7 กลยุทธ์การจัดการเวลาเพื่อช่วยให้คุณบินผ่านรายการสิ่งที่ต้องทำ

ไม่ว่าคุณจะเป็นหนึ่งใน 20% ของผู้ใหญ่ชาวอเมริกันที่จัดการกับการผัดวันประกันพรุ่งเรื้อรังหรือคุณแค่ต้องการ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ โดยไม่ต้องทำงานล่วงเวลาการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพถือเป็นกุญแจสำคัญในการติดตามตารางเวลาของคุณ

การจัดการเวลา ไม่เพียงช่วยส่งเสริมความสมดุลของชีวิตการทำงานที่ดีต่อสุขภาพ แต่ยังเป็นหนึ่งในทักษะที่เป็นที่ต้องการมากที่สุดโดยนายจ้าง และในขณะที่การจัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพนั้นไม่ง่ายเหมือนการโบกไม้เท้าวิเศษการเรียนรู้ทักษะอาจง่ายกว่าที่คุณคิดด้วยความช่วยเหลือของกลยุทธ์การจัดการเวลาที่พยายามและผ่านการทดสอบ

จากเทคนิคที่รู้จักกันดีเช่น Pomodoro ไปจนถึงกลยุทธ์ที่ไม่ค่อยมีใครรู้จักเช่น 'Eat That Frog' เราร่างเคล็ดลับการจัดการเวลาเจ็ดครั้งเพื่อช่วยให้คุณได้รับลูกบอลกลิ้งและทิ้งความวิตกกังวลในกำหนดเวลาในอดีต

ทำไมการจัดการเวลาจึงสำคัญ?

ปริมาณงานได้เพิ่มขึ้นสำหรับเรา 9-5 คนเป็นเวลาหลายปี เป็นผลให้ 52% ของคนงานเต็มเวลารายงานว่าทำงานมากกว่า 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ตามแบบสำรวจของ Gallup โดยส่วนใหญ่ประสบกับความเครียดในที่ทำงาน

หากการทำงานล่วงเวลาไม่ใช่กระเป๋าของคุณการจัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการทำรายการสิ่งที่ต้องทำโดยไม่ต้องเสียสละ สมดุลชีวิตการทำงาน ของคุณ

นอกเหนือจากข้อดีที่ชัดเจนของการเพิ่มผลผลิตแล้วการจัดการเวลายังได้รับการแสดงเพื่อเพิ่มคุณภาพของงานที่ทำและปรับปรุงการตัดสินใจในขณะที่ช่วยลดความเครียดและความวิตกกังวล

การจัดการเวลาเป็นหนึ่งในทักษะที่มีค่าที่สุดโดยนายจ้าง

การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพยังเป็นหนึ่งในทักษะที่ต้องการมากที่สุดโดยนายจ้างเนื่องจากผลลัพธ์ของ ผลกระทบประจำปีของเทคโนโลยีที่มีต่อรายงานสถานที่ทำงาน ได้ค้นพบ เบื้องหลังการสื่อสารและการแก้ปัญหาการจัดการเวลาเป็นนายจ้างที่ได้รับการยกย่องมากที่สุดในการมองหาเมื่อจ้างผู้สมัครโดย 44% ของผู้นำอาวุโสที่อธิบายคุณลักษณะว่าเป็น 'สำคัญมาก'

แม้จะมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องของพนักงาน แต่การสำรวจของเราพบว่ามันเป็นที่ต้องการมากกว่าทักษะเช่นการจัดการข้อมูลและความเชี่ยวชาญ AI ทำให้ปี 2025 เป็นช่วงเวลาที่ดีในการรับทักษะภายใต้เข็มขัดของคุณ

คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นจากศูนย์เช่นกัน ไม่ว่าคุณต้องการเวลาจัดการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อเพิ่มโอกาสในการได้รับการว่าจ้างหรือจัดการตารางเวลาที่มีอยู่ของคุณมีกลยุทธ์ที่เชื่อถือได้หลากหลายเพื่อช่วย เราครอบคลุมตัวเลือกอันดับต้น ๆ ของเราด้านล่าง

7 กลยุทธ์การจัดการเวลาที่คุณต้องลอง

แต่มันเป็นไปได้ที่จะหยุดการผัดวันประกันพรุ่ง - คุณเพียงแค่ต้องหากลยุทธ์การจัดการเวลาที่เหมาะสมกับคุณ นี่คือรายการโปรดของเรา

1. การปิดกั้นเวลา
2. กฎของพาร์กินสัน
3. เทคนิค Pomodoro
4. การวิเคราะห์ Pareto
5. เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์
6. วิธีการวางแผนอย่างรวดเร็ว (รอบต่อนาที)
7. กินเทคนิคกบนั้น

1. การบล็อกเวลา

• ดีที่สุดสำหรับ: คนงานที่ยุ่งและนักเรียน

Bill Gates และ Elon Musk มีอะไรเหมือนกัน? ยกเว้นการเป็นลวดเย็บกระดาษของ Forbes มหาเศรษฐีที่อุดมไปด้วยพวกเขาทั้งคู่ใช้วิธีการปิดกั้นเวลา

การปิดกั้นเวลาเป็นเทคนิคการจัดการเวลายอดนิยมที่คุณกำหนดเวลาช่วงเวลาสำหรับงานหรือกิจกรรมที่เฉพาะเจาะจง การทำงานในทำนองเดียวกันกับ 'รายการที่ต้องทำ' วิธีการนี้คุณต้องระบุงานสำคัญทั้งหมดที่คุณต้องทำในหนึ่งวันทั้งส่วนตัวและมืออาชีพ-ก่อนที่จะประเมินระยะเวลาที่คุณจะต้องทำให้แต่ละคนเสร็จสิ้น

แอพอย่าง Zapier ช่วยคุณสร้างบล็อกเวลาเพื่อจัดการเวิร์กโหลดของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ที่มา: Zapier

จากนั้นคุณจะจัดสรรช่วงเวลาที่กำหนดให้กับแต่ละงานโดยใช้กระดาษแผ่นปฏิทินหรือซอฟต์แวร์การจัดการงาน - และ Voilai! นอกจากนี้เรายังขอแนะนำให้เพิ่มเวลาบัฟเฟอร์ในระหว่างแต่ละช่วงเวลาเพื่ออนุญาตให้มีการปรับในระหว่างวัน และถ้าคุณกำลังสร้างด้วยตนเองการใช้สีที่แตกต่างกันเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแยกแยะความแตกต่างระหว่างงานและกิจกรรมอย่างรวดเร็ว

2. ใช้กฎของพาร์กินสัน

• ดีที่สุดสำหรับ: procrastinators

กฎหมายของพาร์กินสันเป็นทฤษฎีที่ว่า “ งานขยายเพื่อเติมเต็มเวลาที่มีให้เสร็จสิ้น” ในแง่อื่น ๆ หากคุณให้เวลากับเวลาที่กำหนดในการทำงานให้เสร็จให้พูดหนึ่งสัปดาห์นั่นคือระยะเวลาที่จะต้องใช้เวลานานถึงแม้ว่าคุณจะจบลงด้วยการเติมเวลาว่างด้วยการผัดวันประกันพรุ่งที่ไม่จำเป็น

อย่างไรก็ตามสามารถพูดได้เหมือนกันสำหรับการผกผัน เมื่อคุณใช้กฎหมายของพาร์กินสันกับเวิร์กโฟลว์ของคุณและให้เวลากับตัวเองในการทำงานให้เสร็จคุณจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในระยะเวลาอันสั้น

การใช้กฎหมายของพาร์กินสันกับกลยุทธ์การจัดการเวลาของคุณเป็นวิธีที่ดีในการเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต

มีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้วิธีนี้ได้รวมถึงการกำหนดกำหนดเวลาที่เข้มงวดในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์จัดลำดับความสำคัญของงานที่ยากขึ้นโดยการออกไปก่อนหรือแม้กระทั่งมุ่งมั่นที่จะทำงานให้เสร็จมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ก่อนที่แล็ปท็อปของคุณจะตาย วิธีนี้ยังทำงานได้ดีร่วมกับกลยุทธ์อื่น ๆ เช่นรายการสิ่งที่ต้องทำและการจัดลำดับความสำคัญของงาน

3. เทคนิค Pomodoro

• ดีที่สุดสำหรับ: คนงานที่ถูกไฟไหม้

เทคนิค Pomodoro เป็นหนึ่งในกลยุทธ์การจัดการเวลาที่ได้รับความนิยมมากที่สุด คิดค้นโดยผู้ประกอบการและผู้เขียน Francesco Cirillo ในช่วงปลายทศวรรษ 1980 เทคนิคนี้เกี่ยวข้องกับการแบ่งงานของคุณลงในช่วงเวลา 25 นาทีตามด้วยการหยุดพักห้านาทีสั้น ๆ

มนุษย์ไม่ทำงานเหมือนหุ่นยนต์ ดังนั้นโดยการให้เวลาสำหรับการหยุดพักและการกำหนดขอบเขตที่ชัดเจนระหว่างการทำงานและการพักผ่อนเทคนิคนี้ช่วยลดความเหนื่อยล้าทางจิตใจและป้องกันการผัดวันประกันพรุ่งที่ใหญ่ขึ้นจากการเกิดขึ้น การทำงานในระยะสั้นก็เป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการรักษาจุดสนใจและแรงจูงใจตลอดทั้งวันทำงานของคุณ

เทคนิค Pomodoro ส่งเสริมให้ตารางเวลาแตกหักเพื่อเพิ่มผลผลิต

เทคนิคคือการบำรุงรักษาต่ำสุดเช่นกัน คุณไม่จำเป็นต้องใช้แอพหรือซอฟต์แวร์เฉพาะสิ่งที่คุณต้องการคือตัวจับเวลาทางกายภาพหรือสมาร์ทโฟนและคุณสามารถแคร็กได้

4. การวิเคราะห์ Pareto

• ดีที่สุดสำหรับ: นักคิดวิเคราะห์

หรือที่เรียกว่ากฎ 80/20 การวิเคราะห์ Pareto เป็นความคิดที่ว่าการกระทำ 20% มีหน้าที่รับผิดชอบ 80% ของผลลัพธ์ แนวคิดนี้ใช้กันทั่วไปเพื่อช่วยในการตัดสินใจในสาขาธุรกิจและเศรษฐศาสตร์ แต่มีแอพพลิเคชั่นที่เป็นประโยชน์ในการจัดการเวลาเช่นกัน

ในการใช้กฎในการจัดการเวลาคุณต้องระบุ 20% ของงานที่นำไปสู่ ​​80% ของผลลัพธ์ของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงกิจกรรมที่มีผลกระทบมากมายรวมถึงยอดขายที่มีรายได้สูงงานการจัดการโครงการที่มีสัดส่วนสูงหรืองานการวางแผนที่สำคัญ จากนั้นคุณจะต้องมุ่งเน้นเวลาและพลังงานมากขึ้นในงานที่มีผลกระทบสูงเหล่านี้และกำหนดเวลาไว้ในช่วงเวลาที่เพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดเพื่อลดการรบกวน

กราฟ Pareto ช่วยให้ผู้คนจัดลำดับความสำคัญงานที่สำคัญที่สุดก่อน

เป็นผลให้คุณควรพิจารณาการมอบหมายงานที่มีศูนย์กลางที่น้อยกว่าในการช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย ลำดับความสำคัญเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งดังนั้นเราขอแนะนำให้ตรวจสอบกลยุทธ์ของคุณเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าคุณลงทุนเวลามากขึ้นในกิจกรรมที่มีผลกระทบสูง

5. Eisenhower Matrix

• ดีที่สุดสำหรับ: ผู้นำอาวุโส

ยังเป็นที่รู้จักกันในชื่อเมทริกซ์ที่สำคัญอย่างเร่งด่วนเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นแนวคิดการจัดการเวลาที่เกี่ยวข้องกับการจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนของพวกเขา

เป็นที่นิยมในหนังสือของสตีเฟ่นโควี่ 'The 8 Habits of People ที่มีประสิทธิภาพสูง' เมทริกซ์คิดว่าได้รับแรงบันดาลใจจากคำพูดของ Dwight D. Eisenhower: “ ฉันมีปัญหาสองประเภทเร่งด่วนและสำคัญ เร่งด่วนไม่สำคัญและสิ่งสำคัญไม่เคยเร่งด่วน”

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์สนับสนุนให้คุณจัดลำดับความสำคัญงานเร่งด่วน

ในทางปฏิบัติวิธีนี้เกี่ยวข้องกับการแยกงานของคุณออกเป็นสี่ส่วนที่แตกต่างกัน:

1. เร่งด่วนและสำคัญ
2. สำคัญไม่เร่งด่วน
3. เร่งด่วนไม่สำคัญ
4. ไม่เร่งด่วนไม่สำคัญ

จากนั้นคุณควรทำงานผ่านงานเหล่านี้ตามลำดับจากน้อยไปมากจัดลำดับความสำคัญงานเร่งด่วนและสำคัญจากนั้นพิจารณาการมอบหมายหรือกำจัดงานที่ด้านล่างถึง Quadrants

6. วิธีการวางแผนอย่างรวดเร็ว (รอบต่อนาที)

• ดีที่สุดสำหรับ : ผู้ที่มีเป้าหมายระยะยาว

บ่อยครั้งที่ตัวย่อไปยัง RPM วิธีการวางแผนอย่างรวดเร็วเป็นกลยุทธ์การจัดการเวลาที่พัฒนาโดยโทนี่ร็อบบินส์ผู้พูดสร้างแรงบันดาลใจ

แทนที่จะแสดงรายการงานอย่างอดทนเป้าหมายของวิธี RPM มุ่งเน้นไปที่การกำหนดผลลัพธ์ที่ชัดเจนและออกแบบมาอย่างแข็งขัน นอกจากนี้ยังสนับสนุนให้คุณระบุแรงจูงใจพื้นฐานของเป้าหมายของคุณเพื่อช่วยให้คุณมีแรงจูงใจ

วิธีการวางแผนอย่างรวดเร็วช่วยให้ผู้คนบรรลุเป้าหมายโดยมุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์พื้นฐาน แหล่งที่มา: Clockify

ในการใช้ RPM เพื่อจัดการเวลาของคุณคุณต้องเขียนงานทั้งหมดที่คุณต้องทำในระยะเวลาที่กำหนดและจัดกลุ่มเป็นชิ้น ๆ จากนั้นสำหรับแต่ละก้อนถามตัวเองสามคำถามต่อไปนี้:

1. ผลลัพธ์: ฉันต้องการผลลัพธ์อะไร
2. จุดประสงค์: ทำไมฉันถึงต้องการบรรลุเป้าหมายนี้?
3. แผนปฏิบัติการขนาดใหญ่ (แผนที่): ฉันจะดำเนินการอะไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้?

หลังจากเสร็จสิ้นขั้นตอนนี้คุณจะต้องนำแผนที่ของคุณไปดำเนินการโดยกำหนดเวลาเวลาเฉพาะในปฏิทินของคุณเพื่อทำงานในแต่ละขั้นตอนการดำเนินการของคุณ

7. กินเทคนิคกบนั้น

• ดีที่สุดสำหรับ : procrastinators

ยังไม่ได้รับรสชาติของ Escargot? ไม่ต้องกังวลเทคนิคการกินของกบเพียงแค่อธิบายการเริ่มต้นวันของคุณด้วยการทำงานที่หนักที่สุดก่อน

ได้รับการตั้งชื่อตามคำพูดของ Mark Twain“ Eat a Live Frog สิ่งแรกในตอนเช้าและไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่านี้จะเกิดขึ้นกับคุณตลอดทั้งวัน” วิธีการจัดการเวลาทำให้คุณประสบความสำเร็จในช่วงต้นของวันโดยใช้เวลาทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

สิ่งที่คุณต้องทำคือรวบรวมรายการสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายจัดรายการตามลำดับความยากลำบากและจัดการกับงานที่ยากที่สุดก่อน

วิธีการผลิตนี้ต้องการความมุ่งมั่นมากกว่ากลยุทธ์การจัดการเวลาอื่น ๆ เล็กน้อยเนื่องจากคุณต้องจัดการงานที่ซับซ้อนโดยไม่ต้องอุ่นเครื่องทางจิตมากนัก แต่มันเป็นวิธีที่ดีในการเพิ่มส่วนหลังของวันทำงานของคุณมันยังง่ายกว่าการกินกบจริง

รวมกลยุทธ์ของคุณกับซอฟต์แวร์การจัดการงาน

นอกเหนือจากการใช้หนึ่งในกลยุทธ์ข้างต้นซอฟต์แวร์การจัดการงานสามารถใช้เพื่อช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานคีย์กำหนดกำหนดเวลากำหนดภาพภาระงานของคุณและอื่น ๆ

ซอฟต์แวร์ช่วยให้คุณทำงานรหัสสีตามลำดับความสำคัญและพื้นที่หัวเรื่องจัดเรียงงานใหม่ด้วยฟังก์ชั่นการลากและวางและดูการสร้างภาพที่ชัดเจนของความคืบหน้าของคุณ

หลังจากค้นคว้าและได้รับประสบการณ์จริงด้วย ซอฟต์แวร์การจัดการงานที่ดีที่สุด Clickup เป็นตัวเลือกโดยรวมที่ดีที่สุดของเราเนื่องจากตัวเลือกมุมมองโครงการที่กว้างขวางเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีประโยชน์และแผนฟรีที่น่าประทับใจอย่างแท้จริง หากคุณเต็มใจที่จะสาดออกอีกเล็กน้อยสำหรับการปรับแต่งที่เพิ่มขึ้นและห้องสมุดที่มีขนาดใหญ่ขึ้น Wrike เป็นอีกทางเลือกที่ยอดเยี่ยมในขณะที่ Monday.com เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการเริ่มต้น