การโอนสายเรียกเข้าทางไกลคืออะไร? มันทำงานอย่างไร + แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ลูกค้าของคุณประสบปัญหาในการเข้าถึงแบรนด์ของคุณหรือไม่? ในโลกของ VoIP มีเครื่องมือหลายอย่าง เช่น ระบบ IVR และซอฟต์แวร์คอลเซ็นเตอร์เฉพาะเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณจะติดต่อตัวแทนที่ถูกต้อง แต่คุณควรทำอย่างไรในกรณีฉุกเฉินหรือเมื่อตัวแทนของคุณต้องการทำงานจากระยะไกล ในช่วงที่โควิด-19 แพร่ระบาด ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องพึ่งพาแรงงานทางไกล แต่โชคดีที่ผู้ให้บริการจำนวนมากได้มอบเครื่องมือทำงานระยะไกลสำหรับโควิด-19 เพื่อช่วยบรรเทาการเปลี่ยนแปลง

การโอนสายระยะไกล ซึ่งบางครั้งเรียกว่า RCF โดยผู้ให้บริการ ช่วยให้ผู้ดูแลระบบและผู้ใช้แต่ละรายสามารถโอนสายไปยังหมายเลขใหม่ได้อย่างรวดเร็ว เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าเสมอ และดำเนินการได้ทันที โปรดจำไว้ว่า สายที่ไม่ได้รับคือโอกาสที่พลาด ดังนั้นคุณต้องใช้คุณลักษณะการโอนสายที่รัดกุมเพื่อให้อยู่ข้างหน้า

การโอนสายเรียกเข้าทางไกลคืออะไร?

ธุรกิจใช้การโอนสายระยะไกลเพื่อเชื่อมต่อสายการสื่อสารเพื่อให้ลูกค้าสามารถโทรไปยังหมายเลขเดียวกันและติดต่อตัวแทนในสถานที่ต่างๆ สายเรียกเข้าในหมายเลขเดียวกันสามารถส่งต่อไปยังสำนักงานอื่นหรือโทรศัพท์มือถือ ซึ่งจะมีเจ้าหน้าที่คอยดูแลความต้องการของผู้โทร

เมื่อระบบโอนสายของคุณมีประสิทธิภาพ คุณจะไม่พลาดสายแม้ในขณะที่พนักงานในสำนักงานของคุณมีจำกัด หากลูกค้าสามารถติดต่อคุณได้ตลอดเวลา และพอใจกับการเชื่อมต่อที่พวกเขาทำ บริษัทของคุณมักจะได้รับโอกาสในการขายที่อาจพบทางเลือกอื่น หากไม่สามารถติดต่อตัวแทนได้ในระหว่างเวลาที่โทร สถิติการบริการลูกค้าที่ปรับให้เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับลูกค้าของคุณที่เข้าถึงแบรนด์ของคุณอย่างสม่ำเสมอ และการโอนสายทางไกลช่วยให้มั่นใจถึงจุดติดต่อที่เชื่อถือได้กับตัวแทนของคุณ

ธุรกิจมีประโยชน์อะไรบ้าง?

การโอนสายถูกใช้โดยธุรกิจที่มีขนาดเล็กพอๆ กับสตาร์ทอัพและใหญ่เท่ากับองค์กรที่มีสำนักงานข้ามชาติ เนื่องจากการโอนสายให้ประโยชน์มากมาย รวมถึงความพร้อมใช้งานที่เพิ่มขึ้นสำหรับแบรนด์ของคุณและความสามารถในการรวมการโทรในสถานที่จริงหลายแห่ง เชื่อมต่อกับระบบโทรศัพท์สำนักงานที่มีอยู่ก่อนแล้วส่วนใหญ่ และทำหน้าที่เป็นวิธีการปรับปรุงการบริการลูกค้าโดยไม่ต้องใช้จ่ายเงินที่ไม่จำเป็น ฮาร์ดแวร์ที่มากเกินไป หรือตัวแทนเพิ่มเติม

คุณไม่สามารถทำได้โดยปราศจากเทคโนโลยีการจัดการการโทรนี้ ไม่มั่นใจ? มาดูประโยชน์ที่สำคัญที่สุดในเชิงลึกยิ่งขึ้นกัน

ความพร้อมใช้งานที่เพิ่มขึ้น

การโอนสายระยะไกลเป็นวิธีที่แน่นอนเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณจะสามารถเข้าถึงคุณได้ตลอดเวลา แม้ว่าตัวแทนจะไม่อยู่ที่สำนักงานหรือสำนักงานปิดทำการ สายเรียกเข้าจะถูกส่งต่อไปยังศูนย์บริการทางโทรศัพท์หรือสำนักงานอื่นในเขตเวลาที่เหมาะสม มิฉะนั้นสายจะถูกโอนโดยตรงไปยังอุปกรณ์ของบุคลากรของคุณ เช่น เดสก์ท็อปที่บ้านของพวกเขาที่มี VoIP สำหรับธุรกิจ ซอฟต์โฟนหรืออุปกรณ์อัจฉริยะ ทั้งหมดนี้ทำได้อย่างรวดเร็วและจากระยะไกลผ่าน UI ในตัวหรือหมายเลขเฉพาะ

คุณตั้งกฎสำหรับการโอนสาย ดังนั้นการเปิดใช้งานกิจวัตรเฉพาะสำหรับบางช่วงเวลาของวันจึงเป็นเรื่องง่าย ตัวอย่างเช่น คุณตั้งค่าให้โทรไปที่สำนักงานจริงของคุณระหว่างเวลา 8.00 น. ถึง 18.00 น. ตั้งค่าการโทรเหล่านี้ให้สลับไปยังโทรศัพท์มือถือหรือโทรศัพท์บ้านของคุณโดยอัตโนมัติตลอดเวลา คุณยังสามารถตั้งค่าระบบให้ส่งสายเรียกเข้าโดยอัตโนมัติไปยังข้อความเสียงของคุณในบางช่วงเวลา เช่น ในช่วงพักกลางวันหรือหลังเลิกงาน

ความพร้อมใช้งานที่เพิ่มขึ้นเป็นปัจจัยขับเคลื่อนสำคัญสำหรับธุรกิจต่างๆ ในการใช้รูปแบบการส่งต่อระยะไกลบางรูปแบบ คุณจะไม่ถูกผูกติดอยู่กับโต๊ะทำงานของคุณอีกต่อไปเมื่อคุณคาดว่าจะมีสายเรียกเข้า คุณสามารถไปในที่ที่คุณต้องการโดยไม่พลาดโอกาสในการโทรที่สำคัญกับลูกค้าหรือลูกค้า

เข้าถึงสำนักงานหลายแห่ง

การโอนสายผ่าน VoIP ยังอนุญาตให้คุณกำหนดเส้นทางการโทรไปยังที่ที่ต้องการได้ ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่มีที่ตั้งในเวสต์เชสเตอร์ นิวยอร์ก โคลัมบัส รัฐโอไฮโอ และซาราโตกา แคลิฟอร์เนีย ได้กำหนดเส้นทางการโทรทั้งหมดไปยังตำแหน่งเหล่านี้โดยใช้หมายเลขโทรฟรีเพียงหมายเลขเดียว ที่ตั้งสำนักงานเหล่านี้สามารถกำหนดค่าให้ส่งเสียงทั้งหมดพร้อมกันได้ และเมื่อมีคนรับสาย พวกเขาจะหยุดส่งเสียงเรียกเข้าให้ทุกคน นี่เป็นวิธีที่เป็นรูปธรรมในการจัดการการโทรได้อย่างรวดเร็วและช่วยให้ลูกค้าได้รับความช่วยเหลือในเวลาที่เหมาะสม แม้ว่าสำนักงานสาขาจะปิดในตอนกลางคืนก็ตาม

ในทางกลับกัน นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรวมตัวเลข แม้ว่าคุณจะส่งหมายเลขเสมือนในพื้นที่ไปยังตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ต่างๆ การโอนสายยังช่วยให้คุณเชื่อมต่อทั้งหมดได้ด้วยสวิตช์เดียว สวิตช์นี้จะกำหนดเส้นทางการโทรไปยังกลุ่มตัวแทน/ตัวแทนที่เหมาะสม

สะดวกสำหรับลูกค้า

หมายเลขโทรเข้าโดยตรงหรือหมายเลขเสมือน ใช้รูปแบบการโอนสายที่มีประโยชน์มากสำหรับทุกคนที่ต้องการขยายไปสู่ตลาดในประเทศหรือต่างประเทศทางไกล ด้วยเทคโนโลยีนี้ ชาวบ้านจะกดหมายเลขท้องถิ่นหรือหมายเลขโทรฟรี 800 ที่ได้รับมอบหมาย แต่ยังคงเข้าถึงสำนักงานที่อยู่ห่างไกลของคุณโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ในตลาดต่างประเทศที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษ การโทรในท้องถิ่นจากพื้นที่ห่างไกลเหล่านี้จะถูกส่งต่อไปยังตัวแทนของคุณโดยตรงด้วยความสามารถทางภาษาที่จำเป็น สำหรับผู้โทร ไม่มีวี่แววว่าจะถึงสำนักงานสาขาในฟลอริดาและไม่ใช่สำนักงานในประเทศของตน

ความยืดหยุ่นสำหรับหมายเลขโทรศัพท์ใด ๆ

การสื่อสารทางธุรกิจมีปลายทางหลายจุดที่ต้องพิจารณา – องค์กรมีส่วนร่วมกับลูกค้าบนโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ ซอฟต์โฟนบน Windows และ macOS และในแอปสมาร์ทโฟนบน Google Android และ Apple iOS การโอนสายระยะไกลทำได้อย่างง่ายดายบนเทคโนโลยีการสื่อสารเหล่านี้ แม้แต่บนโทรศัพท์บ้าน PSTN แบบเดิม

ความยืดหยุ่นนี้มอบโอกาสพิเศษให้กับคุณ ทำงานทางไกลในสตาร์บัคส์ แต่ไม่อยากพลาดสายใช่ไหม คุณสามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตสาธารณะและรับสายธุรกิจบนแล็ปท็อปหรือแท็บเล็ตได้อย่างง่ายดาย ออกนอกประเทศ? ตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต การโทรจะถูกส่งต่อไปยังอุปกรณ์มือถือของคุณราวกับว่าคุณอยู่ในสำนักงาน

ไม่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์ใหม่

ผู้ให้บริการระบบโทรศัพท์สำนักงานแบบโฮสต์ PBX ส่วนใหญ่เสนอการโอนสายจากระยะไกล ดังนั้นการตั้งค่าที่จำเป็นทั้งหมดจึงอยู่ที่ฝั่งผู้ให้บริการ ไม่ใช่ในสำนักงานของคุณ ซึ่งหมายความว่าการเพิ่มฟังก์ชันนี้ในโปรไฟล์การโทรเข้าของคุณนั้นไม่จำเป็นต้องติดตั้งฮาร์ดแวร์เพิ่มเติม ระบบส่วนใหญ่ได้รับคุณสมบัติเสริมนี้โดยไม่มีการหยุดทำงาน ดังนั้นการโทรของคุณสามารถโอนไปยังหมายเลขใหม่เกือบจะทันทีที่คุณซื้อบริการจากผู้ให้บริการของคุณ

ฟีเจอร์การโทรโดยไม่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์เป็นประโยชน์ที่สำคัญของเทคโนโลยีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องมีห้องโทรศัพท์ และไม่มีสายใยของหนูให้จัดการเพิ่มเติม ค่าใช้จ่ายจะถูกพับลงในการสมัคร VoIP ของคุณโดยมีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด

วิธีเปิดใช้งานการโอนสายระยะไกล

การเปิดใช้งานการโอนสายระยะไกลเป็นสิ่งที่แตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการ VoIP ผู้ให้บริการส่วนใหญ่มีวิธีการเปิดใช้งานที่ตรงไปตรงมาซึ่งสามารถตั้งค่าได้ไม่เกิน 10 ขั้นตอนและจะนำเสนอคุณลักษณะนี้ทันที

จำเป็นต้องเข้าใจ “รีโมท” ในการโอนสายทางไกล คุณต้องเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้โดยใช้หมายเลขการเข้าถึงระยะไกลและใช้ PIN เพื่อยืนยันว่าคุณคือผู้ทำการเปลี่ยนแปลง ซึ่งช่วยให้เพิ่มหมายเลขโอนสายได้ง่าย แม้ว่าจะไม่ใช่หมายเลขถาวรที่คุณจะใช้สำหรับติดต่อลูกค้า ผู้ให้บริการส่วนใหญ่ทำให้กระบวนการค่อนข้างง่าย คุณใช้หมายเลขเข้าใช้และ PIN เดียวกันเพื่อเข้าสู่เมนูและใช้รหัสตัวเลขเพื่อเปิดใช้งานและปิดใช้งานคุณสมบัติสำหรับบริการ VoIP ของคุณ

ในทางกลับกัน คุณลักษณะนี้บางครั้งสามารถกำหนดค่าได้โดยตรงในซอฟต์แวร์ของผู้ให้บริการ ไม่ว่าจะบนซอฟต์โฟน ผ่านเบราว์เซอร์ หรือในแอป VoIP บนมือถือ เมื่อคุณใช้วิธีนี้ คุณลักษณะเฉพาะจะเปิดใช้งานผ่านตัวเลื่อนในกรณีส่วนใหญ่ โดยคุณเลือก "เปิด" หรือ "ปิด" คุณสมบัติอื่น ๆ ยังสามารถกำหนดค่าได้เช่นชั่วโมงผู้ใช้หรือการส่งต่อหลังเวลาทำการ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการโอนสายทางไกลมีอะไรบ้าง

เมื่อธุรกิจของคุณใช้ฟังก์ชันนี้ จะมีแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อรักษาความเป็นมืออาชีพ นี่คือแง่มุมของระบบโทรศัพท์ของคุณที่เชื่อมโยงลูกค้าของคุณกับจุดที่พวกเขาจำเป็นต้องอยู่เพื่อแก้ไขการโทร

เน้นแบรนด์ของคุณ

ธุรกิจระดับองค์กรส่วนใหญ่มีระบบที่ต้อนรับลูกค้าด้วยชื่อธุรกิจและภาพรวมของแบรนด์ หากการโทรถูกส่งไปยังหมายเลขโทรศัพท์อื่นโดยใช้การโอนสายทางไกล คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบรนด์ของคุณยังคงถูกเน้นก่อนที่จะรับสาย สิ่งนี้จะทำให้ผู้โทรประทับใจครั้งแรกและให้การยืนยันว่าพวกเขาติดต่อหมายเลขที่ถูกต้อง

สร้างเมนู IVR แบบสั้น

บริษัทที่ได้รับสายเรียกเข้าจำนวนมากมักจะใช้เมนู IVR เพื่อค้นหาสาเหตุที่ลูกค้าโทรมาก่อนที่จะโอนสายไปยังหมายเลขอื่น ทำให้การโอนสายจากระยะไกลทำได้ง่ายขึ้น และผู้โทรสามารถไปยังที่ที่ต้องการได้ด้วยการเชื่อมต่อครั้งแรกที่ทำ อย่าทำให้เมนู IVR ของคุณซับซ้อนเกินไป เพราะคุณต้องการประหยัดเวลาเมื่อผู้โทรถึงหมายเลขใหม่ แทนที่จะต้องโอนไปที่อื่น โฟลว์การโทร IVR ที่ปรับให้เหมาะสมเป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการรวบรวมข้อมูลโดยไม่ทำให้ลูกค้าผิดหวัง

ให้ค่าระยะหมดเวลาสั้น

เมื่อมีการโอนสายจากระยะไกลเนื่องจากไม่มีผู้รับสายที่หมายเลขเดิม คุณไม่ต้องการให้วางสายที่หมายเลขที่จะไม่มีผู้รับสายสำหรับเสียงกริ่งหลายสาย ค่าการหมดเวลานี้ต้องค่อนข้างสั้น เพื่อให้ผู้โทรอยู่ในสายโทรศัพท์ และการโทรจะได้รับการแก้ไข ลูกค้าไม่ต้องการรอถึง 10 เสียงกริ่งก่อนที่จะมีการโอนสายไปยังตำแหน่งอื่นที่อยู่ห่างไกล ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าของคุณทำให้ลูกค้าประทับใจมากว่าแบรนด์ของคุณมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างไร

ทำให้ระบบของคุณทันสมัยอยู่เสมอ

หากระบบโอนสายระยะไกลของคุณใช้ระบบ IVR ประเภทใดก็ได้ หรือส่งข้อความถึงลูกค้าเมื่อพวกเขาโทร ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการอัปเดตเป็นประจำ ลองนึกภาพการเปลี่ยนชื่อธุรกิจ แล้วโอนสายไปยังหมายเลขที่ใช้ชื่อเดิมแทนชื่อใหม่ สิ่งนี้จะสร้างความสับสนให้กับลูกค้า และอาจสูญเสียธุรกิจของคุณหากพวกเขายกเลิกการโทรและมองหาทางเลือกอื่นเพราะคิดว่าพวกเขาถึงหมายเลขที่ไม่ถูกต้อง

วิธีใช้งานในกรณีฉุกเฉิน

การโอนสายจากระยะไกล ณ ที่ทำงานของคุณช่วยให้ทำงานต่อได้เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินขึ้นซึ่งอาจปิดการโทรทั่วทั้งอาคาร เมื่อเปิดใช้งาน สายเรียกเข้าจะถูกส่งไปยังโทรศัพท์เครื่องอื่นหรือโทรศัพท์หลายเครื่องที่เจ้าหน้าที่จะรับสาย

บริษัทขนาดใหญ่ส่วนใหญ่จะมีหมายเลขสำรองเพียงหมายเลขเดียวในสถานที่อื่นซึ่งจะมีการส่งการโทรไปหากการโทรในสถานที่แห่งหนึ่งล้มเหลว แต่สามารถโอนสายไปยังโทรศัพท์มือถือได้เช่นกัน นี่เป็นฟังก์ชันที่มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่ต้องการให้พนักงานทำงานจากระยะไกลเป็นระยะเวลาหนึ่ง ในช่วงการระบาดของโคโรนาไวรัสปี 2020 สิ่งนี้กลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น แต่สถานการณ์อื่นๆ อาจทำให้พนักงานส่วนใหญ่ต้องทำงานจากระยะไกล ดังนั้นบริษัทขนาดใหญ่จึงควรเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งนี้เพื่อให้ยังคงได้รับสาย

สายเรียกเข้าจะถูกส่งไปยังข้อความอัตโนมัติที่จะให้รายละเอียดแก่ลูกค้าเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น และให้ตัวเลือกในการฝากข้อความเพื่อให้ผู้อื่นติดต่อพวกเขาภายในระยะเวลาหนึ่ง นี่ไม่ใช่สิ่งที่ธุรกิจที่มีปริมาณการโทรมากมักจะพิจารณา แต่ถ้าการโทรมีน้อย อาจเป็นประโยชน์ที่จะโทรกลับและป้องกันไม่ให้ตัวแทนต้องจมอยู่กับการรับสายเรียกเข้าจากสถานประกอบการหลายแห่ง

การเข้าถึงเพิ่มเติมสำหรับลูกค้า

ลูกค้าที่รู้สึกว่าตนได้รับการบริการจะยึดมั่นในองค์กรของคุณ และการรักษาลูกค้าไว้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับความต่อเนื่องทางธุรกิจ การโอนสายทางไกลช่วยให้มั่นใจว่ามีคนพร้อมเสมอที่จะตอบสนองความต้องการของลูกค้าของคุณ ซึ่งแปลเป็นประสบการณ์ของลูกค้าที่ดีขึ้น VoIP มอบความสามารถในการโอนสายไปยังหมายเลขใด ๆ และบนเครือข่ายใด ๆ อย่างรวดเร็วและง่ายดายแก่ธุรกิจเช่นคุณ ดังนั้นจงใช้มันเพื่อไม่ให้ลูกค้าหลุดจากช่องโหว่

สงสัยหรือไม่ว่าเครื่องมืออื่นๆ จากผู้ให้บริการ VoIP สำหรับธุรกิจที่คุณสามารถใช้ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าคืออะไร ดูคู่มือเชิงโต้ตอบของเรา เพื่อให้คุณทราบว่าคุณลักษณะใดเหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากที่สุด