ความปลอดภัยของเงินเดือน: 12 มาตรการที่คุณต้องทำในวันนี้
เผยแพร่แล้ว: 2021-09-25ก่อนที่เราจะพูดถึงวิธีการรักษาความปลอดภัยของเงินเดือน เรามาทำความเข้าใจกันก่อนว่ามันคืออะไร
ความปลอดภัยของบัญชีเงินเดือนสามารถกำหนดเป็นมาตรการที่ใช้ (ในรูปแบบของการติดตั้งซอฟต์แวร์ในบางกรณี) เพื่อให้แน่ใจว่ามีการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับบริษัทและพนักงาน
สิ่งสำคัญคือต้องมีระบบบัญชีเงินเดือนที่ปลอดภัยเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียทรัพย์สินทางปัญญา การหยุดชะงักในการดำเนินธุรกิจ การโจมตีของแรนซัมแวร์ และการจ่ายค่าปรับและบทลงโทษตามกฎระเบียบ นอกจากนี้ การไม่มีระบบบัญชีเงินเดือนที่ปลอดภัยยังอาจส่งผลต่อการจ่ายเงินให้กับพนักงานและฝ่ายอื่นๆ เช่น ผู้ขาย ซัพพลายเออร์ เป็นต้น
ลองนึกภาพว่ามีการละเมิดความปลอดภัยของข้อมูลในระบบบัญชีเงินเดือนของคุณ ไม่เพียงแต่คุณจะสูญเสียข้อมูลสำคัญของพนักงานและข้อมูลบริษัทที่ละเอียดอ่อน แต่คุณจะสูญเสียความไว้วางใจจากพนักงานและชื่อเสียงของแบรนด์ด้วย การมีระบบบัญชีเงินเดือนที่ปลอดภัยสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขัน เนื่องจากสามารถปรับปรุงการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล การรักษาความลับ และความโปร่งใสของข้อมูล ซึ่งสามารถช่วยให้คุณรักษาพนักงานที่มีความสามารถไว้ได้
ตอนนี้เราเข้าใจอย่างถูกต้องแล้วว่าความปลอดภัยของบัญชีเงินเดือนคืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญ มาสำรวจ 12 วิธีและมาตรการที่คุณสามารถทำได้เพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการจ่ายเงินเดือน
12 มาตรการที่คุณต้องดำเนินการเพื่อรับรองความปลอดภัยของบัญชีเงินเดือน
- การฝึกอบรมพนักงานในการใช้ระบบเงินเดือน: การฝึกอบรมพนักงานใหม่ทุกคนเกี่ยวกับการใช้ระบบบัญชีเงินเดือนช่วยให้พวกเขาเข้าใจโปรโตคอลในการเข้าถึงและแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เพื่อรักษามาตรฐานความปลอดภัย ต้องมีการฝึกอบรมเครื่องแบบบังคับสำหรับช่างไม้ใหม่ทุกคน
- การ จำกัด การเข้าถึง: บริษัท ส่วนใหญ่ดำเนินการบน "ความจำเป็นในการรู้" เมื่อพูดถึงการแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อน กฎเดียวกันนี้ควรใช้กับการรักษาความปลอดภัยของบัญชีเงินเดือน เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานไม่สามารถเข้าถึงบันทึกของกันและกัน เพื่อไม่ให้มีการจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอย่างไม่ถูกต้อง
- การแบ่งแยกหน้าที่: การ จัดการความปลอดภัยของบัญชีเงินเดือนไม่ควรเป็นงานคนเดียว หากบุคคลหนึ่งสามารถเข้าถึงการทำงานทั้งหมดของระบบได้ พวกเขาอาจใช้เพื่อประโยชน์ของตน อย่างไรก็ตาม หากกระบวนการนี้แบ่งออกเป็นหลาย ๆ คน โอกาสที่บุคคลหนึ่งคนจะจัดการผิดหรือใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจะต่ำมาก
- การ อัปเดตซอฟต์แวร์ของคุณ: หากซอฟต์แวร์ที่คุณใช้สำหรับความปลอดภัยของบัญชีเงินเดือนไม่ได้รับการอัพเดตเป็นประจำ ซอฟต์แวร์นั้นอาจตกเป็นเป้าหมายของการแฮ็กหรือภัยคุกคามด้านความปลอดภัยอื่นๆ คุณสามารถให้แนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับการปรับปรุงในแนวทางการจ่ายเงินเดือนของบริษัท เพื่อให้พนักงานของคุณเข้าใจตรงกัน การอัปเดตควรสะท้อนถึงทุกระดับแทนที่จะอัปเดตด้วยตนเองสำหรับทุกแผนก
- การกำจัดข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอย่างระมัดระวัง: เอกสารสำคัญทั้งหมดที่ควรจะกำจัดควรถูกกำจัดอย่างระมัดระวัง การทำลายเอกสารที่ละเอียดอ่อนอย่างปลอดภัยและการให้การเข้าถึงเฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นเป็นสิ่งสำคัญในการประกันความปลอดภัยของบัญชีเงินเดือน
- การทำให้กระบวนการอนุมัติคำขอจากภายนอกเป็นมาตรฐาน: การสอบถามจากภายนอกจากเจ้าหนี้หรือบริษัทจำนองที่มีผลประโยชน์ทางการเงินอาจทำให้คุณเสี่ยงต่อการละเมิดที่อาจเกิดขึ้น การสร้างระบบมาตรฐานเพื่อให้ข้อมูลดังกล่าวพร้อมใช้งานหรือสร้างฐานข้อมูลสาธารณะเป็นทางเลือกที่เหมาะสม พนักงานทุกคนต้องได้รับการฝึกอบรมให้ปฏิบัติตามขั้นตอนที่เหมาะสมในการเปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับพนักงานและบริษัท
- การอัปเดตข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบเป็นประจำ: นอกเหนือจากมาตรการรักษาความปลอดภัยอื่นๆ แล้ว การมีกระบวนการอัปเดตข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบเป็นประจำสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพในการหลีกเลี่ยงภัยคุกคามด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น ความถี่ของการเปลี่ยนแปลงขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของธุรกิจของคุณ และแนวโน้มของการละเมิดที่อาจเกิดขึ้น
- การตรวจสอบรายงานการควบคุมเงินเดือน: การตรวจสอบรายงานการควบคุมสามารถช่วยระบุความคลาดเคลื่อนได้ เช่น ข้อมูลชั่วโมงทำงาน ความรับผิดทางภาษี ค่าล่วงเวลาค้างจ่าย เป็นต้น
- การจัดประเภทข้อมูลตามความอ่อนไหว: นี่เป็นมาตรการที่มีประสิทธิภาพในการบังคับใช้การเข้าถึงข้อมูลที่ปลอดภัยในหมู่พนักงาน ตัวอย่างเช่น ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่สุดจะสามารถเข้าถึงได้โดยผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น ข้อมูลลูกค้าที่ละเอียดอ่อนใดๆ จะมีให้เฉพาะผู้ที่ทำงานกับลูกค้ารายนั้นเท่านั้น
- เสริมความปลอดภัยในขณะที่เลิกจ้างพนักงาน: หากคุณไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนที่เหมาะสมในขณะที่เลิกจ้างพนักงาน อดีตพนักงานของคุณอาจสามารถเข้าถึงระบบผ่านข้อมูลประจำตัวของพวกเขาได้ เพื่อลดโอกาสของภัยคุกคาม การกู้คืนทรัพย์สินของบริษัท เช่น แล็ปท็อปและข้อมูลรับรองความปลอดภัย และการปิดใช้งานบัญชีเป็นสิ่งสำคัญ
- การดำเนินการตรวจสอบบัญชีเงินเดือนเป็นประจำ: การ ตรวจสอบช่วยให้เจ้าของธุรกิจมองเห็นความคลาดเคลื่อนและช่วยให้มั่นใจว่าปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับด้านภาษี โดยทั่วไป ต้องมีการตรวจสอบบัญชีเงินเดือนเป็นประจำทุกปี อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบรายไตรมาสหรือรายเดือนสามารถช่วยระบุการละเมิดได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความสมบูรณ์ของระบบบัญชีเงินเดือน
- การป้องกันการโจรกรรมเวลา: การขโมยเวลาหรือการปลอมแปลงไทม์ชีทคือเมื่อพนักงานจงใจบิดเบือนเวลาที่พวกเขาทำงานในไทม์ชีทของตน การขโมยเวลาเป็นรูปแบบที่พบบ่อยที่สุดของการฉ้อโกงเงินเดือน ซึ่งเห็นได้ชัดว่าส่งผลกระทบต่อ 75% ของธุรกิจในสหรัฐอเมริกาทุกปี อย่างไรก็ตาม ระบบบัญชีเงินเดือนจำนวนมากมีคุณลักษณะด้านความปลอดภัยเพื่อป้องกันการรายงานในไทม์ชีท คุณสามารถค้นหาระบบบัญชีเงินเดือนที่ดีที่สุดเพื่อช่วยคุณในการบังคับใช้ความปลอดภัยของบัญชีเงินเดือน
เพื่อสรุป
การฉ้อโกงด้านความปลอดภัยเกิดขึ้นได้หลายวิธี ตั้งแต่การปลอมแปลงไทม์ชีทไปจนถึงพนักงานที่หักค่าจ้าง ไปจนถึงการละเมิดข้อมูล ปัญหาทั้งหมดเหล่านี้ก่อให้เกิดความเสียหายอย่างมีนัยสำคัญต่อบริษัทและชื่อเสียงของบริษัท
เพื่อป้องกันสิ่งเหล่านี้ การรักษาความปลอดภัยของบัญชีเงินเดือนเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากไม่เพียงแต่จะปกป้องคุณจากการละเมิดความปลอดภัยและการฉ้อโกง แต่ยังบังคับใช้ความสม่ำเสมอและการจัดระเบียบข้อมูลด้วย
เคล็ดลับสำหรับมือโปร:
- การผสานรวมซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนกับระบบการเข้างานสามารถช่วยคุณป้องกันการฉ้อโกงของไทม์ชีทได้
- การกำหนดระบบ offboarding ที่ครอบคลุมในซอฟต์แวร์สามารถป้องกันพนักงานโกสต์จากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงความเสียหายในระยะยาวและป้องกันการฉ้อโกงตั้งแต่แรก
มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา