ประโยชน์สูงสุด 5 ประการของการนำโซลูชันการทำงานร่วมกันเป็นทีมผ่านอีเมล

อีเมลเป็นราชาแห่งการสื่อสารทางธุรกิจมาระยะหนึ่งแล้ว โดยก่อนหน้านี้เอาชนะโทรศัพท์ตั้งโต๊ะและโทรศัพท์ระหว่างเพื่อนร่วมงาน อีเมลช่วยให้การสื่อสารระหว่างเพื่อนร่วมงานทำได้เร็วและสะดวกยิ่งขึ้น อีเมลมีที่เดียวในการติดตามผู้ติดต่อขาเข้าและขาออกทั้งหมดของคุณ โดยพยายามจัดระเบียบทั้งหมด แต่โทรศัพท์ก็ไม่เคยหายไป และจดหมายหอยทากแบบโบราณก็เช่นกัน อีเมลอาจจะไม่หายไป แต่ควรเป็นที่พึ่งน้อยลง

การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ครั้งต่อไปในการสื่อสารในที่ทำงานดูเหมือนจะมุ่งไปที่โซลูชัน Team Collaboration Slack สร้างกระแสให้กับข่าวและอาจเป็นหนึ่งในตัวอย่างที่รวดเร็วที่สุดของการทำงานร่วมกันในทีมที่ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม อย่าเพิ่งคิดว่าโซลูชันเหล่านี้เป็น Yahoo หรือ AOL messenger รุ่นต่อไป บริการการทำงานร่วมกันในทีมเหล่านี้เปลี่ยนโฟกัสไปจากอีเมล ช่วยให้พนักงานทำงานเสร็จได้มากขึ้นและเสร็จเร็วขึ้น โดยอิงจากระบบคลาวด์ โซลูชันเหล่านี้จะเก็บไฟล์ไว้ในที่ที่คุณต้องการ และช่วยให้ข้อความของคุณคงอยู่ – ไฟล์เหล่านั้นจะอยู่ในตำแหน่งที่คุณทิ้งไว้เสมอ โซลูชันการทำงานร่วมกันในทีมช่วยให้ทีมทำอย่างนั้นได้ ร่วมมือกัน หากคุณยังไม่แน่ใจและไม่แน่ใจว่าถึงเวลาเลิกใช้อีเมลแล้วหรือยัง เราได้รวบรวมรายการสรุปประโยชน์บางประการที่นำโซลูชันการทำงานร่วมกันเป็นทีมมาใช้กับอีเมลแบบเดิม

1) ความร่วมมือที่มากกว่าแค่การสื่อสาร

อีเมลช่วยให้เราวางความคิดลงได้อย่างรวดเร็วและส่งข้อความไปพร้อม ๆ กัน ในทางกลับกัน อีเมลยังเสนอตำแหน่งเฉพาะให้กับเราเพื่อเข้าถึงการสื่อสารทั้งหมดของเรา แต่อีเมลอาศัยวิธีการแบบแยกส่วน และมักใช้ได้ผลมากกว่าในฐานะที่เป็นช่องทางเดียวในการส่งข้อมูล หากคุณมีบันทึกช่วยจำใหม่ที่จะแชร์กับทีม แสดงว่าคุณส่งบันทึกดังกล่าวในอีเมลฉบับเดียวเพื่อให้ทุกคนได้เห็น คำถามหรือคำขอใด ๆ มาจากผู้รับแต่ละคนในช่อง และสิ่งนี้พิสูจน์ได้ยากในการติดตามพวกเขาทั้งหมด

แอปการทำงานร่วมกันในทีมจัดโครงสร้างการสื่อสารของเราในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมุ่งเน้นที่เนื้อหาโดยเฉพาะ ไม่ใช่แค่ข้อความ ด้วยเนื้อหาในระดับแนวหน้า แอพการทำงานร่วมกันไม่เพียงแต่ส่งเสริมข้อมูลให้ผู้อื่นทราบเท่านั้น แต่ยังส่งผลกระทบที่ตรงกันข้ามอีกด้วย แทนที่จะส่งอีเมลฉบับเดียวถึง 10 คนด้วยการอัปเดตเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ล่าสุดของคุณ แอปสำหรับการทำงานร่วมกันจะให้คุณเริ่มห้องแชทหรือการสนทนากับ 10 คนที่จำเป็นและมีความเกี่ยวข้อง ติดป้ายกำกับว่า "Q2 Memo" วางไฟล์ลงในนั้นและดูเป็นเพื่อนร่วมงานของคุณ เริ่มต้นไม่เพียงแค่การสนทนาแต่เป็นกระบวนการของการทำงานร่วมกัน แอพแชทการทำงานร่วมกันที่ลื่นไหลฟรีช่วยให้สมาชิกแต่ละคนในทีมโต้ตอบกับกลุ่มได้โดยตรง แทนที่จะถามคำถามทีละคน โครงสร้างของโซลูชันการทำงานร่วมกันยังช่วยให้พนักงานสามารถเข้ามาทำงานได้เมื่อสะดวกที่สุด ติดตามทุกสิ่งที่พลาดไป และคอยติดตามเมื่อมีสิ่งที่เกี่ยวข้องปรากฏขึ้น อีเมลไม่อนุญาตให้ใช้โครงสร้างการสนทนาที่ลื่นไหล แต่จำกัดการทำงานร่วมกันไปมา

2) จัดระเบียบ

การสนทนาครั้งละหนึ่งรายการด้วยรายการย้อนหลังยาวๆ ทำให้ง่ายต่อการหลงทางในอีเมลหลายฉบับ “ข้อความนั้นที่สตีฟส่งถึงฉันเกี่ยวกับรายงาน TPS ใหม่นี้มาจากไหน” ก่อนที่คุณจะรู้ตัว เวลาผ่านไป 15 นาทีแล้ว และคุณยังไม่พบไฟล์แนบที่คุณต้องการอย่างยิ่งก่อนการประชุม! แอปการทำงานร่วมกันทำให้การจัดระเบียบเป็นเรื่องง่าย เนื่องจากสร้างขึ้นจากแนวคิดในการจัดระเบียบด้วยเนื้อหาและไฟล์ที่อยู่ในห้องของคุณโดยตรง ด้วยความสามารถในการจัดระเบียบโปรเจ็กต์และทีมในห้องหรือการสนทนาที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งช่วยลดเวลาในการค้นหาอีเมลที่แตกต่างกัน 15 ฉบับจากบุคคลเดียวกัน เพื่อค้นหาอีเมลที่เกี่ยวข้องเพียงฉบับเดียว หรือสายข้อมูลเฉพาะ แต่ด้วยโซลูชัน Team Collaboration คุณสามารถเข้าไปในห้องที่มีป้ายกำกับชัดเจนและค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้โดยการเลื่อนดูเนื้อหา

นอกเหนือจากการสื่อสารที่เป็นระเบียบแล้ว แอป Team Collaboration ยังมีฟังก์ชันการค้นหาที่มีประสิทธิภาพเพื่อกรองข้อความที่เขียนและไฟล์ใดๆ ที่จัดเก็บไว้ในห้อง เนื่องจากแอปการทำงานร่วมกันเหล่านี้ทำงานอย่างต่อเนื่อง การสนทนาที่คุณมีเมื่อสองวันก่อนจึงไม่หายไป คุณเพียงแค่เลื่อนขึ้นและดูว่า Steve บอกคุณเกี่ยวกับการประชุมอย่างไร ห้องเดี่ยวเหล่านี้สำหรับโครงการเฉพาะหรือการทำงานร่วมกันกับเพื่อนร่วมงานเฉพาะหมายถึงการอยู่เหนือโครงการนั้นง่ายพอ ๆ กับการส่งข้อความด่วนในห้องที่เกี่ยวข้อง และส่งเสริมการทำงานร่วมกันอีกครั้ง – ทุกฝ่ายสามารถดูข้อความและพูดคุยได้หากจำเป็น และเมื่อใด พวกเขาได้รับโอกาสดีที่สุด ไม่มีเวลาแล้วสำหรับการเริ่มต้นเธรดอีเมล การ CC ผิดคน หรือครึ่งทางของการสังเกตเห็นการสนทนาของคุณหายไปครึ่งทีม

3) ความคงอยู่ผ่านเมฆ

ฉันยังคงอ้างถึงแนวคิดเรื่องความพากเพียรนี้ แต่จริงๆ แล้วหมายความว่าอย่างไร ทุกอย่าง (ข้อความ ไฟล์ การประชุม) ที่ส่งและรับในแอป Team Collaboration เหล่านี้ถูกจัดเก็บไว้ในคลาวด์ ยังคงอยู่และเข้าถึงได้โดยลูกค้าทั้งหมดจากทุกที่ ด้วยการจัดการทุกอย่างในเครือข่ายคลาวด์ ทุกอย่างสามารถคงอยู่ที่เดิม ไม่ว่าคุณจะเข้าถึงด้วยอุปกรณ์ใด และไม่เหมือนอีเมล แอปการทำงานร่วมกันเหล่านี้ไม่ได้มีแค่ตัวต่อตัว แต่อนุญาตให้แชทเป็นกลุ่มที่อยู่บนมือถือตลอดเวลาและเปิดตลอดเวลา หากคุณต้องการทำงานให้เสร็จและแก้ปัญหา คุณต้องมีมากกว่าหนึ่งคนเพื่อเข้าร่วมการสนทนา และแอปการทำงานร่วมกันเป็นทีมเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมสามารถทำงานเป็นกลุ่มได้ แต่เมื่อขนาดของกลุ่มเติบโตขึ้น โอกาสที่ทุกคนออนไลน์พร้อมกันเพื่ออ่านข้อความของคุณก็น้อยมาก นี่เป็นอีกครั้งที่ธรรมชาติที่คงอยู่ของเมฆเข้ามา

ด้วยแอป Team Collaboration ระหว่างไคลเอนต์เดสก์ท็อป ไคลเอนต์โทรศัพท์มือถือ หรือแม้แต่ไคลเอนต์เว็บเบราว์เซอร์ออนไลน์ เป็นไปได้ที่จะเชื่อมต่อบนอุปกรณ์ใดก็ได้ ทุกที่ เมื่อรวมกับการแชทแบบต่อเนื่องและการโฮสต์ไฟล์ การเข้าถึงข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อทำงานให้เสร็จสามารถเกิดขึ้นได้ในทันที ขาดวันที่สำนักงาน? เปิดแอปบนโทรศัพท์ของคุณและติดตามข่าวสารอยู่เสมอในขณะที่ระบบคลาวด์ดึงข้อความทั้งหมดที่คุณพลาดไป ลืมแล็ปท็อปที่มีรายงาน TPS ที่อัปเดตในสำนักงานหรือไม่ ไม่มีปัญหา เพียงลงชื่อเข้าใช้แอปการทำงานร่วมกันในทีมบนสมาร์ทโฟนหรือแม้แต่คอมพิวเตอร์ที่บ้าน มองเข้าไปในห้องที่ไฟล์ถูกทิ้งและดาวน์โหลดลงในอุปกรณ์ของคุณ

4) ปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

แอปการทำงานร่วมกันเป็นทีมเหล่านี้ไม่ได้เป็นเพียงโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีของโรงเรียนรุ่นเก่าที่สวยงามกว่าเท่านั้น แต่ยังมอบประสบการณ์การทำงานร่วมกันที่ปรับแต่งได้และทรงพลัง ด้วยความคิดสร้างสรรค์ของนักพัฒนาและ API ที่จัดหาให้ ทีมงานสามารถปรับแต่งโซลูชันของตนได้อย่างเต็มที่เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ไม่เหมือนใครอย่างแท้จริง และเชื่อมช่องว่างระหว่างเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอื่นๆ การเพิ่มเติมง่ายๆ เช่น แชทบ็อตช่วยให้ผู้ใช้สามารถเก็บรายการงานต่อเนื่องในห้องการทำงานร่วมกัน หรือตั้งระบบเตือนความจำ หรือแม้แต่ทำให้การแชร์ไฟล์ทำได้ง่ายขึ้น การเพิ่มเช่นเทคโนโลยี Watson ของ IBM ให้กับ Cisco Spark จะทำให้เกิดผู้ช่วยส่วนตัวในระดับใหม่ที่อยู่ภายในแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของคุณ

อีกขั้นหนึ่งคือพลังของการบูรณาการ ด้วยการผสานรวมกับแอปพลิเคชันงานยอดนิยมจาก Office 365 และ DropBox ไปจนถึงการผสานรวมกับ CRM ยอดนิยมอย่าง Salesforce และ Zendesk ทีมสามารถสร้างแอปการทำงานร่วมกันของตนเองที่ทำงานร่วมกับแอปอื่นๆ ที่พวกเขาใช้อยู่แล้วได้ การผสานรวมทำให้สามารถปรับแต่งอีเมลได้เองซึ่งไม่สามารถทำได้ การเชื่อมโยง Salesforce กับแอปการทำงานร่วมกันโดยตรงสามารถสร้างห้องสนทนาใหม่ทุกครั้งที่มีการเปิดตั๋วการโทรใหม่ เพื่อให้พนักงานสามารถเขียนข้อมูลที่จำเป็น วางไฟล์ที่จำเป็น และติดตามการโทรหรือความคืบหน้าของตั๋ว เนื่องจากห้องเหล่านี้มีความต่อเนื่องและเชื่อมโยงกับ Salesforce ข้อมูลทั้งหมดจึงยังคงอยู่แม้หลังจากการโทร หากคุณต้องการความช่วยเหลือจากตัวแทนรายอื่น เพียงเพิ่มตัวแทนหรือสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องไปที่ห้องแล้วเริ่มทำงานร่วมกัน! สิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยการผสานรวมและแชทบอทนั้นถูกจำกัดด้วยความคิดสร้างสรรค์ของคุณเท่านั้น

5) ไฟล์อยู่ในแอพ

ด้วยเนื้อหาที่อยู่ในระดับแนวหน้าของการทำงานร่วมกัน การวางไฟล์เป็นเพียงส่วนหนึ่งของสิ่งที่ทำให้โซลูชันการทำงานร่วมกันเหล่านี้มีประสิทธิภาพมากสำหรับกลุ่มที่ต้องการทำงานให้เสร็จลุล่วงมากขึ้น เนื้อหาเป็นศูนย์กลางของงานที่ทำอยู่ และเมื่อแชร์บนแอปการทำงานร่วมกัน ไฟล์จะอยู่ในห้องโดยตรง ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถดำเนินการ ตอบสนอง และเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ได้อย่างต่อเนื่อง คุณส่งอีเมลไปกี่ครั้งแล้ว แต่ลืมแนบไฟล์แนบ ที่จะไม่เกิดขึ้นอีกกับแอปการทำงานร่วมกันเป็นวิธีการสื่อสารหลักของคุณ

ไม่จำเป็นต้องส่งไฟล์เป็นไฟล์แนบในข้อความ และสามารถลากและวางโดยตรงในห้องหรือการสนทนาของคุณได้โดยตรง ด้วยพลังของคลาวด์และการส่งข้อความที่ต่อเนื่อง ไฟล์แนบจะไม่สูญหายไปในกลุ่มอีเมลที่ยาวกว่ากล่องจดหมายของคุณ การแชร์ไฟล์ผ่านอีเมลช่วยเพิ่มความยุ่งเหยิง และต้องการให้พนักงานคอยดูแลกล่องจดหมายเพื่อดึงพวกเขาออกจากที่ทำงาน อีกครั้งด้วยความคงอยู่ในทุกแพลตฟอร์ม ไฟล์สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา พร้อมกับการทำงานร่วมกันและการทำงานที่เข้ากันได้

บรรทัดล่าง

เมื่อสถานที่ทำงานเปลี่ยนไป เครื่องมือที่เราใช้ทำงานให้เสร็จก็เช่นกัน อีเมลเคยเป็นราชา เลิกใช้โทรศัพท์และแม้แต่แฮงเอาท์วิดีโอเพื่อไม่พลาดการติดต่อ แอป Team Collaboration นำเสนอการเปลี่ยนแปลงใหม่ในวิธีที่เราทำงานให้สำเร็จ ความต่อเนื่องของการส่งข้อความและการแชร์ไฟล์ที่ทรงพลังทำให้เนื้อหาอยู่ในโฟกัส และส่งเสริมการทำงานร่วมกันอย่างเป็นธรรมชาติระหว่างสมาชิกในทีมไม่ว่าจะอยู่ที่ใด

แม้ว่าจะไม่สามารถแทนที่อีเมลได้อย่างแท้จริง แต่แอป Team Collaboration และ Business Messaging จะทำงานเพื่อเสริมอีเมลจำนวนมากในแต่ละวัน และทำให้กล่องจดหมายของคุณไม่เกะกะ การประชุมจะเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ทันที และประสิทธิภาพสามารถไปถึงระดับใหม่เมื่อการทำงานร่วมกันเป็นโฟกัส หากคุณคิดว่าแอป Team Collaboration จะเหมาะกับธุรกิจของคุณ คุณสามารถดูรายละเอียดของผู้ให้บริการแต่ละรายและบริการของพวกเขาได้ เพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกที่ดียิ่งขึ้นว่าแพลตฟอร์มใดทำงานได้ดีที่สุด คุณยังสามารถดูชุดเปรียบเทียบ Chat Wars ที่เรานำ Cisco Spark และ HipChat มาเทียบกับแอปการทำงานร่วมกันยอดนิยมอย่าง Slack