กลุ่มการโทรคืออะไรและจะปรับปรุงการจัดการการโทรอย่างไร

ตั้งแต่หน้าต่างแชทของลูกค้าที่ปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติบนเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซไปจนถึงข้อความ SMS ที่เสนอการแจ้งเตือนการจัดส่งแบบเรียลไทม์ เป็นที่ชัดเจนว่าการบริการลูกค้าในปัจจุบันมุ่งไปที่ความพึงพอใจในทันที

ในโลกที่ลูกค้ากว่า 90% คาดหวังการตอบสนองจากตัวแทนบริษัทภายในสิบนาทีหรือน้อยกว่า การสนับสนุนที่รวดเร็วและมีความรู้ก็ไม่ใช่ข้อยกเว้นอีกต่อไป มันเป็นกฎ

การแชทบนเว็บไซต์ อีเมลเตือนความจำอัตโนมัติ และการส่งข้อความทางโซเชียลมีเดียโดยตรง ได้แปลงประสบการณ์ลูกค้าที่รวดเร็วเป็นพิเศษให้เป็นดิจิทัล

แต่คุณจะเพิ่มความเร็วของโทรศัพท์ที่รองรับการตอบสนองและความละเอียดโดยไม่ลดทอนคุณภาพได้อย่างไร

โดยใช้ฟังก์ชันกลุ่มการโทร

กลุ่มการโทรคืออะไร พวกเขาจะมอบสิทธิประโยชน์เพิ่มเติมอะไรให้กับบริษัทของคุณ และผู้ให้บริการรายใดที่มีคุณสมบัตินี้

สารบัญ:

กลุ่มการโทรคืออะไร?

ประโยชน์ของการใช้กลุ่มการโทรคืออะไร?

รูปแบบการโทรแบบกลุ่ม

วิธีสร้างกลุ่มการโทร

ผู้ให้บริการกลุ่มการโทรยอดนิยม

วิธีอื่นในการปรับปรุงการสนับสนุนทางโทรศัพท์

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับกลุ่มการโทร

กลุ่มการโทรคืออะไร?

(ที่มาของภาพ)

กลุ่มการโทร (เรียกอีกอย่างว่ากลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย) เป็นกลยุทธ์การจัดการการโทรที่นำการโทรเข้าไปยัง "กลุ่ม" ของหมายเลขโทรศัพท์และหมายเลขต่อที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ดังนั้น แทนที่จะส่งสายเรียกเข้าไปยังหมายเลขโทรศัพท์เพียงหมายเลขเดียว ตัวแทนหลายคนภายในกลุ่มการโทรเดียวจะมีโอกาสรับสายเรียกเข้า

ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่ากลุ่มการโทรให้โทรหาหมายเลขเหล่านี้ทั้งหมดพร้อมกัน หรือเลือกจากรูปแบบเสียงเรียกเข้าที่หลากหลาย — เพิ่มเติมในโพสต์นี้

ซึ่งหมายความว่าผู้โทรมักจะติดต่อกับตัวแทนที่ถ่ายทอดสด และไม่จำเป็นต้องโทรกลับหลายครั้ง หรือในหลายๆ กรณีก็ฝากข้อความไว้เพื่อดำเนินการดังกล่าว (หากไม่มีสมาชิกในกลุ่ม ผู้โทรสามารถเลือกที่จะฝากข้อความเสียงหรือเพียงแค่พักไว้)

กลุ่มการโทรทำงานได้ดีที่สุดเมื่อใช้ภายในแผนกหรือทีมที่พนักงานทุกคนมีทักษะ คุณสมบัติ และความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์/บริการเหมือนกัน ตัวแทนที่ได้รับข้อมูลอย่างเท่าเทียมกันจะหลีกเลี่ยงปัญหาการบริการลูกค้าที่สำคัญ และลดจำนวนการโทรกลับ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าลูกค้าของคุณ Sue โทรไปที่แผนกเรียกเก็บเงิน ทีมเรียกเก็บเงินของคุณประกอบด้วยพนักงานสี่คน และทุกคนรู้วิธีรับการชำระเงิน แก้ไขปัญหาการเรียกเก็บเงินทั่วไป เปลี่ยนแปลงที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงิน และข้อมูลสำคัญอื่นๆ

ซูจะได้รับบริการอย่างเท่าเทียมกันจากทุกคนในแผนกการเรียกเก็บเงินของคุณ ไม่ว่าตัวแทนคนใดจะรับสาย เป้าหมายของคุณคือแก้ไขปัญหาการเรียกเก็บเงินของ Sue โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการโทรครั้งแรก

ดังนั้น เพื่อเพิ่มโอกาสในการแก้ปัญหาการโทรครั้งแรก โทรศัพท์ทั้งห้าของตัวแทนเรียกเก็บเงินของคุณจะดังพร้อมกัน เจ้าหน้าที่ออสการ์กำลังคุยโทรศัพท์ เจ้าหน้าที่โจไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน เจ้าหน้าที่เจสไม่สบาย และเจ้าหน้าที่แอนเดรียก็ว่าง ดังนั้น Andrea จะรับโทรศัพท์และช่วยเหลือ Sue และ Sue จะหลีกเลี่ยงการถูกย้ายจากตัวแทนไปยังตัวแทนหรือต้องรอให้ Joe กลับมาที่โต๊ะทำงานของเขา

กลุ่มการโทรเทียบกับการโทรล่าสัตว์

แม้ว่าทั้งกลุ่มการโทรและการโทรออกมีเป้าหมายในการทำให้ผู้โทรติดต่อหาตัวแทนได้ง่ายขึ้น แต่ก็มีความแตกต่างระหว่างทั้งสอง

การตามล่าการโทร หรือที่เรียกว่า Find Me/Follow Me คือเมื่อสายเรียกเข้าสำหรับตัวแทนรายใดรายหนึ่งจะถูกส่งต่อไปยังหมายเลขหลายหมายเลขที่สามารถติดต่อตัวแทนนั้นได้ ตัวอย่างเช่น หากตัวแทนไม่รับโทรศัพท์ที่ทำงาน สายเรียกเข้าจะถูกส่งต่อไปยังโทรศัพท์มือถือของเธอโดยอัตโนมัติ จากนั้นจึงโอนไปยังโทรศัพท์บ้านของเธอ และสุดท้ายจะถูกส่งไปยังกล่องข้อความเสียงของเธอในที่สุด

ในทางกลับกัน กลุ่มการโทรจะโอนสายเรียกเข้าไปยังตัวแทนหนึ่งรายหรือทั้งหมดภายในกลุ่มนั้นโดยอัตโนมัติ บ่อยครั้ง กลุ่มการโทรประกอบด้วยกลุ่มตัวแทนที่สามารถติดต่อได้ทั้งหมดโดยใช้หมายเลขเดียวกัน ซึ่งจะนำทางผู้โทรไปยังแผนกใดแผนกหนึ่ง (ตัวอย่างเช่น ธุรกิจของคุณอาจมีหนึ่งหมายเลขหรือส่วนขยายสำหรับคำถามบริการลูกค้าและหมายเลขสำหรับการขายที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง)

การค้นหาการโทรนั้นเหมาะสมที่สุดเมื่อมีตัวแทนเพียงคนเดียวเท่านั้นที่มีความรู้ในการช่วยเหลือผู้โทร ในขณะที่กลุ่มการโทรทำงานให้กับกลุ่มตัวแทน ซึ่งทั้งหมดมีความสามารถในการช่วยเหลือลูกค้าในการแก้ไขปัญหา

ประโยชน์ของการใช้กลุ่มการโทรคืออะไร?

กลุ่มการโทรช่วยลดอัตราการละทิ้งการโทรของคุณ เร่งกระบวนการสนับสนุน และปรับปรุงการจัดการการโทรได้หลายวิธี

พวกเขาสามารถช่วยธุรกิจของคุณลดเวลาพักและลดอัตราการลาออกของพนักงานได้อย่างไร?

การอ่านเพื่อหา.

ลดเวลารอสาย

ในโลกที่สมบูรณ์แบบ ลูกค้าจะไม่มีปัญหาในการรอจนกว่าตัวแทนจะพร้อมให้บริการ

ในความเป็นจริง?

เนื่องจากลูกค้าเพียง 4% เท่านั้นที่บอกว่าพวกเขาเต็มใจที่จะถูกพักไว้จนกว่าพวกเขาจะติดต่อกับตัวแทน ความล้มเหลวในการเชื่อมต่อผู้โทรกับตัวแทนภายในหนึ่งนาทีมักจะส่งผลให้มีการวางสาย

และถ้าคุณคิดว่าลูกค้าเหล่านั้นมีแนวโน้มที่จะโทรกลับมาอีกครั้ง ให้คิดใหม่

30% ของลูกค้าที่วางสายหลังจากรอสายไปนาน จะไม่รับสายอีก

กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายจะลดเวลารอผู้โทรลงอย่างมาก ปรับปรุงประสบการณ์โดยรวมของลูกค้าและเร่งกระบวนการแก้ปัญหาให้เร็วขึ้น เวลารอที่สั้นลงจะเพิ่มประสิทธิภาพตัวแทนของคุณ ทำให้ลูกค้าของคุณมีความสุข และลดเทคโนโลยีคอลเซ็นเตอร์และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานทั้งหมดในเวลาเดียวกัน

ปรับปรุงการกระจายการโทร

เช่นเดียวกับกลยุทธ์การกำหนดเส้นทางการโทรที่ได้รับความนิยม กลุ่มการโทรจะเพิ่มประสิทธิภาพพนักงานของคุณโดยกระจายปริมาณงานอย่างสม่ำเสมอ ป้องกันไม่ให้พนักงานหมดไฟในการทำงานและความหงุดหงิด

เนื่องจากศูนย์บริการทางโทรศัพท์มีอัตราการลาออกสูงเป็นพิเศษ (ระหว่าง 30-45%) สิ่งที่คุณทำได้เพื่อทำให้ตัวแทนของคุณมีความสุขมากขึ้น จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายและเวลาที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมพนักงานใหม่

นอกจากนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากการโทรเข้าของคุณเกี่ยวข้องกับการขาย กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายจะให้โอกาสที่เท่าเทียมกันแก่ตัวแทนทั้งหมดในการเชื่อมต่อกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าคุณภาพสูง

อย่างไรก็ตาม การกระจายการโทรที่ได้รับการปรับปรุงไม่ได้ส่งผลดีต่อสมาชิกในทีมของคุณเท่านั้น

เนื่องจากผู้โทรติดต่อจะติดต่อตัวแทนที่รับประกันว่าจะมีคุณสมบัติที่จำเป็นในการช่วยแก้ปัญหา พวกเขาจะประทับใจในการสนับสนุนลูกค้าและบริษัทโดยรวมของคุณได้ดีขึ้น

เนื่องจากผู้บริโภคกว่า 60% กล่าวว่าการเข้าถึงตัวแทนที่ผ่านการรับรองและมีความรู้เป็นหนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการพิจารณาว่าพวกเขามีประสบการณ์การบริการลูกค้าในเชิงบวกหรือไม่ การโทรกลุ่มจะช่วยให้ลูกค้าของคุณประทับใจ

เพิ่มอัตราการแก้ปัญหาการโทรครั้งแรก

เนื่องจากกลุ่มการโทรหมายความว่าผู้โทรมักจะเชื่อมต่อกับตัวแทนสดที่ผ่านการรับรองทุกครั้งที่ติดต่อบริษัทของคุณ คุณจึงมีแนวโน้มที่จะเห็นอัตราการแก้ปัญหาการโทรครั้งแรกที่สูงขึ้น

อัตรา FCR ที่สูงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับศูนย์การติดต่อที่มีความคล่องตัวและลูกค้าที่มีความสุขมากขึ้น

โปรดจำไว้ว่า ทุกครั้งที่ลูกค้าต้องโทรกลับ พวกเขาเสี่ยงต่อการต้องทำซ้ำปัญหากับตัวแทนอีกรายที่ไม่คุ้นเคยกับปัญหาของตน ซึ่งแน่นอนว่าจะสร้างความเสียหายต่ออัตราความพึงพอใจของลูกค้า

FCR เพิ่มขึ้นเพียง 15% ทำให้การโทรซ้ำลดลงเกือบ 60%

การโทรซ้ำที่น้อยลงหมายความว่าตัวแทนของคุณจะมีอิสระในการดูแลปัญหาการบริการลูกค้าที่มีความอ่อนไหวต่อเวลามากขึ้น พร้อมสำหรับการโทรขายที่มากขึ้น และจะสามารถใช้เวลามากขึ้นในการพัฒนาความสัมพันธ์ส่วนตัวกับลูกค้า

การจัดการการโทรที่ดีขึ้นสำหรับปริมาณการโทรที่สูงขึ้น

ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะมีปริมาณการโทรสูงอย่างต่อเนื่อง หรือหากโทรศัพท์ของคุณดูเหมือนจะดังในช่วงที่มีงานยุ่งตลอดสามเดือนของคุณ การไม่เตรียมพร้อมสำหรับการโทรเข้าอย่างกะทันหันเป็นหนึ่งในปัญหาการสื่อสารทางธุรกิจที่ร้ายแรงที่สุด

หากปริมาณการโทรของคุณเพิ่มขึ้น 10% เหนืออัตราปกติ ก็ถึงเวลาพิจารณาวิธีปรับปรุงกลยุทธ์การจัดการการโทรของคุณ

กลุ่มการโทรหมายความว่าตัวแทนจะพร้อมรับสายลูกค้ามากขึ้น แต่คุณจะไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการจ้างตัวแทนใหม่เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า

รูปแบบการโทรแบบกลุ่ม

เช่นเดียวกับการกำหนดเส้นทางการโทรมาตรฐาน มีรูปแบบเสียงกริ่งให้เลือกหลายแบบเมื่อตั้งค่ากลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย

รูปแบบสามอันดับแรกคือ:

เสียงเรียกเข้าตามลำดับ

(ที่มาของภาพ)

เสียงเรียกเข้าแบบต่อเนื่องเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีตัวแทน/ผู้ติดต่อหลักสำหรับแผนกหนึ่งหรือปัญหาของลูกค้า แต่อาจจำเป็นต้องสำรองข้อมูลหากตัวแทนนั้นไม่สามารถรับสายเข้าได้

ที่นี่ เจ้าหน้าที่ทั้งหมดและอุปกรณ์/หมายเลขที่เชื่อมต่อจะดังขึ้นทีละครั้งในลำดับที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ตัวอย่างเช่น เลขานุการสำนักงานมักจะรับสายเรียกเข้าและนำทางไปยังตัวแทนที่ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม พวกเขาอยู่ห่างจากโต๊ะทำงาน จากนั้นระบบอาจส่งสายไปยังสมาร์ทโฟนของตน และหากพวกเขาไม่รับสาย ระบบจะส่งสายไปยังตัวแทนที่กำหนดเพิ่มเติม

เสียงเรียกเข้าพร้อมกัน

(ที่มาของภาพ)

ตัวเลือกเสียงกริ่งพร้อมกันนั้นเหมาะอย่างยิ่งสำหรับศูนย์บริการขนาดใหญ่ที่จัดลำดับความสำคัญของอัตราการแก้ปัญหาการโทรครั้งแรกและเวลารอต่ำ

ที่นี่ การโทรเข้าจะถูกส่งไปยังสมาชิกทุกคนในกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายพร้อมกัน ตัวแทนคนแรกที่รับสายจะรับสาย

เสียงเรียกเข้าแบบวนซ้ำ

(ที่มาของภาพ)

มักจะเรียกว่าเสียงเรียกเข้าแบบโรลโอเวอร์ รูปแบบเสียงกริ่งแบบวนเป็นวงกลมเหมาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่ต้องการให้แน่ใจว่ามีการกระจายสายการขาย/การสนับสนุนขาเข้าที่เท่าเทียมกัน

การโทรเข้าจะถูกส่งไปยัง Agent 1 ก่อน ถ้า Agent 1 ไม่รับสาย ระบบจะส่งการโทรไปที่ Agent 2 หลังจากจำนวนเสียงกริ่งที่ตั้งไว้ หากเจ้าหน้าที่ 2 รับสาย การโทรเข้าครั้งต่อไปจะไปที่ Agent 3 จากนั้นจึงวนซ้ำ โดยผลัดกันในลักษณะแบบวนซ้ำ

วิธีสร้างกลุ่มการโทร

แม้ว่าผู้ให้บริการแต่ละรายจะมีคำแนะนำเฉพาะเกี่ยวกับวิธีสร้างกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย แต่แนวคิดพื้นฐานยังคงเหมือนเดิม

ในขณะที่กลุ่มการโทรต้องการเพียงอย่างน้อยสองตัวแทนเพื่อสร้าง การมีตัวแทนอย่างน้อยสามคนต่อกลุ่มนั้นเหมาะสมที่สุด มีหลายวิธีในการตัดสินใจว่าตัวแทนใดอยู่ในกลุ่มใด ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างกลุ่มการโทรตามชุดทักษะ แผนก ตามลำดับตัวอักษร (หากตัวแทนทั้งหมดมีการฝึกอบรมเหมือนกัน) หรือตามระดับการผลิต/การขาย

แต่ละกลุ่มควรมีชื่อ ตำแหน่ง และข้อมูลโซนเวลา ID ผู้โทร และนโยบายการกระจายการโทร/รูปแบบเสียงกริ่งที่กำหนดไว้

สามารถเข้าถึงกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายได้โดยกดหมายเลขโทรศัพท์โดยตรงหรือต่อหมายเลข หรือติดต่อตามตัวเลือกที่ผู้โทรเลือกไว้ในเมนูการโทร IVR (เช่น หากลูกค้ากด “1” เพื่อเชื่อมต่อกับฝ่ายขาย ระบบจะโอนสายของลูกค้าไปยังกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นฝ่ายขาย)

ผู้ดูแลระบบยังสามารถเลือกจำนวนเสียงกริ่งหรือวินาทีที่ผู้โทรจะต้องรอก่อนที่จะโอนสายไปยังสมาชิกคนอื่นในกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย พวกเขายังสามารถร่างเส้นทางการโทรสำหรับสายที่ไม่ได้รับได้ ตัวอย่างเช่น หากเจ้าหน้าที่ทั้งหมดไม่ว่างหรือไม่ว่างหากมีสายเข้ามาหลังเวลาทำการ

โปรดทราบว่าผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มหมายเลขต่อ/หมายเลขโทรศัพท์ให้กับกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายที่มีอยู่ มอบหมายตัวแทนให้กับกลุ่มใหม่ และนำตัวแทนออกจากกลุ่มที่มีอยู่

ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์บางรายอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายได้ไม่จำกัด ในขณะที่ผู้ให้บริการรายอื่นๆ มีกำหนดสูงสุดต่อแผนพร้อมตัวเลือกในการเพิ่มกลุ่มโดยมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม

ผู้ให้บริการกลุ่มการโทรยอดนิยม

เมื่อคุณเข้าใจพื้นฐานและประโยชน์ของกลุ่มการโทรแล้ว มาดูผู้ให้บริการชั้นนำกัน

ที่นี่ เราจะกรอกข้อมูลคุณเกี่ยวกับโซลูชันโทรศัพท์สำหรับธุรกิจชั้นนำที่มีกลุ่มการโทร ตลอดจนแผนบริการที่มีคุณลักษณะนี้

Nextiva

Nextiva เป็นโซลูชันโทรศัพท์ VoIP และคอนแทคเซ็นเตอร์สำหรับธุรกิจที่นำเสนอความสามารถของกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย

รูปแบบวงแหวนที่มีจำหน่าย ได้แก่ แบบวงกลม แบบเส้นตรง พร้อมกัน แบบต่อเนื่อง แบบไม่ใช้งานมากที่สุด และแบบถ่วงน้ำหนัก

ผู้ดูแลระบบสามารถระบุโซนเวลาและสถานที่ของแต่ละกลุ่ม ID ผู้โทรที่แสดงบนโทรศัพท์ของลูกค้า หมายเลขโทรศัพท์โดยตรงที่จะโทรไปยังกลุ่ม และแผนกที่กลุ่มการโทรอยู่

การตั้งค่าขั้นสูงประกอบด้วยว่าจะอนุญาตให้รอสายหรือไม่ อนุญาตให้เจ้าหน้าที่เปิดหรือปิดการโอนสาย และกำหนดระยะเวลาหรือจำนวนเสียงกริ่งหลังจากที่สายจะถูกส่งไปยังตัวแทนอื่นภายในกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย

Nextiva ยังมีวอยซ์เมลกลุ่มการโทรที่เจ้าหน้าที่ทุกคนในกลุ่มสามารถเข้าถึงและตอบกลับได้

นอกจากการเพิ่มหมายเลขโทรศัพท์มาตรฐานของธุรกิจลงในกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายแล้ว ผู้ดูแลระบบยังสามารถเพิ่มหมายเลขอื่น เช่น สมาร์ทโฟนหรือโทรศัพท์บ้านได้อีกด้วย ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดรูปแบบเสียงกริ่งที่แตกต่างกัน (เรียกว่า “เสียงเรียกเข้าเฉพาะ”) ให้กับหมายเลขสำรองแต่ละหมายเลขหรือหมายเลขต่อสำรองสำหรับเส้นทางการโทรที่เฉพาะเจาะจงยิ่งขึ้น

ผู้ดูแลระบบยังสามารถเข้าถึงการวิเคราะห์การโทร เช่น จำนวนการโทรเข้า โทรออก โทรฟรี และระหว่างประเทศรายวัน เวลาในการจัดการการโทรโดยเฉลี่ย ระยะเวลาการโทร อัตราการละทิ้งการโทร และอื่นๆ

Nextiva นำเสนอคุณลักษณะกลุ่มการโทรในแผนหลักทั้งสี่แผน ซึ่งมีราคาตั้งแต่ 17.95 เหรียญสหรัฐ/ผู้ใช้ต่อเดือน ถึง 52.95 เหรียญสหรัฐ/ผู้ใช้ต่อเดือน

การตรวจสอบ Nextiva โดยละเอียดของเรามีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับราคาและแผนบริการที่มีอยู่

ดีที่สุดสำหรับ: Nextiva ดีที่สุดสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ระดับองค์กรที่มีสถานที่ตั้งหลายแห่งในเขตเวลาต่างๆ มากมาย บริษัทที่มีปริมาณการโทรในแต่ละวันสูงและไม่เพียงต้องการความสามารถของกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายขั้นสูงเท่านั้น แต่ยังต้องการคุณลักษณะของศูนย์บริการข้อมูลขั้นสูงอื่นๆ เช่น การผสานรวม CRM การถอดข้อความเสียง และการสนทนาทางวิดีโอ และการแชร์หน้าจอ

โวเนจ

แพลตฟอร์มการสื่อสารทางธุรกิจของ Vonage เป็นระบบการสื่อสารแบบ Omnichannel ที่มีฟังก์ชันโทรศัพท์ VoIP

คุณลักษณะกลุ่มการโทรช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถระบุกลุ่มตามชื่อ ตำแหน่ง หมายเลขต่อ/สายตรง และแท็กที่กำหนดเอง

Vonage เสนอกลุ่มการโทรสองประเภท: call blasting (เสียงเรียกเข้าพร้อมกันสำหรับตัวแทนกลุ่มทั้งหมด) และแบบต่อเนื่อง ระยะเวลาเสียงกริ่งที่จัดการระยะเวลาที่ลูกค้ารอก่อนโอนสาย สามารถตั้งค่าได้ตามวินาทีหรือจำนวนเสียงกริ่ง

คำสั่งขยายกลุ่มการโทรสามารถกำหนดค่าได้อย่างง่ายดายผ่านอินเทอร์เฟซแบบลากและวาง

หนึ่งในคุณสมบัติที่โดดเด่นที่สุดคือเครื่องมือทักทายชื่อ ซึ่งช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกข้อความที่บันทึกไว้ล่วงหน้าซึ่งจะเล่นเพื่อระบุส่วนขยายสำหรับผู้โทร ผู้ดูแลระบบยังสามารถตั้งค่าการคัดกรองการโทรด้วยเมนูการคัดกรองที่อนุญาตให้เจ้าหน้าที่รับ ปฏิเสธ หรือโอนสายเรียกเข้า คุณลักษณะการประกาศการโทรช่วยให้เจ้าหน้าที่ได้ยินแท็กหมวดหมู่การโทรที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ เช่น "นี่คือการโทรสำหรับการขาย"

เช่นเดียวกับ Nextiva Vonage ยังมีข้อความเสียงสำหรับกลุ่มการโทรและข้อความเสียงเฉพาะส่วนขยาย

ข้อความเสียงสามารถส่งไปยังอีเมลผ่านข้อความหรือบันทึก MP3

แผนขั้นสูงของ Vonage ในราคา $39.99/ผู้ใช้ต่อเดือน เป็นแผนเดียวที่รวมความสามารถของกลุ่มการโทร อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้แผนมือถือ $19.99/ผู้ใช้ต่อเดือน และ $29.98/ผู้ใช้ต่อเดือน สามารถซื้อ Call Groups เป็นคุณสมบัติเสริมราคา 4.99 ดอลลาร์/เดือน

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Vonage ในการทบทวนโซลูชั่นธุรกิจ Vonage ฉบับสมบูรณ์ของเรา

ดีที่สุดสำหรับ: Vonage ดีที่สุดสำหรับ บริษัท ขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ที่ให้ความสำคัญกับการใช้งานง่าย บริษัทที่มักจะมีการโทรไปยังวอยซ์เมล แม้จะเปิดใช้งานกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย ก็ยังได้รับประโยชน์จาก Vonage นอกจากนี้ยังเหมาะที่สุดสำหรับธุรกิจที่ไม่ต้องการตัวเลือกรูปแบบเสียงกริ่งขั้นสูง

RingCentral

RingCentral นำเสนอระบบโทรศัพท์บนคลาวด์สำหรับธุรกิจ VoIP ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม RingCentral Office ที่รวมการสื่อสารทางโทรศัพท์ การส่งข้อความ และวิดีโอ

กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายของ RingCentral นำเสนอเสียงเรียกเข้าแบบต่อเนื่องและพร้อมกันในอุปกรณ์หลายเครื่อง รวมถึงสมาร์ทโฟน Android และ iPhone iOS นอกจากนี้ยังอนุญาตให้ผู้ดูแลระบบตั้งกฎการรับสายตามหมายเลขโทรศัพท์ของผู้โทรและวันที่หรือเวลา ซึ่งหมายความว่าง่ายต่อการปรับกลุ่มการโทรสำหรับช่วงเวลาที่วุ่นวายของปี เมื่อตัวแทนอยู่ในช่วงพักร้อน หรือในช่วงวันหยุดทำการ

ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดสายเพื่อย้ายผ่านกฎการรับสายของกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นมาตรฐาน หรือดำเนินการโดยตรงไปยังศูนย์ฝากข้อความเสียงหรือข้อความที่บันทึกไว้ล่วงหน้า

ตัวแทน/ส่วนขยายที่แตกต่างกันได้ถึง 16 รายการในกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายหนึ่งกลุ่ม

RingCentral ยังมีคุณลักษณะการเพจของกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย ซึ่งทำให้การส่งข้อความภายในไปยังสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายไปยังกลุ่มเฉพาะนั้นเป็นเรื่องง่าย

เพลงพักแบบกำหนดเอง, ข้อความเสียงกลุ่ม, การพักสาย และการอัพเดตสถานะกลุ่มก็มีให้เช่นกัน ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนจำนวนเสียงเรียกเข้าหรือจำนวนวินาทีก่อนที่จะมีการโอนสายไปยังตัวแทนเพิ่มเติม และจัดลำดับเส้นทางการโอนสายปัจจุบันภายในกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายได้ตลอดเวลา

กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายมีให้เฉพาะในแผนมาตรฐาน (24.99 ดอลลาร์/ผู้ใช้ต่อเดือน) พรีเมียม (34.99 ดอลลาร์/ผู้ใช้ต่อเดือน) และแผนขั้นสูงสุด (59.99 ดอลลาร์/ผู้ใช้ต่อเดือน) ไม่มีกลุ่มให้บริการในแผน Essentials RingCentral Office

การตรวจสอบ RingCentral ของเราให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแผน ราคา และคุณสมบัติที่มีให้บริการ

ดีที่สุดสำหรับ: RingCentral เหมาะที่สุดสำหรับบริษัทขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ที่ต้องการตัวเลือกการกำหนดค่ากลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายขั้นสูงและปรับแต่งได้สูง แต่ยังใช้ช่องทางการสื่อสารอื่นๆ บ่อยครั้งเพื่อเชื่อมต่อกับลูกค้า ระบบโทรศัพท์อาจเป็นหรือไม่ใช่โหมดการสื่อสารหลักสำหรับผู้ใช้ RingCentral แต่ระบบที่ต้องการฟีเจอร์โทรศัพท์ที่มีประสิทธิภาพเมื่อโทรออกหรือรับสายจะได้รับประโยชน์จาก RingCentral Office

8×8

Business Phone Service ของ 8×8 เป็นเครื่องมือโทรธุรกิจ PBX บนคลาวด์พร้อมกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย

รูปแบบเสียงกริ่งที่มีให้เลือก ได้แก่ เสียงเรียกเข้าแบบวนซ้ำ วนซ้ำ และแบบเส้นตรง

ในพอร์ทัลผู้ดูแลระบบ ผู้ใช้สามารถตั้งค่ารูปแบบเสียงกริ่ง จำนวนรอบต่อรูปแบบ ซึ่งควรโอนสายในกรณีที่สัญญาณไม่ว่างหรือไม่มีผู้รับ และกล่องข้อความเสียงที่ไม่ได้รับสายจะถูกส่งไป โปรดทราบว่าสามารถโอนสายไปยังหมายเลขภายนอกของสมาชิกกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายได้อย่างง่ายดายด้วย 8×8

ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่ากลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายเพื่อโอนสายไปยังหลายหมายเลขต่อตัวแทนหนึ่งราย หรือเพียงแค่ส่งสายไปยังตัวแทนถัดไปในรายการ

หมายเลขผู้โทรของกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายอาจรวมถึงชื่อและนามสกุลของกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย หมายเลขโทรศัพท์ของผู้โทรและชื่อกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย หรือเฉพาะข้อมูลของผู้โทรเท่านั้น

แม้ว่า 8×8 จะเสนอวอยซ์เมลสำหรับการโทรแบบกลุ่ม แต่ผู้ดูแลระบบสามารถจำกัดว่าเจ้าหน้าที่คนใดสามารถเข้าถึงกล่องข้อความเสียงได้ กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายแต่ละกลุ่มจะมีกล่องฝากข้อความเสียงที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านเป็นของตัวเอง

ผู้ใช้สามารถกำหนดค่ากลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายได้สูงสุด 9 กลุ่ม และซื้อกลุ่มเพิ่มเติมเป็นชุด 1, 6 หรือ 15 กลุ่ม นอกจากกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายแล้ว 8×8 ยังมีบริการพักสาย การรอสาย และการต่อสายตรงอัตโนมัติหลายระดับ นอกจากนี้ยังมีเพลงถือและคำอวยพรที่บันทึกไว้ล่วงหน้า

Ring Groups มีให้บริการในแผนศูนย์ติดต่อ 8 × 8 X Series โดยเริ่มด้วยแผน X2 เริ่มต้นที่ $24.00 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน

ตรวจสอบรีวิว 8 × 8 ฉบับสมบูรณ์ของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

ดีที่สุดสำหรับ: 8 × 8 เหมาะสมสำหรับบริษัททุกขนาดที่กำลังมองหาโทรศัพท์ธุรกิจที่ปรับขนาดได้และโซลูชันศูนย์การติดต่อแบบ Omnichannel ระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อเพิ่มอัตราการแก้ปัญหาการโทรครั้งแรก และให้บริการโทรทั่วโลกแบบไม่จำกัดในการแข่งขันใน 47 ประเทศ ซึ่งหมายความว่าเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับธุรกิจระหว่างประเทศ เป็นไปตามมาตรฐาน HIPAA ซึ่งหมายความว่าเหมาะสำหรับผู้ที่อยู่ในแวดวงการดูแลสุขภาพ

วิธีอื่นในการปรับปรุงการสนับสนุนทางโทรศัพท์

เมื่อคุณเข้าใจวิธีที่กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายสามารถปรับปรุงกลยุทธ์การจัดการการโทรของคุณได้แล้ว ก็ถึงเวลาพิจารณาว่าคุณลักษณะระบบโทรศัพท์ VoIP อื่นๆ ใดที่สามารถเพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสารทางธุรกิจได้

ระบบ IVR การโอนสายและการโอนสาย การสื่อสารแบบ Omnichannel พร้อมการซิงค์ตามเวลาจริง และการกระจายสายอัตโนมัติ (ACD) ล้วนช่วยเชื่อมต่อลูกค้าของคุณกับตัวแทนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดโดยเร็วที่สุด

ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดของระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจ และค้นหาวิธีเพิ่มเติมในการลดต้นทุนการดำเนินงานและเพิ่มประสิทธิภาพของตัวแทนหรือไม่

ตารางเชิงโต้ตอบของผู้ให้บริการโทรศัพท์ VoIP ที่ดีที่สุดของเราเปรียบเทียบแผนบริการที่มี ราคา ฟังก์ชันการทำงาน และบทวิจารณ์ของผู้ใช้ เพื่อช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าและการสื่อสารภายในและภายนอก

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับกลุ่มการโทร

ด้านล่างนี้ เราได้รวบรวมรายการคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับกลุ่มการโทรที่พบบ่อย