หมายเลขโทรศัพท์เสมือน: ทำงานอย่างไรและจะรับได้อย่างไร

หมายเลขโทรศัพท์เสมือน ซึ่งบางครั้งเรียกว่าหมายเลขโทรเข้าโดยตรง (DID) ช่วยให้คุณเข้าถึงลูกค้าที่อยู่ห่างไกลและเพิ่มสถานะในระดับประเทศให้กับธุรกิจของคุณ แม้ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มขยายออกไปนอกตลาดบ้านของคุณ

ให้ความยืดหยุ่นมากกว่าหมายเลขโทรศัพท์แบบเดิม เนื่องจากไม่มีการเชื่อมต่อแบบเดินสายและคุณสามารถใช้งานได้จากทุกที่ในโลก

มาดูกันว่าตัวเลขเสมือนจริงคืออะไร ทำงานอย่างไร มีประโยชน์อย่างไร และจะหาได้อย่างไร

ข้ามไปที่ ↓

• หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคืออะไร?
• หมายเลขโทรศัพท์เสมือนทำงานอย่างไร
• วิธีรับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน
• หมายเลขโทรศัพท์เสมือนกับหมายเลขโทรศัพท์ทั่วไป
• ประโยชน์ของหมายเลขโทรศัพท์เสมือน
• ภาพรวม ผู้ให้บริการหมายเลขโทรศัพท์เสมือน
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคืออะไร?

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคือหมายเลขโทรศัพท์บนระบบคลาวด์ที่ช่วยให้ติดต่อธุรกิจได้โดยไม่ต้องพึ่งพาเครือข่ายโทรศัพท์พื้นฐานแบบเดิม หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อเชื่อมต่อกับเครือข่ายโทรศัพท์โดยไม่ต้องใช้สายหรือแลกเปลี่ยนแบบเดิม มีฮาร์ดแวร์ทางกายภาพน้อยมากที่มีหมายเลขเสมือน ดังนั้นจึงสามารถรับสายเรียกเข้าได้บนอุปกรณ์ใดๆ ที่เชื่อมต่อกับระบบคลาวด์

ธุรกิจของคุณสามารถซื้อหมายเลขโทรศัพท์เสมือนได้มากเท่าที่ต้องการจากผู้ให้บริการ VoIP เพื่อเข้าถึงคนในท้องถิ่นในตลาดต่างๆ แต่ละหมายเลขสามารถจัดการได้อย่างง่ายดายผ่านซอฟต์แวร์ VoIP และรหัสพื้นที่ 800 รหัส และหมายเลขต่างประเทศทั้งหมดสามารถกำหนดให้กับธุรกิจของคุณได้

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนทำงานอย่างไร

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อโทรออก ไม่ต้องใช้ซิมการ์ด พื้นที่ครอบคลุมเสาสัญญาณมือถือ หรือที่อยู่จริงเพื่อโทรออกหรือรับสาย เป็นไปตามกฎเดียวกันกับหมายเลขโทรศัพท์พื้นฐานทั่วไป โดยหมายเลขท้องถิ่นและหมายเลขประจำชาติมี 10 หลัก ซึ่งรวมถึงรหัสพื้นที่ การแลกเปลี่ยนสามหลัก และหมายเลขสมาชิกสี่หลัก

หากต้องการใช้หมายเลขเสมือน คุณต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอย่างรวดเร็วผ่านสายเคเบิล, เครือข่าย LTE หรือ Wi-Fi และอุปกรณ์ เช่น เดสก์ท็อป แล็ปท็อป หรือโทรศัพท์มือถือ หากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณไม่น่าเชื่อถือ คุณภาพการโทรอาจลดลง

ไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อกับเครือข่ายลวดทองแดง ซึ่งมีค่าธรรมเนียมทางไกล การติดตั้งที่มีราคาแพง และข้อกำหนดในการเดินสาย

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนที่ธุรกิจใช้มีสี่ประเภทหลัก:

• Vanity Numbers: ใช้วลีหรือตัวเลขที่เป็นตัวอักษรและตัวเลขคละกันที่ทำให้จดจำแบรนด์ของคุณได้ง่าย
• หมายเลขโทรฟรี: หมายเลข เหล่านี้เป็นหมายเลขประจำชาติที่ลูกค้าใช้ในการเข้าถึงแบรนด์จากทุกที่โดยไม่ต้องเสียค่าธรรมเนียมทางไกล
• หมายเลขท้องถิ่น: หมายเลขโทรศัพท์ในพื้นที่ใช้รหัสพื้นที่เฉพาะเพื่อให้ธุรกิจดูเป็นท้องถิ่นมากขึ้น แม้จะอยู่ห่างไกล
• หมายเลขท้องถิ่นระหว่างประเทศ: เช่นเดียวกับหมายเลขท้องถิ่น หมายเลขต่างประเทศในท้องถิ่นทำให้ธุรกิจดูเหมือนเป็นหมายเลขท้องถิ่นสำหรับตลาดต่างประเทศ

บริการโทรศัพท์เสมือนช่วยให้ธุรกิจสามารถรับสายได้ตามความต้องการทางธุรกิจ

ต้องการรับสายหลัง 17.00 น. บนชายฝั่งตะวันออกหลังจากเวลาทำการของศูนย์บริการทางโทรศัพท์สิ้นสุดลงหรือไม่ ซอฟต์แวร์หมายเลขโทรศัพท์เสมือนจะกำหนดเส้นทางการโทรของฝ่ายบริการลูกค้าขาเข้าไปยังศูนย์บริการฝั่งตะวันตกแทนโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะเปิดในภายหลัง

วิธีรับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

ไม่ว่าคุณจะต้องการหมายเลขท้องถิ่น หมายเลขโทรศัพท์ทั่วไป หรือหมายเลขโทรฟรี ผู้ให้บริการส่วนใหญ่จะให้คุณตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์เสมือนในระหว่างขั้นตอนการสมัคร โดยปกติพวกเขาจะคิดค่าบริการต่อสายโทรศัพท์ ต่อเดือน และโอนผ่านหมายเลขเดิมไปยังบริการของตน

แม้ว่าจะมีผู้ให้บริการหมายเลขโทรศัพท์เสมือนที่เสนอหมายเลขฟรี แต่ก็ไม่มีตัวเลือกสำหรับการโทรแบบไม่จำกัดหรือความสามารถในการเชื่อมต่อกับผู้ใช้หลายราย เมื่อคุณต้องการให้ลูกค้าโทรไปยังที่ที่ถูกต้องโดยไม่มีข้อจำกัด บริการสมัครสมาชิกเป็นวิธีที่จะไป

การรับหมายเลขโทรศัพท์เสมือนเป็นกระบวนการง่ายๆ ที่สามารถทำได้ในไม่กี่ขั้นตอน:

1. ค้นหาผู้ให้บริการโทรศัพท์เสมือนที่เหมาะสมและสมัครใช้บริการ
2. ในระหว่างการสมัคร ให้เลือกเมืองหรือรหัสพื้นที่ของหมายเลขในอนาคตของคุณ
3. เสร็จสิ้นขั้นตอนการสมัครโดยป้อนรายละเอียดการชำระเงินของคุณ หมายเหตุ ขั้นตอนนี้จะเลื่อนออกไปขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ

เมื่อตั้งค่าทั้งหมดแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มใช้ระบบโทรศัพท์เสมือน

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนกับหมายเลขโทรศัพท์ทั่วไป

ความแตกต่างหลักระหว่างหมายเลขโทรศัพท์เสมือนและหมายเลขโทรศัพท์แบบเดิมคือ หมายเลขโทรศัพท์เสมือนทำให้ผู้ใช้สามารถโทรออกและรับสายผ่านอินเทอร์เน็ตได้ ในขณะที่โทรศัพท์บ้านแบบมีสายแบบเดิมอาศัย PSTN ทางกายภาพสำหรับการสื่อสารทางโทรศัพท์

ตารางด้านล่างแสดงภาพรวมโดยย่อของโทรศัพท์เสมือนกับระบบโทรศัพท์แบบเดิม:

โทรศัพท์ PSTN จำกัดหมายเลขโทรศัพท์ หนึ่ง หมายเลขและ หนึ่ง บรรทัดต่อที่อยู่จริง ซึ่งหมายความว่าโทรศัพท์เหล่านี้ขาดความคล่องตัวและความสามารถในการเคลื่อนย้ายหมายเลขโทรศัพท์เสมือน โทรศัพท์แบบมีสายกำหนดให้บริษัทต่างๆ ต้องซื้อหมายเลขโทรศัพท์แยกต่างหากสำหรับทุกสถานที่ที่พวกเขาทำธุรกิจ

เนื่องจากมีการติดตั้งระบบโทรศัพท์ PBX แบบดั้งเดิมไว้ในสถานที่ การเพิ่มสายโทรศัพท์ใหม่หรือการอัปเกรดเทคโนโลยีจึงเป็นความยุ่งยากที่ต้องใช้เวลามากสำหรับทีมไอที และยังไม่ต้องพูดถึงค่าใช้จ่ายที่สำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจอีกด้วย นอกจากนี้ เพื่อให้ตัวแทนหลายคนใช้สายโทรศัพท์ได้พร้อมกัน แผนกไอทีต้องผ่านกระบวนการที่ยุ่งยากในการติดตั้งระบบโทรศัพท์หลายสาย

ในทางกลับกัน หมายเลขเสมือนไม่ได้ผูกมัดด้วยสาย หรือ ตำแหน่งทางกายภาพ โดยอาศัย VoIP (Voice over Internet Protocol) ทั้งหมดเพื่อโทรออก/รับสายทางอินเทอร์เน็ต

VoIP อำนวยความสะดวกในการโทรด้วยเสียงผ่านแอพพลิเคชั่นซอฟต์โฟนมือถือที่สามารถเข้าถึงได้บนอุปกรณ์หลายเครื่องพร้อมกัน ผู้ใช้ระบบโทรศัพท์เสมือนสามารถโทรออก/รับสายสนทนาได้ตลอดเวลา จากทุกที่ และบนอุปกรณ์ใดๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เช่น สมาร์ทโฟน คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปและแล็ปท็อป และแท็บเล็ต

ระบบโทรศัพท์เสมือนยังสามารถปรับขนาดได้มากกว่าระบบเดิม และการเพิ่มสายโทรศัพท์/ส่วนขยายใหม่ให้กับหมายเลขโทรศัพท์ VoIP ที่มีอยู่นั้นไม่จำเป็นต้องติดตั้งจริง ผู้ดูแลระบบเพียงแค่เพิ่มสายโทรศัพท์ใหม่โดยการซื้อและกำหนดโดยตรงบนเว็บไซต์ผู้ให้บริการ VoIP กระบวนการทั้งหมดใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที และลดเวลาหยุดทำงานที่เกิดจากการติดตั้งสายโทรศัพท์ด้วยตนเอง

ด้วยหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจเสมือน ทีมตัวแทนทั้งทีม ไม่ใช่แค่ผู้ใช้คนเดียว สามารถสนทนาด้วยเสียงหรือส่งข้อความ SMS ธุรกิจพร้อมกันได้โดยใช้หมายเลขโทรศัพท์เดียวกัน

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนยังมาพร้อมกับคุณสมบัติขั้นสูงมากกว่าคู่สายโทรศัพท์พื้นฐาน

ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดเส้นทางสายเรียกเข้าไปยังอุปกรณ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในช่วงเวลาที่กำหนด โดยสอดคล้องกับตารางการทำงานของตัวแทน หมายเลขโทรศัพท์หรือหมายเลขต่อแต่ละรายการสามารถให้บริการฟังก์ชันเฉพาะได้ ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้สามารถกดหมายเลขหนึ่งหมายเลขสำหรับฝ่ายขาย หรือใส่หมายเลขต่อเพื่อเชื่อมต่อกับฝ่ายบริการลูกค้า

สั้นๆ?

ระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนจริงมอบความสะดวกสบาย ความคล่องตัว ฟังก์ชันการทำงาน และความสามารถในการจ่ายได้ดีกว่าโทรศัพท์พื้นฐานทั่วไป

ประโยชน์ของหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

มีประโยชน์เฉพาะหลายประการสำหรับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ตัวเลขเหล่านี้มักใช้เมื่อเจ้าของธุรกิจไม่ต้องการให้ข้อมูลส่วนตัวหรือหมายเลขส่วนตัว หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนส่งเสียงโทรศัพท์ที่เข้ากันได้ และบริการส่วนใหญ่ยังอนุญาตการส่งข้อความและข้อความเสียง

ทั้งหมดนี้ได้รับการจัดการด้วยเทคโนโลยีการสลับแพ็คเก็ตเดียวกันกับที่ใช้กับบริการบนอินเทอร์เน็ตอื่นๆ ไม่จำเป็นต้องบำรุงรักษาสายโทรศัพท์ และไม่มีวงจรเปิดที่ต้องพิจารณาเมื่อมีการโทรออก

มีเหตุผลอื่นๆ อีกหลายประการที่ควรพิจารณาบริการโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

เชื่อมโยงที่ตั้งธุรกิจกับหมายเลขโทรศัพท์เดียว

ด้วยหมายเลขโทรศัพท์เสมือน สถานที่หลายแห่งทั่วโลกใช้หมายเลขเดียวจากส่วนกลางเพื่อรับสาย หากลูกค้าในเขตเวลาใดต้องการความช่วยเหลือ เขาหรือเธอจะได้รับความช่วยเหลือจากตัวแทนในพื้นที่ของตนในโลก การใช้ส่วนขยายที่มีหมายเลขเสมือนก็เป็นไปได้เช่นกัน ดังนั้นหากลูกค้าต้องการความช่วยเหลือเฉพาะทางมากขึ้น พวกเขาก็จะเชื่อมต่อกับแผนกที่เหมาะสม ทำได้แม้ว่าจุดศูนย์กลางของหมายเลขเริ่มต้นจะอยู่ห่างจากส่วนขยายหลายร้อยไมล์

เข้าถึงแหล่งพรสวรรค์ที่กว้างขึ้น

ไม่มีข้อจำกัดทางกายภาพเมื่อต้องเปิดศูนย์โทรศัพท์ทั่วโลกด้วยโทรศัพท์เสมือน ซึ่งหมายความว่าระบบโทรศัพท์ธุรกิจของคุณเชื่อมโยงลูกค้ากับตัวแทนที่เหมาะสม โดยไม่คำนึงถึงแหล่งกำเนิดหรือสถานที่ตั้งของตัวแทน เนื่องจากหมายเลขโทรศัพท์เสมือนไม่ขึ้นกับฮาร์ดแวร์ PSTN และ PBX แบบดั้งเดิม เจ้าหน้าที่ที่อยู่บนท้องถนนจะได้รับสายธุรกิจจากสมาร์ทโฟนและแล็ปท็อป ด้วยการเชื่อมต่อแบบนี้ ลูกค้าสามารถเชื่อมต่อกับตัวแทนที่เคยช่วยเหลือพวกเขาก่อนหน้านี้ได้อย่างง่ายดาย

การจับคู่จุดต้นทางกับคอลเซ็นเตอร์ในพื้นที่ก็ง่ายกว่าเช่นกัน สหรัฐอเมริกาและแคนาดาเต็มไปด้วยภาษาท้องถิ่นและศูนย์บริการท้องถิ่นที่จัดการกรณีต่างๆ ในพื้นที่ทำให้ตัวแทนเข้าใจความต้องการของลูกค้าได้ง่ายขึ้น ด้วยโทรศัพท์เสมือนในพื้นที่ ธุรกิจสามารถจับคู่การโทรเฉพาะกับตัวแทนที่พูดภาษาถิ่นหรือคำสแลงได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าพวกเขาจะอยู่ห่างออกไปหลายร้อยไมล์ ผู้โทรจะเห็นรหัสพื้นที่และคิดว่ามีการกำหนดเส้นทางการโทรในพื้นที่

รับสายได้ทุกที่

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นให้กับพนักงานนอกสำนักงาน ตัวอย่างเช่น หากพนักงานต้อนรับต้องทำงานจากระยะไกล เขาหรือเธอยังคงได้รับโทรศัพท์ที่ส่งถึงบริษัทโดยตรง ทำได้ผ่านเดสก์ท็อปหรือแอพมือถือ เนื่องจากหมายเลขเสมือนมาพร้อมกับซอฟต์แวร์สำหรับการจัดการการโทร จึงง่ายต่อการใช้การโอนสายหรือการกำหนดเส้นทางเพื่อเชื่อมต่อกับแผนกอื่นๆ

ซอฟต์แวร์ VoIP บางตัวมีฟังก์ชันการโอนสายจากอุปกรณ์หนึ่งไปยังอีกอุปกรณ์หนึ่ง สายที่ได้รับบนซอฟต์โฟนจะถูกส่งไปยังสมาร์ทโฟนหรือโทรศัพท์มือถืออย่างรวดเร็วเมื่อพนักงานต้องการเปลี่ยนสถานที่ เมื่อพนักงานมีการโทรกลับตามกำหนดเวลา เขาหรือเธอจะดำเนินการเกี่ยวกับธุรกิจของตนโดยไม่จำเป็นต้องรอทางโทรศัพท์ เนื่องจากการระบาดของ COVID-19 สิ่งนี้จึงมีความสำคัญเนื่องจากตัวเลขเสมือนจริงทำให้พนักงานสามารถรับสายจากที่บ้านได้ แม้จะอยู่ห่างไกลจากสังคมก็ตาม

ให้หมายเลขโทรเข้าสำหรับตลาดต่างประเทศ

ผลิตภัณฑ์บางอย่างเจริญเติบโตในต่างประเทศ และหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการขยายสู่ตลาดต่างประเทศคือการให้ลูกค้ามีหมายเลขท้องถิ่นเพื่อเข้าถึงองค์กรของคุณ หมายเลขโทรศัพท์เสมือนไม่จำกัดเฉพาะรหัสพื้นที่ของสหรัฐอเมริกาและ 800 หมายเลข คุณยังสามารถซื้อหมายเลขต่างประเทศจากผู้ให้บริการบางรายเพื่อให้ลูกค้าต่างประเทศติดต่อคุณได้

ด้วยหมายเลขโทรศัพท์เสมือนจริง ทำให้ง่ายต่อการตั้งค่าคอลเซ็นเตอร์ในภูมิภาค เช่น โนวาสโกเชีย และรับสายจากลูกค้าที่อยู่ในตลาดต่างประเทศ เช่น อิตาลี ผู้โทรไม่ต้องโทรทางไกล และซอฟต์แวร์คอลเซ็นเตอร์จะกำหนดเส้นทางการโทรประเภทนี้ไปยังตัวแทนที่เชี่ยวชาญในภาษาอิตาลี สำหรับผู้โทร ไม่มีข้อบ่งชี้ว่าพวกเขากำลังโทรออกนอกประเทศ และคุณจะมอบประสบการณ์การบริการลูกค้าที่แข็งแกร่งให้กับผู้ที่เข้าถึงแบรนด์ของคุณจากตลาดต่างประเทศโดยไม่ต้องเปิดศูนย์บริการในพื้นที่

เนื่องจากเทคโนโลยีนี้กำหนดเส้นทางการโทรทั้งหมดไปยังหมายเลขเดียว จึงเป็นวิธีที่รับประกันได้ว่าตลาดต่างประเทศจะมีหมายเลขโทรเข้าที่แปลเป็นภาษาท้องถิ่น ซึ่งลูกค้าจะไปถึงธุรกิจและแผนกที่พวกเขาต้องการพูดคุยและจัดการปัญหาได้อย่างรวดเร็ว .

วัดประสิทธิภาพการขายและการตลาด

ในด้านการตลาดหรือการขาย คุณต้องสามารถติดตามจำนวนการโทรที่คุณได้รับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณรับสายจากหลายแคมเปญ คุณสามารถเชื่อมโยงหมายเลขโทรศัพท์เฉพาะกับแคมเปญการตลาด แทนที่จะใช้หมายเลขโทรศัพท์หลัก และวัดประสิทธิภาพและอัตรา Conversion ของแคมเปญเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยหมายเลขโทรศัพท์เสมือนจริง การทำแผนที่ความหนาแน่นจึงเป็นเรื่องง่ายในตลาดต่างๆ ตัวอย่างเช่น หากผู้โทรกดหมายเลขของคุณในรหัสพื้นที่ 515 บ่อยขึ้น นี่เป็นตัวบ่งชี้ว่าแคมเปญของคุณอาจมีผู้โทรที่ Des Moines มากกว่า บางทีการรณรงค์ในเมืองนั้นอาจจะย้ายไปยังพื้นที่อื่นเพื่อเพิ่มยอดขายได้เป็นอย่างดี

ภาพรวมของผู้ให้บริการหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

ตารางด้านล่างแสดงและภาพรวมของผู้ให้บริการห้ารายที่เสนอหมายเลขโทรศัพท์เสมือนแบบโทรฟรี ท้องถิ่น และแบบไร้สาระในแผนของพวกเขา

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

ด้านล่างนี้ เราได้ตอบคำถามที่พบบ่อยบางส่วนเกี่ยวกับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน