Alacak Hesapları Otomasyonu İçin En İyi 3 Uygulama

Başarılı bir işletme, büyüme ölçeğinin bütünsel olduğu, tüm paydaşların beklendiği gibi katkıda bulunduğu ve belirsiz bir şekilde ödüllendirildiği bir işletmedir. Şirkete sermaye katan yatırımcıların, hisselerinin sermaye değerlenmesiyle birlikte temettülerini zamanında almaları gerekmektedir. Aynı şekilde, satıcılara da zamanında ödeme yapılması gerekir ki, bir ihtiyaç olduğunda tedarik etmeye devam edebilsinler.

Bir markanın ürünlerini satın alan yıldız paydaşlar olan müşteriler, hızlı ödemelerinde değer tekliflerinden ve indirimlerden faydalanmaktadır. Kalan alacaklar olarak da bilinen alacak hesaplarından müşterilerden ödenmesi gereken tutar. Bu genellikle indirim ve varsa iadeler düşüldükten sonra kalan tutardır. Şirket büyüdükçe ve satış sayısı arttıkça manuel faturalamayı denetlemek ve tüm aidatların alınıp alınmadığını kontrol etmek sıkıcı hale geliyor. Bir işletmenin yönetilen alacak hesapları hizmetlerini kullanmaya başlaması durumunda üstesinden gelinebilecek, süreci geciktiren birkaç başka sorun daha vardır.

Müşteriler çeşitli nedenlerden dolayı gecikebilir. En yaygın görülen durumlar son ödeme tarihlerini unutmak, yeterli bakiyeye sahip olmamak, geç veya yanlış fatura almak ve faturalanan ürünle ilgili müşteri memnuniyetsizliğidir. Birkaç gerçek zorluğa rağmen, müşterilerin ödeme yapmaya teşvik edilmesi gerekir. Yöneticiler aidatları alma konusunda iddialı olmazsa, şirket bir nakit akışı dengesizliğiyle karşılaşacak ve satıcılara ödenecek kasada veya rezervlerde yeterli para kalmayacaktır.

İnsanların zamanlarını yönetmede zorluklarla karşılaştığı bir dünyada, zaman çizelgelerini ve teslim tarihlerini unutmak mümkün. Ancak müşterilerimizin zaman yönetimi becerileri, akışlarımızı etkilememelidir. Onlara e-posta, kayıtlı mesajlarla otomatik telefon görüşmeleri ve uyarı olarak kısa mesajlar gibi birden fazla kanaldan sık sık hatırlatıcılar göndermek, yalnızca müşterilerin ilgisini çekmekle kalmayacak, aynı zamanda bize olan borçlarını ödemeyi kaçırmamalarını da sağlayacaktır. İlginçtir ki, borcu olan tüm müşterilere, bazılarını kaçırmadan manuel olarak hatırlatmak mümkün değildir. Alacak hesaplarının otomasyonunun, sürecin yükünü insan omuzlarından devralmak ve bunu tüm verileri ilişkilendiren ve uyarıları otomatik olarak gönderen yapay zeka odaklı bir sistemle senkronize etmek için devreye girdiği yer burasıdır.

Alacak Hesabı Otomasyonu: Oyun Değiştirici

AR'nin manuel olarak işlenmesinde karşılaşılan zorluklar yorucu, emek yoğun, zaman alıcıdır ve yorgunluk veya dikkatsizlikten kaynaklanan insan hatalarına karşı hassastır. Yüksek hacimli faturaların manuel bir süreçte bir takım hatalara veya tutarsızlıklara uğramadan tamamlanması mümkün değildir. Sürecin otomasyonu, müşterilerden aidatların alınmasında gecikmelere neden olan zorlukları azaltacaktır. Döngünün tamamı mevcut kuruluşla uyumlu hale getirilir ve sipariş verme, avans ayrıntıları, stok verileri ve teslimat değişikliklerine ilişkin veriler, faturalarda hata olmadığını görmek için eşleştirilir. Otomatik AR'nin mevcut sorunların üstesinden nasıl gelebileceğinin bir dökümü aşağıda verilmiştir:

• Zamanında Uyarılar

Otomasyon, müşterilere e-posta ve mesaj yoluyla hatırlatıcı gönderme yükünü alacaktır. Müşterilere borçlarını ödemeleri için yeterli sürenin tanınması amacıyla takip mesajları da verilecektir. Çoğu ödeme yapan müşterinin, zaman yönetimi eksikliği veya unutkanlık nedeniyle bir randevuyu kaçırdığı bilinen bir gerçektir. Bir hatırlatma, ödeme planlarını takip etmelerine yardımcı olur.

• Doğru Faturalama

Otomasyon, sipariş kopyası, iadeler, ödenen avanslar, isim ve adres gibi müşteri bilgileri vb. gibi ayrıntılarla faturalamadaki hataları azaltır. Süreç, KPI'ların entegrasyonu çalışmasına dayandığından herhangi bir sayıda faturanın işlenmesinde gecikme olmaz. anlambilim ve sinirsel dil işleme ile makine öğrenimi.

• Desen Tanıma

Düzenli olarak zamanında ödeme yapan müşteriler, sadakat indirimleri veya nakit ödüller veya indirimler olarak kullanılabilecek brownie puanları ile teşvik edilebilir. Genellikle geç ödeme yapan ancak taahhütlerini yerine getirmeye çalışan başkaları da olacaktır. Veriler müşterinin karşılaştığı bazı mali zorluklara işaret edebilir. Bu tür müşterilere bir ödeme yapısı sunmak onlara yardımcı olacak ve işletme, müşterinin güvenini uzun vadede kazanacaktır.

Otomatik AR'yi Uygulamak İçin En İyi Uygulamalar

Finans ve muhasebe ekibinizi otomatik AR kullanmanın yararları konusunda ikna ettikten sonra, bunu uygulamanın ve daha iyi sonuçlar için sistemi optimize etmenin zamanı geldi. Bunu gerçekleştirmek için işte ipuçları:

• Gösterge Gereksinimleri

AR otomasyonu BPA'dır ve paket biçiminde, bulut altyapısında, abonelik modelinde veya kurumsal entegrasyonda mevcuttur. İşletmenin ihtiyaçlarına göre paketin özellikleri farklılık göstermektedir. Kapsamlı araçlar temel sürümlerden daha pahalıdır. İhtiyaçlarına ve bütçesine göre belirli AR'yi tercih etmek gerekir. Bir şirket, yalnızca maddi gücü yettiği için değil, yalnızca iş gereksinimlerine uygunsa daha yüksek bir sürüme yatırım yapmalıdır.

• Sorunsuz Entegrasyon

Ekibiniz Kendin Yap konusunda iyi olsa bile AR platformunu mevcut kurumsal veya CRM sistemlerine entegre etmek için bir profesyonelden yardım alın. Silolar halinde çalışmak mevcut bir sorunu çözmek yerine işi daha da karmaşık hale getirecektir. Süreç yalnızca veri siloları, iş akışı kesintileri, manuel giriş gereklilikleri ve sınırlı içgörüler olmadığında sorunsuz olacaktır. Sorunsuz entegrasyon, verilerin otomatikleştirilmesinden önce temizlenmesini sağlayacaktır.

• Eğitimli Ekipler

Otomasyon, insan etkisini bir süreçten tamamen kurtarmaz. Ekiplerin otomasyon araçlarını kullanma konusunda eğitilmesi, kesintiler sırasında sorun gidermeye yardımcı olacaktır. Ekipler ayrıca bir aracı kullanmak üzere eğitildiklerinde, aracın kullanımını en üst düzeye çıkarırlar. Personel otomatik AR kullanımı konusunda eğitildiğinde herhangi bir gecikme belirlenebilir ve anında düzeltici kurslar için teknik ekibe bildirilebilir.

Çözüm:

Para yönetimi operasyonel döngünün kritik bir bileşenidir. Para girişi gerçekleşmeden fonlar kurursa zaman, itibar ve para açısından önemli kayıplar yaşanacaktır. Birincisi geri kazanılamaz, ikincisi uzun süre çalkalanır, üçüncüsü ise ikincisi geri kazanılmadıkça zararı tamamen onaramaz. Yani bir araç sizin için görevleri kolaylaştırıyorsa AR'yi otomatikleştirmenin zamanı gelmiştir.