Bilinmesi Gereken En İyi Çevrimiçi Toplantı Yazılımı

Dijital çağda işletmeler her zaman uzaktaki çalışanlar ve müşterilerle bağlantı kurmak ve iletişim kurmak için araçlar kullanırken, Covid-19 salgını sanal toplantı platformlarının kullanımındaki artış için büyük bir katalizör oldu. Sosyal mesafeli bir zamanda, işletmeler bu belirsiz dönemde operasyonların sorunsuz ve tutarlı bir şekilde çalışmasını sağlamak için bağlantıda kalmak, bilgi alışverişinde bulunmak ve birlikte çalışmak için bu platformlara güveniyor.

• Çevrimiçi Toplantının Tanımı
• En İyi Sanal Toplantı Platformlarının Listesi
• Doğru Çevrimiçi Toplantı Yazılımı Nasıl Seçilir
• Avantajlar ve dezavantajlar
• Başarılı Çevrimiçi Toplantı Yürütmeye Yönelik İpuçları

Çevrimiçi Toplantı Nedir?

Sanal konferans olarak da adlandırılan çevrimiçi toplantı, birden fazla tarafın fiziksel olarak bulunmadan aynı alanda buluşup etkileşimde bulunmasına olanak tanıyan bir iletişim yöntemidir. İnternet hizmeti, projektörler (büyük ekipler için), güvenilir ses kaynakları, dizüstü bilgisayarlar, tabletler, web kameraları vb. elektronik cihaz kanalları aracılığıyla, iş çalışanları ve üst düzey yöneticiler, çeşitli sanal toplantı platformlarını kullanarak birbirleriyle ileri geri iletişim kurabilirler.

En İyi Sanal Toplantı Platformları

1. Skype

   Tek bir kişiyle veya bir grup insanla bağlantı kurmanıza olanak tanıyan kullanımı kolay bir uygulama. Pek çok toplantı katılımcısının büyük olasılıkla hizmet kullanımı için zaten kişisel hesapları olduğu bilinen bir platformdur. Skype uygulaması uzun mesafe maliyeti olmadan gelir ancak sesli ve görsel görüntüleme sorunlarına, ara belleğe alma gecikmelerine ve çağrıların kesilmesine eğilimlidir.

2. Gevşek

   Slack, mesajlaşma araçları ve ayarlanabilir bildirimler aracılığıyla ekip üyelerinin birbirleriyle bağlantı kurmasına yardımcı olur ve çok sayıda ofis özelliği ile kolaylaştırılmıştır. Çalışanlara yönelik güvenilir mesajlaşma özellikleri ile çalışanlar arasındaki e-posta trafiği azalır. Bu hizmeti kullanmak, kişi başına 8 ABD Doları veya aylık 15 ABD Doları tutarındadır.

3. Google Hangouts

   Telefon görüşmeleri yapmak, 10 kişiye kadar bağlantı sağlayan anlık mesajlaşmayı kullanmak ve video konferans yapmak için araçlar sunan ücretsiz bir platform. Neredeyse herkes olan Google'ı kullanıyorsanız, bu platform Gmail gibi Google araçlarına zaten yüklenmiştir. Google Hangouts'un bir başka harika özelliği de video görüşmelerinin YouTube'da gerçek zamanlı olarak yayınlanabilmesidir.

4. Yakınlaştırma toplantısı

   İşletmeler bu platformda sadece sanal toplantılar yapmakla kalmıyor, aynı zamanda eğitim seminerleri, web seminerleri vb. etkinlikler de gerçekleştirebiliyorlar. Zoom toplantıları sırasında kullanıcılar Zoom'un sohbet aracı üzerinden birbirleriyle eş zamanlı olarak mesaj ve belge paylaşabiliyorlar. Zoom toplantılı temel bir plan, sınırsız süre için ücretsizdir ve her biri için 40 dakikalık bir süre sınırı olan sınırsız toplantılar sunar.

5. Buluşmaya git

   Bu platform, ekip üyeleri arasında mesajlaşmayı, video için diyalog dökümlerini ve ayarlanabilir ekip ayarlarını içeren araçlar sunar. İşletmeler GoToMeeting'i kullanarak bir akıllı telefon kullanarak toplantılara katılmak ve toplantılar düzenlemek dahil olmak üzere 100 kişiye kadar toplantı yapabilir. Bu platform, kullanıcılara aylık 12 dolardan başlayan planlarla 14 günlük ücretsiz deneme süresiyle sunuluyor.

6. Microsoft Ekipleri

   Microsoft Teams, Microsoft Office 365 platformunun bir alt özelliğidir. Bu alt özellik, 300'e kadar katılımcıyla toplantıların yanı sıra misafirler, kişiden kişiye ve ekip videosu, telefon görüşmeleri, kişi başına 2 gigabaytlık ve grup başına 10 gigabaytlık paylaşılabilir dosyalar, kolay işbirliği için masaüstü paylaşımı ve renklendirme yoluyla dosya organizasyonu. Bu hizmet, bir e-posta adresi kullanarak kaydolduğunuzda ücretsizdir.

7. Yüz Zamanı

   Bu iyi bilinen platform sadece arkadaşlarınızla ve ailenizle bağlantı kurmak için kullanılmaz, aynı zamanda iş amaçlı da kullanılabilir. Facetime yalnızca Apple cihazlarıyla uyumlu olmasına rağmen, özellikler arasında 32 katılımcıya kadar grup sohbetleri, o anda kimin konuştuğunu bilmenizi sağlayan araçlar ve ekranda kimi görmek istediğinizi seçme yeteneği bulunur. Bu hizmetin kullanımı ücretsizdir.

8. Google Meet

   Google Hangout'un bu güncellenmiş ve geliştirilmiş sürümü, G Suite ofis üretkenlik hizmetine dönüştürüldü. Google Meet, sanal toplantıların ekip içinde gizli kalabilmesi için kullanıcıya atanmış bir arama numarası, aramaların kesilmesi olmadan net bir erişim hattı ve hem Apple hem de Android cihazlarla uyumluluk sağlar. Bu hizmet 3 plan sunar: G Suite Basic (ayda 6 ABD Doları), G Suite işletmesi (ayda 12 ABD Doları) ve G Suite işletmesi (ayda 25 ABD Doları).

9. ÜcretsizKonferansArama

   Adından da anlaşılacağı gibi bu hizmet tamamen ücretsizdir. FreeConferenceCall, ortak ve özel kullanım için masaüstü paylaşımı, çizim ve mesajlar için grup üyeleriyle işbirliği ve çağrılar için araçlar sunar. Sadece ücretsiz değil, aynı zamanda kullanımı da basittir.

10. medya

    Başlangıçta AnyMeeting olarak adlandırılan Intermedia, video konferans, mesajlaşma ve masaüstü paylaşım araçlarını bulut tabanlı bir hizmet üzerinde senkronize eder. 2 hizmet ödeme planıyla gelin: Lite (aylık 10$) ve Pro (aylık 13$). Pro Plan'a yükseltirseniz, toplantıları gerçek zamanlı olarak yazıya dökebilir ve kaydedebilir, ayrıca bulutta sonsuz miktarda alan elde edebilirsiniz.

11. Adobe Connect

    Adobe Connect, sanal bir toplantı platformu olma söz konusu olduğunda her şeyin ötesine geçer. Bu hizmet yalnızca masaüstü paylaşımı, mesajlaşma ve görüntülü sohbet özellikleri sunmakla kalmaz, aynı zamanda daha küçük siteler yapabilir, e-postaları düzenleyebilir, dijital odaları şirketin markasına uyacak şekilde özelleştirilebilir hale getirebilirsiniz. Bu platformda toplantılar yapmak size aylık 50$'lık bir başlangıç ​​fiyatına mal olacak, web seminerleri ise aylık 130$'lık bir başlangıç ​​fiyatına mal olacak.

12. Amazon Çanı

    Şaşırtıcı olmayan bir şekilde bu hizmet, sanal iş toplantıları için Amazon tarafından oluşturulan bir AI yardımcı hizmeti olan Alexa ile senkronize olur. Amazon Chime aramalar, mesajlar, dijital toplantılar ve video konferans sunar. Bu hizmetin maliyeti, yalnızca platformun temel özelliklerini kullanırsanız ücretsizdir, ancak profesyonel özelliklerin fiyatları, hangi özelliklere bağlı olarak kişi başı/günlük 3$ ile kişi başı/aylık 15$ arasında değişir.

13. Bana katıl

    Bu sanal toplantı platformunu kullanmanın maliyeti 0,00 ABD dolarıdır. Join.Me, kullanıcıların URL bağlantılarını beğenilerine göre değiştirmelerine ve sanal toplantılar sırasında gösterilen ekran için istedikleri arka planı seçme olanağına sahip araçlara sahiptir. Ayrıca Outlook, Office 365 ve Google Takvim gibi diğer çalışma araçlarıyla da senkronize olur.

14. yaşam boyu

    Lifesize, net görüntüler için 4k yüksek çözünürlüklü video, konferans odası telefonları için etkileşimli dokunmatik ekran arayüzü ve bulutta depolanan video paylaşım araçları sunar. Bu platformun bir tarayıcı versiyonu olan Lifesize Go, tüm kullanıcılar için ücretsizdir. Küçük gruplar için Lifesize Standard, sunucu başına/aylık 16,95 ABD Dolarıdır, küçük/orta ölçekli işletmeler için Lifesize Plus, ana bilgisayar başına/aylık 14,95 ABD Dolarıdır ve Lifesize Enterprise, minimum 50 ana bilgisayar taşıma yeteneği ile aylık 12,95 ABD Dolarıdır.

15. RingCentral Toplantıları

    Bu sanal toplantı platformu, kullanıcılar için ücretsiz bir plana, ücretsiz plan dahil olmak üzere diğer tüm ödeme planları için müşteri desteğine sahiptir ve tüm büyük platformlarda çalışabilir. Ancak RingCentral Meetings, dış kullanıcılarla paylaşım özelliklerine sahip değildir ve yalnızca yerel kayıtlar sunar. Bu hizmet için ödeme planı, ayda 14,99 ABD doları gibi düşük bir başlangıç ​​fiyatına sahiptir.

16. Çak beşlik

    HighFive'ın platformunda sahip olduğu benzersiz bir özellik, toplantılara erişmek için parola veya pin numarası gerektirmemesidir. Kullanıcılar, bir yönetici veya toplantı sahibi tarafından bir toplantıya girmelerine izin verilene kadar dijital bir toplantı odasında beklemelidir. Toplantı odası için video konferans, aylık/oda başına yıllık 99 ABD Doları tutarındadır.

17. ON24

    ON24, pazarlamacılara bilgi tabanlı, etkileşimli web seminerleri oluşturma, içerik öğrenme ve anketler, anketler, katılım ve konuşmaları izleme ve kaynakları analiz etme yoluyla izleyici davranışını yorumlama fırsatı sunar. Ayrıca web seminerlerini veya toplantıları birden çok kez kaydedebilir ve gerçek zamanlı ve önceden kaydedilmiş sunumlar arasında geçiş yapabilirsiniz. Bu hizmet, 30 güne kadar ücretsiz deneme süresi sunar.

18. BüyükMaviDüğme

    Bu platform, çocuklara çevrimiçi eğitim veren eğitmenlere yöneliktir, ancak işletmeler tarafından öğrenme seminerleri ve web seminerleri olarak da kullanılabilir. BigBlueButton, mesajlar, notlar ve anketler aracılığıyla diğer kullanıcılarla aynı anda çalışırken kolaylaştırma, masaüstü, video ve ses paylaşma olanağı sunar. Kurulumu zor olsa da, platformun kullanımı ücretsizdir ve maliyetli dijital öğrenme sanal toplantı yazılımının arayüzüne sahiptir.

19. Zoho toplantısı

    Bu iyi bilinen sanal toplantı platformu, kullanıcıların herhangi bir yerden çevrimiçi toplantılar yapmasına ve katılmasına olanak tanır. Masaüstü paylaşımı ve görüntüleme araçları, grupların birbirleriyle etkili bir şekilde işbirliği yapabilmesini sağlar. Zoho'nun toplantısının kamera tabanlı sanal toplantıları, çevrimiçi aramaların sorunsuz çalışmasını sağlar. Ev sahibi ve katılımcı sayısına bağlı olarak 12 ila 980 dolar arasında değişen ücretsiz bir sürüm ve ödeme planları vardır.

20. Tıklama Toplantısı

    ClickMeeting, çeşitli özellikler sunan, kullanımı kolay bir platformdur. Özelleştirilebilir toplantı odaları ve çeşitli işbirliği araçları (masaüstü paylaşımı ve kolaylaştırma) bu platformdaki temel özelliklerdir. Ödeme planları, 25 katılımcı için aylık 25 ABD Doları ile 5.000 katılımcıya kadar aylık 165 ABD Doları arasında değişmektedir.

21. intrado

    Bu prestijli platform, bulut tabanlı teknoloji ve küresel ortaklıklar kullanarak yılda 40.000'den fazla dijital etkinlik ve web yayını gerçekleştiriyor. Intrado, Güney Amerika, Latin Amerika, Asya Pasifik, Orta Doğu, Kanada ve tabii ki Amerika Birleşik Devletleri gibi ülkelerde hizmet sunmaktadır. Intrado, 30 gün süren ücretsiz bir deneme hizmeti sunar.

22. pexip

    Şu anda sektördeki en büyük sanal toplantı platformlarından biri olarak kabul edilen Pexip, kullanıcıların çevrimiçi toplantıları bireysel olarak gerçekleştirmesine olanak tanıyor. Pexip ayrıca kullanıcıların Google Cloud, Amazon Web Services ve Microsoft Azure gibi çeşitli bulut hizmetlerinde, hizmet boyutunu ve özelliklerini geleneksel video işlemleriyle senkronize etmek için ayarlama yeteneği ile toplantılar düzenlemesine olanak tanır. Bu hizmeti kullanmanın maliyeti, yapmak istediğiniz toplantıların boyutuna bağlıdır, ancak ücretsiz deneme seçeneği mevcuttur.

23. Cisco WebEx Toplantı Merkezi

    Çoğu sanal toplantı platformunda olduğu gibi, Cisco WebEx Meeting Center, kullanıcılarına hizmetini kullanmaları için ücretsiz bir seçenek sunar. Bu platformun özellikleri, ses ve video gecikmesine yönelik gelişmiş teknolojiyi içerir ve aynı anda 25 besleme görüntüleyebilir. Ancak hizmet, lisans başına yalnızca bir ana bilgisayara izin verir ve “Beni Ara” planının ek maliyetleri vardır.

24. sayısal

    Bu dijital multimedya oluşturma organizasyonu, dijital içeriklerinden yararlanma konusunda yardıma ihtiyaç duyan işletmelere hizmet vermektedir. Digitell ayrıca canlı yayınlara, eğitim kolaylaştırmalarına ve web seminerlerine erişmelerine olanak tanıyan gelişmiş dijital arayüzlerle kullanıcılarının dikkatini çekecek hizmetler sunar. Konferans veya toplantınızın dijitalleştirilmesi gerekiyorsa, bu platform tam size göre. Bu hizmeti kullanmanın maliyeti ana web sitesinde belirtilmemiştir. Daha fazla ayrıntı için satıcıyla iletişime geçin.

25. Sonsuz Konferans

    Infinite Conferencing, sanal toplantılar yürütme sürecini kolaylaştırmayı amaçlayan sanal bir toplantı platformudur. Bu hizmeti kullanmak, kullanıcılara web ve telefon konferansı için sorun çözme araçları sağlar, ayrıca Sonsuz Konferans tarayıcı tabanlıdır. Bu hizmeti kullanmanın maliyeti 100 $ 'dır.

26. ezTalks Bulut Toplantısı

    Bu hizmeti kullanmak 100 kullanıcıya kadar ücretsizdir. ezTalks Bulut Toplantısı mesajlaşma, video ve ses araçlarında uzmanlaşmıştır. Masaüstü ve belge paylaşım özellikleriyle bu platform, kullanıcılara vurguları, yazıları, çizimleri ve ekran görüntülerini diğer grup üyeleriyle paylaşabilecekleri bir beyaz tahta özelliği de sağlar. ezTalks Cloud Meeting, tüm mobil ve masaüstü cihazlarla uyumludur.

27. CanlıWeb Semineri

    "Web semineri" LiveWebinar'ın adının bir parçası olsa da, bu çok yönlü platform toplantılara, sanal zirvelere, çevrimiçi derslere ve daha fazlasına ev sahipliği yapmak için de harika. İndirme veya eklenti gerektirmeden etkinliğinize hemen başlayabilirsiniz! Beyaz tahtalardan ara odalarına, anketler ve testlerden ekran paylaşımına kadar 50'den fazla özelliğin keyfini çıkarın, hatta toplantı odasını renkleriniz ve logonuzla özelleştirin. İki haftalık ücretsiz deneme ile başlayın, oradan üç paketten birini seçebilir veya tamamen özelleştirilebilir kurumsal bir seçenekle gidebilirsiniz.

Ne Zaman Sanal Toplantı Yapmalıyım?

İş toplantıları yaparken zamanlama çok önemlidir. Sanal toplantıların her zaman ve her yerde kullanılması çok uygun olsa da, bu üretkenlik için iyi olacağı anlamına gelmez. CNBC'ye göre Salı öğleden sonra saat 14:30 civarında bir konferans/sanal toplantı yapmak için mükemmel bir zaman. Gün içinde ne çok erken ne de çok geç. Ayrıca Salı, kısa incelemeler ve mevcut çalışma haftası için beklenenlerin üzerinden geçmek için önceki çalışma haftasından çok uzakta değil.

Online Toplantı Yazılımında Nelere Bakmalı?

• İçgörü : Kullanmayı seçtiğiniz sanal toplantı platformunun gelecekteki ihtiyaçları karşılayabilecek özelliklere sahip olduğundan emin olun.

• Güvenilir ve Üstün : Sürekli olarak kaliteli hizmet ve yüksek çözünürlüklü görseller, çevrimiçi toplantıların sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlar ve bu da bir işletme için üretkenliğin artmasına neden olabilir

• Masaüstü Paylaşımı : Ekip işbirliğinin önemli bir yönü, yalnızca ekip üyelerinin çalıştığını görebilmek değil, aynı zamanda etkileşimde bulunma ve işi gerçek zamanlı olarak düzenleme yeteneğine sahip olmaktır.

• Video Konferans : Online toplantıların gerçekleşmesi için sanal bir toplantı platformunun sahip olması gereken temel özellik budur.

• Kolaylaştırılmış Anında Mesajlaşma : Ekip üyeleri arasındaki iletişim araçlarının kullanımı kolay olmalı, çeşitli platformlarda kullanılabilir ve popüler cihazlarla senkronize edilebilir olmalıdır.

• Oturum Açma düğmesi : Yeni bir kullanıcının bir hesap oluşturması ve hizmetten yararlanmak için tekrar oturum açması kolay mı?

Sanal Toplantı Platformlarının Faydaları

• Zaman kaybetmeyin : Ekip üyelerinin katılımını sağlamak için, toplantı sahiplerinin 30 dakikadan fazla olmayan sanal toplantılar yapması önerilir. Sanal toplantı platformlarının özellikleri, kaybedilebilecek olası zamanı azaltmaya yardımcı olur.

• Gelişmiş iletişim : Yüz yüze etkileşimler, bilgisayar ekranının arkasında olsa bile mesajların nasıl verildiğini, alındığını ve yorumlandığını geliştirmeye yardımcı olur.

• Seyahat masraflarını ve süresini azaltır : Bir kullanıcı tek bir düğmeye dokunarak dünyanın herhangi bir yerinden herhangi biriyle konuşabildiğinde şehir, eyalet ve hatta ülke hatları arasında seyahat etmeye gerek yoktur.

• Artırılmış verimlilik : İletişim net olduğunda, hedefler bilindiğinde ve herkesin bir sesi olduğunda verimlilik artar

• Bilgiyi yaymak : Sanal toplantı yazılımı, bir işletmenin (hem çalışanlar hem de üst düzeyler) herkes uzaktan çalışırken operasyonlarda neler olduğunu bilmesine yardımcı olur

• Sonsuz davetiye verme: Ev sahibi, özellikleri aracılığıyla sanal toplantılara erişim izni verme yeteneğine sahip olduğu sürece, işletmenin kaç üyesi olursa olsun

• Farklı toplantı programları : Daha önce Salı öğleden sonraları sanal toplantılar yapılması tavsiyesine rağmen, son dakika iş güncellemeleri ve acil durumlar, çeşitli platform özellikleri kullanılarak planlanıp yürütülebilen açılır toplantılar gerektirebilir.

• Kullanımı kolay arayüz : Sanal toplantı platformunun kullanılabilirlik düzeyi, bir toplantının verimli mi yoksa organize olmayan bir karmaşa mı olduğu için çok önemlidir.

• Canlı kayıtlı toplantı : Bir toplantı sırasında not almak faydalı olsa da, sadece tam olarak ne söylendiğini değil, kimin söylediğini ve nasıl söylediğini kaydedebilmek, zaten inanılmaz derecede meşgul olan çalışanlar ve amirlere bir nimettir.

• Genel üretkenlik artışları : Kısa toplantılar, tek bir yerde kalabilme, olan her şeyi kaydetme ve çalışanlar ile amirler arasındaki kolay işbirliği, yapılabilecek işlerde garantili bir artış sağlar.

Sanal Toplantı Platformlarının Dezavantajları

• Daha az doğrudan etkileşim : Sanal toplantı platformları, kullanıcıların teknik olarak yüz yüze olmasına izin verse de, fiziksel çalışma ortamı kopyalanamaz

• Kararsız bağlantı : Teknolojik bir platform ne kadar gelişmiş olursa olsun, yine de teknik zorlukların ortaya çıkma olasılığı vardır.

• Daha az insan teması : Birbirleriyle çevrimiçi olarak etkileşime giren çalışanlar, fiziksel olarak tek bir alanda bulunmanın oluşturabileceği kişisel ilişkilerle karşılaştırılamaz

• Hacking : Troller sadece sosyal medya platformlarında değildir. Zoom kısa süre önce, insanların çevrimiçi öğrenme oturumlarını hacklediği ve çoğu çocuk olan kullanıcılarına karşı ırksal olarak duyarsız yorumlar yaptığı bir olay meydana geldi.

Başarılı Bir Çevrimiçi Toplantı Nasıl Yürütülür

• Katılımcılara platform arayüzünü ve özelliklerini tanıma fırsatı vermek için resmi toplantı tarihinden bir gün önce URL bağlantılarını katılımcılarla paylaşın

• Başlayın ve zamanında olun. Nezaket sadece şu anda iş evden yapılıyor diye bitmiyor

• Toplantı sırasında kendilerinden hangi davranışların bekleneceğini katılımcılara iletin

• Kişilerin konuşurken öne çıkmasını sağlayan özellikleri kullanarak katılımı teşvik edin

• Herkesin neler olup bittiğine dikkat ettiğinden emin olun. Evde olmak, kullanıcıların kolayca dikkatlerinin dağılmasına izin verebilir

• Herkesin aynı fikirde olmasını sağlamak için toplantı sırasında tartışılan ana amaç ve hedefleri gözden geçirin ve takip edin.

Son düşünceler

Sanal toplantı platformları, bu sosyal mesafe döneminde birçok işletme için kurtarıcı bir lütuf oldu. İletişim, katılım ve katılım, bir işletmenin operasyonlarını başarıyla yürütmenin temel direkleridir. Bu sıkıntılı zamanlar, işletmelerin çalışanları ve yöneticileriyle bağlantıda kalmasının farklı yollarına ışık tuttu.

***

Kierra Benson, Dallas'taki Kuzey Teksas Üniversitesi'nden İletişim ve Teknoloji alanında lisans derecesine sahip bir mezunudur. Daha önce yerel bir gazetede staj yaptı ve küçük bir çevrimiçi işletmede içerik yaratıcısı olarak çalıştı. Amacı medya sektöründe yazı/editörlük ve reklamcılık alanında çalışmaktır. Kitleleri etkilemek ve ürün satmak için mesajların medyada nasıl pazarlandığına her zaman hayran olmuştur. LinkedIn'de onunla bağlantı kurun.

İlgili Makaleler:

GoToMeeting: İşletmeniz İçin 5 Büyük Fayda

Uzaktan Başarılı Bir Kültür Oluşturma