แอพส่งข้อความของทีมพร้อมแล้ว — นี่คือวิธีค้นหาแอปที่ใช่สำหรับทีมของคุณ

แอพส่งข้อความในทีมไม่ได้ใหม่อย่างเหลือเชื่อ แต่เมื่อ Slack เริ่มใช้งาน พวกเขากลายเป็นหนึ่งในเครื่องมือการทำงานร่วมกันในที่ทำงานที่แพร่หลายที่สุดอย่างรวดเร็ว ณ จุดนี้ พูดได้อย่างปลอดภัยว่าหลายทีมจะพบว่าตัวเองหายไปท่ามกลางมหาสมุทรแอพส่งข้อความและการทำงานร่วมกันหากพวกเขาต้องการนำโซลูชันใหม่มาใช้

ด้วยตัวเลือกมากมายที่มีอยู่ คุณจึงไม่สามารถตัดสินใจได้ว่าโซลูชันใดเหมาะกับทีมของคุณมากที่สุด ขออภัย เว้นแต่ธุรกิจของคุณเป็นองค์กรขนาดใหญ่ ทรัพยากรสำหรับ CTO โดยเฉพาะนั้นไม่มีอยู่จริง แล้วทีมของคุณกรองผ่านตัวเลือกเขาวงกตนี้อย่างไร? พวกเขาเริ่มเข้าใจได้อย่างไรว่าโซลูชันใดเหมาะกับความต้องการและวัฒนธรรมในที่ทำงานของคุณมากที่สุด

นี่คือแนวคิดเบื้องหลังซีรีส์ Chat Wars แบบตัวต่อตัว ซึ่งเราเปรียบเทียบทางเลือกยอดนิยมกับ Slack ซึ่งถือว่าอยู่ในจุดนี้เป็นมาตรฐาน อย่างไรก็ตาม ยังอาจเป็นเรื่องยากที่จะสรุปว่าควรเน้นไปที่แอป 2 แอปใด ท้ายที่สุด ก็มีคู่แข่งรายใหม่โผล่ขึ้นมาอย่างต่อเนื่อง เช่น จางจากอวาย่า นั่นคือเหตุผลที่เรามาที่นี่ — เพื่อช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจว่ามีวิธีแก้ปัญหาเหล่านี้อย่างไร และทำอย่างไรจึงจะเข้าใจได้ทั้งหมด

ทำไมทีมของคุณควรรำคาญ?

เหตุใดจึงต้องใช้แอปส่งข้อความและการทำงานร่วมกันของทีม ท้ายที่สุดอีเมลและโทรศัพท์ก็สามารถทำงานให้เสร็จได้ใช่ไหม การโทรศัพท์ทำให้สามารถสื่อสารได้ทันทีและเรียลไทม์ (หากอีกฝ่ายรับสาย) อีเมลช่วยให้เราสามารถรวมบทสนทนายาวๆ เมื่อเวลาผ่านไป และรวมไฟล์และลิงก์ที่เกี่ยวข้อง แล้วข้อตกลงคืออะไร ทำไมเราถึงทิ้งสิ่งที่เรารู้ว่าใช้ได้ผล

แน่นอน ฉันไม่ใช่คนแรกที่ชี้ให้เห็นว่าวิธีการทำงานของเรากำลังเปลี่ยนแปลงไป และอย่างมากก็เป็นเช่นนั้น ในขณะที่ฉันไม่ชอบลักษณะทั่วไป เนื่องจากเป็นยุคมิลเลนเนียล ฉันสามารถเข้าใจความต้องการ หรือแม้แต่ความต้องการ สิ่งที่เป็นแอพส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีในที่ทำงาน เมื่อฉันได้รับการแนะนำให้รู้จักกับ Slack ครั้งแรก ฉันไม่เข้าใจโฆษณา ฉันยังไม่ได้ ในระดับหนึ่ง แต่นั่นเป็นเรื่องที่แตกต่างกันสำหรับวันที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม อย่างน้อยฉันก็เข้าใจความ ต้องการ บางอย่างเช่น Slack ในสำนักงาน

ประโยชน์ที่ได้รับมากกว่าการสื่อสารแบบดั้งเดิม

ฉันใช้โปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีตั้งแต่ฉันรู้จักอินเทอร์เน็ต และ Slack ดูเหมือนจะเป็นเวอร์ชันเก่าที่ค่อนข้างเก่า และนั่นก็เป็นสิ่งที่ดี รุ่นของฉันมีความชำนาญด้านเทคโนโลยี และ ณ จุดนี้ เป็นเรื่องปกติอย่างสมบูรณ์ที่จะดำเนินการสนทนาแบบเต็มผ่านข้อความหรือแอปแชทสำหรับผู้บริโภค

แม้ว่าการแชทอย่างต่อเนื่องและแพลตฟอร์มระบบคลาวด์ที่ขับเคลื่อนทุกสิ่งจะเป็นเรื่องใหม่ แต่ แนวคิด นี้ไม่ใช่ ฉันไม่รีรอที่จะเรียกโซลูชันเหล่านี้ว่า "ลูกค้า IRC ที่น่ารัก" เหตุใดทีมของคุณจึงควรใส่ใจกับหนึ่งในแอปเหล่านี้ ฉันได้โพสต์เชิงลึกเกี่ยวกับประโยชน์ต่างๆ แต่โดยสรุปแล้ว แอปการส่งข้อความในทีมอนุญาตสำหรับ:

• การทำงานร่วมกันที่มากกว่าแค่การสื่อสาร: แอปการทำงานร่วมกันในทีมจัดโครงสร้างการสื่อสารของเราในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมุ่งเน้นที่เนื้อหาโดยเฉพาะ ไม่ใช่แค่ข้อความ อีเมลถูกเก็บกักและรก การโทรศัพท์เป็นเพียงการสนทนาที่หายวับไปในอากาศ
• แอพส่งข้อความส่งเสริมองค์กร: อย่างที่ฉันพูด อีเมลอาจยุ่งเหยิงเร็วมาก ฉันแน่ใจว่าเราทุกคนรู้ดีถึงความน่าสะพรึงกลัวของการขุดผ่านกลุ่มอีเมลขนาดใหญ่ CC ที่หายไป ไฟล์ที่หายไป อะไรก็ตาม แอปการทำงานร่วมกันช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดระเบียบพื้นที่ทำงานและแบ่งส่วนงานให้กับทีม การสนทนา หรือโครงการเฉพาะได้
• ความคงอยู่ผ่านคลาวด์: ทุกอย่างถูกเก็บไว้ในคลาวด์ และบริบทและการสื่อสารทั้งหมดของคุณมีความสอดคล้องกันอย่างสมบูรณ์ไม่ว่าคุณจะเข้าถึงแอพจากที่ไหนหรือเมื่อไหร่ เริ่มแชทบนคอมพิวเตอร์ หยิบโทรศัพท์ขึ้นมาดื่มกาแฟ และสนทนาต่อไปโดยไม่พลาดแม้แต่จังหวะเดียว ทั้งหมดนี้บันทึกไว้ในระบบคลาวด์ แม้แต่ไฟล์และโครงการของคุณ และยังคงอยู่เกือบตลอดไป
• การปรับแต่งที่เข้มข้น: แอปการทำงานร่วมกันในทีมเหล่านี้ไม่ได้เป็นเพียงโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีของโรงเรียนรุ่นเก่าที่สวยงามกว่าเท่านั้น แต่ยังมอบประสบการณ์การทำงานร่วมกันที่ปรับแต่งได้และทรงพลัง ด้วยความคิดสร้างสรรค์ของนักพัฒนาและ API ที่จัดหาให้ ทีมงานสามารถปรับแต่งโซลูชันของตนได้อย่างเต็มที่เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ไม่เหมือนใครอย่างแท้จริง และเชื่อมช่องว่างระหว่างเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอื่นๆ
• บริบทอยู่ในมุมมองเสมอ: ไฟล์ที่แชร์ ฉบับร่าง การประชุมด่วน และการอัปเดตโครงการทั้งหมดของคุณถ่ายทอดสดโดยตรงภายในแอปแชทของคุณ ด้วยเนื้อหาที่อยู่ในระดับแนวหน้าของการทำงานร่วมกัน การวางไฟล์เป็นเพียงส่วนหนึ่งของสิ่งที่ทำให้โซลูชันการทำงานร่วมกันเหล่านี้มีประสิทธิภาพมากสำหรับกลุ่มที่ต้องการทำงานให้เสร็จลุล่วงมากขึ้น เนื้อหาเป็นศูนย์กลางของงานที่ทำอยู่ และเมื่อแชร์บนแอปการทำงานร่วมกัน ไฟล์จะอยู่ในห้องโดยตรง

ทีมของคุณพึ่งพาอะไรอยู่แล้ว?

จุดเริ่มต้นแรกคือการตัดสินใจว่าธุรกิจของคุณต้องการโซลูชันการส่งข้อความและการทำงานร่วมกันของทีมหรือไม่ หรือว่าทีมของคุณต้องการอะไรจากเครื่องมือเหล่านี้ เรารู้อยู่แล้วว่ามันมีประโยชน์เพียงใดเมื่อทำงานร่วมกันผ่านอีเมลและโทรศัพท์ แต่ ณ จุดนี้ การเรียกโซลูชันเหล่านี้ว่า "แอปแชทอย่างง่าย" ไม่ได้เป็นเรื่องที่ต้องคิดเลย

แม้แต่ Slack ก็เติบโตขึ้นเพื่อรวมแฮงเอาท์วิดีโอและการแชร์หน้าจอ ในขณะเดียวกัน ตัวเลือกอื่นๆ เช่น Cisco Spark จะเน้นที่คุณสมบัติการทำงานร่วมกันจำนวนมากตั้งแต่เริ่มต้น ตัวเลือกบางตัวในตลาดอาจจมปลักเกินกว่าจะพยายามยัดเยียดให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ในแอปเดียว สาเหตุส่วนหนึ่งที่ Slack ประสบความสำเร็จก็เพราะว่าตอนแรกพวกเขามุ่งเน้นที่ฟังก์ชัน เฉพาะ อย่างใดอย่างหนึ่ง

ทำความเข้าใจว่าทีมของคุณทำอะไรและไม่ต้องการอะไร

การประชุมทางวิดีโอเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังอย่างเหลือเชื่อในการส่งเสริมการทำงานร่วมกันอย่างลึกซึ้งเมื่อไม่สามารถส่งข้อความหรือโทรศัพท์ได้ แต่ถ้าทีมของคุณมีขนาดเล็กและมักจะอยู่ในสำนักงานเดียวกัน ทำไมต้องจ่ายเงินสำหรับมัน?

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการช่วยแจกแจงสิ่งที่ทีมของคุณต้องการคือการระบุวิธีทำงานของคุณ และแม้กระทั่งขอให้พนักงานของคุณระบุเครื่องมือที่พวกเขาใช้อยู่ในปัจจุบัน และเหตุผล ฟังก์ชันการทำงานร่วมกันและการส่งข้อความที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่:

• แชทถาวรในทุกอุปกรณ์
• ห้องสนทนาส่วนตัวเพื่อจัดระเบียบเนื้อหาและการสนทนา
• ส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่เข้าใจง่ายและประสบการณ์ผู้ใช้ที่เรียบง่าย
• การแชร์ไฟล์แบบเรียลไทม์ด้วยการลากและวางง่ายๆ
• บูรณาการกับแอพและโซลูชั่นอื่น ๆ
• วิดีโอแชท การแชร์หน้าจอ และการโทรด้วยเสียงในบางครั้ง

เป็นไปได้อย่างยิ่งที่ทีมของคุณจะเริ่มใช้โซลูชันของตนเองเพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ หรือทีมของคุณกำลังเล่นกลระหว่างอีเมล, Skype, โทรศัพท์ และ Dropbox เพื่อทำทุกอย่างให้เสร็จสิ้น

เมื่อคุณมีแนวคิดแล้วว่าเครื่องมือใดที่ทีมของคุณต้องการเพื่อทำงานให้สำเร็จลุล่วง คุณสามารถโฟกัสด้วยเลเซอร์ที่คุณลักษณะเฉพาะที่ทีมของคุณต้องการ และข้ามสิ่งที่ไม่ต้องการใช้ วิธีนี้จะช่วยให้การค้นหาของคุณง่ายขึ้นด้วยการลบโซลูชันที่ไม่เข้ากับใบเรียกเก็บเงิน ตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณไม่เคยใช้การประชุมทางวิดีโอ โซลูชันที่มีวิดีโอในระดับแนวหน้าจะไม่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ

เปรียบเทียบตัวเลือกของคุณ

ตอนนี้ คุณมีแนวคิดแล้วว่าทีมของคุณสามารถได้รับประโยชน์จากอะไร เราจะมาดูวิธีเปรียบเทียบโซลูชันต่างๆ อย่างละเอียดยิ่งขึ้น ในการแข่งขันครั้งก่อนของเรา เรามักจะเน้นที่ประเด็นสำคัญบางประการเพื่อเสนอการจับคู่แอปเปิ้ลกับแอปเปิ้ลที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ตามเกณฑ์ที่เราใช้อยู่ โดยทั่วไปเราจะแสดงรายการคุณลักษณะและฟังก์ชันตลอดจนลักษณะการใช้งานแอป การจัดระบบให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ และค่าใช้จ่ายทั้งหมดเป็นเท่าใด มาแบ่งพวกเขาทีละคน

รวมคุณสมบัติและฟังก์ชั่น

เราได้กล่าวถึงสิ่งนี้เล็กน้อยในส่วนก่อนหน้า แต่ก็ควรเน้นย้ำอีกครั้งในเชิงลึก แอปเหล่านี้จำนวนมากจะเน้นที่แนวคิดเดียวและสร้างขึ้นจากแนวคิดนั้น เช่น Slack หรือบางแอปจะพยายามนำเสนอฟีเจอร์และฟังก์ชันเล็กๆ น้อยๆ ให้คุณในรูปแบบ "หนึ่งขนาดเหมาะกับทุกคน" ขึ้นอยู่กับว่าทีมของคุณทำงานอย่างไรและสื่อสารกันอย่างไร สิ่งนี้จะตัดผู้แข่งขันบางรายออกอย่างรวดเร็ว

แม้แต่ Slack ได้เริ่มขยายรายการคุณลักษณะ: ครั้งหนึ่งเคยเป็นแอปสื่อสารการแชท ตอนนี้มีวิดีโอและการโทรด้วยเสียงแบบเนทีฟ ในทางกลับกัน โซลูชันเช่น GoToMeetings หรือ Chime ใหม่ของ Amazon เป็นตัวเลือกที่เน้นวิดีโอเป็นหลัก โซลูชันอื่นๆ เช่น Glip ให้ความสำคัญกับแนวคิดเรื่องการทำงานร่วมกันและการแชร์ไฟล์ เช่นเดียวกับ Microsoft Teams ซึ่งสร้างจากระบบนิเวศของ Office 365 ที่มีอยู่

การบูรณาการและความยืดหยุ่น

คุณลักษณะบางอย่างของแอปการส่งข้อความในทีมไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งที่พวกเขาทำโดยกำเนิด แต่ทีมของคุณสามารถปรับเปลี่ยนแอปได้ตามต้องการและสร้างโซลูชันเฉพาะของตนเองเกือบทั้งหมด การบูรณาการเป็นหนึ่งในแนวโน้มการทำงานร่วมกันเป็นทีมที่ใหญ่ที่สุดในปี 2560 อย่างง่ายดาย เนื่องจากจะช่วยให้เราประหยัดเวลาได้มากและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การผสานรวมช่วยให้เราสามารถเชื่อมต่อกับสองแพลตฟอร์มที่แตกต่างกันเพื่อเข้าร่วมคุณลักษณะและฟังก์ชันต่างๆ

โดยไม่ต้องสงสัย การผสานรวมและความยืดหยุ่นโดยรวมของแพลตฟอร์มเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดบางประการที่ควรพิจารณาเมื่อมองหาโซลูชัน ตัวอย่างเช่น Slack มีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะเปลี่ยนแอปให้เป็นโซลูชันการจัดการผู้ปฏิบัติงานระยะไกลทั้งหมด Slack มีไลบรารีการผสานรวมที่พร้อมใช้งานทันทีที่ใหญ่ที่สุด และมันจะเติบโตต่อไปเท่านั้น ในขณะเดียวกัน โซลูชันที่รู้จักกันน้อยกว่าจะมีรายการเล็กกว่า และอาจซับซ้อนกว่าที่จะพัฒนาเพื่อ

ประสบการณ์ผู้ใช้และความง่ายในการใช้งาน

ฉันยังคงกลับมาที่วลีนี้ แต่เป็นความจริงทั้งหมด: หากผลิตภัณฑ์หรือโซลูชันของคุณไม่ง่ายและบางครั้งก็สนุกกับการใช้ ผู้คนก็จะไม่ใช้มัน Apple ตอกย้ำสิ่งนี้ไว้บนหัว และเข้าใจ UX ก่อนสิ่งอื่นใด การออกแบบและอินเทอร์เฟซผู้ใช้ก็มีความสำคัญเช่นกัน แต่ UX และ UI มักจะไปด้วยกัน - ด้วย UI ที่ไม่ดีจะทำให้ผู้ใช้ได้รับประสบการณ์ที่ไม่ดี จริงๆ แล้ว เราพูดถึง UI แต่เน้นหนักที่ UX ที่นำมา

นอกเหนือจากตัวเลือกการออกแบบแล้ว ประสบการณ์ของผู้ใช้ยังได้รับอิทธิพลจากปัจจัยหลายประการ สิ่งเหล่านี้มีตั้งแต่คุณสมบัติดั้งเดิมที่แพลตฟอร์มนำเสนอ ไปจนถึงความง่ายในการเข้าถึงเมนูและการตั้งค่าการปรับแต่ง แต่ยังรวมถึงความสม่ำเสมอของการแจ้งเตือนและแง่มุมเล็กๆ น้อยๆ เช่น การส่งข้อความแบบเธรด หรือเครื่องมือค้นหาที่ตอบสนอง แอปพลิเคชันเหล่านี้บางตัวพยายามปรับให้เข้ากับทุกคุณสมบัติในข้อเสนอเดียว หรือพยายามออกมาพร้อมกับการออกแบบที่ล้ำสมัย — และประสบการณ์ของผู้ใช้ปลายทางต้องทนทุกข์ทรมาน

ราคาและข้อจำกัด

ตอนนี้นักเตะตัวจริงและประเด็นที่สำคัญที่สุดในตอนท้ายของวันคือจำนวนเงินที่คุณจะใช้แก้ปัญหาได้ แน่นอน เราทุกคนต้องการประหยัดเงิน และรับผลตอบแทนที่ดีที่สุด และแอพส่งข้อความเหล่านี้ก็ไม่ต่างกัน ขึ้นอยู่กับโครงสร้างการกำหนดราคา จำนวนแผนบริการที่พร้อมใช้งาน และแม้ว่าผู้ใช้จะถูกเรียกเก็บเงินอย่างไร คุณลักษณะที่รวมไว้จะเปลี่ยนแปลงไป – ผู้ให้บริการบางรายจะวางข้อจำกัดเทียมสำหรับแผนที่ถูกกว่า

ตอนนี้เป็นเรื่องปกติ — มันเป็นวิธีการทำงานของโมเดล freemium: คุณต้องการสิ่งจูงใจให้ผู้ใช้อัปเกรดเมื่อจำเป็น อย่างไรก็ตาม เป็นที่น่าสังเกตว่าผู้ให้บริการบางรายมีอิสระมากกว่าผู้ให้บริการรายอื่นๆ เล็กน้อย เมื่อพูดถึงฟีเจอร์และฟังก์ชันการทำงานที่รวมอยู่ ตลอดจนโครงสร้างราคา ตัวอย่างเช่น Slack ล็อกแผนบางรายการที่ถูกกว่าด้วยข้อจำกัดขนาดใหญ่ แต่ยังขึ้นชื่อว่าเรียกเก็บเงินจากธุรกิจสำหรับผู้ใช้ ACTIVE เท่านั้น ไม่ใช่แค่สมาชิกทุกคนในธุรกิจของคุณที่มีบัญชีที่ได้รับมอบอำนาจ

วางมันทั้งหมดเข้าด้วยกัน

เมื่อคุณเข้าใจวิธีการทำงานของทีมและเครื่องมือที่พวกเขาต้องการแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มการค้นหา แนวทางที่ชัดเจนที่สุดอาจเป็นการค้นหาโดย Google แบบง่ายๆ โดยใช้รายการหรือสเปรดชีต Excel เพื่อติดตามตัวเลือกที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่คุณพบ

การสร้างรายการดำเนินการรวมถึงคุณลักษณะหลักทั้งหมดที่ทีมของคุณต้องการจะเป็นประโยชน์ และตรวจสอบว่าแต่ละโซลูชันในรายการของคุณมีคุณลักษณะนั้นหรือไม่ หรือแม้แต่คิดค่าใช้จ่ายเฉพาะก็ตาม อย่ากลัวที่จะกระตุ้นผู้ให้บริการเหล่านี้ในสายสนับสนุนของพวกเขาเช่นกันเพื่อทำความเข้าใจว่าบริการของพวกเขาเป็นอย่างไรและการสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพอาจเป็นไปได้ในกรณีฉุกเฉิน

ลองก่อนซื้อ

อย่ากลัวที่จะดาวน์โหลดแอปเวอร์ชันทดลองหรือเวอร์ชันทดลองใช้ฟรี ให้ลองก่อนตัดสินใจซื้อเป็นกลยุทธ์ที่มั่นคงเสมอ นั่นคือเหตุผลที่บริษัทรถยนต์เสนอให้ทดลองขับ แทบทุกโซลูชันการส่งข้อความในตลาดจะเสนอรุ่นทดลองหรือรุ่นฟรีเมียม

ทีมของคุณสามารถลองใช้เครื่องมือต่างๆ หมุนเวียน หรือลองใช้เครื่องมือที่ดูดีที่สุดเพื่อดูว่าจะติดหรือไม่ บทวิจารณ์เชิงปฏิบัติของเราประกอบด้วยการเล่น การคลิก และการสำรวจ อย่าลืมดูหน้าการเปรียบเทียบการทำงานร่วมกันเป็นทีมของเรา ตลอดจนบทวิจารณ์เชิงปฏิบัติและแบบตัวต่อตัว