีเมล

เทคโนโลยีที่ทันสมัยนี้ช่วยเร่งการถ่ายโอนเอกสาร ประหยัดเวลาแรงงาน และมอบความยืดหยุ่นที่ระบบที่ล้าสมัยไม่เคยมีให้ ยังดีกว่า ระบบโทรสารออนไลน์ที่ใหม่กว่ามาพร้อมกับโปรโตคอลความปลอดภัยสูงที่ช่วยให้การจัดการเอกสารมีความปลอดภัยและสะดวกเหมือนโปรแกรมซอฟต์แวร์ทั่วไปอื่นๆ

• การส่งแฟกซ์ออนไลน์ทำงานอย่างไร
• ฉันควรทิ้งเครื่องแฟกซ์ของฉันหรือไม่
  • ความปลอดภัยของไฟล์
  • ขนาดไฟล์
  • การจัดระเบียบไฟล์และการจัดการ
• ยาทันสมัยขึ้นด้วยการส่งแฟกซ์ออนไลน์
• แฟกซ์ออนไลน์ที่ปลอดภัยสำหรับสำนักงานกฎหมาย
• ผู้รับเหมาของรัฐบาลต้องการแฟกซ์ออนไลน์ที่ปลอดภัย
• ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นมาตรฐานสำหรับการส่งแฟกซ์ออนไลน์

การส่งแฟกซ์ออนไลน์ทำงานอย่างไร

ระบบโทรสารทางอินเทอร์เน็ตกำหนดหมายเลขโทรศัพท์เฉพาะที่ใช้เมื่อมีคนพยายามส่งเอกสาร ระบบจะจดจำหมายเลขแฟกซ์และตอบกลับโดยส่งการสแกนเป็นไฟล์แนบ ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็น PDF แฟกซ์ขาเข้าจะนำหน้าด้วยการแจ้งให้เยี่ยมชมไซต์เพื่อดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ที่เข้ากันได้เพื่อการทำธุรกรรมที่ราบรื่น แต่แบรนด์ซอฟต์แวร์จำนวนมากส่งเอกสารเป็นภาพมาตรฐานในรูปแบบที่ไม่มีการบีบอัด ด้วยวิธีนี้ ตราบใดที่ผู้ติดต่อมีโปรแกรมดูกราฟิกมาตรฐาน ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดเพิ่มเติม

ผลิตภัณฑ์โทรสารทางอินเทอร์เน็ตบางผลิตภัณฑ์มีความสามารถขั้นสูงในการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ซึ่งแปลงภาพอักขระเป็นข้อความที่สามารถอ่านหรือคัดลอกวางในที่อื่นได้ทันที เมื่อเปิดไฟล์แนบแล้ว จะสามารถดำเนินการได้เหมือนกับไฟล์อื่นๆ – ส่งต่อ บันทึกเป็นไฟล์ประเภทอื่นๆ และรวมกับเอกสารอื่นๆ บริการโทรสารออนไลน์แบบครบวงจรจำนวนมากจะสร้างใบปะหน้า ซึ่งจำเป็นสำหรับการปกป้องข้อมูลผู้ป่วยในอุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพ

สำหรับมืออาชีพจำนวนมากที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและประหยัดพื้นที่จริง โดยทั่วไปแล้วการเปลี่ยนไปใช้แฟกซ์ออนไลน์นั้นสมเหตุสมผล บรรดาผู้ที่ทำงานในรัฐบาล อุตสาหกรรมด้านการดูแลสุขภาพ หรือด้านกฎหมายอาจลังเลที่จะเปลี่ยนวิธีการสื่อสารของตนมากขึ้น เนื่องจากอาชีพดังกล่าวจำเป็นต้องมีการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง ไม่เพียงแต่สำหรับการดำเนินงานภายในเท่านั้น แต่ยังต้องรับประกันว่าข้อมูลส่วนตัวจะยังปลอดภัยอีกด้วย โชคดีที่แฟกซ์ออนไลน์มีคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง ซึ่งทำให้แน่ใจว่าเอกสารเหล่านี้จะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยทางดิจิทัลมากกว่าที่เคยเป็นมาในรูปแบบการพิมพ์ ดังนั้นคำถามที่ต้องพิจารณาจึงไม่ใช่ "แฟกซ์ออนไลน์ปลอดภัยหรือไม่" แต่ "แฟกซ์ออนไลน์เหมาะกับอุตสาหกรรมของฉันหรือไม่" คำตอบไม่ว่าจะด้วยวิธีใดมีแนวโน้มว่าใช่

ฉันควรทิ้งเครื่องแฟกซ์ของฉันหรือไม่

โดยทั่วไปแล้วคำตอบก็คือใช่ แม้ว่าทุกอุตสาหกรรมจะมีการจัดการไฟล์และความต้องการทางจดหมายที่แตกต่างกัน แต่ก็มีข้อดีบางประการที่จะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจไม่ว่าจะอยู่ในภาคส่วนใดก็ตาม

ความปลอดภัยของไฟล์

บางทีปัจจัยที่สำคัญที่สุดสำหรับทุกคนในด้านการแพทย์ กฎหมาย หรือรัฐบาลคือความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของเอกสารที่ส่งแฟกซ์ ผลิตภัณฑ์แฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตบางชนิดมีการเข้ารหัส SSL และการป้องกันด้วยรหัสผ่าน ซึ่งน่าจะเป็นกระบวนการเริ่มต้นสำหรับอาชีพเหล่านี้ ส่วนใหญ่มีพรอมต์การเข้าสู่ระบบที่ปลอดภัยและการอนุญาตสองปัจจัยเพื่อความปลอดภัยเป็นพิเศษและจำนวนที่เพิ่มขึ้นกำลังแสดงโซลูชั่นแฟกซ์ของตนว่าเป็นไปตามมาตรฐาน HITECH และ HIPAA

ขนาดไฟล์

บริการแฟกซ์ออนไลน์จำนวนมากบีบอัดเอกสารขนาดใหญ่โดยอัตโนมัติ เพื่อให้ผู้รับสามารถเปิดเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ไฟล์แนบขนาดใหญ่สามารถชะลอเวลาการส่งอีเมลได้มาก ดังนั้นการย่อให้เล็กลงจะช่วยเร่งความเร็วของอีเมล และทำให้แน่ใจได้ว่าจะไม่อุดตันกล่องจดหมายของผู้รับ (ขั้นตอนที่รอบคอบในการดำเนินการโดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรม)

การจัดระเบียบไฟล์และการจัดการ

ด้วยการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้สามารถส่งและบันทึกหน้าแฟกซ์ได้อย่างรวดเร็วที่ได้รับ บันทึกแฟกซ์ขาเข้า ซึ่งใช้งานไม่ได้ง่ายด้วยเครื่องแฟกซ์ ตอนนี้สามารถรับได้ในไม่กี่วินาทีและแชร์หากจำเป็น

เมื่อพูดถึงมืออาชีพในอุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพหรือกฎหมาย หรือผู้ที่ทำงานในเทศบาลของรัฐ ควรพิจารณาคุณลักษณะเฉพาะของแฟกซ์เพื่อค้นหา

ยาทันสมัยขึ้นด้วยการส่งแฟกซ์ออนไลน์

พนักงานในสถานพยาบาลมีความคุ้นเคยกับกระบวนการรับและส่งข้อมูลผู้ป่วย บันทึกผู้ป่วยและการอ้างอิงยังคงส่งทางแฟกซ์อย่างท่วมท้นหรือบางครั้งส่งทางไปรษณีย์ - แต่แทบไม่มีทางอื่น

การสื่อสารที่ไม่ดีมักจะทำให้แพทย์ พยาบาล นักวิจัย และผู้ป่วยผิดหวัง เมื่อเวลาผ่านไปทำให้เกิดความหวาดกลัวทางเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับแฟกซ์ ด้วยเหตุนี้ แพทย์จำนวนมากยังคงไม่เต็มใจที่จะอัพเกรดระบบของตน และในหลายกรณีถึงกับยืนกรานที่จะส่งบันทึกที่สำคัญที่สุดของพวกเขาด้วยมือ คนงานทั่วทั้งภาคส่วนมักอ้างถึงแฟกซ์ว่าเป็น "แมลงสาบแห่งการแพทย์อเมริกัน" แม้ว่าเอกสารทางการแพทย์ประมาณ 75 เปอร์เซ็นต์จะยังคงใช้ฮาร์ดแวร์แฟกซ์แบบเดิมก็ตาม

ผู้เชี่ยวชาญทางการแพทย์จำนวนมากได้เห็นถึงข้อดีของการแปลงข้อมูลประวัติผู้ป่วยและการติดต่อทางจดหมายให้เป็นดิจิทัลแล้ว ต้องขอบคุณแนวคิดริเริ่มในการปรับปรุงให้ทันสมัยทั่วทั้งอุตสาหกรรม การต่ออายุใบสั่งยา การอนุมัติการรักษาทางกายภาพบำบัด และการแจ้งเตือนของบริษัทประกันภัยเป็นคำขอประเภทหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับแฟกซ์ที่แพทย์มักพบทุกวัน ด้วยเหตุผลดังกล่าว แนวทางปฏิบัติที่มีขนาดเล็กกว่าจำนวนมากจึงให้คำมั่นที่จะเป็น “เขตปลอดแฟกซ์ภายในปี 2020” ซึ่งเป็นเป้าหมายที่ทะเยอทะยานซึ่งแม้จะเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม แต่ก็ไม่ได้คำนึงถึงประโยชน์ที่ยั่งยืนของการเปลี่ยนไปใช้โครงสร้างพื้นฐานโทรสารแบบออนไลน์โดยเฉพาะ

ด้วยการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลและการสื่อสารส่วนใหญ่ เช่นเดียวกับโรงพยาบาลขนาดใหญ่บางแห่ง ที่เก็บถาวรสามารถมีประวัติข้อมูลที่ละเอียดและละเอียดกว่าที่แฟกซ์ทำได้ ยิ่งไปกว่านั้น การโต้ตอบแบบดิจิทัลทำให้การดำเนินการที่บันทึกไว้สามารถค้นหาได้และวิเคราะห์ได้ง่ายสำหรับเครื่องมือแมชชีนเลิร์นนิง

การนำบริการออนไลน์ไปใช้กับธุรกิจที่มีการรับส่งแฟกซ์เป็นจำนวนมาก เช่น คลินิก พร้อมกันช่วยให้การยื่นและการเก็บบันทึกราบรื่นขึ้น ซึ่งช่วยให้ความพยายามในอนาคตทั้งหมดในการปรับปรุงให้ทันสมัยเมื่อใช้ซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอื่น ๆ (นอกเหนือจากมาตรการเข้ารหัสและความปลอดภัยที่กล่าวข้างต้นที่เก่ากว่า เครื่องแฟกซ์ไม่สามารถจัดหาได้)

แฟกซ์ออนไลน์ที่ปลอดภัยสำหรับสำนักงานกฎหมาย

สำหรับผู้ที่ทำงานในสำนักงานกฎหมาย ความจำเป็นในการรักษาความปลอดภัยเอกสารก็ชัดเจนเช่นกัน ข้อกังวลหลักประการหนึ่งสำหรับทนายความหลายคนคือความสามารถในการสนับสนุนการทำงานระยะไกลและการจัดหาวิธีการแฟกซ์ที่หลากหลาย รวมถึงอีเมล เว็บและแอพมือถือหรือพอร์ทัล และความสามารถของสมาร์ทโฟน การดำเนินการทางไกลที่ราบรื่นเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับสำนักงานกฎหมายทุกแห่ง ซึ่งมักจะต้องการทนายความที่พร้อมให้บริการสำหรับชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้โดยไม่คำนึงถึงสถานที่ตั้งของพวกเขา เป็นเรื่องปกติที่ศาลจะกำหนดให้ต้องมีลายเซ็น "หมึกเปียก" ในเอกสารด้วย ดังนั้นการไม่มีเครื่องมือเหล่านี้พร้อมใช้จึงสามารถยืดระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานง่ายๆ ดังกล่าวให้เสร็จสิ้นได้อย่างมาก

แพ็คเกจแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตขององค์กรจำนวนมากใช้บริการสมัครสมาชิกรายเดือน โดยให้ระดับราคาที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับจำนวนไฟล์หรือจำนวนหน้าที่บริษัทวางแผนที่จะส่ง นอกจากค่าติดตั้งแล้ว ค่านี้อาจเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว แต่แพ็คเกจขององค์กรมักมีคุณสมบัติที่มีคุณค่า เช่น ปริมาณหน้าที่ปรับขนาดได้ การรวม API และการปฏิบัติตามข้อกำหนด HIPAA อย่างไรก็ตาม การเลิกใช้โทรศัพท์บ้านและการทำให้เพรียวลมสามารถปรับสมดุลการออมได้

บริการโทรสารออนไลน์ที่ดีที่สุดรองรับผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายโดยเฉพาะ และผลิตภัณฑ์ของพวกเขามักมีคุณสมบัติเช่น ความสามารถในการส่งแฟกซ์ไปยังผู้คนจำนวนมาก ความสามารถในการส่งแฟกซ์ระหว่างประเทศที่ราบรื่น พื้นที่จัดเก็บใบปะหน้าแบบกำหนดเอง และการผสานรวมกับไดรฟ์คลาวด์ที่บริษัทใช้อยู่แล้ว เช่น เช่น Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive หรือ Evernote โชคดีที่ตัวเลือกที่ให้คุณส่งแฟกซ์จากโทรศัพท์ก็มีความสามารถเหล่านี้

ฟีเจอร์เหล่านี้ล้ำหน้ากว่าบริษัทแพทย์ทั่วไปมาก แต่ทนายต้องคอยติดตามเทคโนโลยีสมัยใหม่เพื่อสร้างความประทับใจให้แก่ลูกค้าและทำงานทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งให้บริการแฟกซ์ออนไลน์อย่างปลอดภัยทำให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี พร้อมรักษาภาพลักษณ์ของมืออาชีพ . ซอฟต์แวร์นี้ยังสนับสนุนความพยายามที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมของสำนักงานไร้กระดาษที่มีจำนวนเพิ่มขึ้น และจัดเก็บเอกสารสำคัญ เช่น สัญญาทางกฎหมาย จัดระเบียบ (ปัจจัยที่มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรม เช่น ยาและการประชาสัมพันธ์)

ผู้รับเหมาของรัฐบาลต้องการแฟกซ์ออนไลน์ที่ปลอดภัย

งานของพวกเขาอาจแตกต่างกันมาก แต่ผู้รับเหมาของรัฐบาลต้องการคุณสมบัติด้านความปลอดภัยหลายอย่างที่ทนายความให้ความสำคัญ การจัดการกับเอกสารที่เป็นความลับและข้อมูลละเอียดอ่อนเป็นเรื่องในชีวิตประจำวันสำหรับใครบางคนในสาขาอาชีพดังกล่าว ดังนั้นมาตรการรักษาความปลอดภัยจึงมักจะให้ความสำคัญกับความสะดวกมากกว่าในแง่ของความสำคัญ เนื่องจากการสื่อสารสมัยใหม่เกี่ยวข้องกับอีเมลและสมาร์ทโฟน มาตรการรักษาความปลอดภัยจึงถูกปรับ – แต่แฮ็กเกอร์ก็มีเช่นกัน ไฟล์อาจถูกดักจับได้หลายวิธี ดึงจากบัญชีอีเมลที่ถูกบุกรุก หรือถูกแฮ็กจากคอมพิวเตอร์โดยตรง

เมื่อทราบสิ่งนี้ ผู้รับเหมาต้องทำทุกวิถีทางเพื่อปกป้องเอกสารของตนตั้งแต่เริ่มต้น บริการโทรสารทางอินเทอร์เน็ตขั้นสูงจำนวนมากได้รับสัญญาตามกำหนดการ 70 โดย US General Services Administration (GSA) ซึ่งเป็นหน่วยงานจัดซื้อของรัฐบาลกลาง สัญญาเหล่านี้ให้บริการเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) และฮาร์ดแวร์โทรคมนาคมแบบไม่จำกัดแก่หน่วยงานของรัฐบาลกลางทั่วโลก ซอฟต์แวร์ และการสนับสนุนและบริการระดับมืออาชีพในสหรัฐฯ

พวกเขายังมาพร้อมกับคุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่ยอดเยี่ยมมากมาย เช่น แบนด์วิดท์ที่ปรับได้ ซึ่งช่วยควบคุมปริมาณการรับส่งแฟกซ์แบบกลุ่มสำหรับช่วงเวลาที่ยุ่งวุ่นวาย กฎและข้อจำกัดการโทรที่กว้างขวาง ซึ่งช่วยให้สามารถควบคุมแฟกซ์ขาออกได้อย่างแม่นยำ Secure Binary File Transfer (BTF) และการตรวจสอบความปลอดภัย Windows NT (เทคโนโลยีใหม่) สำหรับบัญชี Microsoft ที่มีอยู่ การส่งแฟกซ์สามารถทำได้ในประเทศหรือต่างประเทศ และแม้แต่ผลิตภัณฑ์พื้นฐานก็ยังให้การจัดเก็บแฟกซ์และการเข้ารหัส SSL โดยใช้หมายเลขโทรฟรี มาตรการรักษาความปลอดภัยเหล่านี้มีความจำเป็นสำหรับหน่วยงานของรัฐ แต่ก็เป็นประโยชน์ต่อองค์กรที่ทำงานด้วยงบประมาณที่จำกัด เช่น สถาบันการศึกษาและองค์กรภาครัฐ

ประโยชน์ด้านความปลอดภัยของการส่งแฟกซ์ออนไลน์คืออะไร?

ประโยชน์ด้านความปลอดภัยอาจอยู่ในระดับแนวหน้าของอาร์กิวเมนต์แฟกซ์สมัยใหม่ แต่มีคุณลักษณะที่มีคุณค่าอื่น ๆ เกือบนับไม่ถ้วนที่สามารถมอบความได้เปรียบให้กับธุรกิจโดยไม่คำนึงถึงภาคส่วน

นอกเหนือจากอาชีพเฉพาะด้านการดูแลสุขภาพ กฎหมาย และงานราชการ การใช้เครื่องแฟกซ์เพียงอย่างเดียวสามารถขัดขวางธุรกิจด้วยมาตรการรักษาความปลอดภัย ต้นทุน และความไร้ประสิทธิภาพที่ล้าสมัย ด้วยจำนวนตัวเลือกแฟกซ์ฟรีที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านอุปกรณ์พกพาและด้วยตัวเลือกที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ สำนักงานขนาดใหญ่และธุรกิจขนาดเล็กควรใช้ประโยชน์จากโซลูชันแฟกซ์ออนไลน์ รายการโซลูชันแฟกซ์ออนไลน์ที่ดีที่สุดของเรามีตัวเลือกต่างๆ ที่เข้ากันได้กับ Mac, Android, เดสก์ท็อป และแท็บเล็ต พร้อมด้วยตัวเลือกที่ช่วยให้คุณส่งแฟกซ์จากบริการอีเมลฟรี เช่น Gmail

ดังนั้นในระยะสั้นใช่ การเปลี่ยนรูปแบบการติดต่อทางจดหมายและการรับแฟกซ์ออนไลน์ที่ปลอดภัยไม่ได้เป็นเพียงเส้นทางแห่งอนาคตที่ชัดเจนสำหรับหลายอุตสาหกรรมเท่านั้น เป็นวิธีการแบ่งปันเอกสารในชีวิตประจำวันที่ปลอดภัยที่สุด