คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งาน Virtual PBX

ระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจไม่จำเป็นต้องมีราคาแพงอย่างที่คิด นอกจากนี้ยังไม่จำเป็นต้องไม่สามารถเข้าถึงได้อย่างที่คิด มีตัวเลือกมากมายให้เลือก แต่คุณต้องการใช้ประโยชน์สูงสุดจากระบบ PBX เสมือนหรือโฮสต์ของคุณ

ราคาถูกกว่าระบบโทรศัพท์ PBX ในองค์กร ใช้งานได้ง่ายกว่า และทำงานโดยอัตโนมัติตามที่คุณต้องการให้ทีมไอทีทำ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจวิธีการทำงาน เราได้รวบรวมคู่มือนี้ไว้ด้วยกัน

VoIP คืออะไร?

เทคโนโลยี VoIP (Voice over Internet Protocol) ใช้สำหรับทำให้การสื่อสารทางธุรกิจผ่านอินเทอร์เน็ตเป็นไปได้ VoIP หรือที่เรียกว่า Internet Telephony แปลงการสั่นของเสียงเป็นสัญญาณดิจิตอลที่ถูกบีบอัดซึ่งแปลเป็นแพ็กเก็ตข้อมูล พูดง่ายๆ ก็คือ คุณกำลังใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อโทรออกและรับสายเรียกเข้า แฮงเอาท์วิดีโอ และส่งข้อความ เราสามารถดำเนินต่อไปเกี่ยวกับ VoIP ได้ แต่นั่นจะต้องมีบทความทั้งหมด – สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูอภิธานศัพท์ VoIP ของเรา!

Hosted PBX คืออะไร?

Hosted PBX เป็นระบบโทรศัพท์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตซึ่งต่างจากบริการโทรศัพท์มาตรฐาน IP PBX มาตรฐานใช้สำหรับโอนสายจากอินเทอร์เน็ต (IP) ไปยังเครือข่ายโทรศัพท์สาธารณะ (PSTN) การแลกเปลี่ยนสาขาส่วนตัวเสมือนสามารถคิดได้ว่าเป็นเวอร์ชันที่คุ้มค่ากว่า เนื่องจากไม่มีฮาร์ดแวร์ที่เกี่ยวข้อง จึงเป็นเสมือนและโฮสต์โดยผู้ให้บริการ

เหตุใดจึงยากที่จะค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับ Hosted PBX?

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจใหม่ นี่อาจเป็นครั้งแรกที่คุณเคยได้ยิน Virtual PBX หากคุณเคยอยู่ในเกมมาสักระยะแล้วและต้องการลดค่าใช้จ่ายหรือสนใจระบบที่เป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้น ข้อมูลนี้จะให้ข้อมูลที่เพียงพอแก่คุณในการตัดสินใจโดยพิจารณาจากสิ่งที่เหมาะกับบริษัทของคุณมากที่สุด

คุณอาจสังเกตเห็นหลังจากการค้นหาอย่างกว้างขวางใน Google ว่าบริษัทต่างๆ สนใจที่จะขายผลิตภัณฑ์ของตนและเน้นคุณลักษณะที่เป็นลายเซ็นมากกว่าให้ภาพรวมทั่วไปเกี่ยวกับวิธีการทำงานของระบบ Virtual PBX

มาแจกแจงสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับระบบ Virtual PBX กัน ว่าทำไมมันถึงสำคัญ คุณสมบัติหลัก และผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียงกัน

หมายเหตุ: คุณจะเจอชื่อต่างๆ มากมายสำหรับระบบ Virtual PBX ขณะทำการค้นคว้า อย่าปล่อยให้มันทำให้คุณสับสน คุณจะเห็นคำต่างๆ เช่น “Cloud PBX” และ “Hosted PBX” ทั้งสามพูดเรื่องเดียวกัน!

PBX เสมือนกับ PBX ในสถานที่

สิ่งที่คุณมักจะพบว่าเราพูดคือไม่มีระบบที่ครบครันและครบวงจรที่จะทำทุกอย่างที่คุณต้องการ และคุณจำเป็นต้องเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนที่สุด เราจะแบ่งข้อดีและข้อเสียของระบบ PBX แบบเสมือนและแบบภายในองค์กร

อย่างที่คุณเห็น โซลูชัน PBX ในองค์กรรองรับองค์กรขนาดใหญ่ที่สามารถซื้อฮาร์ดแวร์และเจ้าหน้าที่ไอทีได้ แต่สำหรับทีมขนาดเล็ก PBX เสมือนจะนำเสนอฟีเจอร์ที่ใกล้เคียงกันโดยมีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อย หากคุณยังไม่แน่ใจ หรือต้องการวิเคราะห์เชิงลึกเพิ่มเติมว่าระบบ PBX ใดดีที่สุดสำหรับคุณ มาดูข้อมูลเชิงลึกของ PBX ในองค์กรกับ Hosted VoIP

ประโยชน์ของระบบ PBX เสมือน

ตอนนี้ มาเจาะลึกถึงข้อดีของระบบโทรศัพท์ PBX เสมือนจริงกัน ทั้งหมดนี้ลงมาเพื่อลดต้นทุน อย่างไรก็ตาม มีคุณลักษณะการผสานรวม ระบบอัตโนมัติ และการปรับแต่งที่น่าสนใจบางอย่างที่ทำให้ระบบ PBX เสมือนคุ้มค่ากับการลงทุน

• Virtual PBX ทำทุกอย่างให้คุณ ทำให้ธุรกิจทุกขนาดดำเนินการได้ง่ายด้วยความรู้สึกเป็นมืออาชีพ แม้แต่ผู้เล่นรายใหญ่ที่สุด
• Virtual PBX ช่วยให้ผู้จัดการธุรกิจที่มีความรู้ด้านเทคนิคน้อยที่สุดสามารถกำหนดระบบโทรศัพท์ของตนได้
• ธุรกิจสามารถเปิดและปิดคุณสมบัติ PBX ได้อย่างง่ายดายผ่านแอปบนสมาร์ทโฟนหรือพอร์ทัลการจัดการออนไลน์
• ค่าธรรมเนียมรายเดือนที่ต่ำช่วยลดค่าใช้จ่ายได้อย่างมากโดยไม่จำเป็นต้องลงทุนจำนวนมากในด้านต้นทุนฮาร์ดแวร์ การเดินสายไฟในสำนักงาน และทีมไอที
• เนื่องจากระบบโทรศัพท์เสมือนไม่ต้องการกระบวนการติดตั้งฮาร์ดแวร์ราคาแพงเพื่อเพิ่มสายโทรศัพท์ใหม่ ธุรกิจจึงสามารถอัปเดตแพลตฟอร์มได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

เครื่องมือและคุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติ

ที่นี่คุณจะได้พบกับคุณสมบัติมากมายที่ระบบ PBX เสมือนมีให้ ใช่ ทั้งหมดมีความสำคัญ และใช่ คุณต้องการพิจารณาว่าอะไรเหมาะสมที่สุดสำหรับบริษัทของคุณเมื่อเลือกผู้ให้บริการ

คุณสมบัติข้อความเสียงไปยังอีเมล

หากคุณเป็นหัวหน้าประเภทที่ต้องเดินทางตลอดเวลา คุณต้องการระบบที่มีตัวเลือกให้ส่งวอยซ์เมลไปยังโทรศัพท์หรืออุปกรณ์มือถืออื่นๆ ของคุณโดยอัตโนมัติ ทำไม? หากคุณกำลังประชุมกับใครบางคนและกำลังมีการโทรที่สำคัญ คุณสามารถตรวจสอบข้อความของคุณได้อย่างสุขุมโดยไม่รบกวนใครเลย

เมนูโทรศัพท์

คุณต้องการให้ลูกค้า/ลูกค้าของคุณไม่ต้องกลัวที่จะโทรหาคุณ คิดว่าพวกเขาจะถูกพักงานหรือถูกส่งต่อไปยังแผนกที่ไม่ถูกต้องอยู่เสมอ ด้วยเมนูง่ายๆ คุณสามารถสั่งให้ใครก็ตามที่โทรหาพวกเขาในที่ที่ต้องการได้

เจ้าหน้าที่ดูแลรถยนต์

เกิดอะไรขึ้นถ้าไม่มีใครอยู่ใกล้รับโทรศัพท์? คุณต้องการให้ลูกค้า / ลูกค้าของคุณรอรอบ ๆ หรือไม่? คุณรู้ว่าเมื่อคุณหยิบโทรศัพท์ขึ้นมา คุณจะไม่ได้ยินอะไรเลยนอกจากการบ่นเกี่ยวกับเวลารอ

เจ้าหน้าที่ดูแลรถยนต์สามารถนำลูกค้า/ลูกค้าไปยังเครื่องตอบรับอัตโนมัติหรือให้ข้อมูลที่จำเป็นเพื่อโทรกลับหรือแก้ไขปัญหาเฉพาะด้วยตนเอง

การจัดคิวการโทร การโอนสาย การบันทึก

การจัดคิวสายให้ผู้ใช้อยู่ในสายขณะที่คุณกำลังยุ่งอยู่กับคนอื่น แทนที่จะให้วางสายและโทรกลับ ซึ่งอาจลืมไปว่าพวกเขาโทรมาตั้งแต่แรก การโอนสายช่วยให้คุณสามารถกำหนดเส้นทางลูกค้า/ลูกค้าไปยังหมายเลขโทรศัพท์อื่นได้ ดังนั้นหากคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน คุณยังสามารถติดต่อได้อย่างต่อเนื่อง

การบันทึกการโทรนั้นค่อนข้างอธิบายตนเองได้ ช่วยให้คุณสามารถบันทึกการโทรและจัดเก็บเป็นไฟล์ดิจิทัล รวมสิ่งนี้เข้ากับซอฟต์แวร์ CRM และคุณสามารถสร้างฐานข้อมูลลูกค้า/ลูกค้าที่พัฒนามากขึ้นได้

การเชื่อมต่อการประชุม

การประชุมทางโทรศัพท์แบบบริดจ์ช่วยให้คนกลุ่มใหญ่มีส่วนร่วมในการโทรศัพท์ได้ บริการโทรศัพท์แบบเดิมๆ อนุญาตให้คนต่อสายไม่เกินสามคนในเวลาใดก็ได้ ต่างจาก PBX แบบเดิม การโทรเหล่านี้สามารถรองรับผู้คนได้หลายร้อยคนพร้อมกัน

นี่เป็นตัวเลือกการประชุมที่ใช้งานได้จริงมากกว่าสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ แต่แน่นอนว่าความสามารถในการพูดคุยกับผู้คนมากกว่าสองคนในแต่ละครั้งถือเป็นเรื่องหรูหราสำหรับพวกเราส่วนใหญ่

วิธีการเลือกผู้ให้บริการ

มีความคิดเห็นมากมายเกี่ยวกับผู้ให้บริการรายใดที่ดีที่สุด ฉันเคยพูดไปแล้วและจะพูดอีกครั้ง: คุณต้องรู้ว่าอะไรเหมาะกับธุรกิจของคุณเพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากระบบ PBX เสมือนของคุณ เกณฑ์ทั่วไปบางประการที่ควรมองหาขณะสำรวจตัวเลือกของคุณมีดังนี้:

ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

ค่าใช้จ่ายมักจะถูกเนื่องจากเครือข่ายที่ใช้โดยระบบโทรศัพท์อยู่แล้ว คุณสามารถคาดหวังค่าธรรมเนียมเริ่มต้นที่น้อยกว่าเมื่อเทียบกับระบบ PBX ภายในองค์กร จากนั้นจะมีค่าธรรมเนียมรายเดือนเพิ่มเติม

ส่วนเสริมมักจะทำให้ราคาสูงขึ้น แต่เมื่อเทียบกับการจ้างทีมไอทีและค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์ คุณสามารถคาดหวังการประหยัดได้บ้าง แม้ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ที่จัดตั้งขึ้น และคุณจำเป็นต้องเดินสายไฟใหม่ให้กับสำนักงานเพื่อรองรับระบบ VoIP ค่าใช้จ่ายก็ควรยังคงต่ำกว่าเดิม

บางเว็บไซต์บอกว่าค่าใช้จ่ายเฉลี่ยของระบบ PBX ภายในองค์กรอยู่ที่ประมาณ 1,000 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ ตัวเลขนี้จะเพิ่มขึ้นหรือลดลงขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจของคุณ ตัวใหญ่มักจะได้ข้อตกลงในขณะที่ตัวเล็กอาจจ่ายมากกว่า

ระบบ Virtual PBX ได้เปรียบในระยะยาว ต้นทุนเริ่มต้นอาจสูงขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจของคุณ หากคุณเป็นผู้ใช้รายใหญ่ คุณจะต้องใช้เครื่องมือกำหนดเส้นทางการโทรที่มีราคาแพงซึ่งสามารถรองรับระบบได้อย่างราบรื่น หากคุณอยู่ในด้านที่เล็กกว่า ค่าใช้จ่ายจะน้อยที่สุด

เมื่อคุณพร้อมแล้ว งานหนักทั้งหมดจะไม่อยู่ในมือคุณอีกต่อไป มันถูกโอนไปยังผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของคุณ ซึ่งหมายความว่าไม่มีค่าบำรุงรักษาหรือจ้างทีมใหม่

คุณภาพและความน่าเชื่อถือของเครือข่าย

ความน่าเชื่อถือของเครือข่ายมีความสำคัญอย่างยิ่งด้วยเหตุผลหลายประการ ระบบ PBX เสมือนของคุณขึ้นอยู่กับว่าเครือข่ายของคุณทำงานได้ดีเพียงใด หากเราเตอร์ของคุณไม่สามารถจัดการกับปริมาณงานที่ระบบ PBX เสมือนจะใส่ลงไป คุณอาจไม่ได้ประโยชน์สูงสุดจากบริการนี้

หากเครือข่ายของคุณขัดข้อง คุณจะไม่สามารถเข้าถึงโทรศัพท์ได้ โดยไม่คำนึงถึงขนาด ความน่าเชื่อถือของเครือข่ายควรมีความสำคัญสูงสุด

รวมคุณสมบัติ

ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ ระบบ PBX เสมือนจะมาพร้อมกับคุณสมบัติมากมายที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยโทรศัพท์ของคุณ คุณควรรู้จักธุรกิจของคุณก่อนชำระเงินสำหรับคุณสมบัติที่คุณอาจไม่ต้องการ ที่จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงความผิดพลาดในการโยกย้ายระบบคลาวด์ทั่วไปเหล่านี้

หากคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็ก การประชุมทางโทรศัพท์อาจไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการ หากคุณตื่นขึ้นมาด้วยข้อความเสียงจำนวนมาก ให้มองหาระบบที่จัดระเบียบและทำให้เข้าถึงได้ง่าย อย่าซื้อเฟอร์รารีเพื่อสะสมไมล์

ตัวเลือกการสนับสนุน

คุณต้องการให้ผู้ให้บริการของคุณภาคภูมิใจในการสนับสนุนลูกค้าของพวกเขา สถานที่หลายแห่งเสนอทางเลือกที่ดี แต่คุณต้องการใครสักคนที่ตั้งใจแน่วแน่ที่จะแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในการโทรครั้งแรก ทุกที่และทุกเวลา

ที่เดียวที่กระโดดออกมาคือ Nextiva ทีมสนับสนุนของพวกเขาพร้อมให้บริการทางโทรศัพท์ อีเมล และแชท บนเว็บไซต์ของพวกเขา พวกเขาโม้ว่า 95% ของสายสนับสนุนของพวกเขาได้รับการตอบรับจากเสียงกริ่งที่สองโดยมีเวลาพักเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย มองหาบริษัทที่มีตัวเลือกเหล่านี้ทั้งหมด ในกรณีนี้ ยิ่งมาก—ไม่น้อย

ตรวจสอบเรื่องราวการสนับสนุนลูกค้าทั้งหกเรื่องนี้ที่เหนือชั้นกว่า

บูรณาการที่มีอยู่

การผสานรวมกับบุคคลที่สามควรพิจารณาอย่างมากเมื่อเลือกผู้ให้บริการ หากสำนักงานของคุณทำงานบน Google หรือ Microsoft Office ให้ค้นหาผู้ให้บริการที่ทำเช่นเดียวกัน

นี่คือตัวอย่าง: VoIP สามารถทำงานร่วมกับโซลูชัน CRM ได้ เมื่อตัวแทนฝ่ายสนับสนุนรับสาย ระบบ VoIP สำหรับธุรกิจแบบบูรณาการจะดึงรายการ CRM ที่เกี่ยวข้องสำหรับผู้โทรนั้นโดยอัตโนมัติ ด้วยความช่วยเหลือจากระบบ IVR ของคุณ เจ้าหน้าที่จะไม่ต้องพลิกผ่านหน้าต่างและพยายามค้นหาข้อมูลที่ถูกต้อง ทำให้เสียเวลาในขณะที่ใช้โทรศัพท์

วิธีนี้จะช่วยแก้ปัญหาการโทรด้วยความยุ่งยากน้อยลง ลดต้นทุน และความพึงพอใจของลูกค้าสูงขึ้น

Virtual PBX มีคุณสมบัติอันทรงคุณค่า

คำแนะนำของเราทำให้เกิดรอยขีดข่วนบนพื้นผิวเมื่อกล่าวถึงบริการ PBX เสมือนเท่านั้น ราคาและคุณสมบัติจะแตกต่างกันไปตามประเภทของธุรกิจที่คุณกำลังดำเนินการ การพูดคุยกับผู้ให้บริการโดยตรงสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมว่า PBX เสมือนสามารถตอบสนองความต้องการทางธุรกิจของคุณได้อย่างไร และการสนทนาโดยตรงอาจนำไปสู่ผู้ให้บริการที่พยายามเสนอราคาสูงกว่าอีกฝ่ายหนึ่งเพื่อเรียกร้องความสนใจจากคุณ

ตรวจสอบแผนภูมิเปรียบเทียบเชิงโต้ตอบของเราสำหรับข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมว่าผู้ให้บริการ PBX ที่โฮสต์รายใดเหมาะกับคุณ