İş akışı otomasyonunu uygulamanın faydaları

Yayınlanan: 2021-07-09

Hemen hemen her işletme, operasyonel giderleri azaltmak ve karlılığı en üst düzeye çıkarmak için her zaman eskisinden daha verimli olmaya çalışır. Günümüzün doymuş ve çok rekabetçi iş dünyasında, şirketlerin hedeflerine ulaşmak için mevcut kaynaklarını verimli bir şekilde kullanmaları gerekmektedir.

Aksi takdirde rakiplerinin önüne geçemezler.

İş verimliliğini artırmak için en uygun seçeneklerden biri iş akışı otomasyonudur .

Doğru teknolojileri kullanarak iş akışı otomasyonu, işletmelerin zaman alıcı ve tekrarlayan görevleri yerine getirmekten insan katılımını ve denetimini ortadan kaldırmanın bir yolu olarak ortaya çıkmıştır. Sonuç olarak şirketler, insan hatalarını ortadan kaldırırken bu görevleri yerine getirmek için operasyonel giderlerini azaltabilirler.

Son yıllarda teknolojilerdeki çeşitli gelişmelerle birlikte, iş akışı otomasyonunu uygulamak için çok sayıda iş süreci ve unsuru bulunmaktadır.

İş Akışı Otomasyonu Nedir?

İş akışı otomasyonu, iş akışlarını veya iş süreçlerini aşağıdaki amaçlarla otomatikleştirmek için araçları ve teknolojileri nasıl kullandığımızı ifade eder:

Şirket içi çalışanları işe almakla ilişkili işçilik maliyetlerini azaltın veya ortadan kaldırın
Değerli çalışanların zamanını tekrar eden idari görevleri yerine getirmekten kurtarmak
Kurumsal verimliliğin iyileştirilmesi
Operasyonel giderlerin azaltılması

Tüm iş akışları otomatikleştirilemez ve otomatikleştirilmemelidir , bazılarının teknoloji eksikliği nedeniyle otomatikleştirilmesi imkansızdır ve bazılarının otomatikleştirilmesi çok pahalı olabilir.

Genel olarak, şu iş akışlarını otomatikleştirmeliyiz:

Yürütmek için tekrarlayan ve/veya zaman alıcı
Tamamlanması için gelişmiş karar verme sürecini gerektirmez
Hatalara açıktır ve bu iş akışı için doğruluk ve tutarlılık esastır

İş Akışı Otomasyonunu Gerçekleştirme İlkeleri

İş akışı otomasyonunun fiili uygulaması, sürecin kendisine bağlı olarak değişebilse de, izlenmesi gereken bazı temel ilkeler şunlardır:

İş akışını doğru anladığınızdan emin olun

Otomasyonu uygulamadan önce, iş akışını ve etrafındaki mevcut sistemi iyice anlamanız gerekir.

Yalnızca zaten verimli olduğunda bir iş akışını otomatikleştirmeye değer olduğunu anlamak önemlidir. Verimsiz iş akışını otomatikleştirmek, uzun vadede verimsiz olabilecek verimsizliklerini de artıracaktır.

Tüm süreci kuş bakışı görebilmeniz için önce iş akışını iş akışı haritalama yazılımıyla eşleştirmek zorunludur. İş akışı eşleme yoluyla uygun görselleştirmeyle, iş akışını mümkün olduğunca optimize etmek için darboğazları ve fazlalıkları hızla belirleyebilirsiniz.

Tutarlılığı kontrol edin

Otomatikleştirilmiş iş akışı, çevreleyen iş süreçleriyle tutarlı olacaktır.

İşletmenizdeki tüm iş akışlarının birbirinden benzersiz olduğunu unutmayın, bu nedenle bir iş akışını otomatikleştirirken, diğer süreçleri ve bunlara karşılık gelen girdi ve çıktıları kesintiye uğratmadığından emin olmalısınız.

Her seferinde bir adım olmak üzere en küçük adımlara odaklanın

Tüm iş akışı adımlarını aynı anda otomatikleştirmeniz gerekmediğini anlamak önemlidir. Bunu yapmak, otomasyon sürecinin çok pahalı olmasına neden olabilir. İş akışlarını kısmen otomatize edebilir, gerekirse otomasyon projesini birkaç aşamaya bölebilirsiniz.

Otomatik iş akışı=daha basit iş akışı

Basitliğe odaklanın: iş akışı otomasyonu, onu eskisinden daha karmaşık değil, daha basit hale getirmeyi amaçlar. Otomatikleştirildikten sonra iş akışını değerlendirin. Müdahaleden daha fazla insan denetimi gerektiriyorsa, bir şeyler yanlış demektir.

Ölçeklenebilir ve çevik olduğundan emin olun

İş akışlarınız ve iş süreçleriniz gelişecektir , bu nedenle otomasyon teknolojisinin işinizin evrimini uyarlamak ve takip etmek için yeterince çok yönlü olduğundan emin olun.

İlk Katılım

Otomatikleştirilmiş bir iş akışı, ancak ekibiniz onu nasıl doğru şekilde kullanacağını anladığında maksimum değerine ulaşacaktır. Ekibiniz bir iş sürecini ne kadar iyi anlarsa, otomasyon o kadar iyi işleyecek ve diğer süreçlerle bütünleşecektir. Yine, ekibinizdeki herkesin iş akışının ne hakkında olduğunu yeterince anlayabilmesi için iş akışı eşlemesi çok önemlidir.

İş Akışı Otomasyonunun Faydaları

İşletmenizin iş akışı otomasyonuna ihtiyacı var mı? Burada, iş akışı otomasyonunun işletmenize getirebileceği bazı önemli faydaları tartışacağız:

Geliştirilmiş Maliyet Verimliliği

İş akışı otomasyonunun uygulanmasının muhtemelen en önemli yararı, maliyetin düşürülmesidir. İş akışı otomasyonu, operasyonel giderlerinizi (özellikle insan emeği maliyetleri) azaltmanıza ve karlılığı artırmanıza önemli ölçüde yardımcı olabilir.

Örneğin, otomatikleştirilmiş yazılımı 7/24 çalıştırmak, üç farklı vardiyayı tamamlamak için üç çalışanı işe almaktan muhtemelen çok daha ucuzdur. Ayrıca, insan çalışanlarının uzun vadede çok pahalıya mal olabilecek hatalar yapmaya mecbur olduğu bir sır değil. Bu hataları ortadan kaldırmak, işinize çok para kazandırabilir.

Geliştirilmiş Verimlilik

Otomasyon, kilit çalışanlarınızı faturalandırma ve faturalandırma gibi gereksiz idari görevlerden kurtarabilir. Bu görevleri otomatikleştirebilirsek, bu çalışanların yetkinliklerine odaklanmalarına ve kurumsal hedeflerinize ulaşmanıza daha fazla katkıda bulunmalarına izin verebiliriz.

İş Akışlarınız Üzerinde Daha Fazla Kontrol

Otomasyon, iş süreçleriniz boyunca kontrol sağlamanın harika bir yoludur. Niye ya? Otomatikleştirilmiş herhangi bir iş akışı, esasen her zaman kontrolünüz altındadır ve her zaman belgelenir. Size ne yapıldığını söyleyebilecek net kayıtlar alacaksınız.

Çalışan Moralini ve Verimliliğini Artırın

Otomasyonun uygulanmasındaki yaygın bir sorun, çalışanların ve yöneticilerin otomasyonun çalışanların rollerini üstlenebileceğinden korkmasıdır. Bununla birlikte, aslında otomasyon, çalışanların vardiyalarını azaltabilir ve hatta bazı rolleri ortadan kaldırabilirken, onlara temel yetkinliklerini kullanma ve bir amaç duygusu geliştirme konusunda daha fazla fırsat sağlayarak mevcut çalışanların moralini iyileştirmeye yardımcı olabilir.

Son Sözler

İş akışı otomasyonu, bir kuruluşun başarısına birçok farklı düzeyde önemli ölçüde katkıda bulunabilir. Ayrıca, geçmişte işletmelerin yerinde otomasyon çözümlerinin maliyetli kurulumuna yatırım yapmaları gerektiğinde iş süreçlerini otomatikleştirmek çok pahalıyken, günümüzde çeşitli bulut çözümleri uygun maliyetli ve erişilebilir durumdadır.

Ancak kilit nokta, onları otomatikleştirmeden önce iş akışınızın zaten verimli olduğundan emin olmaktır. Gelişmiş bir iş akışı yönetimi çözümüne sahip olmak, tüm iş akışlarınızın verimliliğini ve şeffaflığını sağlamaya yardımcı olabilir.

Bu konuda herhangi bir fikriniz var mı? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin veya tartışmayı Twitter veya Facebook'a taşıyın.