VoIP Softphone: ประโยชน์, คุณสมบัติ & ผู้ให้บริการชั้นนำ

ทีมเคลื่อนที่ในปัจจุบันต้องการโซลูชัน VoIP ที่ช่วยให้พนักงานมีความยืดหยุ่นโดยไม่ต้องเสียสละความพร้อมโดยรวม

ทีมจากระยะไกลและแบบผสมผสานไม่ต้องการถูกผูกติดอยู่กับที่ตั้งทางกายภาพแห่งเดียวตลอดทั้งวันเพื่อรอสายสำคัญนั้นเข้ามา พวกเขาต้องการเข้าถึงฟีเจอร์การโทร VoIP ที่สำคัญ เช่น IVR การกำหนดเส้นทางการโทร และโปรแกรมโทรออกอัตโนมัติจากที่ใดก็ได้ อุปกรณ์ – ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานที่ไหนในวันนั้น

นี่คือจุดที่ซอฟต์โฟน VoIP เข้ามาเล่น

ข้ามไปที่ ↓

• ซอฟต์โฟนคืออะไร?
• ระบบ Softphone ทำงานอย่างไร?
• คุณสมบัติของซอฟต์โฟนยอดนิยม
• ประโยชน์ของซอฟต์โฟนที่ใหญ่ที่สุด
• ข้อเสียของซอฟต์โฟน
• ผู้ให้บริการ VoIP รายใดมีซอฟต์โฟนที่ดีที่สุด?
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับซอฟต์โฟน

ซอฟต์โฟนคืออะไร?

ซอฟต์โฟนเป็นแอปพลิเคชันที่ไม่ต้องเชื่อมต่ออุปกรณ์และดาวน์โหลดได้พร้อมอินเทอร์เฟซโทรศัพท์เสมือน ช่วยให้ผู้ใช้โทรออกและรับสายโทรศัพท์ VoIP ขาเข้าได้ทุกที่ทุกเวลา

เนื่องจากการโทรเหล่านี้เกิดขึ้นทางอินเทอร์เน็ตและไม่ใช่เครือข่าย PSTN แบบเดิม ผู้ใช้จึงสามารถเข้าถึงระบบซอฟต์โฟนบนอุปกรณ์ที่ต้องการได้ ไม่ใช่แค่โทรศัพท์ตั้งโต๊ะแบบธรรมดาเท่านั้น

ดังที่คุณเห็นจากภาพตัวอย่างด้านบน ซอฟต์โฟนมักจะดูเหมือนแป้นกดหมายเลขของโทรศัพท์ที่คุ้นเคย

อย่างไรก็ตาม ซอฟต์โฟนมาพร้อมกับคุณสมบัติและฟังก์ชันการทำงานที่มากกว่าโทรศัพท์ทั่วไป เนื่องจากเชื่อมต่อโดยตรงกับระบบโทรศัพท์ VoIP ของธุรกิจที่คุณเลือกหรือแพลตฟอร์ม UCaaS พวกเขาเสนอการโทรด้วยคลิกเดียวสำหรับผู้ติดต่อภายในและภายนอก การแจ้งเตือนการโทรแบบเรียลไทม์พร้อมข้อมูลลูกค้าอัตโนมัติที่ปรากฏขึ้นจากเครื่องมือ CRM ที่ผสานรวม การจัดคิวการโทร การโอนสาย และอื่นๆ อีกมากมาย

นอกจากฟังก์ชันการโทรด้วยเสียงแล้ว ระบบซอฟต์โฟนยังช่วยให้เข้าถึงช่องทางการสื่อสารทางธุรกิจอื่นๆ ที่รวมอยู่ในแพ็คเกจบริการ VoIP ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้สามารถโทรออก/รับสายวิดีโอ ส่งข้อความ SMS ของธุรกิจ เชื่อมต่อผ่านการส่งข้อความแชทของทีมทันที หรือแม้แต่ส่ง/รับแฟกซ์เสมือนจริง

ฟังก์ชันทั้งหมดเหล่านี้ (รวมถึงเครื่องมืออื่นๆ เช่น เครื่องมือวิเคราะห์และการทำงานร่วมกันในทีม) สามารถเข้าถึงได้จากอินเทอร์เฟซที่รวมเป็นหนึ่งเดียว ทำให้พนักงานไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่พวกเขาชื่นชอบอยู่ตลอดเวลา

ซอฟต์โฟน VoIP ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์แบบสแตนด์อโลน และการใช้งานไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่สามารถโทรออก/รับสายโดยใช้โทรศัพท์ตั้งโต๊ะมาตรฐานได้อีกต่อไป ระบบซอฟต์โฟนช่วยให้คุณมีช่องทางในการสื่อสารมากขึ้น และสำหรับหลายๆ คน ธุรกิจไม่จำเป็นต้องซื้อฮาร์ดแวร์เพิ่มเติมเลย

ซอฟต์โฟนสามารถเข้าถึงได้จากเดสก์ท็อปหรือแอปพลิเคชันมือถือของผู้ให้บริการ

ส่วนใหญ่มีโซลูชันสำหรับระบบปฏิบัติการ macOS และ Microsoft Windows รวมถึงอุปกรณ์ Apple iOS และ Android ทีมยังสามารถเข้าถึงซอฟต์โฟนได้โดยตรงจากเว็บเบราว์เซอร์ยอดนิยม เช่น Google Chrome, Firefox และ Safari

ระบบ Softphone ทำงานอย่างไร?

ระบบซอฟต์โฟนทำงานโดยใช้เทคโนโลยีวอยซ์โอเวอร์อินเทอร์เน็ตโปรโตคอล (VoIP)

ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตบรอดแบนด์ไร้สายหรือความเร็วสูง เราเตอร์หรือโมเด็ม และอุปกรณ์ใดๆ ที่มีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต ลำโพง และไมโครโฟน (ผู้ใช้บางคนเลือกที่จะซื้ออุปกรณ์เพิ่มเติม แต่ส่วนใหญ่ใช้งานได้กับ ฮาร์ดแวร์ที่มีอยู่แล้ว เซิร์ฟเวอร์ Session Initiation Protocol (SIP) เริ่มต้นเซสชัน Voice over IP แบบเรียลไทม์ โดยแปลงสัญญาณเสียงแอนะล็อกเป็นสัญญาณดิจิทัลผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ซึ่งทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้ PBX ในองค์กร ปูทางสำหรับคลาวด์ PBX พื้นฐาน

เพียงดาวน์โหลดแอปซอฟต์โฟนของผู้ให้บริการ VoIP ลงในอุปกรณ์ที่คุณเลือก ทำตามคำแนะนำการตั้งค่าพื้นฐาน และเริ่มโทรออกและรับสาย

โปรดทราบว่าซอฟต์โฟนสามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์อื่นได้ก็ต่อเมื่อทั้งผู้โทรและผู้รับมีตัวแปลงสัญญาณขั้นต่ำหนึ่งตัวที่เหมือนกันและมีโปรโตคอล Voice over IP เดียวกัน

คุณสมบัติของซอฟต์โฟนยอดนิยม

เมื่อประเมินผู้ให้บริการการสื่อสารทางธุรกิจที่มีศักยภาพ มีคุณลักษณะ VoIP ที่สำคัญหลายประการที่ควรพิจารณาเพื่อปรับปรุงการสื่อสารระยะไกล

คุณสมบัติของซอฟต์โฟนอันดับต้น ๆ ได้แก่ :

การแสดงตนของผู้ใช้

อัปเดตสถานะผู้ใช้ทั่วทั้งทีมแบบเรียลไทม์เพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันและเร่งความละเอียดของงาน

สถานะยอดนิยม ได้แก่ "ออนไลน์" "ไม่อยู่" "ห้ามรบกวน" "กำลังโทร" "ว่าง" "อยู่ในการประชุม" เป็นต้น

พักสายและรอสาย

การรอสายช่วยให้เจ้าหน้าที่ทราบเมื่อพวกเขากำลังรับสายเรียกเข้าในขณะที่กำลังโทรอยู่กับคนอื่น เป็นการแจ้งเตือนด่วนที่ช่วยให้เจ้าหน้าที่ไม่พลาดสายสำคัญหรือสายสำคัญ

หากตัวแทนต้องการรับสายครั้งที่สอง พวกเขาสามารถพักสายผู้โทรไว้ชั่วขณะในขณะที่โอนสายไปยังตัวแทนอื่นที่พร้อมให้บริการ ผู้โทรอาจถูกพักสายเมื่อรอให้ตัวแทนรับสายโทรศัพท์ในครั้งแรก

เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ถูกพักสายนานเกินไป ให้พิจารณาคุณลักษณะเพิ่มเติม เช่น การโทรกลับอัตโนมัติของลูกค้าหรือการจัดคิวการโทร

ข้อความแชททันที

เครื่องมือส่งข้อความแชทในทีมแบบทันทีช่วยให้สามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์สำหรับปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ที่สามารถตอบได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องใช้อีเมล

ช่องแชทส่วนตัวหรือสาธารณะสามารถจัดระเบียบตามทีม ชุดทักษะ แผนก โครงการ ฯลฯ สำหรับการสนทนาเชิงลึกเพิ่มเติม ผู้ใช้ควรเปลี่ยนจากข้อความแชทเป็นการโทรด้วยเสียงหรือวิดีโอได้ทันทีในคลิกเดียว

เครื่องมือส่งข้อความแชทในทีมส่วนใหญ่ยังมีฟังก์ชันการทำงานร่วมกันขั้นพื้นฐาน เช่น ไวท์บอร์ด การแชร์ไฟล์ การแท็ก/พูดถึงผู้ใช้ และการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์

โปรดทราบว่าซอฟต์โฟน VoIP บางรุ่นเท่านั้นที่จะนำเสนอการส่งข้อความแชทแบบทีมในตัว ดังนั้นผู้ใช้บางรายอาจจำเป็นต้องผสานรวมโซลูชันยอดนิยมของบริษัทอื่น เช่น Slack

การประชุมทางเสียงและสะพานการโทร

การประชุมทางเสียงเท่านั้นทำให้ผู้ใช้ซอฟต์โฟนสามารถเข้าถึงบริการการประชุมทางโทรศัพท์โดยไม่สับสนกับการซิงค์โทรศัพท์ตั้งโต๊ะจำนวนมาก โดยปกติ ผู้ใช้ตั้งแต่ 10-40 คนสามารถเข้าร่วมเซสชั่นเดียวได้โดยคลิกลิงก์ โทรออกในหมายเลขโทรศัพท์ หรือผ่าน "Call Me" (ซึ่งผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รับสายเรียกเข้าจากอุปกรณ์เพื่อเชื่อมต่อกับการประชุม)

เนื่องจากมีซอฟต์โฟนให้บริการบนเดสก์ท็อปและอุปกรณ์เคลื่อนที่ ผู้เข้าร่วมประชุมจึงสามารถเข้าร่วมได้จากทุกที่ แม้ว่าจะอยู่ห่างจากพื้นที่สำนักงานมาตรฐานก็ตาม

บริดจ์การโทรแบบทันทีเป็นอีกวิธีหนึ่งสำหรับผู้เข้าร่วมหลายรายในการเข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์จากทุกที่ เนื่องจากเป็นสายโทรศัพท์ที่เชื่อมโยงผู้เข้าร่วมเข้าด้วยกัน

แฮงเอาท์วิดีโอและการแชร์หน้าจอ

การประชุมทางวิดีโออาจไม่ใช่ฟีเจอร์ของซอฟต์โฟนทั่วไปเสมอไป แต่การผสานรวมของบริษัทอื่นกับเครื่องมือการโทรผ่านวิดีโอยอดนิยม เช่น Zoom หรือ Microsoft Teams นั้นเป็นเรื่องปกติ

คุณลักษณะนี้ช่วยให้ผู้ใช้ภายในและภายนอกสามารถพบปะแบบเห็นหน้ากันแบบเรียลไทม์จากทุกที่ในโลก สมาชิกในทีมสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น การแชร์หน้าจอ ไวท์บอร์ดเสมือนจริง การแชทในการประชุม และแม้แต่การควบคุมหน้าจอระยะไกลเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกัน

การบันทึกการโทรและการถอดเสียง

คุณลักษณะนี้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถบันทึกเสียงสนทนาด้วยตนเอง (ตามต้องการ) ได้โดยอัตโนมัติ การบันทึกเหล่านี้ซึ่งมีให้สำหรับการประชุมทางวิดีโอด้วยการบันทึกหน้าจอ ก็สามารถแชร์กับผู้ใช้รายอื่นได้หากต้องการ

การถอดเสียงการโทรของการบันทึกเหล่านี้สามารถค้นหา แชร์ แก้ไข และใช้เพื่อรวมข้อมูลการประชุมเป็นสรุปด่วนได้ อย่าลืมศึกษากฎหมายการบันทึกการโทรในรัฐของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมาย

โอนสายทางไกล

การโอนสายช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นของระบบซอฟต์โฟนโดยโอนสายไปยังหมายเลขโทรศัพท์หลายหมายเลขโดยอัตโนมัติหากหมายเลขแรกไม่ได้รับสาย

สามารถโอนสายได้ ตัวอย่างเช่น จากโทรศัพท์ตั้งโต๊ะของตัวแทน ไปยังโทรศัพท์มือถือส่วนตัว ไปยังหมายเลขโทรศัพท์บ้าน จากนั้นไปที่กล่องข้อความเสียงหรือไปที่คิวแผนกเพื่อเชื่อมต่อกับตัวแทนที่พร้อมให้บริการ

ข้อความเสียงพร้อมภาพ

Visual Voicemail ถอดความข้อความเสียงและแสดงข้อความในอินเทอร์เฟซซอฟต์โฟน โดยไม่จำเป็นต้องใช้เจ้าหน้าที่ในการฟังข้อความเสียงด้วยตนเอง

วอยซ์เมลแบบเห็นภาพสามารถส่งไปยังอีเมลของตัวแทน และอนุญาตให้เจ้าหน้าที่จัดลำดับความสำคัญของการโทรกลับและประหยัดเวลา

หมายเลขผู้โทร

หมายเลขผู้โทรจะแสดงชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของผู้โทรในปัจจุบัน ช่วยให้เจ้าหน้าที่หลีกเลี่ยงการโทรที่เป็นสแปมและจัดลำดับความสำคัญของการโทรที่พวกเขารับ

การกำหนดเส้นทางการโทร

การกำหนดเส้นทางการโทรจะส่งการโทรเข้าไปยังตัวแทนในอุดมคติตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและเส้นทางการไหลของการโทร เป็นสิ่งที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้โทรติดต่อกับตัวแทนที่มีการฝึกอบรมและความรู้เพื่อช่วยให้พวกเขาได้รับสิ่งที่ต้องการอย่างแท้จริง นอกจากนี้ยังลดเวลารอผู้โทรและป้องกันไม่ให้เจ้าหน้าที่แต่ละคนรับสายมากเกินไป ในขณะที่เจ้าหน้าที่คนอื่นๆ แทบจะไม่พูดกับใครเลย

วิธีการกำหนดเส้นทางการโทรยอดนิยม ได้แก่ :

• การกำหนดเส้นทางตามรายการ
• Round Robin Routing
• การกำหนดเส้นทางตามทักษะ
• การกำหนดเส้นทางตามความสัมพันธ์
• การกำหนดเส้นทางตามเวลา

Ring Groups และ Call Blasting

ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย – กลุ่มของตัวแทนหรือหมายเลขโทรศัพท์ของแผนกทั้งหมดที่มีชุดทักษะที่คล้ายคลึงกัน – เพื่อให้แน่ใจว่าจะรับสายเรียกเข้าโดยเร็ว

หมายเลขโทรศัพท์ของสมาชิกในกลุ่ม Ring ดังขึ้นพร้อมกัน (การโทรแบบระเบิด) และคนแรกที่รับสายจะรับสาย

การบูรณาการ CRM

การผสานรวม CRM บุคคลที่สามจะเชื่อมต่อซอฟต์แวร์ CRM ที่คุณต้องการ (Salesforce, Zoho CRM, Sugar CRM เป็นต้น) กับแอปพลิเคชันซอฟต์โฟนของคุณ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลลูกค้าหลักและข้อมูล CRM ทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้ในอินเทอร์เฟซแบบรวม

คุณลักษณะ CRM Call Pop ยอดนิยม (ดูด้านบน) ทำให้โปรไฟล์ลูกค้าของผู้โทรเข้าและข้อมูล CRM ที่สำคัญอื่น ๆ "ปรากฏขึ้น" โดยอัตโนมัติในอินเทอร์เฟซ softphone เพื่อการเข้าถึงได้ทันทีโดยไม่ต้องเปลี่ยนแอป

การแชร์รายชื่อผู้ติดต่อและการโทรด้วยคลิกเดียว

การแชร์รายชื่อผู้ติดต่อทำให้การเข้าถึงข้อมูลผู้ติดต่อภายในและเพิ่ม/อัปเดตผู้ติดต่อใหม่ง่ายกว่าที่เคย

สมาชิกในทีมสามารถสมัครรับรายชื่อผู้ติดต่อในไดเร็กทอรีของบริษัทเพื่อรับการอัปเดตข้อมูลติดต่อโดยอัตโนมัติ และสามารถแบ่งปันรายชื่อผู้ติดต่อของตนเองกับผู้อื่นได้

ในการเริ่มต้นการโทรด้วยคลิกเดียว ผู้ใช้ทั้งหมดต้องทำคือคลิกที่ชื่อผู้ติดต่อที่พวกเขาต้องการ

การตรวจสอบการโทร

การตรวจสอบการโทรช่วยให้ผู้ดูแลระบบ/ผู้จัดการรับฟังการโทรแบบเรียลไทม์ระหว่างตัวแทนและลูกค้า ผู้ดูแลระบบเหล่านี้ยังสามารถใช้การรับสายเพื่อรับสาย หรือโทรกระซิบเพื่อแนะนำตัวแทนโดยที่ผู้โทรไม่ได้ยินคำแนะนำที่ตัวแทนจะได้รับ

โหมดการโทรออกอัตโนมัติ

ระบบซอฟต์โฟนบางระบบ (โดยเฉพาะระบบที่เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์คอลเซ็นเตอร์) อาจมีโปรแกรมโทรออกอัตโนมัติที่เพิ่มความเร็วในการเจาะรายการและป้องกันไม่ให้เจ้าหน้าที่เสียเวลาระหว่างการโทรออก

โหมดการโทรออกยอดนิยม ได้แก่ โปรแกรมโทรออกล่วงหน้า โปรเกรสซีฟ และโทรออก

ผู้เข้าร่วมอัตโนมัติและ IVR

IVR (Interactive Voice Response) คือเมนูการโทรแบบโต้ตอบที่เล่นโดยอัตโนมัติเมื่อหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจได้รับสายเรียกเข้า

เป้าหมายคือส่งสายไปยังตัวแทนที่ถูกต้องตามคำตอบของผู้โทรสำหรับคำถามที่บันทึกไว้ล่วงหน้า (เรียกอีกอย่างว่า “กด 2 เพื่อเชื่อมต่อกับฝ่ายขาย)

ผู้โทรสามารถตอบสนองต่อการแจ้ง IVR ด้วยคำพูดหรือผ่านแป้นหมายเลขแบบทัชโทน

โอนสาย

การโอนสายแบบลากและวางช่วยให้ตัวแทนสามารถโทรหากันได้ง่ายๆ ในคลิกเดียว ทำให้ลูกค้าไม่ต้องรอการพักสายเป็นเวลานาน

การโอนสายเหล่านี้อาจทำให้ตาบอดหรือประกาศได้ (หมายถึงผู้รับสายใหม่จะได้ยินข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับผู้โทรและความต้องการของพวกเขาก่อนที่จะรับสาย

ประโยชน์ของซอฟต์โฟน VoIP ที่ใหญ่ที่สุด

เทคโนโลยีซอฟต์โฟนช่วยเพิ่มความคล่องตัวและความยืดหยุ่นให้กับพนักงานในด้านตำแหน่งของตัวแทนและอุปกรณ์ที่ต้องการ เครื่องมือง่ายๆ เหล่านี้ยังช่วยเพิ่มผลผลิต ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า และลดต้นทุนการดำเนินงานอีกด้วย

มาดูประโยชน์ของซอฟต์โฟนชั้นนำด้านล่างกันดีกว่า

ประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก

โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีผู้ให้บริการ Voice over IP อยู่แล้ว การเพิ่มซอฟต์โฟนในแผนของคุณ (หากยังไม่ได้รวมไว้) นั้นมีราคาไม่แพงมาก

แอพซอฟต์โฟนพื้นฐานเพิ่มเติม (เช่น Google Voice หรือ Line2) ให้บริการฟรีหรือมีแผนราคาระหว่าง $5.00-$10.00/เดือน

เนื่องจากคุณกำลังโทรศัพท์ผ่านอินเทอร์เน็ต การโทรระหว่างประเทศและทางไกลจึงมีราคาที่ถูกกว่าการใช้โทรศัพท์พื้นฐานแบบเดิมมาก ผู้ให้บริการซอฟต์โฟน VoIP หลายรายเสนอการโทรฟรีไม่จำกัดภายในสหรัฐอเมริกาและแคนาดา รวมถึงจำนวนนาทีทางไกลหรือโทรฟรีที่กำหนดไว้ต่อเดือนซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนบริการแบบชำระเงิน

นอกจากนี้ เนื่องจากซอฟต์โฟนมีอุปกรณ์เพื่อรองรับการประชุมทางโทรศัพท์ และในหลายกรณี การประชุมทางวิดีโอ คุณไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าฮาร์ดแวร์ห้องประชุมราคาแพงและคุณสมบัติเสริมอีกต่อไป แต่ทีมสามารถใช้อุปกรณ์ที่มีอยู่ต่อไปได้

การพกพาและการเคลื่อนย้าย

บางทีประโยชน์ที่คุ้มค่าที่สุดก็คือซอฟต์โฟนทำให้ผู้ใช้สามารถสื่อสารทางธุรกิจได้ทุกที่ – สิ่งที่สำคัญกว่าที่เคยเป็นมาในปัจจุบันเนื่องจากการเพิ่มขึ้นของพนักงานจากระยะไกลและแบบผสมผสาน

ผู้ใช้สามารถรับสายจากแล็ปท็อป โทรออกจากแท็บเล็ต หรือส่งข้อความแชทแบบทีมบนสมาร์ทโฟน

การพกพาระดับนี้ช่วยลดเกมที่น่าเบื่อของแท็กโทรศัพท์ระหว่างเพื่อนร่วมงานและลูกค้า นอกจากนี้ยังเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เนื่องจากผู้ใช้สามารถทำงานอื่น เข้าร่วมการประชุม หรือแม้แต่ออกจากโต๊ะทำงานโดยไม่ต้องกังวลว่าจะไม่ได้รับสาย

เนื่องจากเทคโนโลยีซอฟต์โฟนทำให้สมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา ประสบการณ์ของลูกค้าจะดีขึ้นอย่างมาก ตอนนี้ลูกค้าจะรู้สึกว่ามีความสำคัญและไว้วางใจว่าจะได้รับสายของพวกเขาในเวลาที่เหมาะสม

โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสาขาต่างๆ เช่น การดูแลสุขภาพ การจัดการการต้อนรับ และการขาย สิ่งนี้ทำให้เกิดความแตกต่าง

การสื่อสารแบบครบวงจร

การสื่อสารแบบรวมเป็นหนึ่งภายในแอปพลิเคชันซอฟต์โฟนช่วยลดความซับซ้อนและเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการสื่อสารทางธุรกิจทั้งหมด โดยการรวมช่องทางการสื่อสารที่สำคัญและเครื่องมือการทำงานร่วมกันไว้ในอินเทอร์เฟซเดียว

กล่าวอีกนัยหนึ่ง?

ทุกสิ่งที่สมาชิกในทีมต้องการเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ สามารถพบได้โดยไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแอพหรือเปิดแท็บเบราว์เซอร์มากมายพร้อมกัน

นอกจากนี้ บางครั้งอินเทอร์เฟซซอฟต์โฟนยังสามารถปรับแต่งได้ ดังนั้นผู้ใช้แต่ละคนจึงสามารถปรับเมนูและแถบด้านข้างได้ตามสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขา

ปรับปรุงการทำงานร่วมกันเป็นทีมและประสิทธิภาพ

ในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลในปัจจุบัน จำเป็นต้องรู้ว่าสมาชิกในทีมออนไลน์หรือออฟไลน์เมื่อใด

ความสามารถในการแสดงตนจะแจ้งให้ผู้ใช้ทราบเมื่อเพื่อนร่วมงานพร้อมที่จะตอบคำถามหรือต้องส่งคำขอนั้นไปที่อื่น นอกจากการแสดงตนแล้ว ระบบซอฟต์โฟนยังช่วยให้โฮสต์แฮงเอาท์วิดีโอและการประชุมได้ง่ายขึ้น ในขณะที่ใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติต่างๆ เช่น การโอนสายแบบลากและวาง ข้อความเสียงพร้อมภาพ การกำหนดค่าข้อความเสียงไปยังอีเมล และการแจ้งเตือนสายเรียกเข้า

ความเป็นส่วนตัวที่แข็งแกร่งขึ้น

เป็นเรื่องปกติในปัจจุบันที่พนักงานจะใช้สมาร์ทโฟนส่วนตัวและอุปกรณ์อื่นๆ สำหรับการโทรแบบมืออาชีพและแบบส่วนตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งการประหยัดค่าใช้จ่ายให้กับนายจ้าง

อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้สามารถนำเสนอปัญหาได้ เนื่องจากเป็นการบังคับให้สมาชิกในทีมต้องให้หมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวกับโทรศัพท์มือถือและโทรศัพท์บ้าน ซึ่งช่วยให้ลูกค้าทั้งหมด ไม่ใช่แค่ VIP สามารถติดต่อได้ตลอดเวลา

นอกจากนี้ ผู้ใช้บางคนอาจไม่ต้องการให้ผู้ติดต่อทางธุรกิจทราบหมายเลขส่วนตัวของพวกเขา

ซอฟต์โฟนนำเสนอวิธีการสื่อสารบนสมาร์ทโฟนและอุปกรณ์ส่วนบุคคลโดยไม่เปิดเผยหมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวบนหน้าจอ ID ผู้โทร หรือบังคับให้สมาชิกในทีมเปิดเผย แต่จะแสดงและแบ่งปันหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจ เพื่อรักษาข้อมูลส่วนบุคคลให้ปลอดภัย

ใช้งานง่ายและตั้งค่าได้รวดเร็ว

ไม่เป็นความลับที่ซอฟต์แวร์การสื่อสารทางธุรกิจมักจะมาพร้อมกับขั้นตอนการติดตั้งและการติดตั้งที่ซับซ้อน ใช้เวลานานในบางครั้ง

เช่นเดียวกันกับซอฟต์โฟนซึ่งอนุญาตให้ผู้ใช้เริ่มใช้งานได้ทันทีที่พวกเขาเลือกหมายเลขโทรศัพท์และชำระเงินสำหรับแผนบริการที่ต้องการ

การขาดฮาร์ดแวร์ที่จำเป็นช่วยลดเวลาในการติดตั้งอุปกรณ์ได้อย่างแท้จริง

นอกจากนี้ เนื่องจากอินเทอร์เฟซซอฟต์โฟนเลียนแบบหน้าจอการโทรของสมาร์ทโฟนมาตรฐาน (และเนื่องจากอินเทอร์เฟซการสนทนาและวิดีโอคอลดูค่อนข้างคล้ายกับเครื่องมือยอดนิยมและคุ้นเคย เช่น Slack และ Zoom) ผู้ใช้จึงสามารถใช้งานได้โดยเร็ว

ข้อเสียของซอฟต์โฟน

แม้ว่าซอฟต์โฟนจะให้ข้อดีที่ชัดเจนเหนือเทคโนโลยีโทรศัพท์แบบแข็ง แต่ก็มีข้อเสียบางประการที่ควรพิจารณาเมื่อเปรียบเทียบโทรศัพท์แบบแข็งกับซอฟต์โฟน

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดคือความสามารถในการโทรออกและรับสายเรียกเข้าและโทรออกขึ้นอยู่กับความแรงของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณ

ดังนั้น สิ่งต่างๆ เช่น ไฟฟ้าดับ พายุ หรือข้อจำกัดแบนด์วิดท์ไม่เพียงพอจะส่งผลต่อคุณภาพเสียงและความพร้อมใช้งานโดยรวม

ด้วยเหตุผลนี้ คุณอาจต้องการมีระบบโทรศัพท์สำรองแบบเดิมในสำนักงานของคุณ แม้ว่าคุณจะสามารถใช้อุปกรณ์มือถือของคุณในการโทรออกได้ ธุรกิจบางแห่งถึงกับเลือกใช้แหล่งจ่ายไฟสำรองที่จะเปิดโดยอัตโนมัติในกรณีที่ไฟฟ้าดับ

นอกจากนี้ แม้ว่าแอปซอฟต์โฟนพื้นฐานราคาไม่แพง เช่น Google Voice หรือ Bria โดย CounterPath จะมีคุณสมบัติการโทรมาตรฐาน เพื่อให้ได้ฟังก์ชันซอฟต์โฟนระดับองค์กร คุณจะต้องซื้อซอฟต์แวร์ VoIP สำหรับธุรกิจหรือองค์กร

เมื่อประเมินผู้ให้บริการการสื่อสารแบบรวมศูนย์ คุณจะพบว่าผู้ให้บริการ Voice over Internet Protocol ส่วนใหญ่มีความสามารถด้านซอฟต์โฟนเป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจโดยรวม ยังคงหมายถึงค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเพิ่มเติม

สุดท้าย เตรียมพร้อมสำหรับซอฟต์โฟนที่ต้องการการฝึกอบรมพนักงานเล็กน้อยและคาดหวังช่วงการเรียนรู้ แม้ว่าส่วนใหญ่จะใช้งานง่ายและใช้งานง่าย แต่การเรียนรู้วิธีการทำงานของซอฟต์โฟนอาจใช้เวลาสองสามสัปดาห์กว่าจะเชี่ยวชาญ

อย่างไรก็ตาม ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ระบบโทรศัพท์เสมือนจะลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานโดยรวมของธุรกิจในระยะยาว

ผู้ให้บริการ VoIP รายใดมีระบบซอฟต์โฟนที่ดีที่สุด?

เมื่อคุณรู้มากขึ้นว่าซอฟต์โฟนคืออะไร วิธีทำงาน และคุณสมบัติและประโยชน์ที่พวกเขานำเสนอ ก็ถึงเวลาเริ่มค้นหาว่าผู้ให้บริการรายใดที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ

ขั้นแรก ตัดสินใจเกี่ยวกับคุณสมบัติเฉพาะที่คุณต้องการ และจำนวนเงินที่คุณยินดีจ่ายเพื่อให้ได้มา หากคุณไม่ต้องการความสามารถขั้นสูงที่เรากล่าวถึงในโพสต์นี้ ให้เลือกแผนพื้นฐานที่มากขึ้น แต่ปรับขนาดได้ เหมาะสมที่สุด

ตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าผู้ให้บริการผสานรวมกับเครื่องมือ ระบบปฏิบัติการ และฮาร์ดแวร์ของบริษัทอื่น

ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นที่ไหน?

ตารางด้านล่างสรุปผู้ให้บริการ VoIP ชั้นนำที่มีเทคโนโลยีซอฟต์โฟน ราคา และคุณสมบัติที่พร้อมใช้งาน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับซอฟต์โฟน

ตรวจสอบรายการคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับซอฟต์โฟนทั่วไปด้านล่าง