3 Proje Yönetimi Yazılım Alanında Yeni Gelişmeler

Yazar Joy Gumz'dan ilham kaynağı olabilecek proje yönetimi hakkında ünlü bir alıntı var. Gumz, “operasyonların nasıl ışık tuttuğunu” ve “stratejinin tünelin sonunda nasıl ışık sağladığını” anlatıyor. Ancak proje yönetimi, "organizasyonu ileriye taşıyan tren motorudur."

Gumz'ın sözünün gerçekleşmesi, proje yönetiminin kendisi değiştikçe gerçek zamanlı olarak ortaya çıkıyor gibi görünüyor. Kuruluşlar, proje yöneticileri ve ekipler artık hızla değişen iş dinamikleri ve teknik araçlar ve yeteneklerle uğraşıyor. Neyse ki proje yönetimi yazılımı, proje yöneticilerinin treni raylarda tutmak için ihtiyaç duyduğu yetenekleri sağlıyor.

Proje yönetimi yazılımı alanındaki birçok yeni gelişme, uygulamanın rol ve metodoloji değişikliklerine hitap ediyor. Ancak, bu gelişmeler aynı zamanda bu değişimleri de yönlendiriyor. Bu makale en belirgin ve etkili üç gelişmeyi tartışıyor.

1. Güçlü Kaynaklar ve Özellikler

Proje yönetimi yazılımı artık elektronik tablo ve beyaz tahta izleme özellikleriyle sınırlı değildir. Günümüzün uygulamaları, birbirine sıkı sıkıya bağlı ekipleri içeren basit projelerden, zaman dilimlerine yayılmış çalışanları olan karmaşık girişimlere kadar her şeyin üstesinden gelebilir. Farklı kapsamları barındırmanın yanı sıra, proje yönetimi yazılımı belirli işlevlere ve disiplinlere yönelik olabilir.

Örneğin, bir yazılım geliştirme proje yönetim aracı, geliştirici veya yazılım mühendisi merkezli olabilir. Hata izleme gibi özellikler, yazılım mühendisi ekiplerinin oluşturdukları uygulamalarla ilgili sorunları belirlemesine ve üzerinde çalışmasına yardımcı olur. Bu izleme yetenekleri, geliştiricilerin geçmişte meydana gelen benzer sorunlara çapraz başvuru yapmasına olanak tanır.

Ayrıca, tüm ekip üyeleri bir sorunun ayrıntılarını ve belgelerini görebilir ve uzmanlıklarıyla konuya girebilir. Mühendislik ekipleri potansiyel olarak hataları daha hızlı çözebilir ve tekrar başvurabilecekleri merkezi bir havuza sahip olabilir. Yöneticiler ve bir projenin bir sonraki aşamasıyla görevli olanlar, bir uygulamanın neden bekletildiğini anında öğrenecekler.

Bazı proje yönetimi araçları da inşaat gibi sektörlere yöneliktir veya işlevler arası kullanım için tasarlanmıştır. Proje yönetimi uygulamaları, bir aracın özelliklerinin hangi sektör veya disiplinle uyumlu olduğuna bakılmaksızın, tüm kuruluşlara fayda sağlayan verileri izler. Bu, bir bütün olarak bireysel görevlere ve projelere harcanan zamanı, harcamaları ve bütçe tahsislerini ve dahili kaynak kullanılabilirliğini içerir.

2. Yapay Zeka Yoluyla Otomasyon

Yapay zeka ve otomasyon yetenekleri, daha fazla yazılım uygulamasına ve iş sürecine entegre ediliyor. Yöneticiler ve kuruluşlar, tekrarlayan görevlerin üstesinden gelmek için yapay zekaya giderek daha fazla bağımlı hale geldiğinden, proje yönetimi uygulamaları da bir istisna değildir. Proje yöneticileri ayrıca, teslim edilebilir sonuçları iyileştirmek ve stratejik kararlar almak için yapay zekaya bağımlıdır.

Bir Proje Yönetimi Enstitüsü araştırmasında, ankete katılan profesyonellerin %81'i kuruluşlarının yapay zekadan etkilendiğini söyledi. Yapay zeka teknolojilerini benimsemek, ankete katılan kuruluşların %37'si için yüksek bir öncelik. Profesyoneller arasındaki beklenti ise daha fazla projenin yapay zeka kullanacağı yönünde.

AI'nın rutin görevleri otomasyonuna ek olarak, sonuçları tahmin etme ve tahminler gerçekleştirme yeteneğine de sahiptir. Teknoloji, geçmiş ve güncel verileri kullanarak bir projenin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanıp tamamlanmayacağını hızla değerlendirebilir. AI, bir kuruluşun belirli bir projeyi üstlenmesinin veya geçmesinin mantıklı olup olmadığını ortaya çıkarabilir.

Bir şirketin giriştiği projeler için yapay zeka, kaynakların nasıl optimize edileceğini gösterecek. Bu, malzemeler gibi insan dışı kaynakların yanı sıra uygun becerilere sahip çalışanları ve yüklenicileri belirlemeyi içerebilir. Proje yöneticileri ve üst düzey yöneticiler, uygulama içindeki risk analizi ve performans veri raporlarını da görür. Artık birkaç departman başkanından bilgi toplamaya ve senkronize etmeye gerek yok.

3. Uzaktan ve Konser Çalışanları için Konaklama

Uzaktan ve bağımsız sözleşmeli çalışmadaki artış hem kuruluşları hem de proje yönetim ekiplerini etkiliyor. Gallup araştırması, COVID-19'dan önce bile, ABD çalışanlarının %36'sının konser ekonomisine ana işi veya yan iş olarak katıldığını ortaya koydu. Salgının gelmesiyle bu sayılar daha da arttı. Sonuç olarak, bir proje ekibi üyesinin birden fazla kuruluş için çalışma olasılığı artar.

Bir proje ekibi, projeye öncülük eden şirketten yalnızca birkaç tam zamanlı çalışan içerebilir. Serbest çalışanlar ve bağımsız yükleniciler, tam zamanlı çalışanlarla aynı çalışma koşullarına tabi değildir. Genellikle uzaktan veya bir firmanın W-2 personelinden farklı konumlardan çalışırlar. Bağımsız yükleniciler ayrıca, üzerinde anlaşmaya varılan çıktıları nasıl ve ne zaman üretecekleri konusunda daha fazla esnekliğe sahiptir.

Proje yöneticilerinin birden fazla projede aynı serbest çalışanlarla çalışması mümkün olsa da, yükleniciler de görevler arasında değişebilir. Yöneticiler, bağımsız yüklenicilerin yanı sıra kısmen uzak tam zamanlı çalışan ekiplerine sahip olabilir. Saat dilimleri, fiziksel çalışma yerleri ve çalışma saatlerindeki farklılıklar, bulut tabanlı çözümleri ve iletişim özelliklerini bir zorunluluk haline getiriyor.

Proje yönetimi yazılımı, uzak ekiplerdeki artışa uyum sağlamak için giderek daha fazla işbirlikçi hale geliyor. Bu ve dahili ve harici çalışanlar arasındaki karşılıklı bağımlılık, uygulamaları bir hizmet modeli olarak bir yazılıma kaydırdı. Yükleniciler ve kurum içi çalışanlar, internet bağlantısı olan her yerden aynı uygulamaya giriş yapabilirler. Aynı bilgi ve araçlara erişimleri vardır ve diğer ekip üyeleriyle iletişim kurmak için çeşitli yolları vardır.

Çalışanların metin mesajları, görüntülü aramalar veya e-postalarla ulaşmak için beklemeleri gerekmez. Atanan görevler içinde notlar alabilir ve bir projenin zaman çizelgesindeki kilometre taşlarını temsil eden maketleri ve diğer belgeleri yükleyebilirler. Projeye yatırım yapan herkes, merkezi bir araçta neler olup bittiğini görür ve atmaları gereken sonraki adımların farkındadır. Sonuç olarak, ekipler daha az düzensiz e-posta zinciri ve veri silosu örneği yaşar.

Çözüm

Teknolojideki gelişmeler ve proje yönetimi yazılımının yetenekleri, yöneticilerin ve ekiplerin rollerini değiştirmiştir. Uygulamaların özelliklerinin ölçeği artık aynı konumdan benzer saatlerde çalışan küçük ekiplere bağlı değil. Proje yönetimi yazılımı artık özel ve işlevler arası görevleri yerine getirmek, tekrarlayan işleri otomatikleştirmek ve uzak ekipleri barındırmak için oluşturulmuştur.

En önemlisi, bu yeni gelişmeler şirketlerin kaynaklarını ve karar verme süreçlerini daha iyi değerlendirmelerine yardımcı oluyor. Kısacası, kuruluşların alakalı ve çevik kalmak için yapabilecekleri iyileştirmelere rehberlik ediyorlar.