UCaaS vs VoIP: ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้

การสื่อสารทางธุรกิจมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง คุณเข้าถึงลูกค้าของคุณได้อย่างไร และทีมของคุณทำงานร่วมกันอย่างไร? มีคำศัพท์สำคัญสองคำเมื่อพูดถึงวิธีที่ธุรกิจยังคงเชื่อมโยงอยู่: VoIP และ Unified Communications as a Service (UCaaS) ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายแต่ละคำและแสดงให้คุณเห็นว่าเทคโนโลยีทั้งสองแตกต่างกันอย่างไร

VoIP คืออะไร?

VoIP ซึ่งย่อมาจาก Voice Over Internet Protocol เป็นเทคโนโลยีที่ใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อจำลองกระบวนการโทรแบบเดิม บริการ VoIP เชื่อมต่อกับเครือข่ายโทรศัพท์สลับสาธารณะมาตรฐาน (PSTN) ได้อย่างราบรื่นโดยไม่มีข้อจำกัดมากมายที่เกี่ยวข้องกับสายเหล่านี้ VoIP พึ่งพาฮาร์ดแวร์น้อยกว่า ด้วย PSTN คุณจะเชื่อมต่อกับสายทองแดงอายุกว่าร้อยปี ซึ่งต้องเดินสายไปยังปลายทางของคุณ (โทรศัพท์)

เมื่อใช้ PSTN สายเหล่านี้จะต้องได้รับการบำรุงรักษา ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการโทรทางไกลจึงมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ด้วยการเชื่อมต่อ VoIP เทคโนโลยีใช้เพื่อส่งสัญญาณเสียงของคุณผ่านอินเทอร์เน็ตผ่านแพ็กเก็ตข้อมูล พวกมันจะถูกเข้ารหัสเมื่อคุณโทรออก และส่งไปยังโทรศัพท์ VoIP เครื่องอื่นหรือโทรศัพท์บ้านแบบเดิมๆ ฮาร์ดแวร์ส่วนใหญ่ที่ส่งเสริมการโทรพื้นฐานนั้นไม่เกี่ยวข้องกับ VoIP ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีค่าบริการทางไกลจำนวนมาก อันที่จริง ผู้ให้บริการ VoIP ส่วนใหญ่อยู่ในสหรัฐฯ และแคนาดา โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในแผนของตน

ฟีเจอร์ทั้งหมดที่คุณอาจพบในโทรศัพท์พื้นฐานทั่วไปนั้นใช้ได้กับ VoIP ซึ่งรวมถึงห้ามรบกวน ID ผู้โทร ข้อความเสียง และการโอนสาย VoIP ยังมีคุณสมบัติเช่น:

• การโอนสายระยะไกล – ช่วยให้คุณสามารถส่งสายไปยังที่ที่คุณต้องการได้ แม้ว่าคุณจะใช้มือถือก็ตาม
• หมายเลขโทรศัพท์เสมือน – ช่วยให้คุณใช้หมายเลขโทรศัพท์ทั่วไป (เช่น 1-800-YOURBIZ) หมายเลขท้องถิ่น หรือหมายเลขโทรฟรีเพื่อขยายขอบเขตการเข้าถึงธุรกิจของคุณ
• การกำหนดเส้นทางการโทรขั้นสูง – IVR ที่โฮสต์และการต่อสายตรงอัตโนมัติเป็นระบบการกำหนดเส้นทางแบบไม่ใช้ฮาร์ดแวร์บนคลาวด์ เทคโนโลยีเหล่านี้ส่งผู้โทรไปยังแผนกที่ถูกต้องผ่านเมนูและให้ตัวเลือกการบริการตนเอง

VoIP ใช้งานได้หลากหลายกว่าบริการโทรศัพท์ PBX ในองค์กรแบบเดิมๆ ตัวอย่างเช่น ด้วยการโทร PSTN คุณจะถูกจำกัดการสื่อสารทางโทรศัพท์ ด้วย VoIP คุณสามารถรับและโทรออกได้บนโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ ซอฟต์โฟนที่เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ และบนอุปกรณ์ Apple iOS, Windows Phone และอุปกรณ์สมาร์ทโฟน Google Android ทำให้การสื่อสารราบรื่นยิ่งขึ้น และมีเทคโนโลยีหลายอย่างที่ส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วระหว่างจุดสิ้นสุด VoIP โดยไม่มีการหยุดทำงาน

UCaaS คืออะไร?

UCaaS เป็นแพลตฟอร์มเทคโนโลยีการสื่อสารแบบครบวงจรที่ธุรกิจใช้เพื่อส่งเสริมการสื่อสารและการทำงานร่วมกันทั้งหมดภายในและภายนอก หลายวันผ่านไป ห้องประชุมเป็นครั้งคราวถูกใช้เพื่อเชื่อมต่อสำนักงานสองแห่งผ่านการเชื่อมต่อโทรศัพท์แบบเดิม ทุกวันนี้ ผู้ให้บริการอย่าง Zoom, 8×8, RingCentral และ Nextiva นำเสนอโซลูชันการประชุมผ่านเว็บและเครื่องมืออื่นๆ ที่ทีมใช้เพื่อเชื่อมต่อ สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์โดยเฉพาะเมื่อระยะทางทางภูมิศาสตร์แยกทีมออกจากกัน

ตัวอย่างเช่น ไม่จำเป็นต้องมีการประชุมทางวิดีโอแบบเต็มรูปแบบเพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานเพียงคนเดียว เครื่องมือสื่อสารแบบครบวงจรที่ผู้ให้บริการมอบให้คือการแชททางธุรกิจ เช่นเดียวกับโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที โซลูชันการแชททางธุรกิจให้วิธีการแบบข้อความสำหรับเพื่อนร่วมงานในการพูดคุยกัน สมาชิกในทีมสามารถแชร์แนวคิดและไฟล์ได้อย่างรวดเร็วผ่านแอปแชทเมื่อจำเป็น

ฟังก์ชันโซลูชัน UCaaS อื่นที่มักรวมอยู่ในข้อเสนอของผู้ให้บริการส่วนใหญ่คือการแชร์หน้าจอ การแชร์หน้าจอเป็นเครื่องมือการประชุมที่สมาชิกในทีมใช้เพื่อแสดงให้เพื่อนร่วมงานเห็นว่าเกิดอะไรขึ้นบนหน้าจอเดสก์ท็อป/สมาร์ทโฟน สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อนำเสนอ PowerPoint หรือเมื่อสาธิตซอฟต์แวร์ใหม่

เครื่องมือการจัดการโครงการมักจะรวมอยู่ในชุดการสื่อสารแบบรวมศูนย์ ช่วยผู้จัดการเหล่านี้ติดตามเวิร์กโฟลว์และมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมในขณะที่ยังคงคุณลักษณะต่างๆ เช่น การประชุมและการแชร์ไฟล์ให้ทีมใช้งานได้

การประชุมผ่านเว็บ แชท การจัดการโครงการ และการแชร์หน้าจอเป็นเครื่องมือการทำงานระยะไกลที่มีประโยชน์ แต่การสื่อสารแบบรวมศูนย์มีความโดดเด่นเนื่องจากความสามารถในการผสานรวมเข้ากับประสบการณ์ที่ราบรื่น ชุด UC บางชุดช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนการแชทแบบตัวต่อตัวเป็นการประชุมทางวิดีโอได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

อันที่จริง การผสานรวมเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดของเครื่องมือ Unified Communication as a Service (UCaaS) ด้วยโซลูชันมากมาย แพลตฟอร์ม UCaaS ของคุณจะเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่น เช่น Salesforce, Miscrosoft, Oracle และอื่นๆ เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น ทีมของคุณจะสนทนาและโทรหาผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าโดยตรงจาก CRM

การสื่อสารแบบครบวงจรมีความคืบหน้าอย่างมากในศูนย์การติดต่อ จากการศึกษาของ Frost และ Sullivan พบว่า Unified Communication และการทำงานร่วมกัน (UCC) ช่วยเพิ่มผลผลิต (85%) เร่งการตัดสินใจ (84%) ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า (83%) และเพิ่มนวัตกรรม (82%)

UCaaS กับ VoIP: รายละเอียดที่สมบูรณ์

ถึงตอนนี้ คุณจะเห็นได้ว่า VoIP และการสื่อสารแบบรวมเป็นหนึ่งเป็นเทคโนโลยีที่ทรงพลังสองอย่างที่ส่งเสริมการสื่อสารที่ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยีทั้งสองเปรียบเทียบกันอย่างไร? สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าทั้งการสื่อสารแบบรวมศูนย์และซอฟต์แวร์ VoIP นั้นจับคู่กันโดยผู้ให้บริการหลายราย

ตัวอย่างเช่น RingCentral มีทั้งการสื่อสารแบบรวมศูนย์และคุณลักษณะ VoIP ในแผนการกำหนดราคา RingCentral ทั้งหมด ด้วยข้อเสนอระดับพื้นฐาน แผน Essentials คุณจะได้รับการโทรแบบไม่จำกัดภายในสหรัฐอเมริกาและแคนาดา รวมถึงการส่งข้อความในทีมและการแชร์เอกสาร จำนวนคุณลักษณะการสื่อสารแบบรวมเป็นหนึ่งเพิ่มขึ้นอย่างมากเมื่อคุณไปยังระดับที่สูงขึ้น

แม้จะคำนึงถึงเรื่องนี้ VoIP ก็ค่อนข้างจำกัดเมื่อดูในระดับที่กว้างขึ้น ด้วย VoIP เพียงอย่างเดียว คุณจะมีการโทรด้วยเสียงเท่านั้น ไม่รวมการโทรแบบจุดต่อจุดและคุณลักษณะต่างๆ เช่น ID ผู้โทรและหมายเลขเสมือน เป็นการประหยัดมากกว่าการโทรแบบเดิม แต่แน่นอนว่าไม่ใช่การสื่อสารทางธุรกิจแบบครบวงจร

ในทางกลับกัน แพ็คเกจ UCaaS มีแนวโน้มที่จะรวมการโทร VoIP เข้ากับชุดโซลูชันการสื่อสารที่กว้างขึ้น วิธีนี้ทำให้คุณสามารถแชทกับเพื่อนร่วมงานและเปลี่ยนแชทเป็นการโทรหรือการประชุมทางอินเทอร์เน็ตได้ทันทีด้วยการกดปุ่มเพียงไม่กี่ครั้ง

การสื่อสารแบบรวมศูนย์มีขอบเขตที่กว้างกว่าการโทร VoIP แบบธรรมดาอย่างเห็นได้ชัด เนื่องจาก UC มุ่งเน้นไปที่ทุกด้านของโปรไฟล์การสื่อสารของธุรกิจ UC ยังใช้เพื่อทำงานร่วมกันหรือสื่อสารกับลูกค้าผ่านวิธีการแบบ Omnichannel เช่น SMS และอีเมลอย่างง่ายดาย

เทคโนโลยีเหล่านี้โต้ตอบในระดับเทคนิคหรือไม่? พวกเขาทำอย่างแน่นอน ทั้ง VoIP และการสื่อสารแบบรวมศูนย์ขึ้นอยู่กับโปรโตคอลการเริ่มต้นเซสชัน (SIP) SIP เป็นโปรโตคอลที่อนุญาตให้เปิดและปิดการเชื่อมต่อข้อมูล ซึ่งทำให้ SIP เป็นตัวเลือกที่เสถียรสำหรับการโทร SIP หรือเพียงสำหรับการถ่ายโอนข้อมูล VoIP ต้องใช้ SIP เพื่อตั้งค่าการโทรและเชื่อมต่อกับเครือข่าย PSTN ที่มีอยู่ โดยจะกำหนดข้อความที่ส่ง กำหนด และปิดการเชื่อมต่อเมื่อจำเป็น

UCaaS ยังใช้ SIP สำหรับฟังก์ชันทั้งหมดด้วย หากคุณกำลังจะเปิดแชท การประชุม การแชร์ไฟล์ หรือกำลังส่งงานผ่านซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ SIP จะถูกใช้ในแพ็คเกจ UCaaS ส่วนใหญ่เพื่อจัดการและปิดการเชื่อมต่อ

เนื่องจากเทคโนโลยีทั้งสองนี้ขึ้นอยู่กับ SIP จึงไม่น่าแปลกใจเลยที่เทคโนโลยีเหล่านี้มักจะเชื่อมต่อถึงกัน ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นการดีกว่าที่จะหาผู้ให้บริการที่มอบเทคโนโลยีทั้งสองอย่าง เพื่อให้คุณมีโปรไฟล์การสื่อสารทางธุรกิจที่แข็งแกร่งขึ้น อย่างไรก็ตาม หากคุณพบว่าธุรกิจของคุณไม่ต้องการคุณสมบัติการทำงานร่วมกัน โซลูชันการโทร VoIP แบบธรรมดาจะช่วยคุณประหยัดเงิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณโทรทางไกลเป็นจำนวนมาก

การสื่อสารแบบรวมศูนย์มักต้องการการลงทุนด้านฮาร์ดแวร์บางรูปแบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่มีเครือข่ายหรือสถาปัตยกรรมคอมพิวเตอร์เพื่อรองรับข้อกำหนดของซอฟต์แวร์ อย่างไรก็ตาม ผู้ที่ใช้ UCaaS นั้นมักจะเคลื่อนที่ได้ง่ายกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกิดวิกฤต และมีความจำเป็นต้องทำงานทางไกล MIT พบว่าในเดือนเมษายนปี 2020 คนงาน 34% ที่เดินทางก่อนหน้านี้ทำงานจากที่บ้านโดยใช้เครื่องมือสื่อสารแบบรวมศูนย์

VoIP และ Unified Communications จับมือกัน

พูดง่ายๆ ก็คือ ขยายความสามารถในการสื่อสารทางธุรกิจของคุณโดยรองรับทั้ง VoIP และ UC

มีจุดตัดกันหลายจุดระหว่างเทคโนโลยีการสื่อสารทางธุรกิจสองประเภท มีผู้ให้บริการ VoIP ระดับองค์กรหลายรายที่จะช่วยคุณในการเริ่มต้น