Çalışan Yönetim Sisteminde Aranacak 8 Özellik

İşletmeler, çalışan verilerini ve süreçlerini yönetmek için hantal elektronik tablolara güveniyordu. Ama artık durum böyle değil. Yetenek piyasası oldukça rekabetçi hale geldi ve kuruluşların insan kaynakları veya İK iş akışlarını kolaylaştırmaktan başka seçeneği kalmadı. Çalışan yönetim sistemlerinin (EMS) yardım sunarak kurtarmaya geldiği yer burasıdır.

İK teknolojisi muazzam bir şekilde gelişti ve çalışan yönetimi uygulamaları artık sıkıcı görevleri otomatikleştirebiliyor ve değerli bilgiler sağlayabiliyor. Bu özellikler İK süreçlerini düzene sokarak verimliliği artırır.

Çalışan yönetimi yazılımı, çalışan memnuniyetinin yanı sıra çalışan bağlılığını da artırıyor; bu da, şu anda en az üç milyon işletmenin personel yönetimi yazılımını kullanmasının şaşırtıcı olmadığını gösteriyor. (1)

İK sistemlerini elektronik tablolara göre kullanmanın avantajları

Elektronik tablolar veri yönetimi amaçlarına hizmet etmiştir. Ancak etkili bir çalışan yönetim sisteminin sağlam işlevleriyle rekabet edemezler. EMS'nin insan kaynakları yönetimini kolaylaştırmada elektronik tabloları geride bıraktığı birkaç önemli alan mevcuttur. Bu avantajları keşfedelim.

Daha verimli veri yönetimi ve alımı

İş gücünüz büyüdükçe e-tablolar hızla kullanışsız hale gelir. Belirli bilgileri bulmak zaman alır. Manuel sıralama ve filtreleme gerektirir.

HRIS yazılımı, sezgisel arama işlevleri aracılığıyla çalışan bilgilerine hızlı ve kolay erişime olanak tanıyan merkezi bir veritabanı sunar.

Geliştirilmiş doğruluk ve azaltılmış insan hatası

Elektronik tablolara manuel veri girişi de yazım hatalarına ve tutarsızlıklara açıktır. Ancak çalışan yönetimi yazılımı birçok veri girişi görevini otomatik hale getirir. Hataları en aza indirir ve çalışan veritabanınızın doğruluğunu sağlarlar. Bu, hataları düzeltmek için harcanan zamandan tasarruf sağlar ve düzenlemelere uyulmaması da daha az endişe verici hale gelir.

Hassas veriler için gelişmiş güvenlik özellikleri

Veri ihlalleri, 2023'ün dördüncü çeyreğinde dünya çapında sekiz milyondan fazla kaydın açığa çıkmasına neden oldu. Sorun, e-tabloların genellikle sağlam güvenlik önlemlerinden yoksun olmasıdır. Hassas çalışan verilerini ihlallere karşı savunmasız bırakır. Dolayısıyla, iş gücü yönetim sisteminin bir diğer faydası da erişim kontrolleri, şifreleme ve denetim izleri gibi özelliklerle veri güvenliğine öncelik vermesidir. Size gönül rahatlığı verir. Çünkü çalışan bilgilerinizin korunduğunu biliyorsunuz. (2)

Daha kolay ölçeklenebilirlik ve gerçek zamanlı analiz

Kabul et; Şirketiniz büyüdükçe e-tablolar hantal hale gelir. Bir çalışan yönetimi uygulaması işletmenize göre ölçeklenecek şekilde tasarlanmıştır. Büyüyen iş gücünüzü ve gelişen ihtiyaçlarınızı karşılayabilir.

Ayrıca, iş gücü yönetimi yazılımı gerçek zamanlı veri ve analiz sağlar. Personeliniz hakkında ihtiyacınız olan tüm bilgilerin parmaklarınızın ucunda olduğunu hayal edin. Çalışanlarınız için en iyi seçimleri yapmanıza yardımcı olmaz mı? İşlerin yolunda gitmesini sağlamaz mı? Kuruluşların daha fazla veri odaklı olmak için trilyonlarca yatırım yaptığı göz önüne alındığında, bu soruların cevabının çok net olması gerekiyor. (3)

Elektronik tabloları en iyi çalışan yönetimi yazılımıyla değiştirmek aslında çok sayıda avantaj sunar. Doğru İK yönetimi çözümü arayışınızda ilerlerken bunları göz önünde bulundurun.

Çalışan yönetim sisteminin temel özellikleri

Üzerinde birçok farklı insan profili bulunan ekran koruyucu. Çevrimiçi görüntülü toplantı için uygulamayı kullanan, beyin fırtınası yapan çok ırklı ve çok nesilli insanlardan oluşan bir grup, birçok çalışanın birlikte görüntülü görüşmesi var

Doğru çalışan yönetimi uygulamasını seçmek, sunduğu temel özelliklerin anlaşılmasına bağlıdır. Bunlar sizin özel İK ihtiyaçlarınızla uyumlu olmalıdır. Size kolaylık sağlamak için kategorize edilmiş bazı temel işlevlerin bir dökümü aşağıda verilmiştir:

Kullanılabilirlik

1. Sezgisel arayüz

Kullanıcı dostu bir kullanıcı arayüzü hem İK yöneticilerine hem de çalışanlara yardımcı olacaktır. Temiz bir düzene ve anlaşılır navigasyona sahip bir sistem arayın. Aynı zamanda minimum eğitim gereksinimlerine de sahip olmalıdır. Bu, sorunsuz bir şekilde benimsenmesini sağlar ve İK iş akışlarını kolaylaştırır.

2. Mobil erişilebilirlik

Sisteme uzaktan erişebilme yeteneği, çalışanların hareket halindeyken görevleri yönetmelerine olanak sağlar. İzin taleplerini dosyalamak, maaş bordrolarını görüntülemek veya şirket politikalarına erişmek gibi temel işlevleri sunan mobil uygulamaya sahip bir EMS arayın.

Entegrasyon yetenekleri

3. Kusursuz bordro entegrasyonu

İK sisteminizi bordro yazılımıyla entegre etmek, manuel veri girişini ortadan kaldırır ve bordro işleminin doğru ve zamanında yapılmasını sağlar. Bu, hataları azaltırken İK zamanından ve kaynaklarından tasarruf sağlar.

4. Üçüncü taraf uygulama entegrasyonları

Muhasebe yazılımı kullanıyor musunuz? Performans yönetimi araçlarına ne dersiniz? Kullandığınız diğer iş uygulamalarıyla entegrasyona olanak tanıyan bir EMS düşünün. Bu, birleşik bir veri ekosistemini destekler ve departmanlar arasında veri alışverişini basitleştirir.

Analitik ve raporlama

5. Gerçek zamanlı veriler ve raporlama

Güçlü raporlama özellikleri, iş gücünüzle ilgili değerli bilgilerin kilidini açar. Çalışan devir hızı, izin eğilimleri ve performans verileri gibi önemli ölçümler hakkında özelleştirilebilir raporlar sağlayan bir sistem arayın. Gerçek zamanlı veriler, veriye dayalı kararları mümkün kılar. Bu aynı zamanda iş gücünüze fayda sağlayan proaktif İK stratejilerine de yol açar.

Çalışan self servis

6. Self-servis portalı

Çalışan self-servis portalı, personele kendi İK bilgilerini yönetme, izin isteme, kişisel ayrıntıları güncelleme ve şirket belgelerine erişme yetkisi verir. Çalışanlar arasında sahiplenme duygusunu geliştirirken İK iş yükünü de hafifletir.

Ek hususlar

7. Fiyatlandırma esnekliği

İK sistemleri çeşitli fiyatlandırma modellerine sahiptir. Şirketinizin büyüklüğüne ve bütçesine uygun seçenekleri keşfedin. İş ihtiyaçlarınızla birlikte büyüyebilecek ölçeklenebilir çözümler arayın.

8. Veri güvenliği önlemleri

Erişim kontrolleri, şifreleme ve düzenli yedeklemeler gibi özelliklerle sistemin veri güvenliğine öncelik vermesini sağlayın. İlgili veri gizliliği düzenlemelerine uyum da çok önemlidir.

Unutmayın, bu kapsamlı bir liste değil. Ayrıca en önemli özellikler kuruluşunuzun benzersiz ihtiyaçlarına göre değişiklik gösterecektir. Bununla birlikte, bu temel işlevleri ve bunların sorunlu noktalarınızı nasıl çözdüğünü göz önünde bulundurun. Bunu yapmak, işletmeniz için doğru EMS'yi seçerken bilinçli bir karar vermenize yardımcı olacaktır.

Çözüm

EMS, İK süreçlerini kolaylaştıran, çalışanların katılımını artıran ve daha güçlü bir iş gücü oluşturmanıza yardımcı olacak değerli bilgiler üreten güçlü yazılım çözümleridir.

İşletmeniz için en iyi çalışan yönetimi aracını bulmanın doğru kıyafeti bulmak gibi olduğunu unutmayın; ihtiyaçlarınızı karşılaması gerekir! Evet özellikler önemli. Ancak sistemin sizinle birlikte büyüyüp büyüyemeyeceğini düşünmeyi unutmayın.

Aracın arkasındaki şirket sistemi kurmanıza yardımcı olacak mı? Mevcut verilerinizi ne kadar kolay taşıyabilir? Bu sorulara da cevap verin.

Tüm bu hususları özel ihtiyaçlarınız ve gelecekteki büyüme planlarınızla birlikte değerlendirin. Olumlu yatırım getirisi sağlayan bir EMS'yi bu şekilde seçebilirsiniz.

Referanslar :

1. “Küçük İşletmeler için İK Yönetim Sistemleri Pazar Raporu”, Kaynak: https://www.business.com/hr/management-market-report/

2. “2020'nin 1. çeyreğinden 2023'ün 4. çeyreğine kadar dünya çapında açığa çıkan kullanıcı hesaplarının sayısı (milyon olarak)”, Kaynak: https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data-breaches-worldwide/

3. “Analitik Yoluyla İş Değerini Arttırmanın 5 Yolu”, Kaynak: https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through-analytics /?sh=67bb582721d9