ห้องข้อมูลในอุดมคติ: วิธีค้นหาความลงตัวที่สมบูรณ์แบบของคุณ
เผยแพร่แล้ว: 2022-11-24
ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจที่ค้นหาสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยคือห้องข้อมูลเสมือนจริง ห้องข้อมูลเสมือนเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมที่สุดสำหรับธุรกิจที่ต้องการการตั้งค่าที่ปลอดภัยโดยปราศจากคำถาม ห้องข้อมูลซึ่งใช้เป็นหลักในการทำธุรกรรม M&A ในตอนเริ่มต้น ปัจจุบันมีการใช้งานอย่างแพร่หลายโดยธุรกิจต่างๆ ในภาคอุตสาหกรรมต่างๆ
ความแพร่หลายของบริการห้องข้อมูลกำลังเพิ่มขึ้นเนื่องจากธุรกิจจำนวนมากละทิ้งการจัดการสำนักงาน (กระดาษ) แบบธรรมดา ซึ่งตามมาด้วยภัยคุกคามที่เพิ่มขึ้นของการละเมิดข้อมูล เป้าหมายหลักของ data doom คือการให้ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ร่วมกันระหว่างองค์กรในระดับความปลอดภัยสูงสุดเท่าที่จะเป็นไปได้
ห้องข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการแบ่งปันข้อมูลอย่างปลอดภัยในการตรวจสอบและการเพิ่มทุน ธุรกิจที่ใช้สิ่งเหล่านี้ช่วยประหยัดเวลาและเงินได้จริง และหลีกเลี่ยงความเครียด การดำเนินการที่ชาญฉลาดคือการลงทุนใน VDR เหล่านี้
อย่างไรก็ตาม ประเด็นเรื่องความปลอดภัยในอุดมคติยังคงเป็นที่ถกเถียงกันอยู่ เหตุการณ์การรั่วไหลของข้อมูลเพียงครั้งเดียวอาจทำให้ธุรกิจเสียหายและมีมูลค่าหลายล้านดอลลาร์ ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเลือกผู้ให้บริการห้องข้อมูลเสมือนจริงที่ขึ้นชื่อเรื่องความปลอดภัยเป็นเลิศ นอกเหนือไปจากฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมอื่นๆ
Data Room คืออะไรกันแน่?
ห้องข้อมูลเสมือนจริง (VDR) เป็นแพลตฟอร์มจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ที่ปลอดภัยซึ่งโดยทั่วไปจะใช้สำหรับข้อมูลส่วนตัว ได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าเชิงพาณิชย์ โดยเน้นที่ความปลอดภัยและการจัดการเนื้อหาตามเวลาจริง แม้ว่า VDR จำนวนมากจะได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงจุดประสงค์นี้ในตอนแรก แต่หลังจากนั้นก็ได้ขยายเพื่อรองรับธุรกิจที่หลากหลาย
ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาที่ต้องใช้กระดาษมากกับหนังสือพิมพ์ดิจิทัลได้โดยใช้ห้องข้อมูลดิจิทัล การเขียน e-discovery ความพยายามในเอกสาร และการแก้ไขสามารถทำได้อย่างปลอดภัยด้วยห้องข้อมูลเสมือน
ห้องข้อมูลเสมือนจริงนั้นใช้งานง่ายและให้การเข้าถึงแก่ผู้ใช้จำนวนมาก เครื่องมือที่คุณต้องการควรรองรับการเข้าถึงของผู้ใช้หลายคน การใส่ลายน้ำของข้อมูลเพื่อป้องกันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอย่างยิ่ง และคุณสมบัติการทำงานร่วมกันอื่นๆ นอกจากนี้ยังรองรับการอนุญาตแบบละเอียดสำหรับการปั๊มและการติดตั้ง การปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นคุณสมบัติที่สำคัญอีกประการหนึ่ง นอกจากเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานแล้ว ห้องข้อมูลเสมือนจริงควรรองรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ด้วย ดังนั้น หากคุณต้องการห้องข้อมูลดิจิทัล ให้ค้นหาโซลูชันที่ตรงกับความต้องการเหล่านี้
สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนเลือกห้องข้อมูลที่ตรงกับความต้องการของคุณ
ห้องข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ถูกสร้างขึ้นเพื่อปกป้องข้อมูลในขณะที่อยู่ระหว่างการขนส่ง และต้องปรับเปลี่ยนได้และใช้งานง่าย พนักงานหรือลูกค้ารายอื่นทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงพื้นที่ รวมถึงผู้ดูแลระบบ ควรใช้พื้นที่นั้นได้ฟรี เมื่อดำเนินการง่ายๆ เช่น การแชร์ บันทึก แก้ไข และอัปโหลดไฟล์ ควรใช้งานง่าย การมีห้องข้อมูลเสมือนจริงที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ซึ่งได้รับการปกป้องอย่างดีถือเป็นส่วนผสมที่ยอดเยี่ยม ที่ https://dataroom-rating.us/virtual-data-room-pricing/ เปรียบเทียบแพ็คเกจราคาห้องข้อมูลของผู้ให้บริการห้องข้อมูลชั้นนำก่อนเลือกแพ็คเกจที่เหมาะสมกับความต้องการของบริษัทคุณมากที่สุด เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณสามารถใช้งานซอฟต์แวร์และแพลตฟอร์มได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ คุณควรทดลองใช้งาน 14 วัน
พิจารณาสิ่งต่อไปนี้ก่อนเลือกผู้ให้บริการ VDR ที่เหมาะกับความต้องการของคุณ
ความปลอดภัย
จับตาดูผู้ที่มีคุณสมบัติการเข้ารหัสชั้นยอดในขณะที่คุณเรียกดูผู้ให้บริการห้องข้อมูลหรืออ่านรายการห้องข้อมูลที่ดีที่สุด เทคนิคการเข้ารหัสที่ยอดเยี่ยมหรืออาจมีหลายเทคนิคเพื่อเพิ่มความปลอดภัย ควรมีอยู่ในโปรแกรมห้องข้อมูลที่ปลอดภัย
นอกจากนี้ ควรใส่ลายน้ำเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ห้องข้อมูลที่ได้รับอนุญาตจับภาพหน้าจอเอกสารของคุณและนำไปใช้ที่อื่น ควรรวมคุณลักษณะการเข้าสู่ระบบการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัยที่ป้องกันห้องจากแฮ็กเกอร์ด้วย
ประการสุดท้าย เมื่อเป็นเรื่องของการรักษาความปลอดภัย ห้องข้อมูลเสมือนจริงที่มีคุณลักษณะการแจ้งเตือนที่จะแจ้งให้ผู้ดูแลระบบทราบถึงกิจกรรมที่น่าสงสัยใดๆ ที่เกิดขึ้นในห้องข้อมูลนั้นเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม
คุณสมบัติถามตอบ
เมื่อเปรียบเทียบห้องข้อมูล คุณควรหาห้องที่ช่วยให้สื่อสารภายในพื้นที่ได้ง่าย ส่วนถามตอบเป็นหนึ่งในสิ่งที่น่าสนใจ ช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนคำถามและตอบกลับตามเวลาจริงภายในพื้นที่เดียวกัน
ลูกค้าและเพื่อนร่วมงานสามารถโพสต์คำถามเกี่ยวกับพื้นที่ที่ไม่แน่นอนที่ต้องการความชัดเจนมากขึ้น และผู้ดูแลระบบสามารถให้คำตอบที่เหมาะสมเพื่อความชัดเจนได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณไม่สามารถมองข้ามได้เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลที่ปลอดภัย
การสนับสนุนลูกค้าที่ดี
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในธุรกิจขนาดใหญ่ ห้องข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สามารถกลายเป็นศูนย์กลางของกิจกรรมได้ บางครั้งเป็นเรื่องปกติที่จะเผชิญกับปัญหาทางเทคนิคหรือเครือข่ายเนื่องจากปริมาณการรับส่งข้อมูลในพื้นที่ ผู้ขายต้องสามารถให้การสนับสนุนแบบไม่มีข้อจำกัดได้ตลอด 24 ชั่วโมง ดังนั้น การค้นหาบริการห้องข้อมูลที่ให้ความช่วยเหลือมากที่สุดเมื่อจำเป็นจึงเป็นสิ่งสำคัญ
สิทธิ์และการควบคุม
ห้องข้อมูลใด ๆ ต้องมีความสามารถสำหรับผู้ดูแลระบบในการอนุญาตและจำกัดการเข้าถึงได้อย่างอิสระ ซึ่งเป็นหนึ่งในองค์ประกอบพื้นฐาน ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมทุกอย่างที่เกิดขึ้นในห้องข้อมูลได้อย่างสมบูรณ์ ด้วยเหตุนี้
ผู้ดูแลระบบมีอำนาจในการจำกัดข้อมูลที่พนักงานและลูกค้าได้รับอนุญาตให้เข้าถึงนอกเหนือจากการให้สิทธิ์การเข้าถึง พวกเขาสามารถดูไฟล์และโฟลเดอร์บางไฟล์ได้ แต่ไม่ใช่ทั้งหมด เมื่อข้อตกลงพร้อม การเข้าถึงนี้จะเปิดใช้งานได้ตลอดเวลา
สิ่งนี้ป้องกันการขโมยทรัพย์สินทางปัญญาเมื่อสิ้นสุดการเจรจาหรือการควบรวมกิจการ ผู้ดูแลระบบจะจัดเตรียมอาหารจากห้องที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของคุณในการทำธุรกรรมเท่านั้น ไม่มีใครเข้าถึงข้อมูลที่ไม่ควร คุณควรตรวจสอบห้องข้อมูลเพื่อความปลอดภัยและการควบคุมระดับนั้น
โครงสร้างพื้นฐานคลาวด์ที่เชื่อถือได้
การค้นหาโซลูชันห้องข้อมูลที่มีเซิร์ฟเวอร์ตั้งอยู่ในศูนย์ข้อมูลระดับบนสุดและโฮสต์โดยผู้ให้บริการระดับพรีเมียมเป็นสิ่งสำคัญ ตรวจสอบว่าบริษัทนำเสนอความซ้ำซ้อนหลายชั้นเพื่อความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือที่ครอบคลุม ตรวจสอบว่าเซิร์ฟเวอร์มีส่วนที่ถอดเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็วเพื่อความพร้อมใช้งานสูง และโครงสร้างพื้นฐานของศูนย์ข้อมูล รวมถึงการเชื่อมต่อเครือข่ายสำรอง พลังงาน การระบายความร้อน เราเตอร์ และสายเคเบิล ได้รับการออกแบบให้มีความน่าเชื่อถือสูง
บทสรุป
ทรัพยากรดิจิทัลหนึ่งที่แต่ละบริษัทสามารถใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของธุรกรรม การตรวจสอบ การควบรวมกิจการ การเข้าซื้อกิจการ และความสัมพันธ์ทางธุรกิจภายนอกคือซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลออนไลน์ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องจับตาดูประเด็นสำคัญบางประการเมื่อเลือกจากรายชื่อผู้ให้บริการห้องข้อมูล สิทธิ์และการควบคุมเป็นสิ่งสำคัญ การรักษาความปลอดภัยต้องมาก่อน และการใช้งานที่คล่องตัว การสนับสนุน และการถามตอบล้วนมีความสำคัญ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากเงินทุกบาทที่ใช้ไปกับบริการห้องข้อมูล