Başarılı bir etkinlik için 10 ipucu: Bir sonraki etkinliğinizin sorunsuz çalışmasını nasıl sağlarsınız
Yayınlanan: 2022-01-31Etkinlikler, herhangi bir şirketin stratejisinin ayrılmaz bir parçasıdır. Vızıltı oluşturmaya, satışları artırmaya ve harika ağ fırsatları oluşturmaya yardımcı olurlar.
Ama her şeyin planlandığı gibi gitmediğini çok iyi biliyorsun. Bu yüzden her şeye hazırlıklı olmak çok önemlidir. Aşağıdaki ipuçları, bir sonraki etkinliğinizi sorunsuz bir şekilde çalışacak şekilde planlamanıza yardımcı olacaktır.
Etkinlik için amacınızı tanımlayın
İşletme sahipleri, şirketinizin etrafında bir vızıltı oluşturmak, satışları artırmak veya ağ oluşturma fırsatları oluşturmak için etkinlikleri kullanabilir.
Bir etkinlik planlamanın ilk adımı, etkinlik için hedeflerinizi belirlemektir. Etkinlik için hedeflerinizin ne olduğuna karar verdikten sonra, etkinliğin geri kalanını planlamanıza yardımcı olması için bunları kılavuz olarak kullanabilirsiniz.
Nasıl bir çıktı bekliyorsunuz?
Etkinliğinizi planlamaya başlamadan önce, istenen katılıma karar vermek çok önemlidir. Bu, buna göre plan yapmanıza ve ne bekleyebileceğinizi bilmenize yardımcı olacaktır.
Örneğin, amacınız 50 kişinin katılımıyla küçük bir toplantı yapmaksa bu, 200 kişinin beklendiği bir etkinlik kadar yiyecek ve içecek gerektirmeyecektir.
Bir bütçe belirleyin
Bir sonraki etkinliğinize hazırlanmanın ilk adımı bir bütçe belirlemektir. Bu, vesileyle ne kadar harcamayı umduğunuzu belirleme sürecidir.
Bu hem sabit hem de değişken maliyetleri içerir. Sabit giderler daha öngörülebilirken, değişken maliyetler daha öngörülemez olabilir.
Bütçeniz ne olursa olsun, etkinliğiniz için beklenenden daha fazla harcama yapmamanız önemlidir.
Etkinliğinizde ne olursa olsun, önceden ne kadara mal olacağını her zaman bilmelisiniz.
Bütçeleme ayrıca yemek veya dekorasyon gibi belirli etkinlik bileşenlerine ne kadar harcamanız gerektiğine karar vermenize yardımcı olur ve bu da bütçeyi aşmadığınızdan emin olmanıza yardımcı olur.
Tasarruf etmenin bir yolu, satıcılarla önceden pazarlık yapmaktır. Parti tarihi yaklaşmadan önce fiyatları karşılaştırarak ve anlaşmalar yaparak tedarikçilerle pazarlık yapabilirsiniz.
Başarılı anlaşmaların nasıl elde edileceğine dair ipuçları arıyorsanız, Entrepreneur Magazine tarafından hazırlanan bu makaleye göz atın.
Mekanları ve yerleri dikkatlice düşünün .
İlk olarak, mekanınızı düşünmeniz gerekir. Etkinliğe katılacak tüm insanlar için görünür ve yeterince geniş bir alan istiyorsunuz. Erişilebilirlik gereksinimlerinin önceden dikkate alınması da önemlidir.
İkinci olarak, konum hakkında düşünmeniz gerekir. Etkinliğe ne tür ziyaretçilerin katılacağını ve oraya nasıl hızlı bir şekilde ulaşabileceklerini düşünün.
Örneğin, etkinliğinizin kırsal bir yerde olduğunu varsayalım. Bu durumda, insanların eve gidip gelme endişesi duymadan eğlenebilmeleri için servis hizmetleri veya araba paylaşımı fırsatları sunmak isteyebilirsiniz.
Son olarak, zamanlamayı dikkate almak önemlidir; etkinliğinizin tatile veya birçok kişinin seyahat ettiği veya fazla mesai yaptığı başka bir güne denk gelmediğinden emin olun.
Bu kaçınılmazsa, uzun mesafelere seyahat eden katılımcılar için teşvikler sunmalısınız.
Yüz yüze mi, hibrit mi yoksa sanal mı?
Ne tür bir etkinlik yürüttüğünüzü belirlemeniz gerekir. Hepsi yüz yüze mi olacak? Hepsi sanal mı? Yoksa ikisinin birleşimi mi?
Yüz yüze bir etkinliğe ev sahipliği yapıyorsanız, önce yapmanız gereken birkaç şey var. Etkinlik alanınızın doğru ayarlandığından emin olun.
Toplantı veya konferans için hedeflerinizle uyumlu bir gündem oluşturun. Misafirleriniz için yeterli içecek ve atıştırmalık bulundurduğunuzdan emin olun.
Ve insanların kolayca bulabilmesi için web sitenizdeki konumun yol tarifini ve tanıtım malzemelerini sağlayın.
Karma bir etkinlik yürütüyorsanız, karma bir deneyim oluşturmak için Skype veya Google Hangouts gibi araçları kullandığınızdan emin olun.
Açılış oturumunu canlı bir tartışma olarak düzenleyerek ve ardından daha fazla bire bir görüşmeler için kayıtlı oturumlara geçerek başlayabilirsiniz. Nerede katılırlarsa katılsınlar, tüm katılımcıların toplantıdan aynı değeri almasını sağlamak istiyorsunuz.
Son olarak, sanal bir etkinlik yürütüyorsanız, etkileşimli bir bileşeni olduğundan emin olun, böylece insanlar fiziksel olarak birlikte olmasalar bile akranlarına bağlı hissederler.
Katılımcılar arasında Skype veya Google Hangouts aracılığıyla sıradan bir sohbete başlamadan önce, video kaydı yoluyla bir eğitim sunumuyla başlayabilirsiniz.
En iyi teknolojide rezervasyon yapın
Doğru teknoloji, ortalama bir olay ile şaşırtıcı bir olayı ayırt edebilir. Düşük ses kalitesi veya düzgün çalışmayan ekranlarla katılımcılarınızı hayal kırıklığına uğratmak istemezsiniz.
İyi haber şu ki, karar sürecini çok daha yönetilebilir kılan etkinlik teknolojisi için birçok seçeneğiniz var. Sahneleme söz konusu olduğunda, projektör ve ekranların yanı sıra dijital tabela için duvarlara monte edilen ekranları kiralamayı düşünmelisiniz.
Aydınlatma için, düzenlediğiniz etkinliğin türüne bağlı olarak, konuklarınız için mükemmel bir ruh hali yaratmak için düğünler için aydınlatmadan kurumsal etkinlikler için LED ışıklara kadar farklı bir şeye ihtiyacınız olacak.
Ayrıca mekanınız kalabalık olsa bile kristal netliğinde ses sağlayan hoparlör sistemlerine yatırım yapmak isteyeceksiniz. Bu, katılımcıların önemli hiçbir şeyi kaçırmamaları için her şeyi net bir şekilde duymalarını sağlamaya yardımcı olacaktır.
Ve elbette, ağ oluşturma sorunu da var—– tüm konuklarınızın güvenilir Wi-Fi'ye sahip olduğundan emin olun. Hotspot kiralama bu durum için idealdir, bu nedenle telefonlarını veya tabletlerini kullanırken herhangi bir sorun yaşamazlar.
Erişilebilirliği göz önünde bulundurun
Tüm katılımcıların diğerleriyle aynı erişime sahip olmayabileceğini akılda tutmak önemlidir. Buna engelliler, işitme engelliler, körler veya hizmet hayvanı kullananlar dahildir. ]
Bu kişiler için yapabileceğiniz olası düzenlemeleri ve belirli bir konaklama hakkında onları nasıl bilgilendireceğinizi düşünün.
Birçok etkinlik organizatörü, özel hizmetler satın alarak veya etkinliğin web sitesinde bilgi sağlayarak bunu planlıyor.
Örneğin, bir katılımcının işaret dili tercümanına ihtiyacı varsa, canlı bir akış aracılığıyla etkinliğin video akışına erişmek istersiniz. Ayrıca sağır insanlar için uzaktan altyazı seçeneği sunabilir veya etkinliğin kendisinde bir ASL tercümanı sağlayabilirsiniz.
Yedek planlarınız olsun
Yanlış gidebilecek herhangi bir şey için bir yedekleme planınızın olması gerekir. Örneğin, etkinliğinizde bir konuşmacınız olacaksa, sıraya yedek bir konuşmacı koymak iyi bir fikirdir.
Birinin son dakikada ne zaman iptal edebileceğini veya rezerve ettiğiniz konuşmacının hava durumu veya başka bir öngörülemeyen olay nedeniyle ertelenip ertelenmeyeceğini asla bilemezsiniz. İnsanların aç veya susuz kalması durumunda elinizde bol miktarda yiyecek ve içecek bulundurmanız da önemlidir.
Şirketlerin, etkinlik konumunda hızlı bir şekilde hangi etkinliklerin olduğunu görmek için bir etkinlik uygulamasına yatırım yapmaları akıllıca olacaktır. Bu sayede oradaki hiçbir fırsatı kaçırmazlar.
Pazarlama
Etkinliğinizi pazarlamak, insanların bunu bilmesini ve katılmasını sağlar. Bir etkinliği pazarlarken, vızıltı ve heyecan yaratmak istersiniz. Ancak, katılımcılara faydalarından bahsetmeyi unutmayın.
Neden gelsinler? Ne öğrenecekler? Bundan ne çıkaracaklar? Etkinliğinizi pazarlamak önemlidir, çünkü insanların bunu bilmesini ve katılmasını sağlamaya yardımcı olur.
Bir web sitesindeki sosyal medya gönderilerini, kartvizitleri, el ilanlarını veya etkinlik sayfalarını, ses ve heyecan yaratmaya yardımcı olması için kullanabilirsiniz.
Örneğin, organik olarak takip ederek Facebook'unuzu nasıl büyüteceğiniz konusunda bir atölyeye ev sahipliği yaptığınızı varsayalım. Bu durumda, bir kafede telefonunu kullanan harika saçlı genç bir adamın resmini şu başlıkla yayınlayabilirsiniz:
"Sadece bir saat içinde uzman Steph & John'dan organik olarak takip ederek Facebook'unuzu nasıl büyüteceğinizi öğrenin! Buradan ücretsiz kayıt olun. #growfacebookfollowers #etkinlik”
Herkesin görevleri konusunda aynı fikirde olduğundan emin olun .
Etkinliğinizden önce herkesin görev ve sorumluluklarını bildiğinden emin olun. Görevleri açıkça belirtilmeli ve atanmalıdır.
Ardından, tüm etkinlik boyunca işlerin sorunsuz yürümesini sağlamak için her iş için bir nokta kişi belirleyin. Bu, herhangi bir aksilik veya yanlış anlamadan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.
Bu konuda herhangi bir fikriniz var mı? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin veya tartışmayı Twitter veya Facebook'a taşıyın.