Think Beyond the Spreadsheet: 3 เครื่องมือที่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานของคุณ

การดำเนินงานในแต่ละวันถือเป็นหัวใจสำคัญของทุกธุรกิจ พนักงาน ใบสั่งขาย กระบวนการ อุปกรณ์ และเครื่องมือช่วยให้บริษัทดำเนินต่อไปได้ แต่ละชิ้นส่วนเหล่านั้นมักจะต้องเคลื่อนไหวเหมือนเครื่องจักรเพื่อให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ เมื่อมีการขัดจังหวะหรือคอขวดปรากฏขึ้น สิ่งเหล่านี้สามารถลดประสิทธิภาพการทำงาน ขัดขวางการทำงานของธุรกิจ และทำให้ความปลอดภัยและความปลอดภัยลดลง

การบริหารบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพและราบรื่นเป็นสิ่งสำคัญสูงสุดสำหรับเจ้าของธุรกิจ และงานนี้จะไม่มีความสำคัญไปกว่านี้ในช่วงเวลาที่ภัยคุกคามออนไลน์เพิ่มขึ้นและมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อบังคับที่ซับซ้อน ด้านล่างนี้เราจะพูดถึงเครื่องมือ 3 อย่างที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของบริษัทในขณะที่รักษาความปลอดภัย

1. ซอฟต์แวร์การกำกับดูแล ความเสี่ยง และการปฏิบัติตามข้อกำหนด

กฎหมายความเป็นส่วนตัวของผู้บริโภค ภัยคุกคามจากแรนซัมแวร์ และความเสี่ยงของการละเมิดข้อมูลทำให้การดำเนินงานในยุคดิจิทัลมีความซับซ้อนมากขึ้น อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยีเครือข่ายอย่างเช่นอินเทอร์เน็ตไม่ได้ถูกตำหนิแต่เพียงผู้เดียว คนและกระบวนการเป็นปัจจัยอื่นๆ ที่ทำให้ธุรกิจมีความเสี่ยงและปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

สมมติว่าบริษัทของคุณสร้างเสาส่งสัญญาณและให้เช่าอุปกรณ์แก่ธุรกิจอื่นๆ และผู้ให้บริการเครือข่ายไร้สาย เป้าหมายของคุณคือสร้างหอคอยให้เสร็จโดยมีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อที่คุณจะได้กำไรสูงสุด แต่การดำเนินงานในอุตสาหกรรมนี้หมายความว่าคุณต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบของเทศบาล รัฐ และรัฐบาลกลาง

การที่คุณให้ความสำคัญกับกระบวนการก่อสร้างแบบลีนและต้นทุนไม่ใช่แนวทางที่ผิดเสมอไป อย่างไรก็ตามทำให้บริษัทต้องเลือกอุปกรณ์ที่ต่ำกว่ามาตรฐานในอดีต อุปกรณ์ดังกล่าวไม่เพียงแต่ต่ำกว่ามาตรฐานอุตสาหกรรมเท่านั้น แต่รัฐบาลกลางยังออกกฎหมายให้อุปกรณ์ดังกล่าวผิดกฎหมายเนื่องจากปัญหาด้านความปลอดภัยของประเทศ บริษัทต้องผ่านกระบวนการที่เจ็บปวดและมีราคาแพงในการเปลี่ยนอุปกรณ์วิทยุของเสาแต่ละหลัง

โซลูชันการกำกับดูแล ความเสี่ยง และการปฏิบัติตามข้อกำหนดช่วยประเมินเทคโนโลยี การกำกับดูแลของมนุษย์ และกระบวนการที่สร้างความเปราะบางทางธุรกิจ หรือที่รู้จักในชื่อ GRC แนวทางนี้พิจารณาการดำเนินงานของบริษัทเป็นระบบองค์รวม แทนที่จะยกธงแดงในขั้นตอนเดียว เครื่องมือ GRC แสดงให้เห็นว่าการดำเนินการทั้งหมดสร้างความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างไร เจ้าของและผู้จัดการสามารถระบุวิธีการและการตัดสินใจที่อาจไม่เป็นประโยชน์สูงสุดของบริษัทได้อย่างชัดเจน

2. ระบบการจัดการสินค้าคงคลัง

บริษัทที่ขายสินค้าต้องหาวิธีจัดเก็บ ย้าย และติดตามสินค้าคงคลัง การดำเนินงานของคุณยังขึ้นอยู่กับวัสดุและอุปกรณ์ภายใน แม้ว่าธุรกิจของคุณจะไม่ได้ขายผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้ก็ตาม คุณต้องคอยติดตามทรัพย์สินของบริษัท เช่น คอมพิวเตอร์ ใบอนุญาตซอฟต์แวร์ และวัสดุสำนักงาน มิฉะนั้น การหดตัวหรือการสูญเสียของสินค้าคงคลังอาจอยู่เหนือการควบคุม และแหล่งที่มาอาจเป็นเรื่องยากที่จะระบุ

การหดตัวของสินค้าคงคลังอาจมีราคาแพงอย่างรวดเร็ว และแหล่งที่มาอาจชี้ให้เห็นถึงความกังวลด้านความปลอดภัยที่มากขึ้น งานวิจัยบางชิ้นเปิดเผยว่าการขโมยของพนักงานและการขโมยของในร้านทำให้สินค้าคงคลังสูญหายถึง 78.3% ข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์และเอกสารคิดเป็น 15.4% ของกรณีทั้งหมด ในขณะที่การฉ้อโกงของผู้ขายนำไปสู่ ​​3.7% อีก 3.9% มาจากสาเหตุที่ไม่ทราบที่บริษัทไม่สามารถติดตามได้ ซึ่งบางครั้งเกิดจากกระบวนการที่ไม่ดีหรือไม่เพียงพอ

ระบบการจัดการสินค้าคงคลังช่วยปรับปรุงกระบวนการติดตาม ตรวจสอบ และควบคุมสินค้าคงคลังของธุรกิจ แอปพลิเคชันเหล่านี้ยังซิงค์การเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์และการกระจายผลิตภัณฑ์เมื่อบริษัทเพิ่มสถานที่ตั้ง คุณสามารถดูว่าผลิตภัณฑ์และสินทรัพย์อื่นๆ อยู่ที่ใดตามเวลาจริง รวมถึงแสดงมูลค่าของผลิตภัณฑ์เหล่านั้นด้วย ระบบการจัดการสินค้าคงคลังยังทำการคำนวณโดยอัตโนมัติ เช่น ต้นทุนการซื้อและค่าเสื่อมราคา ซึ่งสามารถช่วยระบุได้ว่าเกิดการหดตัวที่ใด

เมื่อคุณมีคลังสินค้ามากกว่าหนึ่งแห่งที่รับและจัดส่งผลิตภัณฑ์ไปยังร้านค้าหลายแห่ง สเปรดชีตจะตามไม่ทันได้ยาก สำหรับธุรกิจที่ไม่ใช่ร้านค้าปลีก สเปรดชีตไม่ไดนามิกมากพอที่จะติดตามว่าแล็ปท็อปและอุปกรณ์พกพาที่ออกโดยบริษัทกำลังไปที่ใด คุณต้องการระบบอัตโนมัติที่จัดการระดับสต็อกและสินทรัพย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และไม่ต้องการการแทรกแซงจากมนุษย์อย่างต่อเนื่อง

3. แอปพลิเคชันการจัดการลูกค้าสัมพันธ์

ธุรกิจของคุณยังคงจัดการฐานลูกค้าด้วยสเปรดชีตอยู่หรือไม่ นอกจากใช้เวลานานแล้ว วิธีการนี้อาจทำให้บริษัทของคุณกังวลด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว เนื่องจากสเปรดชีตต้องมีการป้อนและจัดการข้อมูลอย่างต่อเนื่อง จึงอาจมีข้อมูลที่ล้าสมัย คุณอาจมีคนในสเปรดชีตของคุณที่ไม่ใช่ลูกค้าอีกต่อไปหรือไม่ต้องการรับการสื่อสารบางอย่าง

ตัวอย่างเช่น ลูกค้าบางรายอาจต้องการยกเลิกรับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับการตลาดหรืออีเมลส่งเสริมการขาย ใครบางคนจะต้องสร้างคอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณเพื่อระบุสิ่งนี้ นอกจากนี้ การตลาดจะต้องรับผิดชอบในการตรวจสอบสเปรดชีตด้วยตนเองเพื่อพิจารณาว่าควรนำใครออกจากรายการ จากนั้นเป็นเรื่องของการแบ่งปันและการจัดเก็บสเปรดชีต รวมถึงการจัดการการเข้าถึงของพนักงานและการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัว

แอปพลิเคชันการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ปรับปรุงข้อมูลลูกค้า การกำหนดค่าตามความชอบในการสื่อสาร และความปลอดภัยของข้อมูล แอป CRM ช่วยให้คุณสามารถจำกัดการเข้าถึงของพนักงานและให้สิทธิ์ระดับต่างๆ ได้ ตัวอย่างเช่น พนักงานขายและบริการอาจต้องมีสิทธิ์ดูและแก้ไขเพื่อเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลลูกค้า อย่างไรก็ตาม พวกเขาอาจไม่ต้องการการเข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบที่อนุญาตให้เพิ่มหรือลบผู้ใช้หรือรวมโปรแกรมอื่นๆ

ความสามารถของซอฟต์แวร์ CRM ขยายไปถึงการสื่อสารทางการตลาด รวมถึงรายชื่ออีเมล สมมติว่าลูกค้าได้รับข้อความโปรโมชันในแต่ละเดือน แต่พวกเขาไม่ต้องการเห็นอีกต่อไป พวกเขาสามารถยกเลิกการสมัคร ลบออกจากรายชื่อผู้ติดต่อของฝ่ายการตลาดโดยอัตโนมัติ แม้ว่าข้อมูลของพวกเขาจะอยู่ในฐานข้อมูล แอป CRM จะบันทึกการดำเนินการของลูกค้าด้วย พนักงานจะเห็นได้ทันทีว่าเหตุใดลูกค้าจึงไม่ได้รับอีเมลส่งเสริมการขาย

เครื่องมือสำหรับการเพิ่มประสิทธิผลในการปฏิบัติงาน

การบรรลุประสิทธิผลในการปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับการค้นหาและนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดไปใช้เพื่อปรับปรุงคุณภาพ ประสิทธิภาพ หรือประสิทธิภาพการทำงาน แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้บริษัทดำเนินการตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด แม้ว่าในอดีตสเปรดชีตอาจลดประสิทธิภาพลง แต่ปัจจุบันสามารถกลายเป็นอุปสรรคต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนด ประสิทธิภาพการทำงาน และความปลอดภัย โซลูชันที่มีไดนามิกมากขึ้น เช่น ซอฟต์แวร์ GRC ระบบการจัดการสินค้าคงคลัง และแอปพลิเคชัน CRM ช่วยขจัดอุปสรรคในการดำเนินงานที่อาจส่งผลต่อความสำเร็จของธุรกิจ