VoIP Telefon Sistemlerinin Veri Destekli Avantajları

Sanal telefon sistemleriyle ilgili vızıltıları duydunuz, ancak geleneksel ofis telefonunuzdan kurtulmadan önce, VoIP'ye geçmenin neden doğru fikir olduğunun ardındaki verileri görmek istiyorsunuz.

VoIP (İnternet Üzerinden Ses Protokolü), ticari iletişim maliyetlerini önemli ölçüde azaltmasıyla en iyi bilineni olabilir, ancak aynı zamanda çalışan üretkenliğini artırabilir, uzak ekiplere daha fazla esneklik sağlayabilir, daha yüksek arama kalitesi sunabilir ve çok daha fazlasını yapabilir.

Aşağıda, VoIP'nin faydaları için ikna edici bir durum oluşturan sayıları göstereceğiz ve yanlış iletişimi azaltan ve genel müşteri deneyimini iyileştiren özellikler hakkında sizi bilgilendireceğiz.

Azalan Operasyonel Maliyetler

Geleneksel bir sabit hatlı iş telefonundan VoIP telefonuna geçmek, şirketlere aylık iletişim maliyetlerinde ortalama %49-69 oranında tasarruf sağlar. (Kaynak)

Yukarıdaki tablonun VoIP'nin iletişim, bakım ve donanım maliyetlerini nasıl düşürdüğünü gösterdiği göz önüne alındığında, Microsoft'un yakın zamanda yaptığı ve şirketlerin %82'sinin VoIP'nin düşük maliyetli seçeneklerine geçerken önemli bir maliyet tasarrufu elde ettiğini kanıtlayan yakın tarihli bir çalışmasına inanmak zor değil. .

Geleneksel telefon sistemi olan PSTN'nin aksine İnternet üzerinden iletişim kurmak sizi şu durumlardan da kurtarabilir:

• Yerel telefon görüşmelerinin aylık maliyetlerinin %40'ına kadar ve uzun mesafeli aramaların maliyetlerinin düşürülmesi
• Uluslararası aramaların aylık maliyetlerinin %90'ına kadar
• Yeni işletmeler için başlangıç ​​iletişim maliyetlerinin %90'ına kadar
• Telekonferans maliyetlerinin %30'a kadarı (hem ses hem de video özellikleri kullanıldığında)

IP telefonlar ve kulaklıklar gibi temel VoIP ekipmanlarını satın almak isteseniz de, sanal bir telefon sistemini başarılı bir şekilde işletmek için gerçekten ihtiyacınız olan tek şey, aylık ortalama 50-75$'a mal olan güvenilir bir geniş bant İnternet bağlantısıdır.

Ayrıca, uyumlu VoIP telefonları ve ekipmanı satın almayı seçseniz bile, 30 veya daha az çalışanı olan küçük bir işletme, VoIP'ye geçerek yine de ayda 1200$'a kadar tasarruf edecektir. Ve mevcut ekipmanınızla VoIP yazılım telefonu özelliklerini kullanıyorsanız? Ayda 1727$'a varan tasarrufları görebilirsiniz.

(Kaynaklar: Virtual PBX Whitepaper, Microsoft, MightyCall, OnSIP, Harbour Networks)

Çok Çeşitli Özellikler ve Planlar

Gelişmiş VoIP özellikleri, ortalama kullanıcıya her gün 29 dakikalık arama süresi kazandırabilir. (Kaynak)

(Görüntü Kaynağı)

Analog telefonlar ve geleneksel telefon hatları, sesli posta, arayan kimliği ve sınırlı çağrı yönlendirme seçenekleri gibi temel özelliklere sahiptir.

Ancak VoIP özellikleri çok daha gelişmiştir ve kullanıcıların iş iletişimini bir sonraki düzeye taşımasına olanak tanır.

Aranacak özellikler şunları içerir:

• Arama kaydı
• Otomatik çağrı dağıtımı ve IVR sistemleri
• Otomatik operatör
• Çağrı yönlendirme, çağrı aktarma, çağrı park etme ve çağrı bekletme
• Beni Bul/Beni Takip Et
• Üçüncü taraf CRM entegrasyonları
• Video konferans
• arama kuyruğu
• Metin için sesli mesaj
• Zil grupları
• Çağrı izleme, çağrı mavna, çağrı fısıltı
• Gelişmiş arama analizi ve verileri

Bu özellikler şunları yapabilir:

• Müşteri kaybını %80 azaltabilen ve çapraz satış kabulünü %20 artırabilen ilk arama çözüm oranlarını artırın
• Bunun yerine self servis IVR'ye (canlı bir temsilci aramasından 100 kat daha ucuza mal olan) güvenerek arayanların canlı bir temsilciyle konuşma ihtiyacını azaltın
• Müşteri bekleme sürelerini azaltarak aramayı terk etme oranını azaltın ve gelir kaybında %40'a varan tasarruf sağlayın
• Şirketlere yıllık 4000-6000$/çalışan maliyetine neden olabilen ticari yanlış iletişim potansiyelini azaltın
• Bekletme müziği ve mesajlar sayesinde arama tutma oranlarını %98'e kadar artırın

Bu gönderide daha sonra tartışacağımız gibi, VoIP işlevleri ayrıca çalışan üretkenliğini artırır ve uzak ekipler için daha yüksek düzeyde esneklik sunar.

Bu, özellikle video konferans özellikleri için geçerlidir;

VoIP hizmetleri ayrıca ürün başına birkaç farklı plan sunar, yalnızca gelecekte telefon hizmetinizle ölçeklenebilirliğin keyfini çıkarmanızı çok daha kolay hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda ihtiyacınız olmayan gelişmiş özellikler için ödeme yapmaktan kaçınmanıza yardımcı olur.

Planlara dahil edilen paket özelliklere ek olarak, birçok sağlayıcı arama kaydı dökümü, ekstra bulut depolama alanı ve e-postaya sesli posta gibi ek özellikler sunar. İşletmeniz büyüdükçe, artan ihtiyaçlarınıza ayak uydurmak için ek iletişim kanalları ve yeni özellikler ekleyebilirsiniz.

(Kaynaklar: Pointillist, Twilio, SHRM, Business2Community, OnHoldInc)

İyileştirilmiş Çağrı Kalitesi

Kötü arama kalitesi, şirketlere yılda yaklaşık 550 $/çalışan maliyetine mal olur. (Kaynak)

(Görüntü Kaynağı)

Masa telefonu arka plan gürültüsü, bırakılan aramalar, cevapsız sesli posta bildirimleri ve statik gibi sorunlar sadece can sıkıcı olmakla kalmaz, aynı zamanda terkedilmiş aramalar ve azalan çalışan üretkenliği açısından şirketinizin gelirine de mal olur.

Aslında, ortalama bir çalışan, arama ses kalitesindeki sorunlar nedeniyle her hafta yaklaşık yarım saat kaybeder.

Ayrıca, başarılı bir sesli konferans veya görüntülü grup görüşmesi söz konusu olduğunda, düşük ses kalitesi bir kabustur. Ekiplerin %80'inden fazlası, bir grup konferansının başarılı olup olmamasında yüksek kaliteli sesin en önemli faktörlerden biri olduğunu söylüyor.

VoIP servis sağlayıcıları, arka plan gürültüsünü bastırma, geniş bant ses kodekleri ve bant genişliği kullanımını optimize ederek otomatik arama kalitesi yükseltmeleri gibi özellikleri kullanarak yüksek kaliteli, HD aramalar sunabilmektedir.

Gecikme ve veri paketi kaybı gibi genel arama kalitesi sorunlarının nasıl ele alınacağı hakkında daha fazla bilgi edinmek için VoIP sorunları ve çözümleri hakkındaki yazımıza göz atın.

(Kaynaklar: EPOS, UCToday)

Artan Ekip Verimliliği

VoIP telefonu, ekip üretkenliğini %20'ye kadar artırabilir. (Kaynak)

(Görüntü Kaynağı)

VoIP teknolojisi, daha önce düşük ses kalitesi ve gelişmiş özellikler nedeniyle kaybedilen zamandan tasarruf ederek yalnızca ekip üretkenliğini artırmaz.

Otomatik çeviriciler gibi özellikler, temsilciler için numaraları çevirdikleri, meşgul veya bağlantısı kesilmiş numaraları atladıkları ve arama listelerini otomatik olarak temizledikleri için arama listesi penetrasyonunu çok daha etkili hale getirir. Ayrıca, yalnızca arayan telefonda ve konuşmaya hazır olduğunda bir çağrıya temsilciler aktarırlar.

Numaraları manuel olarak çeviren temsilciler saatte yalnızca 10-15 dakikalık konuşma süresine sahipken, VoIP'nin sunduğu zaman tasarrufu bu konuşma süresini %200-300 oranında artırabilir.

Ek olarak, IVR (Etkileşimli Sesli Yanıt) özellikleri, canlı bir temsilciyle konuşmaya gerek kalmadan yüksek düzeyde müşteri self-servisi sağlar. Bu, temsilcilerinizi zamana duyarlı konulara daha fazla katılmaları için serbest bırakmakla kalmaz, aynı zamanda şirketinizin 7/24 ulaşılabilir olduğu anlamına gelir.

Ayrıca, hiçbir çalışan her gün aynı sorulara aynı cevapları tekrarlamak istemez. IVR sistemlerinin işin daha sıradan kısımlarını halletmesine izin vererek, ekip üyeleriniz keyif aldıkları şeylere odaklanabilecek ve mutlu çalışanlar mutsuz olanlardan en az %13 daha üretken olacak.

Son olarak, aşağıda göreceğimiz gibi, VoIP, ekip üyelerinin uzaktan çalışma yeteneğini artırır; bu, üretkenlik için esastır. Uzaktan çalışanların %75'inden fazlası, geleneksel bir ofis alanına göre daha yüksek düzeyde üretkenlik bildirirken, uzaktan çalışanların yaklaşık 1/4'ü, ek esneklik ve işe gidip gelme eksikliği sayesinde daha uzun saatler çalıştıklarını söylüyor.

(Kaynaklar: Çağrı Merkezi Yardımcısı, Harbour Networks, Staff Today, CoSo Cloud)

Uzaktan Çalışma Dostu

Çalışanların yaklaşık %60'ı, VoIP'nin kaliteden ödün vermeden uzaktan çalışma yeteneklerini artırdığını söylüyor. (Kaynak)

(Görüntü Kaynağı)

Uzaktan çalışmanın yeni normal olduğunu söylemek güvenli.

Yakın tarihli bir Nextiva raporu, COVID-19'dan önce bile 3 şirketten 1'inde en azından bazı çalışanların uzaktan çalıştığını gösterirken, bir Gartner anketi 2021'in sonuna kadar işletmelerin %74'ünün bir tür kalıcı uzaktan çalışmaya sahip olacağını gösteriyor.

VoIP mobil uygulamaları, ekip üyelerinizin gittikleri her yerde erişilebilir oldukları anlamına gelir. Aslında, yakın tarihli bir Gallup anketi, bu uygulamaların çalışan verimliliğini %20 oranında artırabileceğini buldu.

İşletme sahiplerinin %75'inden fazlasının, artan hareketlilik VoIP'nin ekip üyelerine geçiş yapma konusunda en iyi şeylerden biri olduğunu söylemesine şaşmamalı.

Çağrı yönlendirme ve sesli postaya uzaktan erişim, uzaktan çalışanlara yardımcı olan en büyük özelliklerden ikisidir. Çalışanların yaklaşık %30'u, en büyük uzaktan çalışma ihtiyacının çağrıları kişisel cihazlarına yönlendirebilmek olduğunu söylerken, %25'i ise esnek bir sesli mesaj sistemine ihtiyaç duyuyor.

Çoklu cihaz senkronizasyonu, ekip sohbet mesajlaşması, gelişmiş arama yönlendirme, cevapsız arama ve sesli posta bildirimleri, yazılım telefonları ve CRM entegrasyonları gibi ek özellikler, bir VoIP telefon sisteminin taşınabilirliği ile ekip üyelerinin çalışmalarını her yere götürmelerini de kolaylaştırır.

(Kaynaklar: Gartner, Gallup, Nextiva, MightyCall)

VoIP Avantajlarını Kendiniz Keşfedin

Artık VoIP'nin diğer şirketler için neler yaptığını görebildiğinize göre, işletmenizin de aynı avantajları yaşama zamanı.

Elbette, sanal telefon sisteminizin gerçek başarısı, hangi sağlayıcıyı seçtiğinize bağlıdır.

Hizmet, üçüncü taraf iş yazılımınızla veya mevcut sabit telefonlarınızla uyumluysa, her planın sunduğu özellikleri ve yeni bir iş telefonu sisteminin genel maliyetlerini göz önünde bulundurmanız gerekir.

Etkileşimli tablomuz Nextiva, Vonage, RingCentral ve GoToConnect gibi en iyi VoIP sağlayıcılarının özelliklerini, fiyatlarını, mevcut planlarını ve kullanıcı incelemelerini karşılaştırır.

VoIP Telefon Hizmeti SSS'leri

Aşağıda, en yaygın VoIP telefon hizmeti sık sorulan soruların bir listesini derledik.