ประโยชน์ที่สำคัญของ Unified Communications สำหรับธุรกิจของคุณ

ธุรกิจจำเป็นต้องสามารถสื่อสารกับลูกค้าและพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ราบรื่น และเชื่อถือได้ ผู้บริโภคสมัยใหม่คาดหวังการสื่อสารที่ตอบสนองและเป็นส่วนตัวสูงจากบริษัทที่พวกเขาทำธุรกิจด้วย

ไม่น่าแปลกใจเลยที่ความนิยมของ Unified Communications as a Service (UCaaS) ซึ่ง เป็นโซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจบนระบบคลาวด์ที่เชื่อมโยงผู้คน กระบวนการ และระบบบนแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์เดียว นั้นเติบโตอย่างรวดเร็ว

แพลตฟอร์ม UC เปิดใช้งานทุกช่องทาง การสื่อสารแบบเรียลไทม์ และการทำงานร่วมกันในทีม ควบคู่ไปกับการตรวจสอบตัวแทน ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ และการวิเคราะห์ อ่านเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับประโยชน์หลักของ UC

ประโยชน์ที่สำคัญของ Unified Communications

Unified Communications ปรับปรุงการบริการลูกค้าและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ในขณะที่ลดต้นทุนการสื่อสารโดยไม่สูญเสียความน่าเชื่อถือและความปลอดภัยของแพลตฟอร์ม

ประโยชน์สูงสุดของการเปลี่ยนไปใช้ Unified Communications มีดังนี้

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีม
• ประหยัดค่าใช้จ่าย
• การวิเคราะห์ธุรกิจ
• การสื่อสารช่องทาง Omni ที่ไร้รอยต่อ
• ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เพิ่มขึ้น
• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

1. ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีม

ความสามารถในการทำงานของทีมที่เพิ่มขึ้นถือเป็นหนึ่งในประโยชน์ที่โดดเด่นที่สุดของ Unified Communication ด้วยแพลตฟอร์ม UC พนักงานสามารถสื่อสารแบบเรียลไทม์ผ่านช่องทางที่พวกเขาเลือก ปรับปรุงการทำงานร่วมกันของโครงการ เพิ่มอัตราการแก้ไขปัญหาในการติดต่อครั้งแรก และขจัดปัญหาคอขวดของเวิร์กโฟลว์

ผู้ใช้สามารถปรับแต่งการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือน อัปเดตสถานะการแสดงตนของผู้ใช้เพื่อให้สมาชิกในทีมทราบ ตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อความและการแจ้งเตือนการประชุม และเข้าถึงข้อมูลลูกค้าที่สำคัญได้อย่างรวดเร็ว ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นภายในอินเทอร์เฟซแบบรวมที่มีการซิงค์แบบ Omnichannel และการผสานการทำงานกับบุคคลที่สาม ดังนั้นจึงไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแอปต่างๆ อีกต่อไป

เครื่องมือสื่อสารแบบรวมศูนย์ เช่น การแชท การแชร์หน้าจอ การประชุมทางวิดีโอ การแชร์ไฟล์ และฟังก์ชัน VoIP เชื่อมต่อพนักงานทางไกลจากทั่วโลก ช่วยให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น การรักษาความเชื่อมโยงระหว่างผู้ปฏิบัติงานระยะไกลเพิ่มขึ้นทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ซึ่งช่วยลดประเภทของการสื่อสารที่ผิดพลาดที่ทำให้โครงการช้าลงอย่างมาก

แพลตฟอร์ม Unified Communications ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการปรับปรุงกระบวนการออนบอร์ด ด้วยคุณสมบัติ UC ยอดนิยม เช่น การบันทึกวิดีโอและการถอดเสียง การตรวจสอบการโทร และการแสดงหน้าจอ บริษัทต่างๆ สามารถ สร้างโปรแกรมการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้จ้างใหม่ ที่ช่วยให้บุคคลแต่ละคนเรียนรู้ตามจังหวะของตนเอง ด้วยการเข้าถึงทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการ

สุดท้าย แพลตฟอร์ม UC ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดย กำจัดงานที่ซ้ำซากซึ่งใช้เวลานาน แพลตฟอร์ม UC จำนวนมากช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างเวิร์กโฟลว์และกระบวนการอัตโนมัติได้ เกือบทุกงานที่ซ้ำๆ กันสามารถทำงานอัตโนมัติได้ ซึ่งรวมถึงการโทรออก การโอนสาย การส่งข้อความทางธุรกิจ และการเรียกใช้รายงานการวิเคราะห์

งานซ้ำๆ จะเพิ่มโอกาสที่พนักงานจะผิดพลาด แรงจูงใจที่ระบายออกไป และท้ายที่สุดจะนำไปสู่ความเหนื่อยหน่ายของพนักงานที่เพิ่มขึ้น เมื่อพนักงานไม่ต้องกังวลกับงานที่ซ้ำซากจำเจอีกต่อไป พวกเขาประหยัดเวลาและสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่ท้าทายและมีความหมายมากขึ้นที่พวกเขาได้รับการว่าจ้าง

2. ประหยัดค่าใช้จ่าย

เกือบ ทุกบริษัทจะประหยัดได้มากด้วยการเปลี่ยนมาใช้ระบบ Unified Communications แม้ว่าจำนวนเงินที่บันทึกไว้จะแตกต่างกันไปตามสถานที่ตั้งธุรกิจของคุณ จำนวนพนักงาน และอุตสาหกรรม แต่ปัจจัยการประหยัดต้นทุนด้านล่างแสดงให้เห็นว่า UC สามารถช่วยลดต้นทุนได้มากเพียงใด

ลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

เนื่องจากทีมสามารถเชื่อมต่อได้ทุกที่ ทุกเวลา และทุกอุปกรณ์ ซอฟต์แวร์ UC ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ด้วยค่าน้ำมันและการเดินทางโดยเครื่องบินที่สูงขึ้น (ไม่ต้องพูดถึงการเข้าพักในโรงแรมและค่าอาหาร) ธุรกิจต่างๆ ที่อาจต้องการให้พนักงานเดินทางไกลเพื่อยืนทำงานเพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากที่สุด

บริษัทต่างๆ ที่ใช้ประโยชน์จาก UC เพื่อเปลี่ยนจากการทำงานแบบตัวต่อตัวเป็นพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ จะช่วยลดต้นทุนได้อย่างมากเช่นกัน ด้วยงานระดับมืออาชีพประมาณ 25% ในอเมริกาเหนือที่อยู่ห่างไกลในปี 2565 ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำงานจากที่บ้านจึงไม่ใช่ความลับอีกต่อไป

ลดค่าอุปกรณ์และค่าบำรุงรักษา

ด้วยการสื่อสารแบบรวมศูนย์ ธุรกิจต่างๆ สามารถ ขจัดความจำเป็นในการใช้โทรศัพท์หลายเครื่อง เครื่องแฟกซ์ และอุปกรณ์ราคาแพงอื่นๆ — ลดทั้งรายจ่ายฝ่ายทุนและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

เนื่องจากแพลตฟอร์ม UC เป็นระบบคลาวด์และโฮสต์โดยผู้ให้บริการ ผู้ใช้ปลายทางจึงไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าบำรุงรักษา อัปเกรดอุปกรณ์ราคาแพง การโทรทางไกล และการใช้พลังงานอีกต่อไป สมาชิกในทีมสามารถใช้อุปกรณ์ที่มีอยู่ เช่น สมาร์ทโฟนและคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป เพื่อเข้าถึงระบบ UC ของตนได้ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องซื้อฮาร์ดแวร์ใหม่

ลดต้นทุนด้านไอที

โซลูชัน Unified Communication and Collaboration ช่วยให้ บริษัทลดต้นทุนการสนับสนุนทางเทคนิค ได้เช่นกัน เนื่องจากระบบ UCaaS นำเสนอบริการที่มีการจัดการ ไฟฟ้าดับ เวลาหยุดทำงาน หรือปัญหาทางเทคนิคอื่นๆ ผู้ให้บริการจะเป็นผู้จัดการ สิ่งนี้ไม่เพียงหมายถึงความละเอียดที่เร็วขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยลดความจำเป็นในการมีเจ้าหน้าที่ไอทีภายในองค์กรอีกด้วย

นอกจากนี้ เนื่องจากผู้ให้บริการ UCaaS ยังเสนอการรับประกันเวลาทำงานของ SLA อย่างน้อย 99.9% ทีมของคุณจะได้รับบริการหยุดชะงักน้อยลงมาก

ด้วย UC บริการทั้งหมดที่ธุรกิจต้องการจะได้รับการจัดการบนแพลตฟอร์มเดียว แทนที่จะมีผู้ให้บริการที่แตกต่างกันสำหรับเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน โทรศัพท์ การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ฯลฯ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงการดำเนินงานและทำให้ผู้ใช้ปลายทางง่ายขึ้น และลด IT ลงอีก ค่าใช้จ่าย

ความสามารถในการปรับขนาด

การปรับขนาดอาจมีค่าใช้จ่ายสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและ SMB ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าในการจ้างพนักงานใหม่ การซื้ออุปกรณ์ใหม่ การเช่าพื้นที่สำนักงานขนาดใหญ่ ฯลฯ อาจทำให้มีความท้าทายเพิ่มขึ้นหรือแย่ลงไปอีก เป็นไปไม่ได้

ระบบ Unified Communications ไม่สามารถขจัดค่าใช้จ่ายในการปรับขนาดทุกอย่างได้ แต่สามารถขจัดความต้องการอุปกรณ์ใหม่และพื้นที่ทางกายภาพที่ใหญ่ขึ้นได้ เนื่องจากลักษณะการใช้งานแบบเคลื่อนที่ของ UC บริษัทที่กำลังเติบโตจึงสามารถดำเนินการออนบอร์ดแบบบริการตนเอง นำนโยบายเกี่ยวกับอุปกรณ์ (BYOD) ของคุณเอง และทำงานทางไกลเพื่อลดต้นทุนการปรับขนาดได้อย่างมาก

3. การวิเคราะห์ธุรกิจ

การวิเคราะห์ธุรกิจเป็นกระบวนการในการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าและพนักงานเพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีขึ้น

มีโอกาสมากมายสำหรับธุรกิจในการใช้ประโยชน์จากข้อมูลเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานและประสบการณ์ของลูกค้า ด้วยระบบ UC บนคลาวด์ ข้อมูลจำนวนมากจะถูกรวบรวมจากแหล่งต่างๆ เช่น ข้อความ สำเนาการประชุม การโทรด้วยเสียง ความคิดเห็นบนโซเชียลมีเดีย ประวัติการซื้อ อีเมล และอื่นๆ ข้อมูลนี้จะได้รับการวิเคราะห์ ซึ่งมักจะใช้ปัญญาประดิษฐ์ การประมวลผลภาษาธรรมชาติ และการเรียนรู้ของเครื่องเพื่อนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้

การวิเคราะห์ธุรกิจสามารถใช้เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าโดย รวบรวมข้อมูลว่าลูกค้าโต้ตอบกับผลิตภัณฑ์และ/หรือบริการ อย่างไร ดังนั้นบริษัทต่างๆ จึงเรียนรู้ว่าสามารถปรับปรุงได้ที่ไหนเพื่อเพิ่มการรักษาลูกค้าและความภักดี

ในทำนองเดียวกัน สามารถใช้การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ (ประเภทของการวิเคราะห์ธุรกิจ) เพื่อ คาดการณ์พฤติกรรมของลูกค้าโดยอิงจากข้อมูลในอดีตเกี่ยวกับลูกค้าที่คล้ายคลึงกัน (เช่น รูปแบบการซื้อของพวกเขา) เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลมากขึ้น การคาดการณ์ก็จะมีความแม่นยำมากขึ้น ดังนั้นบริษัทต่างๆ จึงสามารถปรับแต่งบริการให้เข้ากับฐานลูกค้าเฉพาะของตนได้ ผู้ให้บริการ UC ระดับองค์กรส่วนใหญ่เสนอการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์เป็นคุณลักษณะที่รวมไว้ ส่วนเสริม หรือการผสานรวม

การวิเคราะห์ธุรกิจยังสามารถใช้เพื่อกระชับการดำเนินงานได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น การวิเคราะห์ศูนย์ติดต่อจะรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเมตริก เช่น เวลาในการจัดการโดยเฉลี่ย คำถามที่พบบ่อย และจำนวนสายที่ไม่ได้รับ ข้อมูลนี้จะสร้างข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับจุดที่อาจจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมตัวแทนเพิ่มเติม ระบบการบริการตนเองของลูกค้าที่ดีขึ้น หรือการกำหนดเวลาการเพิ่มประสิทธิภาพ

4. การสื่อสารช่องทาง Omni แบบไม่มีรอยต่อ

Unified Communications เชื่อมต่อสมาชิกในทีมกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าผ่านช่องทางต่างๆ รวมถึงการโทรด้วยเสียง การสนทนาทางวิดีโอ การส่งข้อความ SMS การแชทในทีม/การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที และโซเชียลมีเดีย ผู้ใช้สามารถส่งข้อความถึงใครก็ได้จากอุปกรณ์ใดๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต รวมถึงคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปและอุปกรณ์เคลื่อนที่ เช่น สมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต นอกจากนี้ ระบบ UC ยังรวมช่องทางการสื่อสาร เครื่องมือของบุคคลที่สาม และคุณสมบัติเพิ่มเติมไว้ในอินเทอร์เฟซเดียวที่มีความคล่องตัว

บริการ omnichannel นี้ช่วยให้บริษัทสามารถ สื่อสารได้หลายช่องทางและรวมการสื่อสารทั้งหมดเป็นหนึ่งเดียว พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงประวัติการสนทนากับลูกค้าจากทุกช่องทาง การโต้ตอบ IVR ข้อมูลคำสั่งซื้อและบัญชี ข้อความเสียงพร้อมภาพ บันทึกย่อจากตัวแทนอื่นๆ และอื่นๆ ซึ่งช่วยให้บริการลูกค้าและสนับสนุนเฉพาะบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้ตัวแทนหลายรายจัดการคำขอรับการสนับสนุนเดียวกันได้โดยไม่บังคับให้ลูกค้าต้องทำซ้ำ

5. ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เพิ่มขึ้น

การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างเข้มงวดเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงการละเมิดข้อมูลที่อาจทำลายล้างและการสูญเสียความไว้วางใจของลูกค้าที่แก้ไขไม่ได้

ผู้ให้บริการ UCaaS ชั้นนำมีความโปร่งใสเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยที่รวมอยู่ในระบบของตน

ส่วนใหญ่จะแสดงรายการระดับการเข้ารหัส การควบคุมของผู้ดูแลระบบ การอนุญาต ฯลฯ รวมถึงมาตรฐานความปลอดภัยที่ผู้ให้บริการปฏิบัติตาม เช่น SOC 2, GDPR หรือ HIPAA แพลตฟอร์ม UC ที่มีความปลอดภัยสูงจะตรวจสอบปัญหาด้านความปลอดภัยและความผิดปกติทั่วไปของ VoIP ในแบบเรียลไทม์ ซึ่งจะช่วยบรรเทาภัยคุกคามก่อนที่จะสร้างความเสียหาย

แพลตฟอร์มจำนวนมากยังเสนอวิธีการตรวจสอบสิทธิ์ขั้นสูง เช่น การตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัยและไบโอเมตริก ซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลหรือแอปพลิเคชันที่ละเอียดอ่อนได้ โปรโตคอลความปลอดภัยเหล่านี้ยังช่วยลดโอกาสที่จะถูกโจมตีจากบุคคลภายในได้

6. ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

ประสบการณ์ของลูกค้า – การรับรู้ของลูกค้าเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ – ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับคุณภาพและประสิทธิภาพของการโต้ตอบกับธุรกิจของคุณ

ซึ่งมักวัดโดย KPI เช่น ความพึงพอใจของลูกค้า (CSAT) ความภักดีของลูกค้า และคะแนนโปรโมเตอร์สุทธิ (ความน่าจะเป็นที่ลูกค้าจะแนะนำบริษัทให้กับเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัว)

ระบบ UC ส่วนใหญ่มีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเพื่อช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า ตัวอย่างเช่น สามารถใช้ระบบโต้ตอบด้วยเสียงโต้ตอบ (IVR) เพื่อแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้เร็วขึ้น โซลูชันบริการช่องทาง Omni ช่วยให้ลูกค้าสามารถเข้าถึงช่องทางที่พวกเขารู้สึกสบายใจมากที่สุด สุดท้าย การวิเคราะห์ธุรกิจช่วยให้แบรนด์ ติดตามและปรับแต่งประสบการณ์ของลูกค้าอย่างต่อเนื่องเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าแต่ละรายได้ดีที่สุด

ด้วยความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันทางธุรกิจเพื่อช่วยให้พนักงานทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นพร้อมกับความคาดหวังของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น การสื่อสารแบบรวมศูนย์จึงกลายเป็นโซลูชันที่องค์กรต่างๆ หลายแห่งต้องการเพิ่มระดับผลิตภาพ เพิ่มรายได้โดยรวม และปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

คำถามที่พบบ่อย