Proforma Invoice คืออะไร และจะสร้างได้อย่างไร?

ใบแจ้งหนี้ Proforma ทำหน้าที่เหมือนกับใบเสนอราคาหรือการประมาณการ ช่วยให้คุณสามารถร่างรายละเอียดคำสั่งซื้อและชำระเงินล่วงหน้าก่อนที่จะรับความเสี่ยงในการจัดส่ง แต่หากสร้างขึ้นอย่างไม่เหมาะสม ใบแจ้งหนี้ Proforma อาจทำให้เกิดอาการปวดหัวอย่างมาก ความล่าช้า และการสูญเสียผลกำไร

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ Proforma ตั้งแต่คำอธิบายไปจนถึงวิธีสร้างใบแจ้งหนี้ทีละขั้นตอน คุณจะเปิดเผยรายละเอียดที่ต้องมี หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดสมัครเล่น และใช้ใบแจ้งหนี้ Proforma เพื่อประมวลผลคำสั่งซื้อได้อย่างราบรื่นทุกครั้ง

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ขายอีคอมเมิร์ซรายย่อยที่ดำเนินการตามคำสั่งซื้อแรกของคุณหรือเป็นผู้จัดการการส่งออกที่ช่ำชอง คู่มือนี้มีครอบคลุมทุกอย่าง ในตอนท้าย คุณจะสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma ที่สร้างความประทับใจให้กับผู้ซื้อและเร่งการซื้อขายได้อย่างมั่นใจ มาเริ่มกันเลย!

ทีแอลดีอาร์; Proforma Invoice คืออะไร และจะสร้างได้อย่างไร?

• ใบแจ้งหนี้ Proforma เป็นใบแจ้งหนี้เบื้องต้นที่แสดงรายละเอียดคำสั่งซื้อที่เสนอก่อนจัดส่ง
• ใช้ในทางการค้าเพื่อกำหนดเงื่อนไข การชำระเงินที่ปลอดภัย และศุลกากรความเร็ว
• Proformas ทำหน้าที่เป็นใบเสนอราคา ในขณะที่ใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้ายจะเรียกเก็บเงินสำหรับสินค้าหลังการส่งมอบ
• แบบฟอร์มจำเป็นต้องมีรายละเอียด เช่น ปริมาณ ราคา วิธีจัดส่ง อากร และเงื่อนไขการชำระเงิน
• ผู้ขายใช้ใบแจ้งหนี้ Proforma เพื่อลดความเสี่ยงในคำสั่งซื้อส่งออกและรับเงินล่วงหน้า
• ผู้ซื้อสามารถตรวจสอบและยืนยันค่าใช้จ่ายก่อนที่จะสรุปการซื้อ
• ในที่สุด Proformas จะกลายเป็นใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้ายเมื่อมีการส่งการจัดส่ง

ใบแจ้งหนี้ Proforma และใบแจ้งหนี้มาตรฐาน

ใบแจ้งหนี้ Proforma ทำหน้าที่เป็นใบเสนอราคา ในขณะที่ใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้ายจะบันทึกการจัดส่งตามจริงและการชำระเงินตามความต้องการ ตามกฎหมาย โพรฟอร์มเป็นตัวแทนของข้อเสนอตามสัญญาภายใต้การอนุมัติของผู้ซื้อ ในขณะที่ใบแจ้งหนี้มาตรฐานทำหน้าที่เป็นหลักฐานการขายสำหรับสินค้าที่ได้รับ

Proformas ประมาณการการจัดส่งล่วงหน้าเพื่อความปลอดภัยในการชำระเงินล่วงหน้าผ่านเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ ใบแจ้งหนี้มาตรฐานเรียกร้องให้มีการชำระเงินหลังการจัดส่งสำหรับสินค้าที่ผู้ซื้อได้รับแล้วตามเงื่อนไขเหล่านั้น

Proformas ช่วยลดความเสี่ยงผ่านเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ แต่ขาดการไล่เบี้ยหากไม่ได้รับค่าจ้าง ใบแจ้งหนี้มาตรฐานพิสูจน์การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ตกลงไว้ล่วงหน้าพร้อมการขอความช่วยเหลือทางกฎหมายหากยังไม่ได้ชำระเงิน

ใบแจ้งหนี้ Proforma และใบแจ้งหนี้มาตรฐานร่วมกันอย่างเป็นทางการจะบันทึกการขายตั้งแต่ต้นจนจบพร้อมทั้งปกป้องทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย คุณสามารถค้นหาเทมเพลตใบแจ้งหนี้ Proforma มากมายทางออนไลน์ ในขณะที่เครื่องมืออย่างเครื่องมือ สร้างใบแจ้งหนี้ฟรี จาก Freshbooks ช่วยสร้างใบแจ้งหนี้มาตรฐานได้อย่างง่ายดาย

ใบแจ้งหนี้ Proforma คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้ Proforma คือใบแจ้งหนี้เบื้องต้นที่ส่งไปยังผู้ซื้อก่อนการจัดส่งสินค้าหรือบริการ ซึ่งแตกต่างจากใบแจ้งหนี้ทั่วไปที่ต้องการการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ Proforma จะสรุปรายละเอียดของคำสั่งซื้อเพื่อให้ผู้ซื้อมีเวลาในการยืนยันและจัดเตรียมการชำระเงินก่อนจัดส่งคำสั่งซื้อ

โดยทั่วไปจะใช้ใบแจ้งหนี้ Proforma ในคำสั่งซื้อทางการค้าและการส่งออก ช่วยให้ผู้ส่งออกสามารถกำหนดรายละเอียดเชิงพาณิชย์กับผู้ซื้อและชำระเงินล่วงหน้าก่อนที่จะรับความเสี่ยงและลอจิสติกส์ในการขนส่ง

แม้ว่าใบแจ้งหนี้ปกติจะเป็นใบเรียกเก็บเงินที่ขอชำระเงินสำหรับสินค้าที่จัดส่งไปแล้ว แต่ใบแจ้งหนี้ Proforma นั้นเป็นใบเสนอราคาหรือประมาณการที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้ขายตั้งใจจะจัดส่งและต้นทุนที่เสนอหากผู้ซื้อตกลง ให้คิดว่ามันเหมือนกับแบบฟอร์มคำสั่งซื้อที่มีการเจรจาก่อนการผลิตหรือการจัดส่ง

เมื่อผู้ซื้ออนุมัติใบแจ้งหนี้ Proforma และทำการเปลี่ยนแปลงตามที่ต้องการ พวกเขาจะส่งการชำระเงินตามรายละเอียดของ Proforma ผู้ขายจะแปลง proforma ให้เป็นใบแจ้งหนี้การค้าขั้นสุดท้ายและจัดส่งสินค้า

ใบแจ้งหนี้ Proforma ช่วยเพิ่มความชัดเจนล่วงหน้าสำหรับคำสั่งซื้อและการคุ้มครองผู้ขายที่ต้องวางเงินมัดจำ พวกเขายังเร่งกระบวนการศุลกากรเนื่องจากมีการสร้างรายละเอียดเชิงพาณิชย์ตั้งแต่เนิ่นๆ ด้วยเหตุผลเหล่านี้ ใบกำกับสินค้าจึงเป็นแนวปฏิบัติมาตรฐานสำหรับการส่งออก

รายละเอียดสำคัญในใบแจ้งหนี้ Proforma

ใบแจ้งหนี้ Proforma ประกอบด้วยรายละเอียดคำสั่งซื้อ ผู้ซื้อ และเชิงพาณิชย์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เพื่อจัดทำเอกสารธุรกรรมการส่งออกอย่างเหมาะสม รายละเอียดที่สำคัญได้แก่:

• หมายเลขใบแจ้งหนี้/ID สำหรับการติดตามภายใน
• ชื่อซัพพลายเออร์ ที่อยู่ ข้อมูลการติดต่อ
• ชื่อผู้ซื้อ ที่อยู่ ข้อมูลการติดต่อ
• คำอธิบายผลิตภัณฑ์ที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น
• มีการจัดส่งตามปริมาณที่แน่นอน
• ราคาต่อหน่วยสำหรับแต่ละรายการ
• รายการแสดงรายการที่แสดงต้นทุน
• เงื่อนไขการชำระเงินและวันที่ครบกำหนด
• สกุลเงินของการทำธุรกรรม
• Incoterms ระบุความรับผิดชอบของผู้ซื้อ/ผู้ขาย
• วิธีจัดส่งและระยะเวลาในการจัดส่ง
• ค่าประกันภัยและค่าขนส่ง
• ภาษีและอากรที่เกี่ยวข้อง
• ยอดรวมที่ครบกำหนดชำระจากผู้ซื้อ
• วันหมดอายุของใบเสนอราคา
• ลายเซ็นของผู้ซื้อและผู้ขาย

ใบแจ้งหนี้ Proforma ช่วยหลีกเลี่ยงเรื่องไม่คาดคิดโดยการบันทึกแง่มุมเชิงพาณิชย์ทั้งหมดไว้ล่วงหน้าด้วยใบเสนอราคาอย่างเป็นทางการ ช่วยให้ทั้งสองฝ่ายยืนยันการขนส่ง เช่น ค่าจัดส่ง ภาษี และการจัดส่งที่คาดหวังก่อนการชำระเงิน

การตรวจสอบรายละเอียดที่ถูกต้องใน Proforma ยังช่วยเร่งกระบวนการออกใบแจ้งหนี้และศุลกากรขั้นสุดท้ายให้เร็วขึ้นอีกด้วย ผู้ซื้อได้รับความมั่นใจโดยรู้ว่าตนจ่ายเงินเพื่ออะไรและเมื่อใด การกำหนดข้อมูลเฉพาะเหล่านี้ตั้งแต่เนิ่นๆ ถือเป็นกุญแจสำคัญ

การใช้และประโยชน์ของใบแจ้งหนี้ Proforma

ใบแจ้งหนี้ Proforma มีข้อดีที่สำคัญหลายประการ:

เพื่อการค้า: ใบแจ้งหนี้ Proforma ช่วยให้ผู้ส่งออกสามารถกำหนดธุรกรรม ต้นทุน เงื่อนไข และความรับผิดชอบเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้าได้ ซึ่งจะช่วยลดการสื่อสารที่ผิดพลาดหรือความประหลาดใจเมื่อจัดส่ง

สำหรับการเสนอราคา/การประมาณราคา: Proformas จัดทำใบเสนอราคาอย่างเป็นทางการโดยสรุปราคาและรายละเอียดที่เสนอ ผู้ซื้อสามารถยืนยันขอบเขตและต้นทุนเป็นลายลักษณ์อักษร แทนที่จะอาศัยการสนทนาอย่างไม่เป็นทางการ

เพื่อความปลอดภัยในการชำระเงิน: ผู้ขายสามารถกำหนดให้วางเงินมัดจำหรือชำระเงินล่วงหน้าตามรูปแบบก่อนการผลิต เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เสียค่าใช้จ่ายจนกว่าจะมีการจัดเตรียมการชำระเงิน

สำหรับการดำเนินพิธีการทางศุลกากร: ใบแจ้งหนี้ Proforma แบบละเอียดจะช่วยเร่งการประมวลผลทางศุลกากรในประเทศของผู้ซื้อ เมื่อเจ้าหน้าที่ศุลกากรทราบมูลค่าและรายละเอียดล่วงหน้า พวกเขาหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการจัดส่งที่เกี่ยวข้องกับมูลค่าที่สำแดงไว้น้อยเกินไป

สำหรับการจัดการทรัพย์สิน: ใบแจ้งหนี้ Proforma ช่วยให้ผู้จัดการทรัพย์สินสามารถประมาณการค่าใช้จ่ายโดยละเอียดแก่ผู้เช่าก่อนเริ่มงาน ช่วยให้ผู้เช่าตรวจสอบและอนุมัติค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ไว้สำหรับการบำรุงรักษา การซ่อมแซม หรือการปรับปรุงใหม่ เมื่อผู้เช่าลงนามในใบแจ้งหนี้ Proforma ผู้จัดการทรัพย์สินจะมีข้อผูกพันในการชำระเงินและสามารถกำหนดเวลางานได้อย่างมั่นใจ ใบแจ้งหนี้ Proforma ช่วยลดความสับสนโดยการสร้างบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตและต้นทุนของ บริการ การจัดการทรัพย์สิน นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้เช่ามองเห็นค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดทำงบประมาณ

ใบแจ้งหนี้ Proforma ยังสนับสนุนผู้ซื้อด้วยความชัดเจนในเรื่องต้นทุน ความยืดหยุ่นในการเปลี่ยนแปลงก่อนสรุปผล และความสามารถในการจัดเตรียมเงินทุนหรือเลตเตอร์ออฟเครดิตล่วงหน้า โดยรวมแล้วใบแจ้งหนี้ Proforma ช่วยลดความเสี่ยงและความล่าช้าในทุกขั้นตอน

การสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma

การสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma เกี่ยวข้องกับ:

การรวบรวมรายละเอียดที่จำเป็น – รวบรวมรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ซื้อ ผลิตภัณฑ์/บริการ ปริมาณ ต้นทุน เงื่อนไขการขาย วิธีจัดส่ง วันที่จัดส่ง และภาษีหรืออากร

การใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ – ใช้ประโยชน์จากเทมเพลต Proforma เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รวบรวมฟิลด์ที่จำเป็นและภาษาทางกฎหมายทั้งหมด โปรแกรมบัญชีหรือเครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์จำนวนมากมีเทมเพลตให้

การปรับแต่งฟิลด์เทมเพลต – เติมเทมเพลตด้วยรายละเอียดธุรกรรม เงื่อนไขทางการค้า การคำนวณ และผลรวมของคุณ อธิบายผลิตภัณฑ์ให้ชัดเจนและกำหนดปริมาณ อัตรา และต้นทุน

การตรวจสอบก่อนสรุป – ตรวจสอบรายละเอียดเชิงพาณิชย์ ข้อมูลจำเพาะ อัตรา และผลรวมทั้งหมดอีกครั้งก่อนที่จะส่งไปยังผู้ซื้อ ให้ผู้อื่นตรวจสอบด้วยเพื่อตรวจหาข้อผิดพลาด

พิจารณาการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้และรวมถึงขีดจำกัดระยะเวลา – การกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ตามลำดับและรวมถึงวันที่หมดอายุจะช่วยป้องกันความสับสนและจัดระเบียบข้อเสนอ

โดยรวมแล้ว ใบแจ้งหนี้ Proforma เป็นไปตามกระบวนการที่ไม่ซับซ้อน เป้าหมายคือการรับประกันรายละเอียดที่สมบูรณ์และถูกต้อง รูปแบบระดับมืออาชีพ และการส่งมอบให้ผู้ซื้อทันทีเพื่อตรวจสอบและอนุมัติล่วงหน้า ด้วยแนวทางที่เป็นระบบและการตรวจสอบอย่างรอบคอบ ใบแจ้งหนี้ Proforma จะช่วยเร่งกระบวนการขายส่งออก

การส่งและรับการชำระเงิน

เมื่อสรุปใบแจ้งหนี้ Proforma แล้ว ให้ส่งไปยังผู้ซื้อทันที ชี้แจงให้ชัดเจนว่าขั้นตอนต่อไปคือการตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดและจัดเตรียมการชำระเงินตามเงื่อนไขที่ระบุไว้

หลังจากที่ผู้ซื้ออนุมัติ proforma แล้ว พวกเขาจะชำระเงินมัดจำหรือเต็มจำนวนตามที่ระบุไว้ เมื่อได้รับการชำระเงินแล้วเท่านั้นผู้ขายควรผลิตหรือจัดส่งคำสั่งซื้อ

เมื่อจัดส่งสินค้าแล้ว ผู้ขายจะส่งใบเรียกเก็บเงินเชิงพาณิชย์ขั้นสุดท้ายสำหรับสินค้าที่จัดส่งตามข้อตกลง Proforma ใบแจ้งหนี้ใบสุดท้ายทำหน้าที่เป็นใบเรียกเก็บเงินการขายหลังการส่งมอบ

การแปลงใบแจ้งหนี้ Proforma เป็นใบแจ้งหนี้สุดท้าย

เมื่อแปลง proforma เป็นใบแจ้งหนี้สุดท้าย ให้ตรวจสอบการปรับปรุงที่จำเป็น:

• หากค่าจัดส่งจริงแตกต่างกัน ให้อัปเดตค่าขนส่ง/ค่าประกัน
• หากภาษีหรืออากรสูงขึ้น ให้ปรับยอดรวมตามนั้น
• หากปริมาณเปลี่ยนแปลงเนื่องจากการผลิต ให้แก้ไขรายการเฉพาะรายการ
• หากผู้ซื้อร้องขอการเปลี่ยนแปลง ให้ใช้เครดิต/การเปลี่ยนแปลงใดๆ

หลังจากรวมการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติแล้ว ให้แปลง proforma เป็นใบแจ้งหนี้การค้าขั้นสุดท้าย:

• อัปเดตชื่อเป็น “ใบแจ้งหนี้”
• ทำเครื่องหมายว่าเป็นสำเนาต้นฉบับไม่ซ้ำกัน
• อัปเดตผลรวมหรืออัตราใด ๆ หากมีการปรับปรุง
• เพิ่มวันที่ในใบแจ้งหนี้และวันครบกำหนดชำระเงิน
• หมายเหตุ “ใบแจ้งหนี้” จะแทนที่แบบฟอร์ม

ด้วยขั้นตอนเหล่านี้ Proforma จะกลายเป็นเอกสารการเรียกเก็บเงินขั้นสุดท้ายได้อย่างราบรื่น

ประเด็นสำคัญ: ใบแจ้งหนี้ Proforma คืออะไร และจะสร้างใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร

ความเสี่ยงที่ยิ่งใหญ่มาพร้อมกับรางวัลอันยิ่งใหญ่ สำหรับผู้ส่งออก ใบแจ้งหนี้ Proforma คือกุญแจสำคัญในการปลดล็อกรางวัลระดับโลกเหล่านั้นอย่างปลอดภัย

“แบบฟอร์มเสนอ” เบื้องต้นเหล่านี้ช่วยลดความเสี่ยงล่วงหน้าโดยการจัดแนวต้นทุน การขนส่ง และการชำระเงินให้สอดคล้องกับผู้ซื้อก่อนที่คุณจะดำเนินการตามคำสั่งซื้อจำนวนมาก ไม่มีเรื่องน่าประหลาดใจในนาทีสุดท้ายหรือความล่าช้าด้านศุลกากรอีกต่อไป!

ตอนนี้ คุณมีคู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma ที่น่าประทับใจ ซึ่งวางตำแหน่งธุรกิจของคุณในฐานะผู้ส่งออกที่เชี่ยวชาญแล้ว คุณทราบรายละเอียดที่ต้องกำหนด ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง และขั้นตอนในการดำเนินการอย่างไม่มีที่ติ สิ่งสำคัญที่สุดคือ คุณเข้าใจอย่างชัดเจนว่าใบแจ้งหนี้ Proforma ปกป้องผลกำไรและเร่งยอดขายได้อย่างไร

โลกกำลังรอคอย ลูกค้าในฝันของคุณในมุมโลกอันห่างไกลกำลังรออยู่ คว้าโอกาสเหล่านั้นด้วยความเชี่ยวชาญด้านใบแจ้งหนี้ Proforma ของคุณ สรุปราคาได้อย่างราบรื่น ฝากเงิน เร่งผ่านศุลกากร และจัดการลูกค้าด้วยความมั่นใจโดยใช้เครื่องมือการค้าที่จำเป็นเหล่านี้ เพียงจำไว้ว่า – โปรฟอร์มมาก่อน กำไรต่อไป ตอนนี้จงเจริญรุ่งเรืองในตลาดเหล่านั้น! คุณกำลังรออะไรอยู่?