Microsoft Teams Son Kullanıcı Deneyimini İyileştirmenin 10 Yolu

Pandemi, yaşama ve çalışma şeklimizi büyük ölçüde değiştirdi. Dünya çapındaki şirketler, uzaktan ve hibrit çalışmayı kolaylaştırmak için Slack, Google Meet, Microsoft Teams vb. gibi çözümleri benimsedi. Bu, geleneksel bulutları kullanan işletmelerin, uzak ekipler arasında iletişim kurmak için sundukları işbirliği özelliklerinden yararlanmak için gelişmiş bulutlara geçtiği anlamına geliyor.

Uzaktan çalışma yolculuğunun ardından, birçok şirket farklı bulut depolama ve işbirliği platformları arasında geçiş yaptı, yani iş gereksinimlerine bağlı olarak Box'tan Google Drive'a , Dropbox'tan Google Drive'a geçiş yaptı ve birçoğu Slack'ten Microsoft Teams'e geçti.

2019'un sonlarından bu yana Microsoft Teams, şirketin birincil işbirliği aracı olmuştur. Her gün yaklaşık 115 milyon kişi günlük işlerinde Teams kullanıyor. Microsoft, COVID-19 salgını başladığından bu yana işbirliği platformunu benimsemeye başlayan işletmeler için Slack'ten Teams'e geçişin yanı sıra birkaç yeni özellik ekledi.

Bu makale, Microsoft Teams'den en iyi şekilde yararlanmanın ve özelliklerini uygun şekilde kullanarak son kullanıcı deneyimini geliştirmenin en iyi yollarını keşfetmenize yardımcı olacaktır.

1. İlgili Kanallar Oluşturun

Kanallar, ekibinizle sohbetler düzenlemenin harika bir yoludur. Ekibinizin tüm alanları için kanallar oluşturun, ardından iletişimlerinizi bu kanallara gönderin. Ekibinizdeki herkesin ihtiyaç duydukları bilgileri bulmasını kolaylaştıracaktır.

2. Office Dosyaları Üzerinde İşbirliği Yapın

Siz ve ekip arkadaşlarınızla aynı belge üzerinde aynı anda işbirliği yapmanız gerekiyorsa, Microsoft Teams bunu yapmanıza izin verir. Birçok şirket, dosyalar üzerinde gerçek zamanlı olarak uzaktan işbirliği yaparak işbirliğini daha etkili ve üretken hale getirmek için Slack'ten Microsoft Teams'e geçti .

Dosyayı masaüstü uygulamanızda açın ve uygun kanalda paylaştıktan veya Microsoft Teams'de sohbet ettikten sonra ekibinizle işbirliği yapın. Ekip arkadaşlarınızın belge üzerinde yaptığı değişiklikleri takip edebilir ve gerekirse yorum yapabilirsiniz.

3. Microsoft Planner ile Görevleri Yönetin

Kendinizi ve uzaktaki ekibinizi düzenli tutmak için Microsoft Teams'de Planner'ı kullanın. Bu harika bir araçtır ve aktivitelerinizi ve performansınızı takip etmek için günlük olarak kullanabilirsiniz. Yapılacaklar listesi yapın, görevleri kategorilere ayırın, bir son tarih belirleyin, önceliklendirin ve görevlere atayın.

ekibinizin ilgili üyeleri. Ayrıca mesajınıza bağlantılar ve belgeler de ekleyebilirsiniz. Diğer profesyonellerle işbirliği yapmak için yorumları da kullanabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız: TeamWork Alıntılar

4. Teams Takvimleri ile Organize Kalın

Bir ekip dünyanın her yerinde bulunuyorsa ve birden fazla saat diliminde faaliyet gösteriyorsa, herkes için uygun olan toplantıları planlamak zor olabilir. Ekiplerde Zamanlama Yardımcısı'nı kullanarak, ekibinizin her üyesi için bir toplantı düzenlemek için en uygun zamanı bulabilirsiniz.

Microsoft 365'e geçiş yapmıyorsanız ve Google Workspace'ten yararlanmak için Box veya Dropbox'tan Google Drive'a geçmek yerine Google Takvim, Microsoft Scheduling Assistant'a harika bir alternatiftir. Google Takvim'i kullanarak, herkesin ne zaman müsait olacağını bilmek için ekip üyelerinizin takvimlerini entegre edebilirsiniz ve bir toplantı planlamak ve planlamak kolaydır.

5. Toplantı Sırasında Ekranınızı Paylaşın

Sunumlar ve iş sonuçlarımızı sunmak günlük rutinimizin temel bileşenleridir. Ve bunu ofiste bir toplantıda veya bir iş arkadaşınızla konuşarak yapabilirsiniz, ancak uzaktan çalışıyorsanız bunu çevrimiçi yapmanız gerekecektir. Ancak bunun da bir çözümü var.

Microsoft Teams ile toplantıda ekranınızı paylaşabilir veya diğer kişilerle hangi pencereyi paylaşmak istediğinizi seçebilirsiniz. Bu şekilde, diğer uygulamalardan aldığınız bildirimleri kimse görmez veya duymaz.

6. Toplantılarınızı Kaydedin

Geri dönmek ve bazı önemli konuları tazelemek istediğiniz önemli bir toplantınız varsa, onu kaydetmek ve hatta toplantıdan özetler almak harika bir fikirdir. Daha sonra bunları ekibinizle paylaşabilirsiniz.

Bu işlev, özellikle toplantıya katılamayan ancak gündem ve alınan önlemler hakkında bilgi sahibi olmak isteyen kişiler için değerlidir.

7. Farklı Cihazlar Arasında Kolayca Geçiş Yapın

Acil durumlar meydana gelir ve ayrıca bir video konferans sırasında da ortaya çıkabilir. Dizüstü bilgisayarınız bozulabilir, internetiniz kesilebilir, kameranız çalışmayı durdurabilir veya acil bir durum için ayrılmanız gerekebilir. Bu tür durumlar, önemli bir görüşmedeyken işinizi etkileyebilir.

Neyse ki Microsoft Teams, birkaç cihazdan bir aramaya katılmanıza izin verir. Telefonunuzu, tabletinizi ve PC'nizi aynı anda kullanarak görüşmede kalabilir veya ihtiyacınıza göre bir cihazdan diğerine geçebilirsiniz.

8. Microsoft Teams Uygulamalarını kullanın

Zengin dijital ve fiziksel bağlantı sayesinde ekipler Outlook, Word, Excel, PowerPoint ve diğer uygulamalarla sorunsuz bir şekilde çalışabilir. Toplantı kayıtlarınız SharePoint'te depolanır, veriler OneDrive'da depolanır ve Outlook takviminiz sürekli olarak Teams ile eşitlenir.

Herhangi bir Microsoft veya üçüncü taraf uygulamasını Microsoft Teams ortamınıza bağlayarak farklı platformlar arasında geçiş yapma ihtiyacını ortadan kaldırabilirsiniz.

9. Kanallarınıza Sekmeler Ekleyin

İşletmeler, uygulamaları bir kanal içinde sekme olarak entegre etmek için Teams arayüzünü kullanabilir. Sonuç olarak Teams, şirketin tüm uygulamaları için tek bir platform olarak hizmet vererek kullanıcı deneyimini iyileştirebilir.

Sekmelerinize bir uygulama eklemek için bir sohbet, grup veya kanaldaki “+” simgesine tıklayın ve uygulama penceresinden istediğiniz uygulamayı seçin.

10. Sanal Beyaz Tahtayı Kullanın

Toplantıdaki herkesin çevrimdışı bir oturumda olduğu gibi fikirlerine ve notlarına katkıda bulunabileceği Teams'de Beyaz Tahta'yı kullanarak harika bir sanal deneyim yaşayabilirsiniz. İş arkadaşlarınızın her birinin nasıl katkıda bulunduğunu gözlemleyebileceksiniz ve onların düşünceleri sizi güçlendirecek. Toplantının ardından, grubun çalışmalarının sonuçları uygun kanal aracılığıyla kolayca paylaşılabilir.

Çözüm

Bu Microsoft Team özellikleri, uzaktan çalışmanıza ve iş arkadaşlarınızla her yerden ve her zaman profesyonel olarak bağlantıda kalmanıza, ekiplerinizle birden çok görevde gerçek zamanlı olarak etkileşim kurmanıza ve sağlıklı bir iş-yaşam dengesi sağlamanıza olanak tanır.