คุณลักษณะการทำงานร่วมกันที่ถูกมองข้ามมากที่สุด: ประโยชน์ของการแชร์หน้าจอ

แอพ Unified Communications นั้นเต็มไปด้วยคุณสมบัติที่เป็นเอกลักษณ์ มากเสียจนเราอาจจะลืมไปว่าส่วนใหญ่มีอยู่ รู้สึกเหมือนกับว่าหลายคนมองข้ามคุณลักษณะการทำงานร่วมกันที่แข็งแกร่งที่สุดที่ธุรกิจของคุณจะได้รับ ก่อนหน้านี้ เราได้ดู Presence Indication เป็นหนึ่งในคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่เราโปรดปรานซึ่งไม่มีใครสังเกตเห็น และในลักษณะเดียวกัน ฉันต้องการให้การสนทนาดำเนินต่อไปด้วยคุณสมบัติโปรดอื่นๆ บางส่วนของเรา

โดยเฉพาะอย่างยิ่งการแชร์หน้าจอจะต้องเป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากที่สุดตัวหนึ่งที่เคยมีมา และมันไม่ได้รู้สึกราวกับว่าได้รับความรักที่สมควรได้รับ ฉันไม่ได้บอกว่าไม่มีใครรู้ว่าการบ่งชี้สถานะและการแชร์หน้าจอมีอยู่จริง และฉันแน่ใจว่าหลายคนใช้มันทุกวัน

แต่ฉันต้องการใช้เวลาให้ความกระจ่างว่าทีม ธุรกิจ หรือองค์กรของคุณจะได้รับประโยชน์จากการใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะง่ายๆ เหล่านี้มากน้อยเพียงใด

การแชร์หน้าจอคืออะไร?

เราจะเอาเรื่องง่ายๆ ออกไปก่อน สำหรับผู้ที่ไม่ทราบ การแชร์หน้าจออาจเป็นหนึ่งในคุณสมบัติ UC ที่อธิบายตนเองได้ชัดเจนที่สุดที่คุณจะเจอ ไม่ว่าคุณจะเรียกมันว่า Desktop Sharing หรือ Screen Sharing ก็เหมือนกันหมด

การแชร์หน้าจอเป็นวิธีที่ง่ายแต่มีประสิทธิภาพในการส่งเสริมการทำงานร่วมกันในทันที ทุกที่ทุกเวลา ผู้ใช้สามารถแชร์ฟีดวิดีโอสดของสิ่งที่เกิดขึ้นบนหน้าจอคอมพิวเตอร์กับผู้เข้าร่วมการประชุมทางเว็บคนอื่นๆ

ฉันต้องการสร้างความแตกต่างที่นี่: โซลูชันขั้นสูงบางอย่างจะอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งต่อการควบคุมเดสก์ท็อป ดังนั้นผู้เชี่ยวชาญด้าน IT สามารถทำการเปลี่ยนแปลงจากระยะไกลได้ นี่จะเป็นคุณลักษณะ เดสก์ท็อประยะไกล โดยทั่วไปแล้วทั้งสองจะจับมือกัน แต่ไม่ใช่โซลูชันการแชร์หน้าจอทั้งหมดจะมีการควบคุมเดสก์ท็อประยะไกล

เช่นเดียวกับในแผนภาพเล็กๆ นี้ที่ฉันยืมมาจาก HipChat การแชร์หน้าจอเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการส่งเสริมการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและเพิ่มองค์ประกอบแบบไดนามิกให้กับการประชุมแบบคงที่ การแชร์หน้าจอทำให้การประชุมทางเว็บทำได้มากกว่าแค่เสียงบนโทรศัพท์ หรือการดูฟีดเว็บแคมของเพื่อนร่วมงาน

เพิ่มการควบคุมเดสก์ท็อประยะไกล และตอนนี้ธุรกิจของคุณมีเครื่องมือที่ทรงพลังอย่างเหลือเชื่ออยู่ในมือ ซึ่งทำได้มากกว่าแค่ทำให้การประชุมของคุณมีชีวิตชีวา

ทำไมต้องรำคาญล่ะ?

ฉันแน่ใจว่ามีพวกคุณบางคนกำลังอ่านข้อความนี้ บอกฉันว่าฉันคิดผิดเพราะการแชร์หน้าจอใช้งานไม่ได้ หรือมันเกะกะเกินไป หรือมีเหตุผลอะไร แน่นอนว่าบางอย่างอาจเป็นจริงในโซลูชันรุ่นเก่า ฉันมีความรำคาญพอสมควรที่พยายามสร้างการเชื่อมต่อระยะไกล แต่ในยุคปัจจุบันและยุคของการครอบงำ UC นี้ คุณไม่จำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่ไอทีทั้งหมดเพื่อสร้างเซสชันการแชร์หน้าจอ แม้แต่ Skype เวอร์ชันพื้นฐานสำหรับผู้บริโภคก็ทำให้ง่ายเหมือนการคลิกเมนู นอกจากนี้ยังมีโซลูชันฟรีจำนวนหนึ่ง ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องทำลายกระเป๋าเงินเพื่อให้มันเกิดขึ้น

เหตุใดจึงต้องกังวลกับการแชร์เดสก์ท็อปในการประชุมทางเว็บของคุณ ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ธุรกิจของคุณทำ อาจมีกรณีการใช้งานที่แตกต่างกันจำนวนหนึ่งสำหรับคุณลักษณะที่มีประสิทธิภาพนี้ ตัวอย่างเช่น ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์จะชอบความสามารถในการแสดงให้นักช็อปหรือลูกค้าเห็นว่าผลิตภัณฑ์ทำงานอย่างไร โดยไม่ต้องตั้งค่าการประชุมต่อหน้าและชำระค่าเดินทาง Contact Center ควรมีไว้ในรายการคุณลักษณะที่ต้องมีด้วยเช่นกัน

และนั่นเป็นเพียงหนึ่งสถานการณ์แน่นอน ไม่ว่าทีมของคุณจะขนาดไหน การแชร์หน้าจอก็มีประโยชน์ในหลายวิธี:

ปรับปรุงการประชุมออนไลน์

อาจเป็นสิ่งที่ชัดเจนที่สุดในบรรดาทั้งหมด การแชร์หน้าจอจะเพิ่มองค์ประกอบใหม่ให้กับการประชุมออนไลน์ของคุณ แทนที่จะส่งอีเมลสำเนาของ PowerPoint นั้นไปยังผู้เข้าร่วมทุกคน หรือวางไฟล์ในเว็บไคลเอ็นต์โดยหวังว่าพวกเขาจะเปิดและทำตามในหน้าที่ถูกต้อง ผู้ใช้สามารถควบคุมการนำเสนอของตนบนเดสก์ท็อปของตนเองได้ด้วยการแชร์หน้าจอ

จากนั้นผู้เข้าร่วมประชุมสามารถติดตามดูสตรีมได้โดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์เพิ่มเติม กังวลเกี่ยวกับปัญหาความเข้ากันได้

การสาธิตผลิตภัณฑ์เชิงลึก

ฉันได้กล่าวถึงตัวอย่างนี้ข้างต้นแล้ว แต่อาจเป็นหนึ่งในข้อดีที่สำคัญที่สุดของการแชร์หน้าจอ ผู้จำหน่ายผลิตภัณฑ์ควรใช้ประโยชน์จากการแชร์หน้าจออย่างเต็มที่เมื่อทำงานกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า

แทนที่จะใช้คำตอบทั่วไปในคำถามของลูกค้า ก็แสดงให้พวกเขาเห็น การแชร์หน้าจอจะช่วยให้ตัวแทนของคุณลงมือปฏิบัติจริงและแสดงพลังของสิ่งที่แพลตฟอร์มของคุณทำอย่างแท้จริง

การฝึกอบรมและการแนะแนวทางไกล

เช่นเดียวกับแนวคิดในการสาธิตผลิตภัณฑ์ องค์กรของคุณสามารถใช้การแชร์หน้าจอเพื่อเสนอโปรแกรมการฝึกอบรมกับลูกค้าได้ อีกครั้ง แทนที่จะบังคับให้ลูกค้าพึ่งพาการนำเสนอ PowerPoint หรือนั่งดูวิดีโอ YouTube How-To ทั่วไป ให้ลงมือโดยตรงกับผลิตภัณฑ์และไคลเอ็นต์พร้อมกัน

หากลูกค้าไม่แน่ใจว่าจะใช้คุณสมบัติเฉพาะอย่างไร หรือมีปัญหาอยู่เลย การแชร์หน้าจอจะทำงานได้ทั้งสองด้านโดยลบการเดาออก ลูกค้าสามารถแสดงให้เจ้าหน้าที่เห็นว่าเกิดอะไรขึ้น และตัวแทนสามารถแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าพวกเขาต้องทำอะไร

รักษาการควบคุมเครื่องระยะไกล

ด้วยโซลูชันและฟีเจอร์การแชร์หน้าจอขั้นสูง ผู้ใช้สามารถมอบการควบคุมเดสก์ท็อปให้กับใครก็ตามที่อยู่อีกด้านหนึ่งของการประชุม นี่เป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีม IT ระดับองค์กร ซึ่งขยายการควบคุมเครื่องระยะไกลไม่ว่าจะอยู่ที่ใด

ธุรกิจของคุณสามารถให้พนักงานไอทีอยู่ในสำนักงานใหญ่ และใช้การแชร์หน้าจอร่วมกับการประชุมทางเว็บเพื่อให้การสนับสนุนที่จำเป็นในสถานที่ที่แยกย้ายกันไป

การทำงานร่วมกันเป็นทีมและการทำงานทางไกล

ตามแนวทางการประชุมออนไลน์ที่ปรับปรุงแล้ว การแชร์หน้าจอสามารถเพิ่มการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ของทีมของคุณได้อย่างมากในขณะที่เปิดใช้งานความสามารถในการทำงานทางไกล หากผู้ใช้ทำงานจากระยะไกล พวกเขาสามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ในสำนักงานได้จากทุกที่โดยใช้การแชร์หน้าจอ และแน่นอนว่าการประชุมออนไลน์จะเข้าสู่ขอบเขตใหม่ของประสิทธิภาพการทำงาน

ด้วยการแชร์หน้าจอ ผู้ใช้สามารถทำงานบนเอกสารแบบเคียงข้างกัน โดยที่จริง ๆ แล้วไม่ได้ทำงานเคียงข้างกัน

ตัวอย่างโลกแห่งความจริงที่ดีที่สุด

ทั้งการแชร์หน้าจอและการควบคุมเดสก์ท็อประยะไกลมีมาระยะหนึ่งแล้ว ถามเพื่อนไอทีของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ และพวกเขาอาจมีเรื่องราวสยองขวัญบางอย่างที่ยากไร้เหตุผลในการสร้างเซสชันด้วยวิธีแก้ปัญหาแบบเก่า

แต่ ณ จุดนี้ การแชร์หน้าจอได้รับความนิยมอย่างมากจนแม้แต่ Google ก็ให้คุณแชร์หน้าจอ หรือแม้แต่ควบคุมเดสก์ท็อปจากระยะไกลได้อย่างง่ายดาย

อันที่จริงแล้ว ด้วยความก้าวหน้าของ WebRTC การแชร์หน้าจอจะยังคงเติบโตต่อไปในการใช้งานและความสะดวก ฉันได้เน้นตัวอย่างที่แน่นอนนี้มาก่อน แต่ Amazon ใช้รูปแบบการแชร์หน้าจอสำหรับแท็บเล็ต Fire

หากผู้ใช้ต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับอุปกรณ์ พวกเขาสามารถคลิกที่ปุ่ม Mayday เพื่อขอความช่วยเหลือในแอป การดำเนินการนี้จะสร้างการประชุมทางวิดีโอแบบทางเดียว โดยผู้ใช้สามารถดูสตรีมแบบสดของตัวแทนที่ให้ความช่วยเหลือได้ ตัวแทนไม่ได้รู้ว่าใครกำลังขอความช่วยเหลือ แต่สามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่าเกิดอะไรขึ้นบนหน้าจออุปกรณ์ของคุณหรือแอป Amazon และแม้แต่ควบคุมโดยตรงหรือใช้เครื่องมือวาดภาพ

วิธีนี้ตัวแทนสามารถแสดงให้ผู้ใช้เห็นว่าต้องทำอะไร แทนที่จะบอกพวกเขาทางโทรศัพท์ อย่างที่ฉันพูดไป วิธีนี้ช่วยขจัดการคาดเดาได้มากจริงๆ

อนาคตของการแชร์หน้าจอ?

สิ่งที่น่าสนใจจริงๆ สำหรับฉันนั้นไม่ได้อยู่ที่การแชร์หน้าจอมากนักในตอนนี้ แต่เป็นที่ที่สามารถไปได้ภายในเวลาเพียงไม่กี่ปี เราทราบแล้วว่า Virtual และ Augmented Reality กำลังเริ่มต้นขึ้นในโลกธุรกิจ และฉันคิดว่า Augmented Reality สามารถเชื่อมโยงโดยตรงกับแนวคิดของการแชร์หน้าจอได้โดยตรง

แทนที่จะแชร์หน้าจอเดสก์ท็อป จะเกิดอะไรขึ้นหากพนักงานในสถานที่ห่างไกลสามารถสวมแว่นตา AR หรือแว่นตาที่สามารถสตรีมวิดีโอสดฟีดกลับไปที่ห้องประชุมที่ตำแหน่งหลักขององค์กร ผู้ใช้ในอีกด้านหนึ่งสามารถเห็นสิ่งที่เทคโนโลยีระยะไกลมองเห็นได้อย่างชัดเจน และเช่นเดียวกับการแชร์หน้าจอ สิ่งนี้สามารถช่วยขจัดงานเดาที่น่ารำคาญซึ่งเกี่ยวข้องกับการสื่อสารตามปกติ

แต่คุณสามารถทำได้จริง ๆ ด้วยเว็บแคม ดังนั้น ผู้ใช้ที่ดูฟีดสดยังสามารถได้รับเครื่องมือที่คล้ายกับของ Amazon Mayday ในการก้าวไปอีกขั้น ด้วยความสามารถในการวาดโดยตรงบนฟีดวิดีโอ หรืออัปโหลดแผนผังหรือไดอะแกรม พนักงานที่อยู่ห่างไกลจะได้รับคำแนะนำที่เป็นประโยชน์และเป็นประโยชน์ ถ้าท่อรั่ว ใครบางคนที่บ้านสามารถเน้นท่อนั้นให้คนงานเห็นภายในแว่นตาของเขา หรือจะดึงแผนผังขึ้นมาแสดงบนแว่นตาของพนักงานก็ได้

ตอนนี้เป็นเหมือน "การแชร์ในโลกแห่งความเป็นจริง" มากกว่า "การแชร์หน้าจอ" แต่นี่เป็นเพียงการนำแนวคิดเดียวกันไปสู่อีกระดับ และเทคโนโลยีประเภทนี้อยู่ไม่ไกลจากเราเลย

แม้กระทั่งทุกวันนี้ การแชร์หน้าจอก็ยังทรงพลัง

ก่อนที่เราจะตื่นเต้นกับสิ่งที่อาจเป็นได้ เราควรถอยออกมาแล้วจำไว้ว่าการแชร์หน้าจออยู่ที่ไหนในตอนนี้ และนั่นก็อยู่ในจุดที่ดีมาก แนวคิดนี้เรียบง่าย มีเครื่องมือมากมายที่จะทำให้เป็นไปได้ แม้แต่ Slack และ HipChat ก็เสนอการแชร์หน้าจอแบบเนทีฟ

ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะใช้งาน Contact Center และต้องการใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะใดๆ ที่เป็นไปได้เพื่อเสนอการสนับสนุนที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ หรือผู้จำหน่ายผลิตภัณฑ์ที่ต้องการเพิ่มยอดขายให้มากขึ้น การแชร์หน้าจอเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่คุณไม่ควรพลาด