ระบบโทรศัพท์เสมือนที่ดีที่สุด: คุณสมบัติ, ประโยชน์, ผู้ให้บริการชั้นนำ

ธุรกิจขนาดเล็กของคุณเติบโตเร็วกว่าโทรศัพท์พื้นฐานแบบเดิมๆ หรือไม่? ต้องการระบบโทรศัพท์ที่ตรงกับความต้องการของพื้นที่ทำงานระยะไกลหรือแบบผสมผสานหรือไม่?

ถ้าใช่ แสดงว่าคุณกำลังพิจารณาระบบโทรศัพท์เสมือนอยู่แล้ว

การเปลี่ยนมาใช้ระบบโทรศัพท์เสมือนไม่เพียงช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการสื่อสารปัจจุบันของคุณได้ถึง 65% แต่ยังช่วยให้ลูกค้าได้รับการสนับสนุนลูกค้าในระดับที่สูงขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานประมาณ 20% และลดการสื่อสารที่ผิดพลาด ทำให้ทุกคนผิดหวัง

ในบทความนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับระบบโทรศัพท์เสมือนที่ทำงานด้วย VoIP อภิปรายเกี่ยวกับคุณสมบัติเด่น ประโยชน์ที่ได้รับ และแนะนำคุณให้รู้จักกับผู้ให้บริการที่ดีที่สุดบางราย

สารบัญ:

• ระบบโทรศัพท์เสมือนคืออะไร?
• อะไรคือประโยชน์ของระบบโทรศัพท์เสมือน?
• คุณสมบัติหลักของระบบโทรศัพท์เสมือน
• จะทราบได้อย่างไรว่าคุณต้องการระบบโทรศัพท์เสมือน
• บริษัทใดให้บริการระบบเสมือนที่ดีที่สุด
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบโทรศัพท์เสมือน

ระบบโทรศัพท์เสมือนคืออะไร?

ระบบโทรศัพท์เสมือนเป็นบริการโทรศัพท์สำหรับธุรกิจบนคลาวด์ที่โทรออกและรับสายผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและระบบ PBX บนคลาวด์ ซึ่งต่างจากการเดินสายทองแดงของโทรศัพท์บ้านแบบเดิมๆ

ระบบโทรศัพท์เสมือนยังทำให้ผู้ใช้สามารถโทรออกได้บนอุปกรณ์หลายเครื่อง รวมถึงอินเทอร์เฟซแบบซอฟต์โฟนบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป แอพมือถือ หรือแม้แต่คอมพิวเตอร์แล็ปท็อป

สามารถโอนสายเรียกเข้าไปยังหมายเลขโทรศัพท์หลายหมายเลขเพื่อป้องกันสายที่ไม่ได้รับและให้ความยืดหยุ่นมากขึ้น สามารถจัดการการโทรออกได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการผสานรวมกับระบบ CRM ที่เชื่อถือได้และความเร็วในการโทรที่ปรับได้

ระบบโทรศัพท์เสมือนยังต้องการฮาร์ดแวร์น้อยกว่าหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจแบบเดิม และสามารถตั้งค่าออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งมักจะใช้เวลาไม่ถึงวัน

บริษัทต่างๆ สามารถโอนหมายเลขโทรฟรีและหมายเลขท้องถิ่นที่มีอยู่ หรือเลือกหมายเลขโทรฟรี หมายเลขท้องถิ่น หรือหมายเลขเสมือนหลายหมายเลขภายในหลายรหัสพื้นที่ นอกจากนี้ยังมีหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจระหว่างประเทศ

แม้ว่าบางบริษัทอาจมีหมายเลขโทรศัพท์แยกกันสำหรับแผนกต่างๆ โดยปกติแล้ว สมาชิกในทีมหรือแผนกแต่ละคนสามารถเข้าถึงได้โดยใช้รหัสต่อขยาย

ซึ่งหมายความว่าพนักงานสามารถปกป้องโทรศัพท์มือถือหรือหมายเลขบ้านโดยให้หมายเลขโทรศัพท์เสมือนกับลูกค้าแทนหมายเลขส่วนตัว

ระบบโทรศัพท์เสมือนทำงานอย่างไร

หมายเลขโทรศัพท์แบบเดิมเชื่อมต่อกับสายโทรศัพท์เพียงสายเดียว ดังนั้น หากเจ้าของหมายเลขโทรศัพท์ไม่รับสาย ตัวเลือกเดียวของผู้โทรคือวางสายและลองใช้หมายเลขเพิ่มเติม

ระบบโทรศัพท์เสมือนไม่ได้จำกัดอยู่เพียงอุปกรณ์ สายโทรศัพท์ หรือตำแหน่งทางกายภาพเท่านั้น

นี่เป็นเพราะพวกเขาทำงานโดยใช้ Voice Over Internet Protocol (VoIP) เมื่อมีการโทรผ่านเครือข่ายเสมือน การเชื่อมต่อปลายทางระหว่างผู้โทรและผู้ถูกเรียกจะถูกสร้างขึ้น ข้อมูลเสียงจะถูกแบ่งออกเป็นแพ็กเก็ต ซึ่งช่วยให้ข้อมูลสามารถเดินทางผ่านอินเทอร์เน็ตไปยังอีกสายหนึ่งได้ เมื่อข้อมูลแพ็คเก็ตนั้นไปถึงผู้รับที่ต้องการ ข้อมูลนั้นจะเปลี่ยนกลับเป็นข้อมูลเสียง

เมื่อโทรออก หมายเลขโทรศัพท์ดิจิทัลสามารถกำหนดเส้นทางการโทรไปยังโทรศัพท์แอนะล็อกแบบดั้งเดิม โทรศัพท์มือถือ ซอฟต์โฟน และเดสก์ท็อปของคุณ

ผู้โทรไม่ต้องวางสายและโทรซ้ำหมายเลขเพิ่มเติมเพื่อติดต่อฝ่ายที่ต้องการ ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์สามารถโอนสายไปยังอุปกรณ์หลายเครื่องตามลำดับที่ปรับแต่งได้

เส้นทางการโทรของระบบโทรศัพท์เสมือนอาจมีลักษณะดังนี้:

สายเรียกเข้าไปยังหมายเลขเสมือน → โทรศัพท์พื้นฐานในสำนักงาน → คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป → โทรศัพท์มือถือของธุรกิจ → สมาร์ทโฟนส่วนบุคคล → กล่องข้อความเสียงหรือหมายเลขโทรศัพท์ของเพื่อนร่วมงาน

โฮสต์ Virtual Private Branch Exchange เทียบกับ SIP Trunking

เมื่อบริษัทตัดสินใจใช้ระบบโทรศัพท์เสมือน พวกเขาจะต้องเลือกระหว่าง Hosted Private Branch Exchange และ SIP trunking

PBX ที่โฮสต์หมายความว่าระบบโทรศัพท์เสมือนดำเนินการโดยผู้จำหน่ายบุคคลที่สามที่มีอุปกรณ์นอกสถานที่

ซึ่งหมายความว่าไม่จำเป็นสำหรับบริษัทที่ใช้ PBX ที่โฮสต์บนคลาวด์เพื่อเป็นเจ้าของซอฟต์แวร์หรืออุปกรณ์ใดๆ และไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการรันการอัปเดตหรือแก้ไขปัญหาด้านไอทีที่สำคัญด้วยตนเอง

ในทางกลับกัน SIP trunking นั้นเหมาะสำหรับธุรกิจที่มีพนักงานไอทีของตัวเองและอุปกรณ์ PBX ในองค์กรหรือเกตเวย์ VoIP Session Initiation Protocol (SIP) เชื่อมต่อฮาร์ดแวร์ PBX และสายโทรศัพท์ Voice over Internet Protocol

บริษัทขนาดใหญ่หรือเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่มีปริมาณการโทรสูงซึ่งมีอุปกรณ์แลกเปลี่ยนสาขาส่วนตัวอยู่แล้ว ควรเลือกเดินสายไฟ SIP Hosted PBX ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่ต้องการจัดการปัญหาด้านไอทีของตนเอง และกำลังมองหาโซลูชันโทรศัพท์เสมือนที่มีราคาไม่แพง

การอ่านเพิ่มเติม: โฮสต์ PBX กับ SIP Trunking: ข้อดี ข้อเสีย คุณสมบัติ

อะไรคือประโยชน์ของระบบโทรศัพท์เสมือน?

มีประโยชน์มากมายที่ระบบโทรศัพท์เสมือนมีให้มากกว่าโทรศัพท์แบบเดิม

ประการแรก ระบบเหล่านี้สามารถปรับขนาดได้สูง หมายความว่าบริษัทต่างๆ สามารถเริ่มต้นด้วยบริการโทรศัพท์ VoIP ขั้นพื้นฐาน และค่อยๆ เพิ่มคุณสมบัติใหม่หรือผู้ใช้เพิ่มเติมตามความจำเป็น

ซึ่งหมายความว่าระบบโทรศัพท์ไม่เพียงแต่ปรับแต่งให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของธุรกิจเท่านั้น และสามารถเติบโตไปพร้อมกับระบบได้ แต่ยังช่วยให้ผู้ใช้ไม่ต้องจ่ายเงินสำหรับคุณสมบัติที่ไม่ต้องการอีกด้วย

นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังสามารถเพิ่มช่องทางการสื่อสารได้หลากหลาย เช่น การสนทนาทางวิดีโอ การส่งแฟกซ์ออนไลน์ หรือการส่งข้อความ SMS ไปยังแพลตฟอร์มการโทรเสมือนจริง ซึ่งเป็นไปไม่ได้ด้วย Plain Old Telephone Service (POTS) ลูกค้าและเพื่อนร่วมงานจะสามารถเชื่อมต่อผ่านช่องทางได้ พวกเขาต้องการ และการสนทนาทั้งหมดจะถูกซิงค์โดยอัตโนมัติผ่านช่องทางและอุปกรณ์เพื่อหลีกเลี่ยงการพลาดข้อมูลสำคัญ

ด้านล่างนี้ เราได้รวบรวมรายการข้อดีและข้อเสียของ VoIP ทางธุรกิจที่พบบ่อยที่สุดเพื่อพิจารณาโดยพิจารณาจากประสบการณ์ของผู้ใช้

คุณสมบัติที่สำคัญของระบบโทรศัพท์เสมือน

หมายเลขธุรกิจบนระบบโทรศัพท์คลาวด์เสมือนช่วยให้พนักงานสามารถโทรออกและรับสายไปยังสหรัฐอเมริกาและแคนาดาได้ไม่จำกัดบนอุปกรณ์ที่ต้องการ

คุณสมบัติและฟังก์ชันการทำงานมาตรฐานของ VoIP ประกอบด้วย:

• คุณสมบัติการจัดการการโทรขั้นพื้นฐาน
• IVR
• การจัดคิวและโทรกลับอัตโนมัติ
• วอยซ์เมลแบบภาพ
• การประชุมทางวิดีโอทางโทรศัพท์
• เครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทีม
• SMS ธุรกิจ
• บันทึกการโทร
• การวิเคราะห์โทรศัพท์ธุรกิจ
• การบูรณาการกับบุคคลที่สาม

คุณสมบัติการจัดการการโทรขั้นพื้นฐาน

ระบบโทรศัพท์เสมือนมีคุณสมบัติการจัดการการโทรมากกว่าโทรศัพท์บ้าน สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการกำหนดเส้นทางการโทรและการโอนสาย

การโอนสายตามลำดับจะโอนสายผ่านอุปกรณ์ที่ต้องการโดยที่ผู้โทรไม่ต้องกดหมายเลขอื่นเพื่อติดต่อบุคคลที่พวกเขากำลังพยายามจะเชื่อมต่อด้วย

ตัวอย่างเช่น หากตัวแทนไม่ได้รับสายที่โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ การโอนสายจะส่งสายเรียกเข้าไปยังโทรศัพท์มือถือของตนโดยอัตโนมัติ หากไม่รับสาย ระบบจะโอนสายไปที่โทรศัพท์บ้านหรือเบอร์ Google Voice หากไม่มีผู้รับสาย สามารถโอนสายไปที่วอยซ์เมลหรือตัวแทนอื่นได้

การโอนสายระยะไกลช่วยให้พนักงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ และช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้โทรสามารถพูดคุยกับตัวแทนสดเพื่อเพิ่มอัตราการแก้ปัญหาการโทรครั้งแรก

การกำหนดเส้นทางการโทรเป็นเส้นทางการโทรที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งผู้โทรเข้าเดินทางโดยอิงจากการตอบสนองต่อ IVR (Interactive Voice Response) ที่แจ้งหรือตามรูปแบบการกำหนดเส้นทางที่เลือกไว้ล่วงหน้า

การกำหนดเส้นทางการโทรช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้โทรเชื่อมต่อกับตัวแทนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดเพื่อช่วยเหลือพวกเขาในประเด็นเฉพาะของพวกเขา และป้องกันการโอนสายไปยังตัวแทนโดยไม่มีชุดทักษะที่เหมาะสม

เส้นทางการกำหนดเส้นทางการโทรทั่วไป ได้แก่ Round-robin, เสียงเรียกเข้า/การโทรพร้อมกัน, ว่างมากที่สุด, ตามทักษะ และอื่นๆ

คุณสมบัติการจัดการการโทรเพิ่มเติม ได้แก่ :

• การบล็อกการโทร
• ห้ามรบกวน
• พักสายและปรับแต่งเพลงพักสาย
• คำทักทายที่กำหนดเอง
• โอนสาย
• การคัดกรองการโทรและ ID ผู้โทร
• โต๊ะร้อน
• Call Flip (สลับไปยังอุปกรณ์อื่นระหว่างการโทรโดยไม่ต้องตัดการเชื่อมต่อ)
• การตรวจสอบการโทร (Call Barge, Call Whisper, ฯลฯ )

IVR

IVR ย่อมาจาก Interactive Voice Response ได้รับการออกแบบมาไม่เพียงแต่เพื่อปรับปรุงกระบวนการกำหนดเส้นทางการโทรตามที่กล่าวไว้ข้างต้น แต่ยังให้บริการลูกค้าด้วยตนเองในระดับที่สูงขึ้น ซึ่งช่วยให้เจ้าหน้าที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายสำหรับปัญหาเร่งด่วน

คุณสามารถเพิ่มเมนูการโทร IVR ลงในหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจเสมือนทุกหมายเลขได้ และเป็นข้อความแจ้งที่บันทึกไว้ล่วงหน้าโดยพื้นฐานแล้ว ซึ่งจะถามคำถามลูกค้าเกี่ยวกับเหตุผลในการโทร สามารถใช้การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) เพื่อ "เข้าใจ" คำพูดของลูกค้าหรือสามารถปฏิบัติตามคำแนะนำเมื่อลูกค้าป้อนคำตอบผ่านปุ่มกดโทรศัพท์ (เช่น “กด 1 สำหรับบริการลูกค้า 2 สำหรับการเรียกเก็บเงิน 3 เพื่อพูดคุยกับพนักงานต้อนรับ…”)

จากนั้น ตามการตอบสนองของลูกค้า ระบบ IVR จะแนะนำพวกเขาผ่านข้อความแจ้งหรือคำตอบที่บันทึกไว้ล่วงหน้าจากพนักงานต้อนรับเสมือน โดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับตัวแทน

ตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุดคือการชำระเงินด้วย IVR ซึ่งช่วยให้ลูกค้าชำระเงินหรือจัดการใบเรียกเก็บเงินทางโทรศัพท์ได้โดยการตอบสนองต่อข้อความแจ้งผ่านแป้นกดโทรศัพท์หรือการตอบกลับด้วยคำพูด

การจัดคิวและโทรกลับอัตโนมัติ

การจัดคิวการโทรเป็นคุณลักษณะของระบบโทรศัพท์เสมือนที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดเรียงและจัดการสายเรียกเข้า โดยวางผู้โทรแต่ละคนเข้าแถวเพื่อรอให้ตัวแทนรับสาย

คิวการโทรถูกสร้างขึ้นโดยพิจารณาจากปัจจัยหลายประการ เช่น ความสำคัญของลูกค้า/ไคลเอนต์ VIP ลำดับเฉพาะที่ลูกค้าโทรมา (โดยทั่วไป) และประเภทของปัญหาที่ต้องการความช่วยเหลือ

จากนั้นผู้โทรจะรอจนกว่าตัวแทนจะสามารถพูดคุยกับพวกเขาได้

ข้อเสียเพียงอย่างเดียวที่นี่?

ธุรกิจที่ใหญ่ขึ้นหรือคิวการโทรที่แน่นแฟ้นอาจหมายถึงเวลารอนานสำหรับลูกค้า ซึ่งไม่มีใครชอบ

การโทรกลับอัตโนมัติไม่จำเป็นต้องให้ผู้โทรพักสาย โดยให้ผู้โทรเลือกได้ว่าต้องการรับสายกลับจากลูกค้าจากตัวแทนที่พร้อมให้บริการเมื่อใด

ด้วยวิธีนี้ ลูกค้าสามารถรับความช่วยเหลือที่ต้องการตามกำหนดการของตนเอง และตัวแทนจะได้รับการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อใกล้ถึงเวลาโทรกลับ

วอยซ์เมลแบบภาพ

ไม่เหมือนกับข้อความเสียงมาตรฐาน ข้อความเสียงแบบภาพ VoIP จะถอดเสียงข้อความเสียงที่ไม่ได้รับโดยอัตโนมัติ นอกเหนือจากการบันทึกไฟล์แนบที่เป็นเสียง

จากนั้นตัวแทนสามารถเลือกที่จะรับข้อความเสียงเหล่านั้นเป็นข้อความ ซึ่งพวกเขายังสามารถส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังสายที่ไม่ได้รับ/ข้อความ เช่น "ให้ฉันโทรหาคุณภายในห้านาที" หรือ "กำลังประชุม"

ข้อความเสียงไปยังอีเมลก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน เนื่องจากจะส่งทั้งการบันทึกเสียงและการถอดเสียงข้อความเสียงไปยังที่อยู่อีเมลที่ต้องการของตัวแทนโดยอัตโนมัติ

ในบางกรณี เจ้าหน้าที่สามารถฟังข้อความเสียงได้โดยตรงภายในพอร์ทัลข้อความเสียง จากนั้นจึงเลือกบันทึกหรือลบสิ่งที่บันทึกไว้ได้ ตัวแทนจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีข้อความเสียงรอ

การประชุมทางวิดีโอทางโทรศัพท์

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ เช่น Zoom หรือ Microsoft Teams กลายเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจ ระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่จะให้ความสามารถในการโทรผ่านวิดีโอโดยเป็นส่วนหนึ่งของแผน

การประชุมทางเว็บช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันเป็นทีมทางไกลโดยอนุญาตให้มีการสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์แบบเห็นหน้ากัน

ผู้ใช้สามารถแชร์หน้าจอกับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ใช้พื้นหลังเสมือน จัดเรียงมุมมองกล้องใหม่ นำเสนอสไลด์โชว์ โหวตในแบบสำรวจเสมือนจริง ใช้การยกมือเสมือนเมื่อพวกเขาต้องการพูด และใช้ข้อความแชทเป็นทีมเพื่อสื่อสารระหว่างกันระหว่างวิดีโอ เรียก.

เครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทีม

แม้ว่าเครื่องมือการทำงานร่วมกันในทีมมักจะใช้ร่วมกับการประชุมทางวิดีโอ (โดยเฉพาะการส่งข้อความแชทในทีม) แต่ก็สามารถใช้ด้วยตัวเองได้ตลอดวันทำงาน

ตัวอย่างเช่น นอกเหนือจากการแท็กผู้ใช้รายอื่น การมอบหมายงาน และการตอบสนองต่อข้อความแชท ผู้ใช้ยังสามารถอัปโหลดไฟล์และใส่คำอธิบายประกอบในแบบเรียลไทม์ได้อีกด้วย ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนจากข้อความแชทเป็นแฮงเอาท์วิดีโอได้ด้วยคลิกเดียว ใช้ไวท์บอร์ดเพื่อแสดงจุด หรือแม้แต่ควบคุมหน้าจอของผู้ใช้อื่นจากระยะไกล

แม้ว่าผู้ให้บริการระบบโทรศัพท์ในปัจจุบันจะนำเสนอคุณลักษณะการทำงานร่วมกันแบบทีมขั้นพื้นฐาน ผู้ใช้ส่วนใหญ่จะต้องผสานรวมเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ต้องการเพื่อเข้าถึงฟังก์ชันการทำงานร่วมกันขั้นสูงเพิ่มเติม

SMS ธุรกิจ

การส่งข้อความ SMS สำหรับธุรกิจช่วยให้ตัวแทนสามารถส่งข้อความไปยังเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าโดยใช้หมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจ ผ่านแอปเดสก์ท็อป VoIP หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่

ตัวแทนสามารถพิมพ์ข้อความที่ยาวขึ้นบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปเพื่อประหยัดเวลา และยังคงเข้าถึงประวัติการสนทนาด้วยข้อความทั้งหมดได้เหมือนกับที่ทำบนสมาร์ทโฟน ในบางกรณี การส่ง SMS ตอบกลับอัตโนมัติหรือข้อความทางการตลาดไปยังลูกค้าหรือผู้ที่เลือกรับข้อความจากบริษัท

บันทึกการโทร

มีการบันทึกการโทรสำหรับการโทรด้วยเสียงและวิดีโอ (รวมถึงการแชร์หน้าจอ ไวท์บอร์ด ฯลฯ) ภายในระบบโทรศัพท์ VoIP

การบันทึกการโทรแบบไม่จำกัดมักจะมีให้ในแผนชำระเงินที่มีราคาแพงกว่าเท่านั้น แต่บ่อยครั้ง ผู้ให้บริการจะรวมพื้นที่บันทึกอย่างน้อย 3-5 GB ในแผนราคาที่ถูกกว่า

ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งกฎการบันทึกทั่วทั้งบริษัทหรืออนุญาตให้ผู้ใช้จัดการการบันทึกของตนเองได้ การบันทึกเหล่านี้ถูกคัดลอกเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาคำสำคัญได้อย่างง่ายดาย หรือสามารถแชร์ผ่านอีเมลหรือในแชทของทีม

การบันทึกสามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านหรือผู้ใช้อาจหยุดชั่วคราวและเริ่มต้นการบันทึกใหม่ ณ จุดต่างๆ ระหว่างการสนทนาเพื่อความเป็นส่วนตัว

การวิเคราะห์โทรศัพท์ธุรกิจ

โทรศัพท์ธุรกิจให้ข้อมูลและการวิเคราะห์พนักงานและลูกค้าในอดีตและตามเวลาจริง ในกรณีส่วนใหญ่ การวิเคราะห์เหล่านี้จะพร้อมใช้งานผ่านเทมเพลตรายงานที่สร้างไว้ล่วงหน้าหรือรายงานที่ปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์ซึ่งอนุญาตให้ผู้ใช้เลือก KPI

ผู้ใช้สามารถระบุช่วงวันที่ที่กำหนด ตัวแทนแต่ละราย แผนก ทิศทางการโทร และอื่นๆ สามารถส่งรายงานเหล่านี้ได้โดยอัตโนมัติตามช่วงเวลาที่กำหนด เพื่อให้ผู้ใช้สามารถติดตามแนวโน้มที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างใกล้ชิด

การวิเคราะห์ยอดนิยม ได้แก่ :

• ระยะเวลาการโทรโดยเฉลี่ย
• จำนวนการโทรเข้าและโทรออก (ปริมาณการโทรรายวัน)
• ตำแหน่งผู้โทร
• เวลาโทร
• อัตราการละทิ้งคอลเซ็นเตอร์
• การวิเคราะห์คำพูด
• ปัญหา/เหตุผลทั่วไปสำหรับการร้องขอการสนับสนุน
• อัตราการแปลง
• ความพึงพอใจของลูกค้า

การบูรณาการกับบุคคลที่สาม

แม้จะมีคุณสมบัติข้างต้นทั้งหมด สมาชิกในทีมอาจยังคงต้องการฟังก์ชันเพิ่มเติมที่ผู้ให้บริการ VoIP ไม่มีให้ หรือพวกเขาอาจแค่ต้องการใช้เครื่องมืออื่นๆ ที่พวกเขาคุ้นเคยมากกว่า

การผสานรวมกับบุคคลที่สามช่วยให้สมาชิกในทีมรวมซอฟต์แวร์การสื่อสารทางธุรกิจอื่นๆ และระบบ CRM เข้ากับระบบโทรศัพท์เสมือนของตนได้

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถรวมเครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์ยอดนิยม เช่น Asana, Slack หรือ Monday.com เข้ากับระบบโทรศัพท์ของธุรกิจของคุณ คุณยังสามารถรวมเครื่องมือต่างๆ เช่น Microsoft Office หรือ Google ปฏิทินเพื่อกำหนดเวลาการประชุมทางวิดีโอที่จะเกิดขึ้นหรือการประชุมทางโทรศัพท์

จะทราบได้อย่างไรว่าคุณต้องการระบบโทรศัพท์เสมือน

ถึงเวลาที่จะต้องพิจารณาย้ายไปใช้ระบบโทรศัพท์เสมือนหาก:

• ธุรกิจของคุณมีพนักงานที่อยู่ห่างไกลจำนวนมาก หรือหากสมาชิกในทีมของคุณมักไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจหรือการขาย ในการประชุมกับลูกค้า หรือในการโทรติดต่อบริการ
• คุณใช้เครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจหลายอย่าง และเบื่อที่จะต้องเปลี่ยนจากแพลตฟอร์มหนึ่งไปอีกแพลตฟอร์มหนึ่งตลอดเวลาในขณะที่โทร ระบบโทรศัพท์เสมือนมีการผสานรวมกับซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่นในระดับสูง เช่น เครื่องมือ CRM คุณจึงสามารถดูข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดภายในแดชบอร์ดเดียวได้
• ปริมาณการโทรรายวันของคุณเกินจำนวนตัวแทนที่มีอยู่หรือเพิ่มขึ้นอย่างมากภายในไม่กี่เดือนที่ผ่านมา สัญญาณที่ดีที่แสดงว่าคุณใช้เกินความสามารถแล้วคือการเพิ่มขึ้นของสายธุรกิจที่ไม่ได้รับหรือข้อความเสียง
• การเพิ่มขึ้นของธุรกิจหรือจำนวนพนักงานทำให้ต้นทุนโทรคมนาคมของคุณพุ่งสูงขึ้น
• คุณเพิ่งเปิดที่ตั้งใหม่ หรือสนใจที่จะขยายธุรกิจของคุณไปยังที่ตั้งหลายแห่ง ระบบโทรศัพท์เสมือนช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานในสถานที่ต่าง ๆ และพนักงานจากระยะไกลได้ง่ายขึ้นมากในการเชื่อมต่อระหว่างกัน นอกจากนี้ยังช่วยลดเวลาในการแก้ไขปัญหาของการสนับสนุนลูกค้า เนื่องจากลูกค้าสามารถติดต่อตัวแทนได้เร็วกว่า

สุดยอดระบบโทรศัพท์เสมือนที่ต้องพิจารณา

• Nextiva
• RingCentral
• GoToConnect
• แป้นหมายเลข
• 8×8
• ตั๊กแตน
• Phone.com

หากคุณกำลังมองหาระบบโทรศัพท์เสมือนที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ ให้ใช้ตารางด้านล่างเพื่อเปรียบเทียบผู้ให้บริการอย่างรวดเร็ว

สำหรับข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแพลตฟอร์มเหล่านี้และอื่นๆ ให้ใช้ภาพรวมการเปรียบเทียบ Enterprise VoIP ของเรา

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบโทรศัพท์เสมือน