การใช้ CLM ที่ประสบความสำเร็จ: การวางรากฐาน

การนำซอฟต์แวร์การจัดการสัญญามาใช้กับธุรกิจของคุณสำเร็จ ไม่ว่าอุตสาหกรรม ขนาดธุรกิจของคุณ หรือปัจจัยอื่นๆ จะเป็นเช่นไร ถือเป็นความพยายามที่คุ้มค่าที่จะช่วยลดชั่วโมงแรงงานด้วยตนเอง ประหยัดเงินและเวลา

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญา ไม่จำเป็นต้อง แนะนำกับธุรกิจของคุณได้ยาก

เหตุใดธุรกิจจึงควรใช้ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา

ไม่เป็นความลับที่การจัดการสัญญาทางกฎหมายเป็นการทดสอบที่ใช้เวลาอันมีค่าและบางครั้งอาจส่งผลให้ต้องเสียค่าธรรมเนียมทางกฎหมายหากทำไม่ถูกต้อง

ข้อเท็จจริงอีกประการหนึ่งคือ สัญญาในแนวธุรกิจสมัยใหม่กำลังมีความซับซ้อนมากขึ้น ไม่เพียงเท่านั้น แต่ปริมาณสัญญาที่ธุรกิจในปัจจุบันต้องจัดการเพื่อดำเนินการก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน

โดยธรรมชาติ ยิ่งสัญญาและสัญญาของเรามีความซับซ้อนมากเท่าใด ปัญหาก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

ปัญหาเหล่านี้ทวีความรุนแรงขึ้นจากปัญหาที่มีอยู่ก่อนแล้ว… ระบบการจัดการสัญญาแบบเดิมไม่เหมาะสำหรับธุรกิจในปัจจุบัน

ในยุคดิจิทัลที่เราอาศัยอยู่ การดำเนินการและกระบวนการต่างๆ ของเราง่ายขึ้นมากด้วยโซลูชันออนไลน์และซอฟต์แวร์

และเมื่อพูดถึงการจัดการสัญญา ซอฟต์แวร์วงจรการจัดการสัญญาช่วยให้จัดการสัญญาที่ล้นเกินที่สร้างปัญหาให้กับธุรกิจ ( ทุกขนาด ) ได้ง่ายขึ้นมากในปัจจุบัน

เครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาช่วยให้ธุรกิจจัดการสัญญาได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลยิ่งขึ้นด้วยการทำให้วงจรชีวิตของสัญญาทั้งหมดคล่องตัวขึ้น ตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการลงนาม ไปจนถึงการต่ออายุ ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายด้วย

หากธุรกิจหรือองค์กรของคุณยังไม่ได้ติดตั้งซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา ทางที่ดีควรทำไม่ช้าก็เร็ว

นี่คือสาเหตุหลักบางประการที่ธุรกิจควรพิจารณาดำเนินการ โซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา:

ที่เก็บข้อมูลออนไลน์

ประโยชน์หลักประการหนึ่งของซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาคือความสามารถในการจัดเก็บสัญญาทั้งหมดในฐานข้อมูลออนไลน์ ซึ่งไม่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์จริงในการจัดเก็บข้อมูล แต่ใช้ 'คลาวด์' แทน

ซึ่งหมายความว่าจะไม่มีตู้เก็บเอกสาร โฟลเดอร์คอมพิวเตอร์ กระดาษหายอีกต่อไป... เอกสารทุกฉบับจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย ( และโดยอัตโนมัติ ) ในฐานข้อมูลที่มีการรักษาความปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ดูเท่านั้น

สร้างง่าย

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญา สัญญาสามารถสร้างขึ้นตามสัญญาและเทมเพลตในอดีตที่ถูกต้องตามกฎหมาย

ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับกระบวนการสร้างสัญญาโดยใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาคือไม่ต้องใช้ปากกาและกระดาษ

ไม่มีข้อผิดพลาดที่เกิดจากฝีมือมนุษย์ ( เนื่องจากซอฟต์แวร์จะไม่อนุญาต ) และสัญญาจะถูกส่งไปเพื่อขออนุมัติโดยอัตโนมัติไปยังผู้ที่ต้องลงชื่อออก – เดินไปรอบๆ สำนักงานอย่างไร้จุดหมายเพื่อพยายามลงนามในสัญญาอีกต่อไป ปัญหา.

การแจ้งเตือนการหมดอายุ

การจัดการสัญญาเป็นเรื่องยากโดยเนื้อแท้ และหนึ่งในแง่มุมที่ยุ่งยากที่สุดคือการติดตามว่าสัญญาจะหมดอายุเมื่อใด และต้องได้รับการตรวจสอบและ/หรือต่ออายุ

โดยใช้ ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา ผู้ใช้สามารถปรับแต่งเมื่อต้องการรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับสัญญาเฉพาะ เพื่อไม่ให้เอกสารทางกฎหมายใด ๆ กลายเป็น 'ไม่ถูกต้อง' โดยที่ฝ่ายที่เกี่ยวข้องทราบ

ความช่วยเหลือทางกฎหมาย

ข้อดีอีกประการหนึ่งของซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาคือวิธีที่โปรแกรมเหล่านี้ป้องกันอุปสรรคทางกฎหมายในการร่างและลงนามในสัญญา

ปัญญาประดิษฐ์ในซอฟต์แวร์ช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีการสร้างสัญญาหากมีส่วนคำสั่งที่ไม่ 'พอดี' กับสัญญาและสิ่งที่เอกสารพยายามสร้างตั้งแต่แรก

ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาสำหรับทีมกฎหมายคือสมาชิกอีกคนหนึ่งของแผนกกฎหมายและช่วยได้มาก

การเข้าถึงแบบสากล

ตามสัญญาแบบเดิมๆ การเข้าถึงเอกสารเหล่านี้เป็นเรื่องที่ลำบาก – หากเก็บไว้ในตู้กฎหมาย บุคลากรจะต้องแสดงตัวเพื่อดูสัญญา… หากเก็บไว้ในโฟลเดอร์คอมพิวเตอร์ ไฟล์จะต้องส่งไปยังผู้ใช้เพื่อที่ พวกเขาสามารถเข้าถึงได้

เมื่อใช้โซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา ผู้ใช้ทุกคนที่มีสิทธิ์ที่ถูกต้องจะสามารถเข้าถึงสัญญาเวอร์ชันใดก็ได้ ตราบใดที่มีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต

ซึ่งหมายความว่าจะไม่มีการร้องขออีเมลหรือส่งแฟกซ์ในช่วงดึก

รายงานอัตโนมัติ

ข้อดีอีกอย่างของซอฟต์แวร์การจัดการวงจรชีวิตสัญญา เป็นรายงานอัตโนมัติที่โปรแกรมสามารถสร้างให้กับธุรกิจได้

ผู้ใช้สามารถปรับแต่งประเภทข้อมูลที่ต้องการดูในรายงาน และภายในไม่กี่คลิก ก็สามารถมีรายงานฉบับสมบูรณ์ที่เกี่ยวข้องกับสัญญาจำนวนเท่าใดก็ได้ภายในองค์กร

สัญญาเหล่านี้จะถูกส่งไปยังสมาชิกในทีมคนอื่นๆ เพื่อนำเสนอข้อมูลสำคัญ โดยไม่ต้องใช้แรงงานคน

วิธีใช้งานซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญา

เมื่อคุณทราบถึงความสำคัญของซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาและประโยชน์ของซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดใหญ่แล้ว ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถใช้โซลูชันซอฟต์แวร์เหล่านี้ในธุรกิจของคุณ:

• สร้างคำแนะนำที่เพียงพอสำหรับพนักงานและสมาชิกในทีมเพื่อช่วยให้พวกเขาเริ่มใช้ซอฟต์แวร์ได้อย่างราบรื่น
• ปรับแต่งคำแนะนำตามบทบาทของพนักงาน แผนก ฯลฯ
• มีเป้าหมายที่ชัดเจนกับสิ่งที่คุณหวังว่าจะทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา
• ระบุอนุประโยคและเทมเพลตก่อนหน้าที่สามารถติดตั้งลงในซอฟต์แวร์เพื่อให้สร้างสัญญาได้ง่าย
• รู้ว่าสัญญาประเภทใดที่คุณหวังว่าจะสร้างด้วยซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญา
• ระบุและสร้างบทบาทหลักและการอนุญาตสำหรับพนักงานทุกคน
• กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบเกี่ยวกับการบริหารสัญญา
• ติดตามและบันทึกความคืบหน้าอย่างต่อเนื่องโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา

มีประโยชน์ไม่รู้จบของซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญา ทั้งหมดนี้ทำให้ใช้เวลาและเงินในการจัดการสัญญาน้อยลง

ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาสามารถรับรองอะไรได้บ้าง

ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจต่างๆ ใช้เวลาน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในการจัดการสัญญา ทำให้มีเวลาและทรัพยากรมากขึ้นเพื่อใช้กับสิ่งที่สำคัญจริงๆ สำหรับธุรกิจ – การเติบโตและการขาย

มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา

คำแนะนำของบรรณาธิการ:

• สิ่งที่ต้องถามก่อนเซ็นสัญญาทางโทรศัพท์
• ข้อดีและข้อเสียของการใช้สัญญาอัจฉริยะ – จะสร้างสัญญาอัจฉริยะได้อย่างไร
• 6 วิธีที่เทคโนโลยีบล็อกเชนสามารถช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้
• เหตุใดใบรับรองดิจิทัลจึงมีความสำคัญต่อทีม DevOps ของคุณ