เวลาคือเงิน: ทำอย่างไรจึงจะมีความยืดหยุ่นด้วยการติดตามเวลาของ Planfix สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ไม่เป็นความลับเลยที่ธุรกิจขนาดเล็กมักจะอยู่ในสถานะที่อ่อนแอกว่าเมื่อเทียบกับบริษัทขนาดใหญ่ ด้วยทรัพยากรทางการเงินและทรัพยากรมนุษย์ที่จำกัด ธุรกิจขนาดเล็กจึงต้องเฝ้าระวังและเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรเหล่านั้นอย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตาม เครื่องมือบางอย่างสามารถช่วยบรรเทาจุดอ่อน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และช่วยให้บริษัทเหล่านี้สามารถแข่งขันกับผู้เล่นรายใหญ่ในอุตสาหกรรมของตนได้ เครื่องมือซอฟต์แวร์อย่างหนึ่งคือระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) พร้อมคุณสมบัติการติดตามเวลา

เหตุใดการติดตามเวลาจึงมีความสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การติดตามเวลามีบทบาทสำคัญในการจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพและการกระจายงาน จากการศึกษาของ AffinityLive, American Payroll Association และ TSheets ธุรกิจต่างๆ สูญเสียเงินเกือบ 7.4 พันล้านดอลลาร์ต่อวัน เนื่องจากกิจกรรมการทำงานที่ไม่ได้ติดตาม นี่คือเหตุผลว่าทำไมการติดตามเวลาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ทุกชั่วโมงทำงานมีความสำคัญจึงเป็นสิ่งสำคัญ ไม่เพียงแต่ช่วยให้บริษัทต่างๆ ตรวจสอบเวลาที่ใช้ในงานเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พวกเขาปรับปรุงกระบวนการทำงานให้เหมาะสม และระบุจุดคอขวดและพื้นที่ที่มีปัญหาอีกด้วย

การจัดการทรัพยากร: หากบริษัทรู้ว่าใช้เวลากับงานและโครงการไปเท่าใด บริษัทก็สามารถกระจายภาระงานและใช้ทรัพยากรของทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อมูลเชิงลึกทางการเงิน: ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กสามารถให้ข้อมูลอันมีค่าสำหรับการจัดทำงบประมาณและการจัดการทรัพยากรทางการเงิน

ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน: การติดตามเวลาของโครงการช่วยให้พนักงานมุ่งเน้นไปที่งานของตน ในขณะที่ผู้นำทีมและหัวหน้างานจะได้รับรายงานเกี่ยวกับเวลาและเงินที่ใช้ในกิจกรรมต่างๆ

แรงจูงใจและการควบคุม: ด้วยการติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงาน คุณสามารถกระตุ้นให้พวกเขามีวินัยในตนเอง ช่วย HR พัฒนาระบบแรงจูงใจ และป้องกันการผัดวันประกันพรุ่งของทีม

นี่เป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของวิธีที่การบริหารเวลาสามารถเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์และเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจได้

ธุรกิจขนาดเล็กสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการติดตามเวลาได้อย่างไร

เพื่อปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสมและสร้างสภาพแวดล้อมทางธุรกิจส่วนบุคคลสำหรับการจัดการเวลาและทรัพยากร มีหลายตัวเลือกให้เลือก เครื่องมือติดตามแต่ละครั้งพร้อมคุณสมบัติและคุณประโยชน์ของตัวเอง นี่คือภาพรวม:

วิธีการติดตามเวลาแบบดั้งเดิม

แน่นอนว่าวิธีการบอกเวลาแบบเดิมๆ อาจจะล้าสมัยไปบ้าง แต่ก็ยังใช้อยู่ ลองนึกถึงสเปรดชีต Excel บันทึกกระดาษ หรือแม้แต่เครื่องติดตามเวลาโดยเฉพาะ ข้อเสีย? วิธีการเหล่านี้มักจะไม่ได้ให้ภาพรวมที่ครอบคลุมของเวลาที่ใช้ในโครงการหรืองาน และความถูกต้องของข้อมูลที่รวบรวมอาจเป็นที่น่าสงสัย

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลา

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาพิเศษสำหรับธุรกิจขนาดเล็กนี้ช่วยให้พนักงานสามารถติดตามชั่วโมงทำงานของตน รวมถึงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด การพัก และกิจกรรมในงานต่างๆ ตลาดมีตัวเลือกต่างๆ เช่น Toggl Track, HourStack, Timely, TrackingTime และ Clockify แม้ว่าจะมีประสิทธิภาพมาก แต่ข้อเสียคือเวลาและทรัพยากรที่ใช้ในการรวมเข้ากับระบบการจัดการงานที่มีอยู่ ส่งผลให้จำนวนโปรแกรมที่พนักงานต้องใช้เพิ่มขึ้น

แอพติดตามเวลาบนมือถือ

แอพบางตัวอนุญาตให้พนักงานติดตามชั่วโมงทำงานโดยใช้อุปกรณ์มือถือ เช่น สมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต แอปติดตามเวลาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กมักมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและตรงไปตรงมาสำหรับการติดตามเวลาและฟังก์ชันเพิ่มเติม อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่พนักงานทุกคนยินดีที่จะติดตั้งแอปดังกล่าวบนอุปกรณ์ของตน แอปเหล่านี้อาจไม่ได้ให้ภาพที่สมบูรณ์หากไม่มีการรวมเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรอย่างราบรื่น

ระบบติดตามเวลาแบบรวม CRM

ระบบ CRM เฉพาะเช่น Planfix, monday.com, ClickUp และ Wrike เสนอคุณสมบัติการติดตามเวลาบนแพลตฟอร์มของพวกเขา ระบบติดตามเวลาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กช่วยให้ตรวจสอบเวลาที่ใช้ในการสื่อสารกับลูกค้า ความสมบูรณ์ของงาน และกิจกรรมอื่น ๆ ได้โดยตรงในระบบการจัดการลูกค้า ตัวเลือกนี้เป็นแนวทางที่ดีที่สุดในการรวมการติดตามเวลาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเข้ากับขั้นตอนการทำงานรายวันได้อย่างราบรื่น

การเลือกโซลูชันการติดตามเวลาที่เหมาะสมสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและประสิทธิภาพการดำเนินงานได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องจัดการกับความซับซ้อนของการจัดการทรัพยากร

เพิ่มประสิทธิภาพให้กับธุรกิจขนาดเล็กของคุณด้วย Planfix

ระบบ Planfix CRM เป็นเครื่องมืออันทรงพลังสำหรับการจัดการธุรกิจขนาดเล็ก เป็นมากกว่าแพลตฟอร์มสำหรับการจัดการลูกค้าสัมพันธ์และการประมวลผลโครงการและงานอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังมีคุณลักษณะการติดตามเวลาที่ช่วยตรวจสอบเวลาที่ใช้ในงานต่างๆ

ประโยชน์ของการใช้ Planfix เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์

Planfix คือระบบการจัดการธุรกิจ แต่นอกเหนือจากนี้ยังเป็นตัวแปลง CRM ที่ไม่เหมือนใครอีกด้วย ด้วย Planfix คุณสามารถติดตามเวลาที่ใช้ในงานต่างๆ ได้ รวมถึง:

• จัดระเบียบงาน: ระบบช่วยให้คุณจัดโครงสร้างงาน สร้างโครงการ และกำหนดเวลาได้ ซึ่งจะช่วยเพิ่มผลผลิตและความสม่ำเสมอตามกำหนดเวลา และช่วยระบุปัญหาคอขวดของโครงการและลดความเสี่ยง
• ปรับแต่งพื้นที่ทำงานได้อย่างยืดหยุ่น: ด้วย Planfix คุณสามารถปรับแต่งกระบวนการทางธุรกิจสำหรับทั้งบริษัทหรือแผนกหรือทีมเฉพาะได้ คุณตัดสินใจว่าข้อมูลใดที่จะติดตามและวิเคราะห์ ไม่ว่าจะเป็นเวลา การใช้จ่ายทางการเงิน การใช้ทรัพยากร ฯลฯ
• ติดตามและบันทึกเวลา: คุณสมบัติการติดตามเวลาจะบันทึกเวลาที่ใช้ในแต่ละงานหรือโครงการ ทำให้ง่ายต่อการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรเวลา
• จัดการทรัพยากร: Planfix มีเครื่องมือสำหรับจัดการทรัพยากรของทีม การมอบหมายงาน ติดตามความคืบหน้า และควบคุมค่าใช้จ่ายด้านเวลาและทรัพยากร

ด้วยความยืดหยุ่นของ Planfix และคุณสมบัติที่ครอบคลุม ทำให้สามารถเติบโตและปรับขนาดได้ตามความต้องการของธุรกิจของคุณ

เครื่องมือสำหรับเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ใน Planfix

ด้วยความเคารพต่อการติดตามเวลาและทรัพยากร Planfix โดดเด่นด้วยเครื่องมือติดตามและวิเคราะห์ในตัวที่ช่วยให้คุณติดตามทรัพยากรแทบทุกชนิด

• ตัวจับเวลา Planfix: คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณติดตามเวลาของพนักงานในแต่ละงานหรือกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้อย่างแม่นยำ คุณสามารถสร้างรายงานต่างๆ จากข้อมูลที่รวบรวมได้ ตั้งแต่เวลาที่ใช้ไปจนถึงการคำนวณต้นทุนโครงการและการจัดสรรโบนัส ด้วยอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ใช้งานง่าย คุณจึงไม่ต้องลงทุนเวลาในการฝึกอบรมหรือปฐมนิเทศพนักงานของคุณ สามารถเปิดใช้งานตัวจับเวลาได้โดยตรงในระบบหรือผ่านส่วนขยายเบราว์เซอร์
• การติดตามเวลา: แท็กข้อมูลของ Planfix ให้ภาพรวมที่ครอบคลุมของชั่วโมงทำงาน แบ่งตามงาน โครงการ ชั่วโมงการทำงานของทีม และปริมาณงาน ข้อมูลนี้อำนวยความสะดวกในการจัดการและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ และช่วยให้คำนวณชั่วโมงทำงาน การจ่ายโบนัส และข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายจริงในหมวดหมู่ต่างๆ ได้อย่างแม่นยำ
• แท็กการบัญชีและข้อมูล: นอกเหนือจากชั่วโมงทำงาน Planfix ยังช่วยให้คุณติดตามข้อมูลทั้งหมดที่คุณจัดการในระบบ คุณตัดสินใจว่าจะติดตามอะไร สามารถรวบรวมข้อมูลในโครงการ งาน และผลการปฏิบัติงานของพนักงานได้ คำนวณ ROI ของโครงการ เวลาและทรัพยากรที่จำเป็นในการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการ คาดการณ์รายได้ และปัจจัยของลูกค้าและต้นทุนค่าโสหุ้ย หรือการบำรุงรักษาสำนักงาน

บทสรุป

การใช้ระบบ CRM พร้อมคุณสมบัติการติดตามเวลาเช่น Planfix สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของธุรกิจขนาดเล็กได้อย่างมาก ช่วยตรวจสอบเวลาและทรัพยากร เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงาน และเพิ่มผลผลิตของทีม ด้วยวิธีนี้ บริษัทขนาดเล็กจึงสามารถรักษาความสามารถในการแข่งขันในตลาดและเติบโตได้อย่างประสบความสำเร็จ