10 ประโยชน์ของ VoIP สำหรับธุรกิจในปี 2566

ในขณะที่ธุรกิจจำนวนมากยังคงพึ่งพาสายโทรศัพท์แบบเดิม แต่จำนวนที่เพิ่มขึ้นกำลังใช้ ระบบ Voice Over Internet Protocol (VoIP) ในการสื่อสาร เนื่องจากความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้น คุณสมบัติการโทรที่ทรงพลัง และอัตราการโทรภายในประเทศและระหว่างประเทศที่น่าพอใจ นี่เป็นเพียงข้อดีบางประการของ VoIP ที่เราจะพูดถึงในคู่มือนี้

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่โทรไปต่างประเทศจะทำให้บิลค่าโทรศัพท์ จำนวนมาก โดยใช้สายโทรศัพท์แบบเดิม เนื่องจากใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ระบบ VoIP ที่ดีที่สุด จึงสามารถใช้งานได้ทุกที่ ช่วยเชื่อมต่อทีมระยะไกลและทีมไฮบริด

ประโยชน์ของ VoIP นั้นชัดเจนมาก จน เกือบหนึ่งในสาม ของธุรกิจในอเมริกากำลังใช้งานอยู่ ตาม สถิติ VoIP ล่าสุด การเปลี่ยนแปลงนี้ยิ่งทวีความรุนแรงมากขึ้นในสังคมที่กว้างขึ้น โดยข้อมูลล่าสุดของศูนย์สุขภาพแห่งชาติเปิดเผยว่า 73% ของชาวอเมริกันที่เป็นผู้ใหญ่ไม่มีโทรศัพท์บ้านในบ้านอีกต่อไป!

ระบบ VoIP มีข้อเสีย เล็กน้อยอยู่ บ้าง แต่ประโยชน์ที่ได้รับมีมากกว่าข้อเสียมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจยุคใหม่ หากคุณยังไม่ได้สำรวจคุณสมบัติและข้อดีที่หลากหลายของ VoIP เรามาดูกันดีกว่าว่าเหตุใด VoIP จึงมีความสำคัญต่อธุรกิจในปัจจุบัน และวิธีเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสม

วีโอไอพีคืออะไร? คำจำกัดความง่ายๆ

Voice Over Internet Protocol (VoIP) เป็นเทคโนโลยีการสื่อสารที่ช่วยให้คุณสามารถโทรออกผ่านอินเทอร์เน็ตได้ เมื่อคุณเปรียบเทียบ VoIP กับโทรศัพท์บ้าน คุณจะเห็นว่าแม้ว่าอย่างหลังจะใช้เครือข่ายทางกายภาพที่เป็นสายทองแดง แต่ระบบ VoIP บนคลาวด์ก็สามารถใช้งานได้ทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร นอกจากนี้ยังสามารถทำงานร่วมกับระบบธุรกิจอื่นๆ มากมาย เช่น การประชุมผ่านเว็บ และ ซอฟต์แวร์ CRM สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

เทคโนโลยี VoIP มีสองรูปแบบหลัก: โทรศัพท์ตั้งโต๊ะและซอฟต์โฟน โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ VoIP เป็นโทรศัพท์ทางกายภาพแบบดั้งเดิมที่เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ VoIP และซอฟต์โฟนเป็นแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่สามารถทำงานบนอุปกรณ์หลายชนิด เช่น โทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป และแล็ปท็อป

ประโยชน์ของ VoIP: ข้อดี 10 ประการสำหรับธุรกิจของคุณ

ด้านล่างนี้ เราจะสำรวจข้อดีหลัก 10 ประการที่ระบบ VoIP สามารถนำมาสู่ธุรกิจได้ในปี 2566

1. โฮสต์การประชุมทางโทรศัพท์

สายโทรศัพท์แบบเดิมมีจำกัดในการประชุมทางโทรศัพท์ และอาจเป็นปัญหาสำหรับเจ้าของธุรกิจจำนวนมาก เมื่อคุณใช้บริการ VoIP คุณสามารถรวมบุคคลจำนวนมากเท่าที่คุณต้องการในการประชุมทางโทรศัพท์ ตราบใดที่ความเร็วอินเทอร์เน็ตของคุณเพียงพอที่จะถ่ายโอนข้อมูลเสียงทั้งหมด เทคโนโลยี VoIP ได้รับการพัฒนาและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นแพ็กเก็ตเสียงทั้งหมดจึงถูกบีบอัดและถ่ายโอนอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อปรับปรุงคุณภาพการเชื่อมต่อและการโทร

2. ตัดค่าใช้จ่ายของคุณ

หากคุณไม่ได้ใช้ VoIP ในขณะนี้ คุณอาจกำลังใช้สายโทรศัพท์แบบเดิมที่มีมานานหลายทศวรรษ ในสถานการณ์นี้ คุณจะต้องจ่ายเงินทุกนาทีที่ใช้คุยโทรศัพท์ ซึ่งหมายความว่าค่าใช้จ่ายรายเดือนของคุณอาจสูงมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณโทรระหว่างประเทศเป็นประจำ สถานการณ์ของ VoIP นั้นแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง และค่าใช้จ่ายของคุณจะลดลงอย่างมาก แผงสวิตช์โทรศัพท์ สมัยใหม่ทำงานบนระบบคลาวด์และราคาถูกกว่ามาก

เพื่อที่จะใช้ประโยชน์จากบริการ VoIP คุณจำเป็นต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตคุณภาพสูงเท่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ADSL ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถเพลิดเพลินกับคุณภาพเสียงที่ยอดเยี่ยม ความน่าเชื่อถือในการโทร และค่าบริการรายเดือนของคุณจะเป็นจำนวนเงินคงที่ ตามสถิติ ธุรกิจขนาดเล็กที่เปลี่ยนมาใช้ VoIP ช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่ายในท้องถิ่นได้มากถึง 40% และประหยัดได้ถึง 90% สำหรับการโทรระหว่างประเทศ

3. การใช้แบนด์วิธ

การเพิ่มประสิทธิภาพแผน VoIP ของคุณตามความต้องการของคุณอาจเป็นเรื่องยุ่งยากเล็กน้อยในตอนแรก แต่หากผู้ให้บริการของคุณให้สถิติโดยละเอียดเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลรายเดือนของคุณ กระบวนการก็จะง่ายขึ้นมาก สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับบริการ VoIP ก็คือ คุณสามารถเห็นทุกรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่สามารถช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพการโทรเข้า/ออก เพื่อรับความคุ้มค่าเงินที่สุด

4. ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ราคาไม่แพง

VoIP ขจัดความจำเป็นในการใช้สายโทรศัพท์ ชุดโทรศัพท์ และฮาร์ดแวร์พื้นฐานอื่นๆ ที่มีราคาแพง ซึ่งสามารถเพิ่มต้นทุนเริ่มต้นในการสื่อสารของบริษัทของคุณเป็นหลายพันดอลลาร์ได้

นอกเหนือจากซอฟต์แวร์ VoIP แล้ว สิ่งที่คุณต้องมีคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ดี คอมพิวเตอร์ การ์ดเสียง ไมโครโฟน และลำโพงหรือหูฟัง ซึ่งเป็นเรื่องปกติสำหรับสำนักงานทุกแห่งทั่วโลก แพ็คเกจ VoIP ส่วนใหญ่ก็สมเหตุสมผลเช่นกัน โดยมีราคาตั้งแต่ประมาณ $10 ถึง $30 ต่อผู้ใช้ ต่อเดือน ขึ้นอยู่กับความต้องการและสถานการณ์ทางธุรกิจของคุณ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ ค่าใช้จ่ายของระบบ VoIP

5. คุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมมากมาย

คุณสมบัติที่มาพร้อมกับบริการ VoIP นั้นดีกว่าคุณสมบัติที่มีให้ในสายโทรศัพท์แบบเดิมมาก คุณจะมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในแง่ของการจัดการการโทร รวมทั้งใช้ประโยชน์จากสิทธิพิเศษต่างๆ เช่น ข้อความเสียง หมายเลขเสมือนพิเศษ รายชื่อผู้ติดต่อ หมายเลขผู้โทร ฯลฯ นี่คือสิทธิพิเศษบางส่วนที่คุณจะได้รับ โอกาสในการเพลิดเพลินเมื่อใช้โซลูชั่น VoIP สำหรับธุรกิจของคุณ:

การกำหนดเส้นทางการโทร VoIP

หากคุณต้องรับสายสำคัญบ่อยๆ แล้วทำไมคุณถึงเสี่ยงที่จะพลาดสายเหล่านั้น? ขอบคุณ "Find Me Call Routing" ที่นำเสนอโดยผู้ให้บริการ VoIP ส่วนใหญ่ ผู้โทรจะถูกโอนผ่านหมายเลขหลายหมายเลขก่อนที่จะถูกส่งไปยังวอยซ์เมล ตัวอย่างเช่น เขาจะโทรหาสองครั้งทางโทรศัพท์มือถือของคุณ สองครั้งทางโทรศัพท์สำนักงาน และสุดท้ายสองครั้งที่โทรศัพท์บ้านของคุณก่อนที่จะถูกส่งไปยังวอยซ์เมล

เพลงพักแบบกำหนดเอง

คุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งที่ธุรกิจจำนวนมากใช้ประโยชน์คือ “Music on Hold” การรอรับสายอาจเป็นเรื่องน่าเบื่อและน่าเบื่อ ดังนั้นทำไมไม่ลองเพิ่มสีสันให้กับกระบวนการนี้ด้วยเสียงเพลงบ้างล่ะ? ระบบ VoIP สมัยใหม่ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มท่วงทำนองที่เป็นเอกลักษณ์และผ่อนคลายให้กับผู้โทรทุกคนที่ถูกพักสาย

6. การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างคนทำงานระยะไกล

ต่างจากโทรศัพท์บ้าน ระบบ VoIP ช่วยให้พนักงานทำงานได้ทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร ความยืดหยุ่นนี้ทำให้เทคโนโลยีเป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจที่จัดการทีมระยะไกลและทีมไฮบริด นอกเหนือจากฟังก์ชันการโทรขั้นพื้นฐานแล้ว ระบบ VoIP ส่วนใหญ่ยังมีคุณลักษณะการทำงานร่วมกันที่หลากหลาย เช่น การแบ่งปันเอกสารและการจัดการงาน ทำให้พนักงานมีหลายวิธีในการสื่อสารและถ่ายทอดข้อมูล

ระบบ VoIP สร้างข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์เช่นกัน ช่วยให้ผู้จัดการสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้จากระยะไกล สิ่งนี้ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ เอาชนะอุปสรรคด้านประสิทธิภาพการทำงานได้ง่ายกว่าการพึ่งพาระบบโทรศัพท์แบบเดิมๆ ที่ไม่ค่อยเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี

7. ความสามารถในการขยายธุรกิจ

หากธุรกิจของคุณหวังจะขยายในอนาคต ระบบ VoIP มาพร้อมกับการขยายขนาดควบคู่ไปกับธุรกิจของคุณอย่างสมบูรณ์แบบ ผู้ให้บริการส่วนใหญ่เสนอแพ็คเกจแบบโมดูลาร์ที่ปรับแต่งได้ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนให้ตรงตามความต้องการเฉพาะของคุณได้ นอกจากนี้ หากทีมของคุณขยายตัวและคุณต้องการบริการที่แตกต่างกันในอนาคต คุณยังสามารถอัปเกรดเพื่อวางแผนด้วยฟีเจอร์ที่มีให้เลือกมากมายและขีดจำกัดผู้ใช้ที่มากขึ้น

สิ่งนี้ทำให้ซอฟต์โฟน VoIP มีข้อได้เปรียบเหนือระบบโทรศัพท์พื้นฐานสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตอย่างมาก เนื่องจากมีต้นทุนสูงกว่าในการขยายอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ และอาจมีการจำกัดจำนวนสายโทรศัพท์ที่สถานที่ของคุณสามารถติดตั้งได้

8. คุณภาพเสียง

แม้ว่าโทรศัพท์บ้านจะมอบคุณภาพการโทรที่ดีกว่าเล็กน้อยให้กับระบบ VoIP แต่ก็แทบจะไม่มีอะไรเลย คุณภาพเสียง VoIP ขึ้นอยู่กับความแรงของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณ ดังนั้นตราบใดที่เครือข่ายของคุณเชื่อถือได้ คุณจะไม่ต้องกังวลอีกต่อไป

ผู้ให้บริการ VoIP บางรายดีกว่าผู้ให้บริการรายอื่นในด้านนี้ ดังนั้นหากคุณภาพเสียงที่ชัดใสที่คุณต้องการ เราขอแนะนำให้เลือกระบบชั้นนำ เช่น RingCentral หรือ GoTo Connect

9. การพกพา

ข้อดีที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบ VoIP คือความยืดหยุ่น เมื่อเปรียบเทียบกับโทรศัพท์บ้านที่ถูกจำกัดให้ใช้เฉพาะสถานที่แห่งใดแห่งหนึ่ง เทคโนโลยี VoIP สามารถพกพาได้อย่างสมบูรณ์ เนื่องจากสามารถนำไปใช้กับอุปกรณ์ทางธุรกิจหลายประเภท

ช่วยให้พนักงานสามารถขนส่งเทคโนโลยีได้ทุกที่ที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็นสำนักงาน บ้าน หรือสถานที่ทำงานที่ยืดหยุ่นอื่นๆ สิ่งนี้ไม่เพียงเป็นประโยชน์อย่างชัดเจนสำหรับทีมระยะไกลและทีมไฮบริดเท่านั้น แต่ยังเป็นประโยชน์สำหรับพนักงานที่เดินทางบ่อยครั้งและจัดการประชุมทางธุรกิจจากหลายสถานที่อีกด้วย

10. ความปลอดภัย

เนื่องจากการโจมตีทางไซเบอร์ เช่น การละเมิดข้อมูลและมัลแวร์กลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น การรักษาความปลอดภัยจึงกลายมาเป็นความสำคัญสูงสุดสำหรับธุรกิจที่ต้องการหลบเลี่ยงภัยคุกคาม แม้ว่าอินเทอร์เน็ตจะเสี่ยงต่อความเสี่ยงด้านความปลอดภัยมากกว่าโทรศัพท์บ้าน แต่บริการ VoIP ก็ปลอดภัยพอๆ กับระบบเดิม ตราบใดที่คุณเลือกผู้ให้บริการที่มีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอ

ตัวอย่างเช่น ผู้ให้บริการ VoIP ส่วนใหญ่ปรับใช้กลไกการรักษาความปลอดภัยจำนวนหนึ่ง เช่น การตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย การอนุญาตผู้ใช้ และการเข้ารหัสการโทร หากคุณต้องการก้าวไปอีกขั้น เราขอแนะนำผู้ให้บริการอย่าง Google Voice และ 8×8 เนื่องจากมีการป้องกันขั้นสูง เช่น กฎรหัสผ่านที่เข้มงวดและการรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนด เมื่อเลือกผู้ให้บริการที่ปลอดภัย คุณจะสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์จากระบบ VoIP ได้อย่างสบายใจ

อ่านคู่มือฉบับเต็มเกี่ยวกับ การรักษาความปลอดภัย VoIP เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

วิธีเลือกผู้ให้บริการ VoIP สำหรับธุรกิจของคุณ

หากคุณกำลังมองหาตัวอย่างข้อดีของ VoIP ด้วยตัวเอง มีผู้ให้บริการคุณภาพมากมายให้เลือก อย่างไรก็ตาม ต่อไปนี้คือข้อควรพิจารณาบางประการที่ต้องทำก่อนที่คุณจะตัดสินใจใช้บริการ:

• งบประมาณของฉันคืออะไร? ระบบ VoIP มีราคาไม่แพงกว่าระบบเดิมมาก แต่บางระบบก็คุ้มค่ากว่าระบบอื่นๆ ก่อนที่จะดำเนินการต่อด้วยโซลูชัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโซลูชันนั้นสอดคล้องกับงบประมาณธุรกิจของคุณ อย่าเพิ่งพิจารณาราคารายเดือนด้วย มองหาค่าใช้จ่ายแอบแฝง ค่าธรรมเนียมเริ่มต้น และค่าติดตั้ง เพื่อดูภาพรวมทั้งหมดว่าธุรกิจของคุณมีค่าใช้จ่ายเท่าใด
• ทีมของฉันใหญ่แค่ไหน? แผน VoIP ที่แตกต่างกันจะมีขีดจำกัดผู้ใช้ที่แตกต่างกัน ดังนั้นคุณจะ ต้อง เลือกแผนที่เหมาะสมกับขนาดธุรกิจของคุณ ยิ่งไปกว่านั้น หากทีมของคุณมีแนวโน้มที่จะขยายตัวเมื่อเวลาผ่านไป เรายังแนะนำให้เลือกใช้แพ็คเกจที่ปรับขนาดได้และแพ็คเกจที่มีคุณสมบัติการเริ่มต้นใช้งานและการฝึกอบรมที่แข็งแกร่ง
• ฉันต้องใช้ความสามารถ VoIP อะไรบ้าง แม้ว่าผู้ให้บริการ VoIP ส่วนใหญ่มีความสามารถที่คล้ายคลึงกัน แต่ชุดคุณลักษณะจะแตกต่างกันไปในแต่ละระบบ ตัวอย่างเช่น ในขณะที่บางคนอาจจัดลำดับความสำคัญของคุณสมบัติการสื่อสารขาเข้า เช่น คิวการโทรและกลุ่มเสียงเรียกเข้า แต่บางคนก็อาจมีเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่แข็งแกร่งกว่า ทำงานย้อนหลังโดยกำหนดคุณสมบัติที่ธุรกิจของคุณต้องการก่อนเลือกผู้ให้บริการที่สะท้อนความต้องการเหล่านี้
• ฉันต้องการฮาร์ดแวร์หรือไม่? ซอฟต์โฟน VoIP ไม่เพียงพอสำหรับทุกธุรกิจ หากธุรกิจของคุณรองรับปริมาณการโทรจำนวนมากและต้องการคุณภาพการโทรที่เหนือกว่า อาจเป็นความคิดที่ดีกว่าที่จะเลือกใช้ ฮาร์ดโฟน VoIP ที่ดีที่สุด เครื่องหนึ่ง สำหรับธุรกิจที่เหลือ โดยเฉพาะธุรกิจที่มีนโยบายที่ยืดหยุ่น แอพซอฟต์โฟน VoIP น่าจะเหมาะสมกว่า