10 คุณสมบัติการส่งแฟกซ์ออนไลน์ที่ทรงพลังที่จะจุดประกายประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

เมื่อเรานึกถึงการส่งแฟกซ์ออนไลน์ มันง่ายที่จะทำให้กระบวนการสับสนด้วยการแชร์ไฟล์อย่างง่าย เอกสารที่ส่งเป็นไฟล์แนบในอีเมลดูเหมือนจะไม่น่าตื่นเต้นหรือมีประโยชน์อะไร แต่ตามจริงแล้ว การส่งแฟกซ์ออนไลน์เป็นมากกว่าการส่งเอกสารคำให้เพื่อนร่วมงานของคุณมาถึงกล่องจดหมายอีเมลของพวกเขา

ไม่สนใจข้อเท็จจริงง่ายๆ ว่ากระบวนการนี้ซับซ้อนกว่าการแชร์ไฟล์ การส่งแฟกซ์ออนไลน์ใช้อีเมลเพื่อส่งเอกสารไปยังเครื่องแฟกซ์ขารับ หรืออนุญาตให้คุณรับแฟกซ์เป็นอีเมล หรือแม้แต่ข้อความ มันง่ายมาก คุณสามารถส่งแฟกซ์ได้โดยตรงจาก Gmail หรือแฟกซ์จากโทรศัพท์ของคุณ ประโยชน์ของการพกพาและการใช้งานง่ายนั้นยอดเยี่ยมและคุ้นเคยสำหรับคนส่วนใหญ่ แล้วคุณสมบัติที่รู้จักกันน้อยเหล่านั้นล่ะ ซึ่งจะช่วยส่งแฟกซ์ออนไลน์ได้อย่างแท้จริงเปลี่ยนวิธีการส่งและแบ่งปันเอกสารของคุณ เพื่อช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากบริการแฟกซ์ออนไลน์ของคุณ เราได้รวบรวมรายการคุณสมบัติที่มีประโยชน์และไม่ค่อยมีใครรู้จัก ซึ่งสามารถยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของคุณไปอีกระดับ

1. ลายเซ็นดิจิทัล

อันดับแรกในรายการของเราถือได้ว่าเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากที่สุดสำหรับการส่งแฟกซ์ออนไลน์ โดยเป็นการเติมเต็มจุดบอดที่เคยรู้สึกเมื่อส่งเอกสารทางกฎหมายหรือเอกสารที่มีผลผูกพันที่ต้องใช้ลายเซ็น ผู้ให้บริการแฟกซ์ออนไลน์ที่อนุญาตให้ใช้ลายเซ็นดิจิทัลนั้นเหมาะสำหรับธุรกิจเกือบทุกประเภท ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นสำหรับกระบวนการส่งแฟกซ์ของคุณออก

ลายเซ็นดิจิทัลหรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นของคุณลงในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก่อนที่จะส่งแฟกซ์ไปยังผู้รับ บริการบางอย่างอนุญาตให้ลากและวางไฟล์ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือลงบนเอกสารได้ง่ายๆ สิ่งนี้มีประโยชน์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีลายเซ็นที่ตรงกันในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือเอกสารของคุณ คุณสามารถอัปโหลดลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณเองได้ตามต้องการ และใช้ลายเซ็นเดิมซ้ำได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ

อีกวิธีหนึ่งใช้หน้าจอสัมผัสบนอุปกรณ์มือถือของคุณ ช่วยให้คุณเซ็นชื่อด้วยนิ้วหรือแม้แต่ปากกาสไตลัสเพื่อให้แน่ใจว่ามีความแม่นยำมากขึ้น วิธีที่คุณเลือกอาจขึ้นอยู่กับความยืดหยุ่นและการเข้าถึงอุปกรณ์มือถือของคุณ แต่ตัวเลือกนี้เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่สุดที่คุณควรมองหาเมื่อซื้อผู้ให้บริการแฟกซ์ออนไลน์

2. จัดส่งแบบกลุ่ม

อันดับสองในรายการของเราเป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติที่มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ และลดระดับของอาการปวดหัวที่เกี่ยวข้องกับการรับส่งแฟกซ์ที่แชร์กันในสำนักงาน บางครั้งเรียกว่า Fax blast การจัดส่งแบบกลุ่ม หรือการส่งแฟกซ์จำนวนมาก คุณลักษณะที่มีประโยชน์นี้เป็นสิ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อข้ามแหล่งช้อปปิ้งของผู้ให้บริการแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ต ด้วยการจัดส่งแบบกลุ่ม ตอนนี้คุณสามารถส่งเอกสารแฟกซ์ของคุณไปยังผู้รับจำนวนมากได้ โดยบางครั้งอาจส่งถึง 20 ที่อยู่พร้อมกันได้ในเวลาเดียวกัน

ไม่มีวันที่ต้องยืนต่อแถวรอคุณอีกต่อไปเพราะทีน่าจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลส่งแฟกซ์เดิม 50 ครั้งครั้งแล้วครั้งเล่า ขณะนี้การส่งแฟกซ์สามารถทำได้โดยสมบูรณ์ และทำให้แน่ใจว่าผู้รับแต่ละรายที่รวมอยู่ในรายชื่อจะได้รับสำเนาข้อความทั้งหมดพร้อมกันโดยตรงในกล่องจดหมายอีเมลของพวกเขา ในตอนนี้ คุณสามารถปรับปรุงการทำงานร่วมกันและจดจ่อกับงานของคุณโดยทำให้แน่ใจว่าทั้งทีมได้รับข้อความหรือเอกสารที่ถูกต้องในเวลาที่ต้องการ ซึ่งง่ายต่อการค้นหาและจัดระเบียบในกล่องจดหมายอีเมลของพวกเขา

3. กำหนดการจัดส่ง

อาจดูเหมือนไม่สำคัญ แต่ด้วยการแนะนำแฟกซ์ออนไลน์ หนึ่งในปัญหาที่เกี่ยวข้องกับเครื่องแฟกซ์แบบมาตรฐานคือต้องอยู่ตรงหน้าเครื่องแฟกซ์ในเวลาที่แน่นอนที่คุณต้องการส่งแฟกซ์ ดังนั้น ถ้าคุณต้องการส่งเอกสารสำคัญที่แฟกซ์ไปในสิ่งแรกในตอนเช้าสามเขตเวลาข้างหน้า เมื่อคุณนอนหลับตามปกติ คุณจะต้องไม่เพียงแค่แน่ใจว่าคุณตื่นและพร้อมแล้ว แต่ยังต้องแน่ใจว่าคุณ สามารถหาเครื่องแฟกซ์ได้! นั่นไม่ใช่ปัญหากับการรับส่งแฟกซ์ออนไลน์อีกต่อไป

ด้วยความสามารถในการกำหนดเวลาส่งแฟกซ์ที่ส่งออกของคุณ คุณจึงมั่นใจได้ว่าแฟกซ์ของคุณจะถูกส่งไปยังผู้รับที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นในทันทีหรือไม่ก็ตามจนกว่าจะจบการประชุมที่สำคัญ เมื่อรวมคุณสมบัตินี้เข้ากับความสามารถในการส่งแฟกซ์จากโทรศัพท์หรืออุปกรณ์ใดๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และคุณตัดการเชื่อมต่อตามปกติที่กำหนดให้คุณต้องเข้าถึงเครื่องแฟกซ์โดยตรงในช่วงเวลาสำคัญนั้น เพียงกำหนดเวลาส่งแฟกซ์จากพอร์ทัลออนไลน์หรือแอพมือถือของคุณ และดำเนินต่อในหนึ่งวันอย่างสบายใจ โดยรู้ว่าแฟกซ์ของคุณจะไม่ส่งถึงที่เร็วหรือสายเกินไป

4. คัดกรองแฟกซ์ขยะ

ขยะ_แฟกซ์

เราเชิญจดหมายหอยทาก และจดหมายขยะที่ไม่ต้องการก็ส่งมาด้วย ในที่สุดเราก็เปลี่ยนไปใช้อีเมล และอีเมลขยะที่ไม่ต้องการก็ตามมาด้วย เรายังได้รับสายโทรศัพท์ที่ไม่ต้องการซึ่งมาขวางช่องทางของเราด้วยการขายทางโทรศัพท์และตอนนี้แม้แต่การโทรจากระบบอัตโนมัติ แน่นอนว่ามันสมเหตุสมผลแล้วที่จะมีแฟกซ์ขยะที่ไม่ต้องการจำนวนมากส่งไปยังเครื่องแฟกซ์ของคุณ หรือมากกว่าโดยการส่งแฟกซ์ออนไลน์ในกล่องจดหมายอีเมลของคุณ เช่นเดียวกับตัวกรองสแปม นั่นคือสิ่งที่การคัดกรองแฟกซ์ขยะเข้ามา การคัดกรองแฟกซ์ขยะนั้นใช้งานได้จริงในสองวิธี ได้แก่ บัญชีขาวและบัญชีดำ ใช้ไวท์ลิสต์เพื่อเพิ่มที่อยู่และหมายเลขที่ได้รับอนุมัติ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับเอกสารและข้อความจากหมายเลขเฉพาะเหล่านี้เท่านั้น และไม่มีใครอื่นอีก อย่างไรก็ตาม การทำเช่นนี้อาจล็อกกล่องจดหมายของคุณให้รับเฉพาะข้อความจากคนที่คุณรู้จัก บล็อกลูกค้าหรือลูกค้ารายใหม่

ในทางกลับกัน การขึ้นบัญชีดำช่วยให้คุณสามารถป้อนที่อยู่และหมายเลขเฉพาะเพื่อบล็อกจากบริการแฟกซ์ออนไลน์ของคุณ ป้องกันไม่ให้ผู้ส่งอีเมลขยะน่ารำคาญ คุณลักษณะการคัดกรองแฟกซ์ขยะบางอย่างยังอนุญาตให้ "ตัวแทน" เพื่อรวมรหัสพื้นที่ ชุดตัวเลข หรือคำนำหน้าเฉพาะ การลดสแปมและความยุ่งเหยิงจะช่วยให้กล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อย

5. ติดตามความคืบหน้าและสถานะ

เคยส่งแฟกซ์เพียงเพื่อให้ผู้รับของคุณรอและรอเพียงเพื่อส่งแฟกซ์ไปไม่ถึงปลายทางหรือไม่? การรับส่งแฟกซ์ออนไลน์ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณจัดระเบียบได้มากขึ้นด้วยการเก็บบันทึกแฟกซ์ที่ส่งและรับ รวมถึงการจัดเก็บไว้ในกล่องจดหมายอีเมลของคุณ แต่บริการบางอย่างยังสามารถติดตามข้อความของคุณขณะที่ส่งไปยังผู้รับได้อีกด้วย

ตัวติดตามความคืบหน้าคือซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณดูสถานะปัจจุบันของแฟกซ์ขาออกในช่วงเปลี่ยนผ่าน และติดตามได้ทุกจุดตั้งแต่วินาทีที่คุณกดปุ่มส่งนั้น จนถึงเวลาที่ต้องการให้แสดงที่แฟกซ์ของผู้รับ เครื่องหรืออินบ็อกซ์ ตัวติดตามความคืบหน้าสามารถช่วยลดแฟกซ์ที่สูญหายและรอโดยหวังว่าสิ่งสุดท้ายจะผ่านไปได้

6. การบูรณาการและ APIs

แพลตฟอร์มการผลิตทั้งหมดของเรามีความยืดหยุ่นและปรับแต่งได้มากขึ้นเรื่อยๆ ต้องขอบคุณโลกของ API ทำให้ตอนนี้นักพัฒนาสามารถสร้างสะพานเชื่อมระหว่างโซลูชันแรงงานอิสระสองรายก่อนหน้านี้ได้อย่างง่ายดาย API เป็นสตริงโค้ดบนเว็บที่สั้นและใช้งานง่าย ซึ่งช่วยให้สองแพลตฟอร์มสามารถโต้ตอบกันได้ เช่นเดียวกับที่คุณสามารถรวม CRM ของคุณลงในเครื่องมือแชทในทีม เช่น Slack ได้โดยตรง คุณสามารถใช้ API เพื่อรวมบริการแฟกซ์ออนไลน์ของคุณเข้ากับเครื่องมือในที่ทำงานที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้วได้โดยตรง

ฟังก์ชันต่างๆ ของแฟกซ์สามารถรวมเข้ากับแอปพลิเคชันทางธุรกิจใดๆ ก็ตามที่ใช้ SMTP, XML ข้อความ หรือ API ของบริการเว็บเพื่อทำให้กระบวนการทำงานโดยอัตโนมัติ เพิ่มการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน ต้องขอบคุณ API ที่ทำให้ขั้นตอนง่าย ๆ ในการเพิ่มปุ่มแฟกซ์ลงใน CRM ของคุณโดยตรง ดังนั้นคุณจึงสามารถถ่ายโปรไฟล์ของลูกค้าไปยังเครื่องแฟกซ์ของเพื่อนร่วมงานได้ด้วยการคลิกเพียงปุ่มเดียว

7. การแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่

แม้ว่าการรับส่งแฟกซ์ออนไลน์เป็นมากกว่าการแชร์ไฟล์อย่างง่าย แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่สามารถใช้บริการเพื่อแชร์ไฟล์ได้ การส่งแฟกซ์ออนไลน์ใช้ที่อยู่อีเมลของคุณเพื่อส่งและรับเอกสารดิจิทัลเป็นแฟกซ์ที่เครื่องของคุณเองหรือรับในอีเมลของคุณ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากลักษณะของอีเมล จึงเป็นไปได้มากที่คุณอาจใช้ขนาดไฟล์ถึงขีดจำกัดเมื่อพยายามส่งเอกสารที่ค่อนข้างใหญ่ หรือแม้แต่ไฟล์ประเภทต่างๆ ที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง (แม้แต่วิดีโอ)

การแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่เป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์สำหรับผู้ที่ต้องการส่งเอกสารข้อความที่ค่อนข้างใหญ่หรือยาว (คิดมากกว่า 100 หน้า) หรือแม้แต่ไฟล์ประเภทต่างๆ อย่างรูปภาพความละเอียดสูง ไฟล์เสียง สเปรดชีต และแม้แต่วิดีโอ ผู้ให้บริการโทรสารออนไลน์ที่อนุญาตให้แชร์ไฟล์ขนาดใหญ่มักจะจำกัดขนาดไฟล์ไว้ แต่ที่ 3GB ขึ้นไป สิ่งนี้จะขยายขอบเขตเกินขีดจำกัดของไฟล์ใดๆ ที่บริการอีเมลของคุณกำหนดไว้ หากบริการของคุณรวมการจัดส่งแบบกลุ่มด้วย ก็เป็นไปได้ที่จะส่งไฟล์ขนาดใหญ่เหล่านี้ไปยังผู้รับมากกว่าหนึ่งรายในแต่ละครั้งเช่นกัน ซึ่งเป็นสิ่งที่แพลตฟอร์มการแชร์ไฟล์อื่นอาจประสบปัญหา

8. ที่อยู่อีเมลหลายรายการ

เพื่อไม่ให้สับสนกับการส่งเอกสารแบบกลุ่ม การแฟกซ์เอกสารหนึ่งฉบับไปยังผู้รับจำนวนมาก ทำให้เป็นไปได้ด้วยการส่งแฟกซ์ออนไลน์ คุณลักษณะทั่วไปที่ไม่ค่อยพบในการส่งแฟกซ์ออนไลน์คือความสามารถในการเชื่อมโยงที่อยู่อีเมลหลายรายการเข้ากับสายแฟกซ์เดียว ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ต้องสร้างที่อยู่อีเมลแบบสแตนด์อโลนเพื่อให้สมาชิกในทีมแต่ละคนอนุญาตการเข้าถึงพอร์ทัลแฟกซ์ออนไลน์หรือฟังก์ชันการทำงานของคุณ ด้วยการสนับสนุนที่อยู่อีเมลหลายที่อยู่ คุณสามารถรวมอีเมลแต่ละฉบับได้มากเท่าที่คุณต้องการเพื่อให้เข้าถึงสมาชิกในทีมทุกคน ซึ่งแต่ละคนจะได้รับกล่องจดหมายและพอร์ทัลของตนเอง ทั้งหมดนี้อยู่ภายใต้การสมัครรับแฟกซ์ออนไลน์แบบสแตนด์อโลน

การใช้แฟกซ์ออนไลน์แบบประหยัดต้นทุนอย่างต่อเนื่อง การเพิ่มที่อยู่อีเมลหลายรายการในบรรทัดแฟกซ์เดียวช่วยลดจำนวนการสมัครรับข้อมูลหรือใบอนุญาตที่จำเป็นสำหรับทีมของคุณ ด้วยการควบคุมดูแลระบบ ทำให้ง่ายต่อการควบคุมและให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ที่ต้องการเท่านั้น และอาจจำกัดฟังก์ชันการทำงานของที่อยู่อีเมลแต่ละแห่งที่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึง

9. เอกสารแฟกซ์

ลดความยุ่งเหยิงด้วยการส่งแฟกซ์ออนไลน์ไม่เพียงแต่เกี่ยวกับกระดาษที่น้อยลง แต่ยังรวมถึงตู้เก็บเอกสารที่น้อยลงด้วย ด้วยการจัดการทุกอย่างแบบดิจิทัลด้วยการส่งแฟกซ์ออนไลน์ การยื่นเอกสารของคุณก็เช่นกัน แม้ว่าผู้ให้บริการบางรายจะให้คุณจัดเก็บทุกอย่างไว้ในกล่องขาเข้าอีเมลของคุณ แต่คุณลักษณะที่มีประโยชน์อย่างหนึ่งที่ควรจับตามองคือ Fax Archive ซึ่งเป็นโซลูชันการจัดเก็บไฟล์เฉพาะที่สามารถค้นหาได้สำหรับแฟกซ์ขาเข้าและขาออกทั้งหมดของคุณที่ส่งและรับทั่วทั้งบัญชี

ตอนนี้คุณสามารถลบแฟกซ์เก่าเหล่านั้นออกจากกล่องขาเข้าของคุณได้อย่างปลอดภัย และยังมั่นใจได้ว่าจะรวมอยู่ในบันทึกของคุณ เผื่อในกรณีที่คุณจำเป็นต้องเรียกคืนในภายหลัง ผู้ให้บริการบางรายจะจำกัดจำนวนแฟกซ์ที่คุณสามารถเก็บถาวรได้ ในขณะที่ผู้ให้บริการบางรายอนุญาตให้จัดเก็บเอกสารได้ไม่จำกัดจำนวนตราบเท่าที่คุณต้องการ

10. ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

แม้ว่าการรับส่งแฟกซ์ออนไลน์จะเพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารของคุณโดยเนื้อแท้ เฉพาะผู้ที่สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายอีเมลของคุณสามารถอ่านแฟกซ์ของคุณได้ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเข้ารหัสที่เหมาะสมสำหรับเอกสารของคุณ อาจเป็นประโยชน์เมื่อซื้อผู้ให้บริการเพื่อให้แน่ใจว่าไม่เพียงแค่ขาออกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเข้ารหัสแฟกซ์ขาเข้าด้วย ผู้ให้บริการบางรายจะทำให้แน่ใจว่าการยืนยันการจัดส่งของคุณได้รับการเข้ารหัสและอนุญาตให้ซ่อนหมายเลขปลายทางได้

หากคุณอยู่ในอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง การเกณฑ์ผู้ให้บริการที่รับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง เช่น American Health Insurance Portability and Accountability Act เนื่องจากผู้ให้บริการบางรายอาจไม่บรรลุเป้าหมาย การเข้ารหัสมักจะเกิดขึ้นด้วยเทคโนโลยีความปลอดภัยมาตรฐานสำหรับใช้ในการสร้างลิงค์ที่เข้ารหัสระหว่างไคลเอนต์และเซิร์ฟเวอร์ - เรียกว่า SSL หรือ Secure Sockets Layer ตามปกติ

การรับส่งแฟกซ์ออนไลน์เพียงอย่างเดียวสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทั่วทั้งสำนักงาน ในขณะที่ลดต้นทุนและปัญหาที่มักเกี่ยวข้องกับการใช้งานสายแฟกซ์มาตรฐาน และเครื่องแฟกซ์ที่มีปัญหา แต่ประโยชน์ไม่ได้หยุดอยู่แค่นั้น ด้วยคุณสมบัติพิเศษบางอย่างที่คุณควรจับตามอง