คุณสมบัติการซูม 5 อันดับแรกที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ตามที่บริษัทข่าวกรองด้านอาชีพ Zippa ซึ่งสำรวจพนักงาน 2,000 คน โดยมากกว่าครึ่ง (67 เปอร์เซ็นต์ของพนักงาน) รายงานว่ารู้สึกเสียสมาธิระหว่างการประชุมเสมือนจริง ในความเป็นจริง ในระหว่างการประชุมเสมือน ผู้คนกำลังทำสิ่งอื่นๆ มากมาย ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน หากคุณต้องการ

พนักงานกำลังทำอย่างอื่น รวมทั้งเล่นวิดีโอเกม แทนที่จะให้ความสนใจในระหว่างการประชุมเสมือนจริง และมันก็สมเหตุสมผล การจัดการประชุมเสมือนจริงให้ได้ผลเป็นงานที่ยากขึ้นเรื่อยๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อดูเหมือนกับว่าทุกสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวสามารถเกิดขึ้นได้ เกิดขึ้นระหว่างการประชุมเสมือน

ด้วยกฎของเมอร์ฟีที่มีผลเต็มที่ สุนัขเห่า เด็กกรีดร้อง และแม้แต่เครื่องตัดหญ้า - นี่อาจเป็นการดี ที่ฉันจะได้พบกับการประชุมที่ไม่ก่อผล ในตัวอย่างนี้ การรู้วิธีใช้ประโยชน์จาก Zoom ให้ดีที่สุดเพื่อให้การประชุมมีสมาธิและเป็นไปตามเป้าหมาย ควบคู่ไปกับการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจดบันทึกและรายการการดำเนินการเหล่านั้นได้รับการติดตามเป็นสิ่งสำคัญยิ่งในยุคการซูม

มีวิธีมากมายในการคงประสิทธิภาพการทำงานผ่าน Zoom เช่นกัน

หากองค์กรที่คุณทำงานใช้แพลตฟอร์มการสื่อสาร/การประชุมทางวิดีโอแบบรวมศูนย์ของ Zoom มีโอกาสที่คุณจะรู้สึกว่ามีเครื่องมือมากมายที่พร้อมให้คุณใช้งาน เราต้องการช่วยคุณกลั่นกรองคุณลักษณะเหล่านี้เพื่อค้นหาคุณลักษณะที่ดีที่สุด ซึ่งสร้างขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน

ดังนั้น เราจะใช้เครื่องมือที่มีให้ดีที่สุดได้อย่างไรเพื่อให้มั่นใจว่าการประชุมมีประสิทธิผลสูงสุด ฉันจะสำรวจอัญมณีที่ซ่อนอยู่มากมายของซอฟต์แวร์ในรูปแบบของคุณสมบัติด้านประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งมีดังนี้:

แอปซูม

แอป Zoom เป็นการผสานรวมในผลิตภัณฑ์ซึ่งให้ผู้ใช้เข้าถึงแอปได้มากกว่า 50 แอปที่สามารถใช้ได้ ทั้งก่อนและหลังการประชุม แอพของบริษัทอื่นช่วยให้ผู้ใช้สามารถปรับปรุงประสบการณ์การประชุม Zoom ได้ ด้วยเหตุนี้ มีแอปมากมายที่สร้างขึ้นสำหรับไวท์บอร์ด การจดบันทึก การจัดการโครงการ และแม้กระทั่งการเล่นเกมเมื่อคุณต้องการพักผ่อน

หากคุณอยู่ในการประชุมและผู้เข้าร่วมไม่มีสิทธิ์เข้าถึง (แอป Zoom) ที่คุณใช้อยู่ คุณสามารถส่ง/แชร์แอปที่ต้องการได้โดยตรงจาก Zoom ซึ่งอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันในที่ทำงานแบบเรียลไทม์

คุณสามารถใช้แอพ Zoom ได้กับทุกสถานการณ์ และผู้ที่เรียนหลักสูตรเสมือนจริงยังสามารถใช้ประโยชน์จากแอพ Zoom กว่า 50+ แอพที่มีอยู่ รวมถึง Asana, Dropbox Spaces, Dot Collector, Survey Monkey Enterprise และ Wellness That Works

ห้องฝ่าวงล้อม

หากคุณเป็นส่วนหนึ่งของทีม คุณมักจะคุ้นเคยกับการแบ่งกลุ่มสนทนาที่มีขนาดเล็กลงและมุ่งเน้นมากขึ้น ซึ่งคล้ายกับประสบการณ์การประชุมแบบตัวต่อตัว

Zoom Breakout Rooms ขยายฟังก์ชันการทำงานที่คล้ายกัน และเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่ได้รับความนิยมมากที่สุดใน Zoom Meetings ผู้จัดการประชุมสามารถกำหนดกลุ่มกลุ่มย่อยล่วงหน้าได้ และตอนนี้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเลือกได้เองว่าห้องกลุ่มย่อยใดที่พวกเขาต้องการเข้าร่วมด้วย

ตั้งอยู่ในแถบเครื่องมือการประชุม เจ้าภาพการประชุมหรือเจ้าภาพร่วมสามารถคลิกที่ไอคอนห้องกลุ่มย่อย และเข้าถึงตัวเลือกต่อไปนี้เพื่อจัดการห้องกลุ่มย่อย:

• การสร้างห้องแบบอัตโนมัติและแบบแมนนวลจะสร้างห้องกลุ่มย่อยโดยอัตโนมัติ โดยนำผู้เข้าร่วมเข้าห้องตามอำเภอใจ
• การเลือกตัวเลือกการสร้างห้องด้วยตนเองทำให้ผู้ใช้สร้างห้องแต่ละห้องและมอบหมายผู้เข้าร่วมให้แต่ละห้องเป็นรายบุคคลได้
• ย้ายผู้เข้าร่วม
• ลบห้อง

เพื่อให้สิ่งต่าง ๆ เป็นไปตามแผนในการประชุม Zoom UC Giant ได้สร้างตัวเลือกอื่นๆ สองสามตัว เพื่อให้มั่นใจว่าผู้จัดการประชุมจะรักษาความสงบเรียบร้อย ดังนั้นพวกเขาจึงทำสิ่งต่อไปนี้ได้:

• ย้ายผู้เข้าร่วมทั้งหมดไปที่ห้องกลุ่มย่อย ซึ่งเป็นตัวเลือกที่จะย้ายผู้เข้าร่วมทั้งหมดไปยังห้องกลุ่มย่อยโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณเลือกตัวเลือกเปิดห้องทั้งหมด
• ตั้งเวลา ซึ่งช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าสิ่งต่าง ๆ จะเป็นไปตามเป้าหมายและไม่ล่วงเลยเวลา ซึ่งเป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้สำหรับการระดมความคิด
• การนับถอยหลังหลังจากปิดห้องกลุ่มย่อยช่วยให้ผู้เข้าร่วมเห็นภาพว่าต้องกลับไปที่เซสชันหลักเมื่อใด
• อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมกลับไปที่เซสชันหลักได้ตลอดเวลาเป็นคุณลักษณะที่ตรงไปตรงมา

Smart Gallery Phase Public Beta

พร้อมให้ใช้งานแล้วในขั้นที่ 1 ของเบต้าสาธารณะ – Smart Gallery ของ Zoom ควบคุมพลังของปัญญาประดิษฐ์เพื่อจับภาพบุคคลหลายคนจากกล้องเดียวและออกอากาศในมุมมองที่ครอบคลุม จนถึงตอนนี้ คุณลักษณะนี้ได้รับการสนับสนุนโดย Neat และ Poly โดยมี Logitech และโซลูชัน DTEN D7 ที่คาดว่าจะวางจำหน่ายในปลายปีนี้

แบบสำรวจการประชุมและสัมมนาทางเว็บ

อีกองค์ประกอบหนึ่งของประสิทธิภาพในการประชุมคือข้อมูลเชิงลึกที่อาจได้รับจากการประชุม นั่นคือข้อมูลเชิงลึก ที่สามารถนำไปใช้จริงและนำไปปฏิบัติได้ หลังการประชุม Zoom ผู้จัดสามารถเพิ่มตัวเลือกคำตอบแบบหลายตัวเลือก ตัวเลือกเดียว และคำตอบแบบยาวได้ในรูปแบบของแบบสำรวจ เพื่อให้พวกเขาทราบวิธีปรับปรุงประสบการณ์การประชุมในอนาคต

ในระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บ คุณมีโอกาสที่จะมีส่วนร่วมและรับประกันเวลาที่มีประสิทธิผลสำหรับผู้เข้าร่วมผ่านเซสชันคำถามและคำตอบ การสนทนา การยกมือ โพล ฯลฯ เช่นกัน

โหมดโฟกัส

เปิดตัวครั้งแรกสำหรับผู้ใช้การศึกษาของ Zoom – คุณลักษณะนี้เกิดขึ้นเพื่อให้บริการสองวัตถุประสงค์ ผู้จัดและผู้จัดร่วมสามารถดูวิดีโอของผู้เข้าร่วมแต่ละคนโดยที่พวกเขาไม่ต้องเห็นหน้ากัน ยิ่งไปกว่านั้น คุณลักษณะนี้ยังขยายไปสู่การแชร์หน้าจอ ทำให้โฮสต์สามารถดูและสลับไปมาระหว่างหน้าจอที่แชร์ของผู้เข้าร่วมได้ ในขณะที่ผู้เข้าร่วมสามารถดูได้เฉพาะเนื้อหาของพวกเขาเท่านั้น

ถ้าผู้จัดการประชุมเห็นเนื้อหาในพื้นที่ของผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องการแชร์ พวกเขาสามารถทำได้กับผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ ที่ใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะนี้ ผู้จัดการประชุม ผู้จัดร่วม และผู้เข้าร่วมที่นำเสนอโดยโฮสต์ในโหมดโฟกัสจะยังดูวิดีโอของตนได้ในขณะที่เห็นเฉพาะชื่อผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ

สำรวจการซูมด้วยตัวคุณเอง

ด้วยการขุดค้นเพียงเล็กน้อย คุณจะพบว่ามีเครื่องมือมากมายในแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอของ Zoom ที่อาจช่วยให้คุณมีการประชุมที่มุ่งเน้นมากขึ้น มีแอดออนมากมายให้เลือกเช่นกัน รวมถึงแอดออนที่สร้างขึ้นเพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดียิ่งขึ้นผ่านอีเมล เช่น แอดออนสำหรับ Microsoft Outlook ซึ่งมีให้สำหรับผู้ใช้เดสก์ท็อป

Zoom อาจกำหนดให้คุณต้องสมัครสมาชิกแบบชำระเงินเพื่อเข้าถึงคุณสมบัติบางอย่าง ดังนั้นการตรวจสอบว่าแผน Zoom ประเภทใดที่คุณมีและผลที่ตามมาจึงเป็นสิ่งสำคัญเสมอ นี่คือการประชุมที่มีประสิทธิผลมากมายรออยู่ข้างหน้า หากคุณสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ ได้ตามต้องการ แต่ทั้งแบบฟรีและมีค่าใช้จ่าย