เหตุใดการคาดการณ์ทางการเงินที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลจึงมีความสำคัญต่อ CFO ที่ทันสมัย
เผยแพร่แล้ว: 2021-04-16ทีมวางแผนและวิเคราะห์ทางการเงิน (FP&A) มีบทบาทสำคัญในบริษัทสมัยใหม่ ด้วยฟังก์ชันต่างๆ เช่น การจัดทำงบประมาณ การคาดการณ์ และการวิเคราะห์ทางการเงินที่อยู่ภายใต้ขอบเขตหน้าที่ของตน ผู้บริหารชุด C-suite พึ่งพา FP&A ในการชี้ทางไปข้างหน้า
ตามเนื้อผ้า FP&A เป็นงานที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง ทีมงานใช้สเปรดชีตเพื่อทำความเข้าใจข้อมูลทางการเงินและดูแลข้อมูลเหล่านี้ด้วยตนเอง ในกรณีเหล่านี้ การทำงานร่วมกันเป็นงานที่น่าเบื่อ เนื่องจากเป็นการยากที่จะกำหนดเส้นทางการตรวจสอบเมื่อผู้ใช้หลายคนแก้ไขไฟล์ผ่านการเข้าถึงไดรฟ์ที่แชร์ ด้วยเหตุนี้ ความสมบูรณ์ของข้อมูลจึงมีความเสี่ยงที่จะถูกบุกรุกอยู่เสมอ
การเพิ่มขึ้นของโซลูชันและการวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ส่งผลกระทบต่อวิธีที่ CFO และทีม FP&A ดำเนินการวิเคราะห์ทางการเงิน ต่อไปนี้เป็นสามวิธีที่ข้อมูลขับเคลื่อนการคาดการณ์ทางการเงิน
เพิ่มประสิทธิภาพ
เนื่องจากจำนวนข้อมูลที่บริษัทเก็บรวบรวมเพิ่มขึ้นแบบทวีคูณ บริษัทต่างๆ ได้เริ่มใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อน เหตุผลหลักสำหรับการพึ่งพานี้คือประสิทธิภาพที่มากขึ้น ซอฟต์แวร์มีพลังในการทำให้งานธุรการที่น่าเบื่อเป็นอัตโนมัติ และเพิ่มคุณค่าให้กับกระบวนการทางธุรกิจ
ตัวอย่างเช่น ทีม FP&A ใช้เวลามากในการตรวจสอบคุณภาพข้อมูลและบังคับใช้กฎการเข้าถึงที่ใช้ร่วมกัน ไม่ใช่เรื่องแปลกที่สมาชิกในทีมจะติดตามการเปลี่ยนแปลงของทุกเซลล์ในสเปรดชีตด้วยตนเองโดยมีจำนวนแถวในหลักพันและจำนวนคอลัมน์ที่ค่อนข้างใหญ่
ผลลัพธ์คือกระบวนการที่เคลื่อนไหวช้าซึ่งยากต่อการสื่อสารผลลัพธ์ไปยัง CFO และผู้นำระดับสูงอื่นๆ ซอฟต์แวร์ช่วยลดความซับซ้อนของความท้าทายด้านความสมบูรณ์ของข้อมูล ข้อมูลที่มาจากแหล่งต่างๆ ภายในองค์กรจะถูกรวบรวมและนำเสนอโดยอัตโนมัติในเทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
แหล่งข้อมูล เช่น บัญชีแยกประเภททั่วไป งบทดลอง บันทึกใบแจ้งหนี้การขาย และการคาดการณ์งบประมาณ สามารถป้อนลงในแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์โดยอัตโนมัติ หรือแม้แต่สเปรดชีตที่เลือกโดยทีม FP&A ด้วยการรวบรวมข้อมูลอัตโนมัติ ทีมงานจึงไม่จำเป็นต้องเลือกระหว่างการดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นและการทำงานที่มีมูลค่าเพิ่มเท่าๆ กัน
พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่การวิเคราะห์ข้อมูลและนำเสนอข้อสรุปแก่ผู้บริหารระดับสูง ด้วยรอบการทำงานที่สั้นลงและข้อมูลเชิงลึกที่ทันท่วงที ทีม FP&A สามารถส่งมอบคุณค่าที่มากขึ้นซึ่งจะช่วยปรับปรุงผลกำไรขององค์กร
เส้นทางการตรวจสอบอย่างละเอียด
CFO และทีม FP&A ที่อาศัยกระบวนการแบบแมนนวลต้องเผชิญกับความท้าทายอย่างมากเมื่อตรวจสอบสถานะของข้อมูล โดยปกติ ไฟล์จะจัดเก็บไว้ในไดรฟ์ที่แชร์ และทีมจากทั่วทั้งองค์กรจะอัปเดตไฟล์ด้วยข้อมูลจากหน่วยธุรกิจที่เกี่ยวข้อง
เมื่อใดก็ตามที่คุณมีผู้ใช้หลายคนทำงานในไฟล์เดียว คุณจะสูญเสียความสมบูรณ์ของข้อมูลอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ บางทีมลดความเสี่ยงนี้โดยระบุขั้นตอนการป้อนข้อมูลผ่านเทมเพลต อย่างไรก็ตาม ข้อมูลที่แยกจากกันเหล่านี้ยังคงต้องการการรวมด้วยตนเอง และข้อผิดพลาดก็คืบคลานเข้ามา การติดตามแหล่งที่มาของข้อผิดพลาดเป็นงานที่น่าเบื่อหน่าย เนื่องจากทีมต้องตรวจสอบด้วยตนเองว่าข้อมูลถูกป้อนอย่างไร
เทคโนโลยีขั้นสูงทำให้การติดตามข้อผิดพลาดและการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นเรื่องง่าย โซลูชัน FP&A ที่เหมาะสมจะรวมข้อมูลฝั่งเซิร์ฟเวอร์แบบไดนามิกเข้ากับ Excel (หรือโปรแกรมสเปรดชีตใดๆ) และบันทึกประวัติข้อมูลระดับเซลล์โดยอัตโนมัติ ผลที่ได้คือการสร้างความจริงเพียงจุดเดียวทำได้ง่าย ซอฟต์แวร์ยังสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงในสูตรเมื่อเวลาผ่านไป
ในกระบวนการแบบแมนนวล การติดตามการเปลี่ยนแปลงในหลายแถวและหลายคอลัมน์เป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมช่วยให้ทีมสามารถเปรียบเทียบสเปรดชีตทั้งหมดและไฮไลต์การเปลี่ยนแปลงได้โดยอัตโนมัติ การปฏิบัติตามข้อกำหนดยังทำให้ง่ายขึ้นด้วยเทคโนโลยี ทีมสามารถสร้างรายงานการตรวจสอบได้อย่างง่ายดายโดยการส่งออกข้อมูลไปยังเทมเพลตที่ต้องการตามที่ Sarbanes-Oxley และโปรโตคอลการปฏิบัติตามข้อกำหนดอื่นๆ เรียกร้อง
ผลที่ได้คือความไว้วางใจในตัวเลขและรายงานที่แม่นยำยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น การเปรียบเทียบงบประมาณกับตามจริงหรือตามจริงกับการคาดการณ์ล่าสุดจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทีมรู้ว่าพวกเขากำลังดูข้อมูลที่น่าเชื่อถือและสามารถรายงานตัวเลขเหล่านี้ได้อย่างมั่นใจ
การวิเคราะห์ที่ดีขึ้น
ด้วยการลดขั้นตอนแบบแมนนวล ทีม FP&A สามารถมุ่งเน้นไปที่การดำเนินการวิเคราะห์ข้อมูลได้ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม เพื่อปลดล็อกความเข้าใจที่แท้จริง เป็นการดีที่สุดที่จะเปิดเผยข้อมูลต่อสายตาที่ต่างกัน ข้อมูลที่เป็นประชาธิปไตยและการวิเคราะห์ช่วยป้องกันการคิดแบบกลุ่มและลดอคติในการคาดการณ์
ด้วยการวิเคราะห์ที่รวมเข้ากับ Excel บุคคลในธุรกิจสามารถกรองและเจาะลึกข้อมูลได้อย่างรวดเร็วเพื่อเปิดเผยข้อมูลเชิงลึก สมาชิกทีม FP&A จะดูข้อมูลจากจุดยืนที่แตกต่างจาก CFO ด้วยซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อน CFO ไม่เพียงสามารถรับรายงานแบบไดนามิกเท่านั้น แต่ยังปรับแต่งรายงานของตนเองได้อีกด้วย
ผลลัพธ์ที่ได้คือรูปแบบรายงานที่ CFO ต้องการน้อยลงและใช้เวลามากขึ้นในการดูแนวโน้มที่ข้อมูลเปิดเผย การผสานรวมกับ Excel ทำให้การหยุดชะงักที่ทีมต้องเผชิญมีน้อยมาก พวกเขาไม่จำเป็นต้องส่งออกข้อมูลไปยังแอปพลิเคชันอื่นหรือเปิดซอฟต์แวร์พิเศษ เนื่องจากการวิเคราะห์จะเข้ากับเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ได้อย่างราบรื่น
ด้วยแดชบอร์ดบนเว็บ ฝ่ายบริหารสามารถดูข้อมูลแบบเรียลไทม์และข้อมูลเชิงลึกโดยไม่ต้องตรวจสอบกับทีม FP&A อย่างต่อเนื่อง
แม้ว่าการรายงานเฉพาะกิจจะไม่ใช่การรักษาอคติโดยอัตโนมัติในรายงานการวิเคราะห์ แต่ก็เพิ่มโอกาสในการปลดล็อกข้อมูลเชิงลึกมากขึ้น ข้อมูลสามารถแบ่งและหั่นเป็นลูกเต๋าได้ทันที ซึ่งช่วยให้องค์กรควบคุมอนาคตทางการเงินของตนได้ดียิ่งขึ้น
เพิ่มประสิทธิภาพ FP&A
การวิเคราะห์ข้อมูลทำให้กระบวนการ FP&A คล่องตัวขึ้นอย่างมาก ตอนนี้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่การเพิ่มมูลค่าให้กับองค์กร แทนที่จะใช้เวลาในการรวบรวมและรวบรวมข้อมูล ระบบอัตโนมัติและการวิเคราะห์กำลังขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง และบริษัทต่างๆ ก็มีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของพวกเขาด้วยเหตุนี้
มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา