Proje Yönetiminde Görev Delegasyonunun 5 Etkili Yolu

"Delege etme yeteneği yüksek olan CEO'lar, düşük veya sınırlı düzeyde yeteneğe sahip olanlara göre %33 daha fazla gelir, yani 8 milyon dolar elde etti". – Gallup

Yukarıdaki istatistik, firmaların olumlu iş sonuçları elde etmesi için yetki devrinin ne kadar hayati olduğunu göstermektedir. Bir yönetici, ekip üyelerine görevler devrettiğinde, proje kalitesinin sürdürülmesinden sorumlu tutulurlar. Sahiplenme duygusu aşılar ve onlara daha çok ve daha içten çalışmaya ilham vererek hata olasılığını azaltır.

Ek olarak, işi devretmek, bir yöneticinin iş yükünü daha stratejik faaliyetler için serbest bırakırken, ekip üyeleri için büyüme ve öğrenme fırsatları sunar. Bu nedenle, etkili liderlik ve daha iyi organizasyonel verimlilik için temel oluşturacağından, delegasyon sanatında ustalaşmak günün ihtiyacıdır.

Bu blog, görevleri devretmek için etkili stratejileri ve SAVIOM'un kaynak yönetimi çözümünün bunun uygulanmasına nasıl yardımcı olabileceğini tartışıyor.

Ama önce, temel bilgilerle başlayalım.

1. Yetki devri ve çeşitli unsurları nedir?

Delegasyon, sorumlulukların devredilmesi veya görevlerin yetenekli ekip üyelerine veya bunları gerçekleştirmeye uygun astlara atanması anlamına gelir. Bu, üretkenliklerini ve verimliliklerini artırır ve bu da projelerin zamanında teslim edilmesini sağlar.
Yetki devrini özetleyen üç ana unsur vardır:

1.1. Yetki – Yetki, bir yöneticinin, çalışanlara kendi sorumlulukları kapsamındaki belirli görevleri yerine getirme talimatı verme yetkisini ifade eder. Bu, karar verme yetkilerini, kaynakları tahsis etmeyi ve devredilen görevlerin sonuçları için sorumluluk almayı içerir.

1.2. Sorumluluk – Görev verilen çalışanlar, işi zamanında ve kaliteli bir şekilde yerine getirme "sorumluluğuna" sahiptir. Bu, görevin başarısı veya başarısızlığı için hesap verebilirliği içerir.

1.3. Güven: Güven, delegasyonun kritik bir unsurudur. Yetki veren, kaynağın görevi sorumlu ve güvenilir bir şekilde tamamlayabileceğine güvenmelidir.

1.4 İletişim: Yönetici, başarılı teslimatı sağlamak için, hedefleri, zaman çizelgesi ve beklentileri dahil olmak üzere görevi iletmelidir.

Yetki devrinin bu unsurlarını göz önünde bulundurarak, bireyler ve kuruluşlar etkili bir şekilde görev ve sorumlulukları başkalarına devredebilir, bu da performansın ve üretkenliğin artmasına neden olur.

Artık delegasyonun inceliklerini öğrendiğimize göre, işi çalışanlara etkili bir şekilde devretmenin farklı yollarını anlayalım.

2. Sorumluluğu işgücüne devretme yolları

Bir istatistiğe göre, “yöneticilerin sadece %30'u yetki devri konusunda iyi olduklarına inanıyor”.
Bununla birlikte, yöneticiler aşağıda belirtilen stratejileri uygulayarak yetki devri becerilerini geliştirebilir ve daha iyi sonuçlar elde edebilirler.

2.1. Bir projedeki görevleri/alt görevleri listeleyin

Delegasyon sürecine başlamadan önce, yöneticiler iyi tanımlanmış bir proje planı oluşturmalı ve tamamlanması gereken görevleri/alt görevleri listelemelidir. Bu yol haritası, yöneticilerin kaynaklar arasında devredilebilecek doğru görevleri belirlemesini sağlar.

Örneğin, stratejik faaliyetler, kaliteden ödün vermeden projeleri teslim edebilecek yetenekli uzmanlara devredilirken, yönetici görevleri küçük kaynaklara verilebilir. Öte yandan, acil ilgilenilmesi gereken acil görevler, ekstra kapasiteye sahip kaynaklara verilebilir. Bu net döküm, yetkilendirme sürecini daha organize hale getirerek daha fazla verimlilik ve başarıya yol açar.

2.2. Yetkin kaynakları belirleyin ve tahsis edin

Yöneticiler doğru görevi doğru insanlara devretmede başarısız olduklarında, bu durum ayrılmaya, daha düşük üretkenliğe yol açabilir ve proje teslimini engelleyebilir. Bu nedenle, yöneticilerin kaynakları beceri seti, bilgi, deneyim vb. Niteliklerine göre belirlemesi ve ardından kaynak tahsisi yapması zorunlu hale gelir.

Ancak, gerekli kaynaklar mevcut değilse, kuruluşlar gerekli beceri ve yetkinlikleri elde etmek için birkaç adım atabilir. İlk olarak, eğitim/beceri geliştirme programları yürütmek gibi dahili kanallardan yararlanabilirler. Alternatif olarak, firmalar planlı işe alımlara da gidebilirler. Bu şekilde, proje başlangıcından önce doğru kaynaklar mevcut olacak ve projelerin başarılı bir şekilde teslim edilmesi sağlanacaktır.

2.3. Tüm ekip üyeleri için yetki düzeyini ana hatlarıyla belirtin

Tüm ekip üyeleri için yetki düzeyinin tanımlanması, delegasyon sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır. Herkesin sorumluluklarını ve yetkilerinin kapsamını ve sınırlarını anlamasına yardımcı olur. Yöneticiler, işleriyle doğrudan bağlantılı yetki ve güç devrederek, astlarına görevlerini daha fazla bağımsızlıkla gerçekleştirmeleri için yetki verebilir.

Örneğin, bir AEC projesinde, süpervizör, kıdemli bir mimarı, nihai onaydan önce genç mimarlar tarafından sunulan tasarımları incelemesi için görevlendirir. Bu sadece inceleme sürecini kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda kıdemli mimarın karar verme sürecinde daha aktif bir rol üstlenmesini sağlar. Ayrıca, özerkliğe sahip oldukları için çalışmak için motive olurlar ve onlara firmada bir amaç duygusu verir.

2.4. Gerektiğinde net rehberlik ve destek sağlayın

Görevleri devrederken, yöneticilerin proje kapsamını, hedeflerini ve çıktılarını ekip üyelerine iletmeleri hayati önem taşır. Bu, astların proje bağımlılıklarını ve ilgili sorumluluklarını anlamalarına yardımcı olur. Ayrıca yöneticiler, uygulama sırasında ekip üyelerini desteklemek için gerekli eğitim ve araçları sağlamalıdır.

Ayrıca etkili işbirliği için şeffaf bir iletişim kanalını teşvik etmelidirler. Bu, beklenmeyen risklerin çözülmesine ve projenin ilerleyişi hakkında gerçek zamanlı güncellemeler alınmasına yardımcı olacaktır. Ayrıca, işle ilgili herhangi bir fikir veya sorunu ele almak için bir açık kapı politikası oluşturabilirler. Bu, çalışan-işveren ilişkilerini güçlendirecek, sağlıklı tartışmaları teşvik edecek ve işyerini daha verimli hale getirecektir.

2.5. İş gücünün performansını izleyin ve yapıcı geri bildirim sunun

Proje yöneticileri, projenin nihai hedefinin müşterinin beklentilerini karşılamasını sağlamada çok önemli bir rol oynar. Bunu başarmak için, görevlendirmeden sonra bile, projenin ilerlemesini izlemeli ve ne eksik ne de fazla kullanılmadıklarından emin olmak için çalışanların kullanım düzeylerini takip etmelidirler.

Ayrıca çalışanlara düzenli olarak yapıcı geri bildirim sağlamalıdırlar. Bu, ekip üyelerinin iyileştirme alanlarını belirlemelerine ve performanslarını artırmak için stratejiler geliştirmelerine yardımcı olacaktır. Böylece projenin başarılı bir şekilde tamamlanması ve müşteri memnuniyetinin sağlanması.

Şimdi, bir kaynak yönetim aracının yukarıdaki stratejileri uygulamada nasıl faydalı olabileceğini anlayalım.

3. Gelişmiş kaynak yönetimi yazılımı, görevleri devretmeye nasıl yardımcı olabilir?

Matris organizasyonların benimsenmesi ve teknolojik ilerlemeler nedeniyle artan proje karmaşıklığıyla, yöneticilerin görevleri doğru bir şekilde devretmesi zorlaştı. Modern bir ERM yazılımının devreye girdiği yer burasıdır.

• Aracın 360 derece görünürlük özelliği ve gelişmiş filtreleri, kuruluşların iş gücünün becerileri, konumu, kullanılabilirliği ve diğer nitelikleri hakkında kuşbakışı bir görünüm elde etmesine yardımcı olarak yöneticilerin en uygun kaynakları belirlemesine ve buna göre işleri devretmesine olanak tanır.
• Ayrıca, yazılımın tahmin yetenekleri ve kapasiteye karşı talep raporu, yöneticilerin talep açığını belirlemesine ve bunları azaltmak için önceden gerekli önlemleri almasına yardımcı olur.
• Ek olarak, gerçek zamanlı olarak temin edilen tahmini-gerçek raporu ve kullanım raporları, iş gücü kullanım seviyelerine ilişkin değerli içgörüler sağlayarak yetkilendirme sürecinin optimize edilmesine yardımcı olur.
• Bunun dışında what-if senaryosu, yöneticilerin çeşitli proje senaryolarını oluşturup karşılaştırmasını ve en uygun kaynak planını belirlemesini sağlar. Bu, yöneticilerin ideal kaynak planını seçmesine ve yetki devriyle ilgili bilinçli kararlar almasına olanak tanır.

Çözüm

Etkili delegasyon, bir işletmedeki sorunsuz operasyonların anahtarıdır. Doğru kaynak yönetimi aracıyla birleştirilen yukarıda belirtilen uygulamalarla yöneticiler, çalışanlar arasında sorumlulukları etkili bir şekilde devredebilir. Bu aynı zamanda görevlerin herhangi bir darboğaz olmadan başarılı bir şekilde tamamlanmasına yardımcı olacak, firmanın karlılığını ve sürdürülebilirliğini artıracaktır.