VoIP คืออะไร? สุดยอดคู่มือสำหรับ Voice Over Internet Protocol

คุณเคยได้ยินว่า VoIP ช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานได้อย่างมาก ให้ความยืดหยุ่นมากขึ้น ให้คุณสมบัติการโทรผ่านมือถือจากอุปกรณ์ใดๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และดูเหมือนว่าจะปฏิวัติบริการโทรศัพท์สำหรับธุรกิจและการใช้งานส่วนตัวโดยสิ้นเชิง

สิ่งหนึ่งที่คุณ ไม่ ได้ยิน?

คำตอบที่ชัดเจนสำหรับคำถาม “ VoIP คืออะไร? ”

เป็นเรื่องน่าประหลาดใจที่ผู้ให้บริการและผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมใช้เวลามากมายในการสรรเสริญบริการโทรศัพท์ VoIP แต่แทบจะไม่มีเวลาอธิบายว่ามันคืออะไร

โพสต์นี้อยู่ที่นี่เพื่อแก้ปัญหานั้น

คุณจะได้เรียนรู้ว่า VoIP คืออะไร มันทำงานอย่างไร คุณลักษณะใดที่ควรมองหา และเหตุใดจึงคุ้มค่าที่จะเปลี่ยน

สารบัญ

• VoIP คืออะไร?
• VoIP ทำงานอย่างไร?
• ข้อดีและข้อเสียของ VoIP
• คุณสมบัติ VoIP ที่สำคัญ
• อุปกรณ์ VoIP และฮาร์ดแวร์
• Voice Over IP มีค่าใช้จ่ายเท่าไร?
• สิ่งที่ต้องมองหาในผู้ให้บริการ VoIP
• บริการโทรศัพท์ VoIP ใดที่เหมาะกับคุณ?
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ VoIP

VoIP คืออะไร?

VoIP (Voice over Internet Protocol) เป็น ระบบโทรศัพท์เสมือน ที่ให้ผู้ใช้โทรออกและรับสายผ่านอินเทอร์เน็ต ต่างจากระบบเครือข่ายโทรศัพท์สาธารณะแบบมีสายแบบมีสายแบบเดิม (PSTN)

VoIP มีหลายชื่อ: โทรศัพท์เสมือน, ระบบโทรศัพท์ออนไลน์, บริการโทรศัพท์บนคลาวด์, โทรศัพท์ IP, เครื่องมือโทรเสมือน….รายการดำเนินต่อไป

คำศัพท์เหล่านี้มีความหมายเหมือนกัน: แทนที่จะใช้โทรศัพท์พื้นฐานแบบเดิมสำหรับการโทรด้วยเสียง VoIP จะจัดการการสื่อสารทางโทรศัพท์ผ่านอินเทอร์เน็ต

“IP” ใน VoIP เป็นอีกส่วนสำคัญของกระบวนการ

IP ย่อมาจาก “Internet Protocol” — และมีหน้าที่อำนวยความสะดวกในการโทรในพื้นที่และทางไกลระหว่างอุปกรณ์ผ่านสายโทรศัพท์เสมือนแทนการโทรจริง

ตารางด้านล่างเปรียบเทียบการสื่อสารทางโทรศัพท์แบบเดิมกับการสื่อสารแบบ VoIP จะแยกแยะความแตกต่างระหว่างทั้งสองอย่างรวดเร็ว

สำหรับคำอธิบายโดยละเอียดเพิ่มเติม โปรดดูโพสต์เปรียบเทียบของเราเกี่ยวกับ VoIP กับโทรศัพท์ บ้าน

VoIP ทำงานอย่างไร?

เทคโนโลยี VoIP ทำงานโดยแยกเสียงจากการสนทนาทางโทรศัพท์ออกเป็นแพ็กเก็ตข้อมูลเสียงดิจิทัล จากนั้นส่งแพ็กเก็ตข้อมูลเหล่านี้ไปยังผู้รับผ่านทางอินเทอร์เน็ต

คำอธิบายที่ซับซ้อนมากขึ้น?

ตัวแปลงสัญญาณบีบอัด/แยกส่วนแพ็กเก็ตข้อมูลเสียงเหล่านี้เพื่อให้สามารถเดินทางผ่านเครือข่าย IP (เครือข่ายท้องถิ่นหรือเครือข่ายบริเวณกว้าง) เมื่อแพ็กเก็ตข้อมูลเสียงเหล่านี้ไปถึงปลายทาง แพ็กเก็ตข้อมูลเสียงเหล่านี้จะถูกขยาย/ประกอบใหม่และส่งไปยังผู้รับ แปลงร่าง กลับเป็นคำและวลีแทนที่จะเป็นเพียงสัญญาณดิจิทัลระหว่างทาง

ผู้ใช้ VoIP สามารถโทรผ่านซอฟต์โฟน VoIP, โทรศัพท์ VoIP และ/หรือโดยการเชื่อมต่อโทรศัพท์แอนะล็อกแบบดั้งเดิมกับระบบ VoIP ผ่านอะแดปเตอร์โทรศัพท์แอนะล็อก

ข้อดีและข้อเสียของ VoIP

ตารางด้านล่างสรุปข้อดีและข้อเสียของ VoIP อย่างรวดเร็ว จากนั้น เราจะพูดถึงรายละเอียดเพิ่มเติมว่า VoIP อยู่ที่ไหนและขาดอะไรไปบ้าง

จนถึงตอนนี้ ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของ VoIP คือจำนวนเงินที่ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการสื่อสารของธุรกิจ

ผู้ใช้สามารถ ประหยัดค่าโทรคมนาคมได้ถึง 50% หากเปลี่ยนจากโทรศัพท์พื้นฐานเป็น VoIP นอกจากนี้ เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์ใหม่ (เนื่องจาก VoIP ทำงานได้กับอุปกรณ์หลายเครื่อง เช่น สมาร์ทโฟนและคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป) คุณจะประหยัดยิ่งขึ้นไปอีก

ไม่เพียงเท่านั้น แต่ VoIP ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน คุณสมบัติขั้นสูงช่วยประหยัดเวลาในการโทรให้กับเจ้าหน้าที่ได้ กว่า 30 นาที ต่อวัน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มอีก 3.5 วันต่อปีต่อพนักงานหนึ่งคน โดยรวมแล้ว VoIP เพิ่มอัตราประสิทธิภาพการทำงานของทีมขึ้น ประมาณ 20%

คุณสมบัติขั้นสูงของ VoIP (ซึ่งเราจะพูดถึงในรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง) ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าโดยลดเวลาพักสาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้โทรติดต่อตัวแทนที่ดีที่สุดในการติดต่อครั้งแรก และทำให้หัวหน้างานตรวจสอบการวิเคราะห์การโทรแบบเรียลไทม์ได้ง่าย และบทสนทนาที่ผ่านมาเพื่อหาจุดที่ต้องปรับปรุง

สุดท้ายนี้ คุณลักษณะต่างๆ เช่น การลดเสียงรบกวนเบื้องหลังและคุณภาพการโทรแบบ HD ช่วยให้สนทนาได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ลดการหลุดของสายอย่างกะทันหัน และการสื่อสารผิดพลาดอื่นๆ ที่น่าหงุดหงิด

ความจริงก็คือโดยเฉพาะอย่างยิ่งในตอนนี้ เป็นการยากที่จะหาเรื่องแย่ๆ ที่จะพูดเกี่ยวกับ VoIP นอกเหนือจากการพึ่งพาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ยอดเยี่ยม

ข้อเสียที่แท้จริงเพียงอย่างเดียวที่คุณอาจพบ?

คุณลักษณะและฟังก์ชันการทำงานใหม่เหล่านี้อาจมาพร้อมกับช่วงการเรียนรู้เล็กน้อย วิธีหลีกเลี่ยงที่ดีที่สุดคือถามผู้ให้บริการเกี่ยวกับโอกาสในการฝึกอบรมทีมที่จัดหาให้

คุณสมบัติ VoIP ที่สำคัญ

แม้ว่าจะมี คุณสมบัติ VoIP มากกว่า 90 รายการ - และเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ! — เพื่อเลือกจากวันนี้ เราได้สรุปฟังก์ชันสำคัญที่กำหนดการสื่อสารทางโทรศัพท์เสมือน

การกำหนดเส้นทางการโทร

การกำหนดเส้นทางการโทรเป็นกลยุทธ์การจัดการการโทรที่กระจายสายเรียกเข้าไปยังตัวแทนตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

เป้าหมายของการกำหนดเส้นทางการโทรคือเพื่อให้แน่ใจว่าผู้โทรเชื่อมต่อกับตัวแทนที่ดีที่สุด เพื่อลดเวลารอสายและอัตราการโอนสาย และเพื่อเพิ่มอัตราการแก้ปัญหาการโทรครั้งแรก

มีเทคนิคการกำหนดเส้นทางที่แตกต่างกันมากมายให้เลือก โดยที่นิยมมากที่สุดคือ:

• List-Based Routing : กำหนดเส้นทางการโทรตามที่กำหนดไว้ล่วงหน้า รายการเชิงเส้นที่เริ่มต้นที่ด้านบนอีกครั้งหลังจากการโทรแต่ละครั้ง ตัวอย่างเช่น การโทรจะถูกส่งไปยังตัวแทน A ก่อน และส่งไปยังตัวแทน B หากตัวแทน A ไม่พร้อมใช้งาน การโทรครั้งต่อไปจะถูกส่งไปยังตัวแทน A อีกครั้ง
• Round Robin Routing: กลยุทธ์การกำหนดเส้นทางแบบผลัดกันเล่นที่ส่งการโทรครั้งแรกไปยัง Agent A การเรียกครั้งต่อไปไปยัง Agent B และการโทรหา Agent C ครั้งถัดไป ซึ่งเหมาะสำหรับทีมขายตามค่าคอมมิชชันและเพื่อป้องกันไม่ให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริการลูกค้าบางรายทำงานหนักเกินไป
• การกำหนดเส้นทางตามทักษะ: กำหนด เส้นทางการโทรเข้าตามจุดแข็งของตัวแทน พื้นที่ของความเชี่ยวชาญ และชุดทักษะ ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าโทรมาสอบถามเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาควรซื้อจากธุรกิจของคุณ ก็จะถูกส่งไปยังผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภัณฑ์ แต่ถ้าลูกค้าโทรมาถามว่าผลิตภัณฑ์ทำงานอย่างไร พวกเขาก็จะถูกส่งไปยังฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิค
• การกำหนดเส้นทางตาม เวลา: กำหนด เส้นทางการโทรตามกำหนดการของตัวแทนและ/หรือเขตเวลาที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับเวลาที่มีความหลากหลายทางภูมิศาสตร์
• การกำหนดเส้นทางตามความสัมพันธ์: กำหนด เส้นทางการโทรไปยังตัวแทนตามความสัมพันธ์ในการทำงานที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ เช่น ตัวแทนที่ลูกค้าต้องการหรือสถานะผู้โทร VIP

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับกลยุทธ์การกำหนดเส้นทางเพิ่มเติมและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด โปรดดู คู่มือการกำหนดเส้นทางการโทร ของ เรา

การตอบสนองด้วยเสียงแบบโต้ตอบ (IVR)

Interactive Voice Response (IVR) เป็นคุณสมบัติ VoIP ที่ใช้เสียงเตือนที่บันทึกไว้ล่วงหน้า การรู้จำคำพูด และ/หรือการโต้ตอบกับลูกค้าผ่านแป้นกดเพื่อโทรโดยตรงไปยังแผนกที่เหมาะสมหรือตัวแทนแต่ละราย

เมื่อลูกค้าโทรออกไปยังระบบโทรศัพท์ของธุรกิจด้วย IVR ข้อความที่บันทึกไว้จะรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น เช่น:

• ข้อมูลติดต่อลูกค้า
• เหตุผลที่รับสาย
• หน่วยงานหรือตัวแทนที่ต้องการ
• ข้อมูลการชำระเงิน

IVR ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งขัดต่อความต้องการที่ผู้โทรจะพูดกับตัวแทนที่ถ่ายทอดสดโดยสิ้นเชิง หรือลดเวลาการโทรลงอย่างมาก

โทรออกอัตโนมัติ

โปรแกรมโทรออกอัตโนมัติ (โทรออกอัตโนมัติ) เร่งการเจาะรายชื่อลูกค้าเป้าหมายและเพิ่มเวลาพูดคุยโดยรวมโดยไม่จำเป็นต้องให้ตัวแทนป้อนหมายเลขโทรศัพท์ทางกายภาพ และทำให้มั่นใจว่าตัวแทนจะเชื่อมต่อกับการโทรเฉพาะเมื่อผู้มีแนวโน้มจะเป็นอีกสายหนึ่งและพร้อมที่จะพูดคุย

คุณลักษณะนี้จะกรองสัญญาณที่ไม่ว่าง หมายเลขที่ตัดการเชื่อมต่อ และเครื่องฝากข้อความเสียงออกโดยอัตโนมัติ

มีโหมดการโทรหลายแบบให้เลือก ดังรายละเอียดด้านล่าง:

• Predictive Dialer : โทรออกพร้อมกัน กรองข้อความเสียง เครื่องแฟกซ์ สัญญาณไม่ว่าง และหมายเลขที่ตัดการเชื่อมต่อ ใช้อัลกอริธึมเพื่อ "คาดการณ์" ความพร้อมใช้งานของตัวแทน และโอนข้อมูลลีดแบบสดไปยังตัวแทนตามนั้น
• Progressive Dialer: โทรครั้งละหนึ่งสายต่อตัวแทนเพื่อรักษาอัตราการโทรออกที่สม่ำเสมอซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความพร้อมของตัวแทนและความชอบ ตัวแทนต้องวางสายปัจจุบันให้สมบูรณ์ก่อนจึงจะโทรออกโดยอัตโนมัติไปยังหมายเลขโทรศัพท์ถัดไป
• Power Dialer: ใช้การโทรที่กำหนดไว้ล่วงหน้า: อัตราส่วนตัวแทนเพื่อหมุนหมายเลขโทรศัพท์ของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าโดยอัตโนมัติทันทีที่ตัวแทนพร้อมให้บริการ เชื่อมต่อตัวแทนกับลูกค้าเป้าหมายแบบสดเท่านั้น เหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมขนาดเล็กที่ต้องเผชิญกับรายชื่อลูกค้าเป้าหมายจำนวนมาก
• Preview Dialer: โทรออกโดยอัตโนมัติ และให้ข้อมูลลูกค้า/ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าที่เกี่ยวข้องและเป็นปัจจุบันโดยอิงจากการโต้ตอบที่ผ่านมาก่อนที่จะเชื่อมต่อ ตัวแทนอาจหรืออาจจะไม่สามารถเลือกว่าจะรับสายหรือไม่โดยพิจารณาจากข้อมูลโหมดแสดงตัวอย่าง

คู่มือ Call Center Dialer ของเรา มีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโหมดการโทรและอธิบายแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการโทรออก

บันทึกการโทร

การบันทึกการโทรเป็นรูปแบบหนึ่งของการตรวจสอบการโทรที่บันทึกการโทรระหว่างตัวแทนและผู้โทรโดยอัตโนมัติ หรือบันทึกตามความต้องการ

การบันทึกการโทรจะถูกเก็บไว้ในคลาวด์โดยอัตโนมัติสำหรับการตรวจสอบในภายหลัง ในหลายกรณี การบันทึกการโทรจะถูกถอดเสียงโดยอัตโนมัติและสามารถค้นหา/จัดระเบียบการถอดเสียงเป็นคำโดยใช้คำสำคัญหรือวลีได้

การบันทึกเหล่านี้อนุญาตให้:

• การประเมินตัวแทนและแผนกและการประกันคุณภาพ
• ข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับลูกค้า
• การประเมินสื่อการฝึกอบรมในปัจจุบัน
• บันทึกที่ไม่ผิดพลาดของสิ่งที่ถูกหรือไม่ได้พูดในการโทร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตาม กฎหมายการบันทึกการโทร ของท้องถิ่นและของรัฐบาลกลาง ก่อนตั้งค่าคุณลักษณะนี้

วอยซ์เมลแบบภาพ

Visual Voicemail เป็นคุณลักษณะ VoIP ที่คัดลอกข้อความเสียงที่ทิ้งไว้สำหรับตัวแทนผ่านข้อความเสียงเป็นข้อความและ/หรือข้อความเสียงไปยังอีเมล

ซึ่งหมายความว่าเจ้าหน้าที่ไม่ต้องใช้เวลาในการฟังข้อความเสียงแต่ละรายการ และสามารถจัดลำดับความสำคัญของการโทรกลับตามเนื้อหาข้อความเสียงได้อย่างง่ายดาย

ข้อความเสียงพร้อมภาพยังช่วยให้เจ้าหน้าที่ฟังข้อความที่บันทึกไว้ได้หากจำเป็น

การโอนสาย

การโอนสายเป็นกลยุทธ์การกระจายการโทรที่จะส่ง (ส่งต่อ) สายเรียกเข้าโดยอัตโนมัติไปยังหมายเลขโทรศัพท์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับตัวแทนหรือแผนกเดียวกันในลำดับที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

การโอนสายช่วยให้ทีมมีความยืดหยุ่นมากขึ้น และเหมาะอย่างยิ่งสำหรับตัวแทนระยะไกลหรือตัวแทนแบบผสม เนื่องจากไม่จำเป็นต้องให้ตัวแทนเชื่อมโยงกับสถานที่เดียวเพื่อรับสาย นอกจากนี้ยังป้องกันไม่ให้ผู้โทรต้องวางสายและหมุนหมายเลขโทรศัพท์หลายหมายเลขโดยหวังว่าจะได้ตัวแทนที่ต้องการ

ตัวอย่างเช่น หากตัวแทนรับสายที่โทรศัพท์ตั้งโต๊ะและไม่รับสาย ระบบจะโอนสายนั้นไปยังสมาร์ทโฟนของตนหลังจากมีเสียงกริ่งตามจำนวนที่กำหนดไว้ หากตัวแทนไม่รับสมาร์ทโฟน ระบบจะส่งสายไปที่หมายเลขโทรศัพท์บ้าน หากไม่มีผู้รับสายที่บ้าน สามารถโทรไปที่ศูนย์ฝากข้อความเสียงของตัวแทนหรือส่งไปยังตัวแทนรายอื่นได้

โพสต์ของเราเกี่ยวกับ การโอนสายทางไกล ให้ข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติม

อุปกรณ์ VoIP และฮาร์ดแวร์

แม้ว่าความเข้ากันได้ของ VoIP BYOD จะขจัดความต้องการอุปกรณ์ราคาแพงไปมาก แต่ก็ยังต้องใช้ตัวเลือกฮาร์ดแวร์พื้นฐานสองสามตัว

เราจะกล่าวถึงสิ่งเหล่านั้น รวมถึงฮาร์ดแวร์ VoIP เสริมยอดนิยมด้านล่าง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอ่านคำแนะนำเกี่ยวกับ อุปกรณ์ VoIP และผู้ผลิต ชั้นนำ

อุปกรณ์และฮาร์ดแวร์ที่จำเป็น

อุปกรณ์ด้านล่างนี้จำเป็นสำหรับการติดตั้งระบบโทรศัพท์ VoIP ของคุณ

การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและเราเตอร์

สิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณจะต้องใช้งานระบบ VoIP คือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตบรอดแบนด์ความเร็วสูงและเราเตอร์

โดยทั่วไป ระบบ VoIP ต้องการแบนด์วิดท์ขั้นต่ำ 90-156 kbps เพื่อให้ทำงานได้อย่างถูกต้อง ซึ่งหมายความว่าคุณอาจต้องอัปเกรดบริการอินเทอร์เน็ตของคุณ โปรดทราบว่าแบนด์วิธที่เพียงพอเป็นความรับผิดชอบของผู้ใช้ ไม่ใช่ของผู้ให้บริการ VoIP

เราเตอร์เชื่อมต่ออุปกรณ์ VoIP กับอินเทอร์เน็ตและเชื่อมต่อการโทร VoIP เหล่านั้น

อุปกรณ์ที่รองรับ

เมื่อคุณใช้งานอินเทอร์เน็ตได้แล้ว คุณจะต้องกำหนดอุปกรณ์เฉพาะที่คุณจะใช้ในการโทรและรับสาย VoIP

อุปกรณ์ที่รองรับ VoIP ยอดนิยม ได้แก่:

• โทรศัพท์ตั้งโต๊ะมาตรฐาน (ผ่านโทรศัพท์ ATA หรือ VoIP)
• สมาร์ทโฟน
• คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ
• คอมพิวเตอร์แล็ปท็อป
• แท็บเล็ต

สายอีเธอร์เน็ต

สายเคเบิลอีเทอร์เน็ตช่วยให้ระบบ VoIP ของคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ทรงพลังและสม่ำเสมอ แม้ว่าการโทร VoIP จะทำได้ผ่าน WiFi แต่การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีเทอร์เน็ตมีความน่าเชื่อถือมากกว่าการเชื่อมต่อแบบไร้สาย

อะแดปเตอร์ PoE

อะแดปเตอร์ PoE เชื่อมต่อกับสายอีเทอร์เน็ต จากนั้นเสียบเข้ากับเต้ารับที่ผนังโดยตรงเพื่อให้แน่ใจว่าสายไฟมีพลังงานเพียงพอ

อะแดปเตอร์โทรศัพท์อนาล็อก (ATA)

อะแดปเตอร์โทรศัพท์แบบแอนะล็อก (ATA) ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อโทรศัพท์ตั้งโต๊ะที่มีอยู่ เครื่องแฟกซ์ (โทรศัพท์แอนะล็อก) หรืออุปกรณ์ภายในองค์กรอื่นๆ กับเครือข่าย VoIP ของตนได้

สั้นๆ?

ซึ่งช่วยให้โทรศัพท์มาตรฐานสามารถโทรออกและรับสาย VoIP ได้

เกตเวย์ VoIP

เกตเวย์ VoIP จะแปลงสัญญาณโทรศัพท์แอนะล็อกเป็น SIP เสมือน (Session Initiation Protocol) เพื่อสร้างการเชื่อมโยงระหว่างการตั้งค่าระบบโทรศัพท์แบบเดิมกับเครือข่าย

อุปกรณ์เสริมและฮาร์ดแวร์

แม้ว่าคุณไม่ จำเป็นต้อง มีอุปกรณ์นี้ แต่การมีอุปกรณ์ดังกล่าวจะช่วยยกระดับประสบการณ์ VoIP ของคุณ

โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ VoIP

แม้ว่าผู้ใช้ส่วนใหญ่ใช้คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปและโทรศัพท์มือถือเพื่อสื่อสารผ่านเสียง VoIP เป็นหลัก หลายคนก็ยังเลือกที่จะลงทุนในโทรศัพท์ตั้งโต๊ะแบบเดิม (เรียกอีกอย่างว่าโทรศัพท์แบบใช้จริงหรือโทรศัพท์ IP)

คุณสมบัติหลักที่มองหาใน โทรศัพท์ VoIP ได้แก่:

• หน้าจอสัมผัสสี LCD
• ปุ่มและปุ่มลัดที่ตั้งโปรแกรมได้
• หน้าจอการโทรวิดีโอในตัว
• พอร์ต USB ในตัว
• ไฟแสดงสถานะไม่ว่าง

หูฟัง

ชุดหูฟัง VoIP ให้คุณภาพเสียงโดยรวมที่ดีขึ้น มีคุณลักษณะการตัดเสียงรบกวน และทำให้พนักงานได้ยินและจดจ่อกับการสนทนาในปัจจุบันได้ง่ายขึ้น

มีทั้งชุดหูฟังแบบมีสายและไร้สาย แม้ว่าจะเป็นที่นิยมมากกว่าและให้ความยืดหยุ่นมากกว่า

มองหาชุดหูฟังที่มี:

• ช่วงบลูทูธอย่างน้อย 5 ฟุต
• ฟังก์ชันควบคุมการโทรพื้นฐานบนชุดหูฟัง
• ไมโครโฟนแบบปรับได้
• แอพสมาร์ทโฟนที่รองรับ

วิทยากรในการประชุม

ชุดหูฟังทำให้การสนทนาแบบตัวต่อตัวชัดเจนขึ้น แต่ผู้พูดสามารถทำให้การประชุมทางโทรศัพท์เป็นประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

มองหาลำโพงที่มี:

• ไมโครโฟนในตัว
• ลดเสียงรบกวนพื้นหลัง
• รัศมีการรับเสียงอย่างน้อย 7-10 ฟุต
• การควบคุมของผู้ใช้ เช่น ปิดเสียง นำออกจากสปีกเกอร์โฟน อินเตอร์คอม ตัวควบคุมระดับเสียง
• การเชื่อมต่อบลูทูธ/พอร์ต USB

Voice Over IP มีค่าใช้จ่ายเท่าไร?

เพื่อให้เข้าใจถึงต้นทุนที่แท้จริงของ VoIP คุณต้องพิจารณามากกว่าราคาซอฟต์แวร์รายเดือน ปัจจัยอื่นๆ เช่น ฮาร์ดแวร์/อุปกรณ์ ค่าธรรมเนียมการกำกับดูแล และภาษีก็ส่งผลกระทบต่อราคา VoIP ด้วยเช่นกัน

ตารางนี้แสดงปัจจัยและต้นทุนเฉลี่ยที่ส่งผลต่อค่าใช้จ่าย VoIP รายเดือน (ค่าติดตั้ง/ติดตั้งและค่าอุปกรณ์แบบครั้งเดียวจะแตกต่างกันไปในแต่ละระดับ ดังนั้นจึงไม่รวมอยู่ด้วย)

ด้านล่างนี้ เราจะแจกแจงค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับระบบโทรศัพท์เสมือน สำหรับคำอธิบายโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของระบบโทรศัพท์เสมือนทั่วไป โปรดดู โพสต์เกี่ยวกับภาษีและค่าธรรมเนียม VoIP

ราคาและแผน VoIP: เฉลี่ย $15-$25/ผู้ใช้ต่อเดือน

มาเริ่มกันที่พื้นฐานกันก่อน: ผู้ให้บริการคิดค่าใช้จ่ายสำหรับบริการ VoIP ที่เสนอให้

บริการ VoIP ส่วนใหญ่เสนอแผนบริการที่ปรับขนาดได้หลายชุด ซึ่งช่วยให้ธุรกิจหลีกเลี่ยงการจ่ายสำหรับคุณสมบัติหรือระดับของบริการที่ไม่ต้องการ ตัวเลือกการกำหนดราคาแบบแบ่งชั้นนี้ยังหมายความว่าง่ายสำหรับธุรกิจที่จะขยายไปสู่แผนถัดไปหากความต้องการของพวกเขาพัฒนาขึ้น

ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อต้นทุนแผน VoIP ได้แก่:

• จำนวนผู้ใช้และ/หรือผู้ดูแลระบบ
• คุณสมบัติและฟังก์ชั่น
• การผสานการทำงานกับบุคคลที่สามที่มีอยู่
• จำนวนและประเภทของหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจที่ต้องการ (ท้องถิ่น โทรฟรี ฯลฯ)
• จำนวนนาทีโทรฟรีต่อเดือน
• ระดับการสนับสนุนของผู้ให้บริการที่ต้องการ (การสนับสนุนตามลำดับความสำคัญ การสนับสนุนทุกช่องทาง ฯลฯ)
• การติดตั้งและการติดตั้ง

โดยปกติแผนจะจ่ายเป็นรายเดือนหรือรายปี (โดยสมัครสมาชิกรายปีจะประหยัดได้ประมาณ 10-20%) แพ็คเกจตามใบเสนอราคาที่ปรับแต่งได้ก็มีให้เช่นกัน แต่คุณจะต้องติดต่อผู้ให้บริการโดยตรงเพื่อหารือเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย

หากคุณไม่ต้องการอัปเกรดเป็นราคาระดับถัดไป แต่ยังต้องการคุณลักษณะที่ไม่มีในแผนปัจจุบันของคุณ คุณอาจจะสามารถซื้อคุณลักษณะ "ส่วนเสริม" เช่น การบันทึกการโทรและการถอดเสียงเป็นคำ เพิ่มเติม หมายเลขโทรศัพท์ VoIP หรือข้อความเสียงพร้อมภาพ

ตัวอย่างเช่น รูปภาพด้านล่างแสดงแผนบริการที่มีอยู่สามแผนและราคาตามระดับจาก Dialpad ของผู้ให้บริการ VoIP

ดังในตัวอย่างข้างต้น บริษัทโทรศัพท์เสมือนมักจะเสนอการโทร VoIP ในพื้นที่ไม่จำกัดในทุกแผน

อย่างไรก็ตาม ผู้ให้บริการบางรายยังเสนอการโทรแบบ "จ่ายตามการใช้งาน" ซึ่งคิดค่าบริการเป็นรายนาทีหรือเป็นช่วงๆ ของนาที ซึ่งมักจะให้ประโยชน์ด้านต้นทุนอย่างมีนัยสำคัญแก่ธุรกิจขนาดเล็ก บริษัทใหม่ หรือทีมที่ไม่ได้สื่อสารทางโทรศัพท์เป็นหลัก แต่ยังต้องการมีหมายเลขธุรกิจ

ปัจจัยสุดท้ายในการกำหนดราคา VoIP คือคุณเลือกใช้ PBX ที่โฮสต์บนคลาวด์ (Private Branch Exchange) หรือบริการตามสถานที่

บริการสื่อสารในสถานที่มีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าสูงถึง $3,000-$5,000 แต่ช่วยให้ธุรกิจสามารถควบคุมบริการ VoIP ของตนได้ดียิ่งขึ้น ตัวเลือกบนระบบคลาวด์เป็นที่นิยมมากกว่า เนื่องจากมีราคาระหว่าง $15.00-$25.00/เดือน และ ทำให้การบำรุงรักษาระบบเป็นความรับผิดชอบของผู้ให้บริการ ไม่ใช่ของผู้ใช้

ค่าธรรมเนียมและค่าบริการเพิ่มเติมตามระเบียบข้อบังคับของ VoIP: เฉลี่ย 33 เหรียญต่อเดือน

ในขณะที่จ่ายน้อยกว่า $30.00/ผู้ใช้เดือนละครั้งสำหรับบริการ VoIP นั้นสมเหตุสมผล โปรดทราบว่าผู้ให้บริการสามารถเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมได้ ค่าธรรมเนียมเหล่านี้บางส่วนถูกกฎหมาย แต่ค่าธรรมเนียมอื่นๆ อาจเป็นสัญญาณของบริษัทที่ฉ้อโกง

เนื่องจาก VoIP ถูกควบคุมโดย FCC ผู้ให้บริการต้องบริจาคเงินและบริการตามที่ระบุไว้ด้านล่าง เป็นผลให้ลูกค้ามักจะเห็นค่าใช้จ่ายทางกฎหมายด้านล่างในใบเรียกเก็บเงิน VoIP รายเดือนของพวกเขาเพื่อช่วยเหลือผู้ให้บริการในการครอบคลุมค่าธรรมเนียมการกำกับดูแล

ค่าธรรมเนียม E911

ค่าธรรมเนียม E911 (Enhanced 911) ช่วยชดเชยค่าใช้จ่ายตามข้อกำหนดด้านบริการฉุกเฉินของ FCC

ผู้ให้บริการต้องกำหนดให้บริการ 911 เป็นคุณลักษณะบังคับของทุกแผนและต้องแน่ใจว่าบริการฉุกเฉินสามารถเข้าถึงตำแหน่งของผู้โทรได้

ค่าธรรมเนียม E911 สามารถอยู่ในช่วงตั้งแต่ $0.20 ถึง $2.00/ผู้ใช้ต่อเดือน

ค่าธรรมเนียมกองทุนบริการสากล

ค่าธรรมเนียม Universal Service Fund (USF) ช่วยให้ผู้ให้บริการครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการบริจาคที่จำเป็นให้กับ USF กองทุนนี้มอบการเข้าถึง VoIP, โทรศัพท์บ้าน และอินเทอร์เน็ตแก่ชุมชน โรงเรียน และบุคลากรทางการแพทย์ที่มีรายได้น้อยและในชนบท

โดยทั่วไปค่าธรรมเนียม USF ต่อบรรทัดทุกเดือน หากคุณสังเกตเห็นว่าค่าธรรมเนียม USF รายเดือนของคุณผันผวน จะไม่ทำให้เกิดความกังวลทันที เนื่องจากเงินสมทบที่จำเป็นเปลี่ยนแปลง 4 ครั้งต่อปี

คาดว่าจะจ่ายระหว่าง $2.00-$4.00/ผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับค่าธรรมเนียม USF

ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมที่ไม่ใช่ของ FCC: ราคาแตกต่างกันไป

ค่าธรรมเนียมด้านล่างไม่เกี่ยวข้องกับ FCC แต่คุณมักจะเห็นค่าธรรมเนียมเหล่านี้ในใบเรียกเก็บเงิน VoIP ของคุณ แม้ว่าการมีอยู่ของพวกเขาเพียงอย่างเดียวจะไม่ทำให้เกิดความกังวล แต่ผู้ให้บริการที่ไร้ยางอายอาจใช้พวกเขาเป็นข้ออ้างในการเรียกเก็บค่าบริการรายเดือนที่สูงเกินไป ดังนั้นให้ระวังว่าปกติแล้วค่าธรรมเนียมจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไร

ค่าธรรมเนียมการพกพาหมายเลข

ผู้ให้บริการ VoIP ส่วนใหญ่ไม่เรียกเก็บค่าธรรมเนียมสำหรับการย้ายหมายเลข (เป็นค่าใช้จ่ายครั้งเดียวที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถโอนหมายเลขโทรศัพท์ที่มีอยู่ไปยังผู้ให้บริการรายใหม่ได้)

อย่างไรก็ตามพวกเขาได้รับอนุญาตตามกฎหมายให้ ต้นทุนเฉลี่ยของการย้ายหมายเลขคือ 10.00-20.00 ดอลลาร์ต่อหมายเลขโทรศัพท์ที่โอน และอาจใช้เวลาตั้งแต่ 1 ถึง 3 สัปดาห์ ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการที่มีอยู่ของคุณ

ค่าบริการโครงสร้างพื้นฐานอินเทอร์เน็ตและค่าชดเชยระหว่างผู้ให้บริการ

แม้ว่าจะไม่ได้รับคำสั่ง แต่ผู้ให้บริการบางรายจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียม Intercarrier Compensation และ Internet Infrastructure Service เพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายของบริการอินเทอร์เน็ตและค่าธรรมเนียมระหว่างผู้ให้บริการ

โดยทั่วไปค่าธรรมเนียมเหล่านี้จะน้อยกว่า $1.00/เดือน

ค่าบริการเพิ่มเติม

ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมอื่นๆ อาจรวมถึง:

• ค่าธรรมเนียมการยกเลิกก่อนกำหนด
• ค่าธรรมเนียมการเรียกคืนตามกฎข้อบังคับ
• ค่าธรรมเนียมการกำกับดูแล การปฏิบัติตาม และทรัพย์สินทางปัญญา
• ค่าธรรมเนียมคุณสมบัติเสริม
• แอดมิน/ค่าบริการ

โดยรวมแล้ว ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยของค่าบริการจะอยู่ระหว่าง $5.00-$50.00+/ผู้ใช้ต่อเดือน นี่คือที่ที่ผู้ให้บริการแอบอ้างพยายามเรียกเก็บค่าใช้จ่ายที่มากเกินไป ดังนั้นโปรดตรวจสอบใบเรียกเก็บเงินรายเดือนของคุณอย่างรอบคอบ

ภาษี VoIP สำหรับธุรกิจ: เฉลี่ย $7/ผู้ใช้ต่อเดือน

ผู้ให้บริการ VoIP จะต้องเรียกเก็บเงินและนำส่งภาษีของรัฐบาลกลาง ท้องถิ่น และของรัฐอย่างถูกกฎหมาย

ภาษีเหล่านี้อาจรวมถึงภาษีเมือง ภาษีใบอนุญาตและแฟรนไชส์ ​​ภาษีสาธารณูปโภค หรือแม้แต่ภาษีการขนส่ง อัตราภาษีเหล่านี้จะแตกต่างกันไปตามสถานที่และบริการที่มีให้ แต่โดยทั่วไปจะมีค่าใช้จ่ายประมาณ $5.00/ผู้ใช้ต่อเดือน

ค่าธรรมเนียมรายได้รวม

แม้ว่าจะไม่ได้บังคับตามกฎหมาย แต่ผู้ใช้อาจต้องเสียค่าบริการขั้นต้น

การเรียกเก็บเงิน GRS จะหักล้างค่าใช้จ่ายของค่าธรรมเนียมการเก็บภาษีของรัฐบาลกลางและของรัฐ และคิดตามเปอร์เซ็นต์ของรายได้ที่ต้องเสียภาษีที่ลูกค้าแต่ละรายสร้างขึ้นสำหรับผู้ให้บริการ

แม้ว่าค่าใช้จ่ายจะแตกต่างกันไป แต่โดยทั่วไปจะอยู่ระหว่าง $1.00-$3.00/ผู้ใช้ต่อเดือน

ภาพด้านล่างแสดงตัวอย่างการเรียกเก็บเงิน VoIP รายเดือน:

สิ่งที่ต้องมองหาในผู้ให้บริการ VoIP

นอกจากโครงสร้างราคาที่ยุติธรรมและโปร่งใส คุณควรพิจารณาอะไรอีกบ้างเมื่อทำการประเมิน ซอฟต์แวร์ VoIP

การวิจัยของเราแสดงให้เห็นว่ามีปัจจัยหลักสี่ประการที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกบริการ VoIP:

• ความสามารถในการปรับขนาด
• คุณสมบัติที่มีอยู่
• ความเข้ากันได้
• บริการลูกค้าและสนับสนุน

ความสามารถในการปรับขนาด

ความสามารถในการปรับขนาดหมายถึงความง่ายสำหรับผู้ใช้ในการ "ขยายขนาด" หรือ "ลดขนาด" แผน VoIP ของตนเมื่อความต้องการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น ผู้ให้บริการที่เสนอแผนเพียง 2-3 แผนไม่สามารถปรับขนาดได้เท่ากับผู้ให้บริการที่เสนอโครงสร้างราคาที่แตกต่างกัน 4-5 แบบ

โซลูชันที่ปรับขนาดได้มีความสำคัญเนื่องจาก:

• ป้องกันไม่ให้คุณจ่ายเงินสำหรับคุณสมบัติที่คุณไม่ต้องการ
• ให้บริการ VoIP ของคุณเติบโตไปพร้อมกับบริษัทของคุณ (โดยการเพิ่มผู้ใช้และ/หรือคุณสมบัติเพิ่มเติม)
• เสนอ มูลค่าโดยรวม ที่ดีกว่า แม้ว่าคุณจะได้รับ "บริการที่ถูกกว่า" ที่อื่นก็ตาม

นอกจากนี้ ให้พิจารณาด้วยว่าผู้ให้บริการเสนอความสามารถในการขยายจากระบบโทรศัพท์ของธุรกิจเป็นซอฟต์แวร์ศูนย์ติดต่อหรือระบบการสื่อสารแบบรวมศูนย์หรือไม่ . สิ่งนี้ทำให้คุณมีโอกาสเพิ่มช่องทางการสื่อสาร เช่น การประชุมทางวิดีโอหรือแชทสด ในอนาคต โดยไม่ต้องเปลี่ยนผู้ให้บริการ

คุณสมบัติที่มีอยู่

เมื่อพูดถึงการประเมินคุณสมบัติของผู้ให้บริการ มากกว่านั้นก็ไม่ได้ดีเสมอไป ฟีเจอร์มากเกินไปอาจทำให้ผู้ใช้ใหม่สับสนและท่วมท้น ซึ่งมักก่อให้เกิดงานมากกว่าที่ควรจะเป็น

ให้เน้นว่าผู้ให้บริการนำเสนอคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดสำหรับบริษัทของคุณโดยเฉพาะหรือไม่

ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานในอุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพ คุณจะต้องใช้โซลูชัน VoIP ที่สอดคล้องกับ HIPAA หากคุณกำลังดำเนินการศูนย์บริการโทรออก คุณอาจให้ความสำคัญกับโหมดการโทรที่มีจำนวนมากมากกว่าคุณลักษณะต่างๆ เช่น ข้อความเสียงพร้อมภาพ

ความเข้ากันได้

ราคาที่ดีที่สุดและคุณสมบัติทั้งหมดในโลกจะไม่สำคัญหากระบบ VoIP ของคุณไม่รองรับเครื่องมือทางธุรกิจและระบบปฏิบัติการปัจจุบันของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการที่คุณกำลังพิจารณาปฏิบัติตาม:

• อุปกรณ์มือถือของคุณ (แอพมือถือ Apple และ Android ฯลฯ)
• ระบบปฏิบัติการปัจจุบันของคุณ (Mac, Windows ฯลฯ)
• เว็บเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการ (Google Chrome, Safari, Firefox เป็นต้น)
• ซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่น (ระบบ CRM เครื่องมือการจัดการโครงการ แอปแชททีม ฯลฯ)
• ฮาร์ดแวร์เพิ่มเติมใดๆ (โทรศัพท์แอนะล็อก ชุดหูฟัง ฯลฯ)

การสนับสนุนลูกค้าและบริการ

สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการ VoIP เสนอบริการและการสนับสนุนลูกค้าที่มีคุณภาพและตอบสนอง

คุณจำเป็นต้องรู้:

• มีช่องทางการสนับสนุนกี่ช่องทาง? (โทรศัพท์ แชทสด อีเมล ฯลฯ)
• แต่ละช่องเปิดกี่โมง? (24/7 อย่างน้อยหนึ่งช่องจะดีที่สุด)
• โดยทั่วไปแล้วผู้ให้บริการจะใช้เวลานานเท่าใดในการแก้ไขปัญหาของลูกค้า
• เวลาตอบสนองเฉลี่ยของผู้ให้บริการคือเท่าใด
• เวลาทำงานที่รับประกันคืออะไร? (99.9% เป็นขั้นต่ำที่คุณควรพิจารณา)
• ผู้ให้บริการเสนอมาตรฐาน/การรับรองความปลอดภัยอะไรบ้าง? (การเข้ารหัสแบบ end-to-end, การปฏิบัติตาม GDPR, การปฏิบัติตาม HIPAA และ PCI, การปฏิบัติตาม SOC II เป็นต้น)
• มีเอกสารการฝึกอบรมผู้ใช้อะไรบ้าง? (หลักสูตรออนไลน์ บทช่วยสอน การฝึกอบรมพนักงานแบบตัวต่อตัวแบบกำหนดเอง ฯลฯ)
• มีการสนับสนุนลำดับความสำคัญหรือไม่
• ฟอรัมการสนับสนุนออนไลน์ของผู้ให้บริการและชุมชนนักพัฒนามีความกระตือรือร้นเพียงใด?

คำแนะนำโดยละเอียดของเราเกี่ยวกับ วิธีเลือกผู้ให้บริการ VoIP จะให้ ข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติม รวมถึงรายละเอียดของแพลตฟอร์ม VoIP ชั้นนำ เช่น Nextiva, RingCentral และ Grasshopper

บริการโทรศัพท์ VoIP ใดที่เหมาะกับคุณ?

เมื่อคุณรู้แล้วว่าต้องมองหาอะไรในบริการโทรศัพท์ VoIP ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มคิดว่าแพลตฟอร์มใดที่เหมาะสมกับความต้องการด้านการสื่อสารทางธุรกิจในปัจจุบัน และ อนาคตของคุณมากที่สุด

ไม่ว่าคุณจะกำลังพิจารณาผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่งอยู่แล้ว หรือหากคุณยังไม่มีในใจ ตารางเปรียบเทียบ Business VoIP ของเรา ให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับประสบการณ์ผู้ใช้ ราคา คุณลักษณะที่มี ซอฟต์โฟน VoIP และอื่นๆ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ VoIP

ด้านล่างนี้ เราได้ตอบคำถาม VoIP ที่พบบ่อยที่สุดบางส่วน