Kuruluşunuzda otomasyonu başarıyla uygulamak için 5 adım
Yayınlanan: 2021-06-17Büyük işletmelerin %40'ı en az bir iş sürecini tamamen otomatikleştiriyor ve siz de yapmalısınız. Modern işletmeler sürekli olarak performansı iyileştirmenin ve rekabet avantajı elde etmenin yollarını arıyor. Kaynaklarından en iyi şekilde yararlanmak istiyorlar.
Otomasyon tüm farkı yaratır.
Şirketlerin teknolojinin gücünden yararlanmalarını sağlar. Bu nedenle, giderek daha fazla kuruluş iş süreçlerini otomatikleştiriyor. Otomasyon maliyetleri düşürür, insan hatası olasılığını azaltır, işletmeleri daha üretken hale getirir, çalışanların daha yaratıcı olmasını sağlar ve iş akışlarını düzenler.
İş dünyası uzun bir yol kat etti. Artık iş yapmanın ve daha verimli bir şekilde yapmanın daha iyi yolları var. Bir iş süreci yönetim sistemi, iş çevikliği, üretkenlik, karlılık ve kontrolün olanaklarından biri haline geldi. Otomasyonu benimsemeyi düşünüyorsanız, bunu etkili bir şekilde uygulamak için bu 5 adımı izleyin.
- Otomatikleştirilmesi Gereken Görevleri ve İşlemleri Belirleyin
İş süreci otomasyonu, artan verimlilik ve üretkenliğe yol açtığı için modern iş dünyasında hayati öneme sahiptir. Ayrıca kuruluşların müşterilere hızlı ve organize bir şekilde hizmet vermelerine yardımcı olur. Müşteriler mükemmel hizmeti sever, bir şirketle iş yapıp yapmadıklarını belirleyen şey budur.
İş otomasyon yazılımı, kuruluşların otomatikleştirilmiş iş süreçlerinin maliyetini %30-40 oranında düşürmelerine ve verimliliklerini artırmalarına olanak tanır. Ancak otomasyonu benimsemek ve çalışmasını sağlamak istiyorsanız, doğru görevleri ve süreçleri otomatikleştirmeniz gerekir.
Otomatikleştirilebilen bazı iş süreçleri şunları içerir:
- İşe alma süreci
- Çalışan alımı
- Çalışan analitiği ve elde tutma
- Denetim
- BT destek biletleri
- Transkript talepleri ve işlenmesi (kolejlerde ve üniversitelerde)
- Talep işleme
- Alacak hesapları
- Satın alma siparişleri
- Müşteri desteği
- Lojistik ve Tedarik Zinciri Yönetimi
- Operasyon Yönetimi
Pebble, paradan tasarruf etmek istediği için faturalandırma sistemini otomatikleştirdi. Şirket, neredeyse tüm faturalarının elektronik olarak işlenmesi nedeniyle her yıl kağıt üzerinde 8.000 dolardan fazla tasarruf sağlıyor. Neyi otomatikleştirdiğinizi ve neden otomatikleştirdiğinizi bilin.
- İş Hedeflerinizi Tanımlayın
İş hedefleri belirlemek birçok nedenden dolayı önemlidir. Başarıyı ölçmek için bir yol sağlar ve tüm çalışanların aynı sayfada olmasını sağlar. Çoğu işletmenin bu ortak hedefleri vardır.
- Mükemmel müşteri hizmeti sunmak için
- Çalışanların ve kaynakların üretken olmasını sağlamak
- En iyi yetenekleri işe almak ve elde tutmak
- Misyon odaklı temel değerlere sahip olmak
- Sürdürülebilir büyümenin tadını çıkarmak için
Hedefler, şirketinizin gerçekten neyi başarmak istediğini tanımlar. Bunları ana hatlarıyla belirterek şirketin doğru yolda olmasını sağlar ve hedeflere ulaşmanıza yardımcı olacak adımlara odaklanırsınız.
Mevcut şirket hedeflerinize bakın ve otomasyonun nasıl yardımcı olabileceğini öğrenin. Kuruluşun ortadan kaldırmak istediği darboğazlarla uyumlu olmaları gerekir. Ayrıca hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını görmek için başarıyı ölçmek için bir yöntem bulmalısınız.
- Doğru Otomasyon Yazılımını Bulun
Her şirketin çok fazla zaman alan veya çok sayıda insanı içeren birçok operasyonel iş akışı vardır: faturaların işlenmesi, pazarlama e-postalarının gönderilmesi, müşteri hesaplarının güncellenmesi ve departmanlarda dahili operasyonların başlatılması. Bu tekrarlayan görevler, çalışanlar için yorucudur ve ileri teknik beceriler gerektirmez.
İş otomasyon yazılımı, karmaşık görevlerin ilerlemesini basitleştirmeye yardımcı olur. Bilgi aktarımını daha sorunsuz hale getirir, farklı süreçleri düzenler ve görev ilerlemesini gerçek zamanlı olarak izler. Ayrıca kaynakları verimli bir şekilde tahsis ederek maliyetleri düşürür. Doğru yazılım ile hata olasılığı ortadan kalkar veya minimuma indirilir. Otomasyon, çalışanların daha yaratıcı olmasına ve işletme gelirini artırmak için iş analitiğini incelemesine olanak tanır.
Makineler insanlardan daha hızlı ve daha uzun süre çalışabilir ve bu da üretim hızını artırır. Otomasyon yazılımı, ürün kalitesini ve çalışma güvenilirliğini artırır. Tüm ürünler aynı özelliklerde üretilir ve onarımlar çok azdır.
Kuruluşlar kaynakları verimli bir şekilde kullandıklarında, sonuç daha yüksek üretkenlik, daha iyi ürün kalitesi, daha iyi işçi güvenliği, malzemelerin verimli kullanımı, azaltılmış fabrika teslim süreleri ve işçilik için daha kısa çalışma haftalarıdır. Otomatik endüstriyel operasyonlar işçi güvenliğini artırır. Mutlu çalışanlar daha iyi performans gösterdiği için işçi güvenliği iş için iyidir.
- Çalışanlarınızı ve Şirket Kültürünüzü Hazırlayın
İşletmelerin otomasyon söz konusu olduğunda genellikle anlamadığı bir şey vardır: Bir iş değişikliği yapmak kolaydır, ancak çalışanların değişikliği kabul etmesini ve uygulamasını zorlaştırır. Unutmayın, otomasyonun çalışıp çalışmayacağını belirleyecek olan çalışanlarınızdır.
Bir kuruluş, ekibini dahil etmeden otomasyonu benimseyemez. Bir iş süreçleri yönetim sistemi edindikten sonra test edin ve uygulayın, ardından çalışanlarınızı eğitin. Otomasyonun başarılı olması için herkesin süreci benimsemesi ve kuruluşun bir iletişim kültürüne sahip olması gerekir.
Ayrıca, denetim eksikliği nedeniyle otomasyonun bazen başarısız olduğunu belirtmekte fayda var. Bazı işletmeler, otomasyon yazılımının tüm işi yapacağına inandıkları için otomatik süreçlerinin kontrolünü kaybederler. Ancak bu hata, en büyük iş başarısızlığınız için bir rekabet avantajı sağlayabilir.
Otomasyonu benimsedikten sonra çalışanları kovmayın. Otomasyon araçlarını denetlemek ve kontrol etmek için onları eğitin. Bu şekilde, arıza yaptığında aleti tamir edebilecekler.
- Hıçkırıklara Dikkat
Bazı işletmelerin yanlış yaptığı şeylerden biri, büyük bağımsız görevleri ve süreçleri otomatikleştirmektir. Birçok bağımsız süreç otomatikleştirildiğinde, sonraki bir aşamada entegre edilmesi çok zor hale gelir. Evet, Amazon ve Domino's tüm teslimat hizmetlerini otomatikleştirmeyi karşılayabilir, ancak büyük işletmelerin emrinde birçok kaynak vardır. Onları kopyalamaya çalışmayın.
Yapmanız gereken, ilk olarak, e-posta pazarlaması gibi ticari işlemleriniz için kritik olmayan, tekrarlayan küçük görevleri otomatikleştirmektir. E-posta pazarlamasını otomatikleştirebilir ve yine de pazarlama stratejinizi kontrol edebilirsiniz.
Ayrıca bir seferde bir işlemi otomatikleştirmeye de karar verebilirsiniz. Örneğin, e-posta pazarlamasıyla başlayabilir, ardından faturalandırmaya, ardından işe alma sürecine vb. geçebilirsiniz. Bir sonrakine geçmeden önce belirli bir sorunu çözün. Ayrıca, otomasyonu uygulamaya başladığınızda hıçkırıklar olabilir. Onlara dikkat edin ve onlarla başa çıkmaya hazır olun.
İş Süreçlerinizi Otomatikleştirmeye Başlayın
Araştırmaya göre, kuruluşların %74'ü otomasyon için yeni kullanım örnekleri arıyor. Verimliliği artırmak, maliyetleri azaltmak ve süreçlerini kolaylaştırmak istiyorlar. Otomasyon, gereksiz ve karmaşık iş süreçlerini ve iş akışlarını kolaylaştırır. İş operasyonları ve teslimat hızı üzerinde büyük etkisi vardır. Monoton, düşük seviyeli görevler gereksiz zaman ve çabayı tüketir. Otomasyon yazılımı edinin ve şirketinizi daha karlı hale getirin.
Bu konuda herhangi bir fikriniz var mı? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin veya tartışmayı Twitter veya Facebook'a taşıyın.