2020'de En İyi 10 Otomatik Operatör Telefon Sistemi

Bain and Company'nin en kritik müşteri hizmetleri istatistiklerinden biri, mükemmel bir müşteri hizmeti deneyimi sunan şirketlerin gelirlerinin %4-8 oranında arttığını göreceğini belirtiyor. Business VoIP, aramaları yönlendirmek için benzersiz fırsatlar sunar ve arayanları doğru yere getirerek daha iyi deneyimler yaratır. Unutmayın, bir izlenim bırakmak için sadece yedi saniyeniz var, o yüzden sayın.

En iyi otomatik görevli telefon sistemleri, ilk müşteri etkileşimlerini daha akıcı hale getirirken, markanızı arayanlara hızlı bir şekilde sunmanın yararlı bir yoludur.

Oto Görevlisi nedir?

Otomatik operatörler, bir işletmenin gelen telefon aramalarını yanıtlamak için kullandığı yazılım araçlarıdır. Bazen bunlara sanal resepsiyonistler veya otomatik resepsiyonistler denir. Bu sistemler, arayanı daha verimli bir şekilde yönlendirerek müşterilerin telefonu kapatmasını engeller. Bir otomatik operatör, aramaları aktarmaya ek olarak, arayanlara saat ve işletmenin konumu gibi bilgileri verir.

Çok seviyeli bir otomatik operatör, önceden kaydedilmiş mesajın arayana bir departman seçtikten sonra ek seçenekler sunduğu zamandır. Bunlar ayrıca müşterileri işletmeye veya bir temsilcinin sesli postalarına gönderme seçeneğine de sahiptir.

Otomatik Görevli Nasıl Kurulur

En iyi otomatik operatör telefon sistemini kurma süreci, sağlayıcınıza bağlı olarak değişecektir - bazılarında kutudan çıkan metinden sese seçenekleri bulunur ve diğerleri, komut dosyalarınızı ve ses dosyalarınızı oluşturmanızı gerektirir. Örneğin, öğreticilerini kullanarak Dialpad otomatik operatörünüzü nasıl kuracağınızı öğrenmek, bir müşteri yolculuğu tasarlamak için Jive'nin sürükle ve bırak arayüzünden tamamen farklı bir süreçtir.

Otomatik görevli yazılımınızı bir kontrol paneli aracılığıyla nasıl kuracağınıza ilişkin kısa bir eğitim:

1. Otomatik görevliniz için çağrı yönetimi yöntemine karar verin – çağrılar, resepsiyon görevlisinin yanıt veremeyeceği otomatik görevliye mi yönlendirilmeli? Yoksa tüm aramalar mı olmalı?
2. Telefon numarasını görevliye atayın ve görevli tarafından kullanılacak ek numaraları ekleyin.
3. Konuşma görevlilerine metin olarak yazarak veya ileride sisteme yüklemek üzere kaydederek selamlama ve menü seçenekleri oluşturun.
4. Otomatik operatör sesli posta yanıt komut dosyalarını kaydedin.
5. Gerekirse resepsiyonist grupları ekleyin. Bunlar, otomatik operatöre inmeden önce gelen aramaları belirli kullanıcılara iletir.
6. Operatör seçeneği olup olmayacağına karar verin. Bu, sistemi resepsiyon görevlisine veya telesekreter servisine ulaşmanın varsayılan yolu olarak tuş takımındaki "0" veya başka bir sayıyı kabul edecek şekilde yapılandıracaktır.
7. Çalışma saatlerini ayarlayın.
8. Gündüz ve gece modu için bir program ayarlayın.
9. Tatiller için selamları ve programları ayarlayın.
10. Zaman aşımı ayarını yapılandırın. Arayan kişi komutlara yanıt vermezse, bu ya selamlamayı tekrarlar ya da çağrıyı resepsiyon görevlisine yönlendirir.
11. Ayarlarınızı kaydedin.

Genel olarak, sistem genellikle, arama sistemindeki uç noktalardan birini kullanarak bir portal veya bir arama numarası aracılığıyla bir arama akışının ayarlanmasını içerir. Çoğu sistem, çalışma saatleri, tatiller ve her departman için selamlamanın yanı sıra bir başlangıç ​​selamlaması girmenizi veya kaydetmenizi ister. Ayrıca her departman için belirli telefon numaralarını veya dahili numaraları girmeniz istenecektir. Bazı sistemler, kullanıcıların tüm menüyü incelemeye gerek kalmadan bir dahili numarayı hemen aramasını sağlayan birinci düzey dahili hat arama özelliğini içerir.

Dialpad'in kurulumu şöyle görünür:

Jive'nin sürükle ve bırak kurulumu şöyle görünür:

Otomatik Operatör ve IVR Arasındaki Fark

Farkı anlamaya çalışırken, otomatik operatörlere basitleştirilmiş bir otomatik sistem ve etkileşimli sesli yanıt sistemlerine (IVR'ler) çağrı yönlendirme için daha duyarlı ve yapılandırılabilir bir yöntem olarak bakmak en iyisidir. Bu, otomatik görevlilerden uzaklaşmak için değildir - aramaları doğru departmana yönlendirmek için faydalıdırlar. Otomatik operatörler, arama yönlendirmeyi otomatikleştirmenin daha basit bir yoludur - en iyi otomatik görevli telefon sistemleri bile, bir IVR sistemi gibi self servis veya anket yönetimi seçenekleri sunmaz.

Sesli bir otomatik görevli sistemi, birçok VoIP sağlayıcısı için bir temeldir. Ses tanıma ve fatura ödeme seçeneklerine ihtiyaç duymayan işletmeler için iyi çalışır. Daha az karmaşık olsa da, bir otomatik operatör, gündüz ve gece modu gibi özelliklere sahiptir. Gündüz ve gece modunu yapılandırırken, işletmeniz tüm aramaların numarayı dört kez çalmasını ve ardından aramayı otomatik operatöre göndermesini sağlayabilir. Belirli bir süre geçtikten sonra gece modu devreye girdiğinde, uygun temsilci olmadığı için aramalar otomatik olarak otomatik operatöre gönderilir.

Tıpkı IVR'de olduğu gibi, otomatik operatör komut dosyalarınız müşteriyle iletişim kurma araçlarınızdır - istediğiniz son şey, yönlendirilirken müşteriyi hayal kırıklığına uğratan zayıf bir otomatik operatör akışına sahip olmaktır.

En İyi Oto Görevlisi Telefon Sistemleri

Kuruluşunuz için en iyi otomatik görevli hangisidir? Hemen hemen her VoIP sağlayıcısı, telefon hizmetleriyle birlikte gelen bir tür otomatik operatör sunar, ancak kurulumu kolay veya küçük işletmeler için öne çıkan sistemler listemiz burada.

RingCentral

RingCentral'da, yüksek hacimli gelen aramalara sahip işletmelerin değer bulabileceği çok seviyeli bir otomatik operatör bulunur. Bu otomatik operatör özelliği tüm planlarda mevcuttur ve RingCentral'ın 15 günlük ücretsiz deneme süresi boyunca denemek bile mümkündür. Planların fiyatları aylık 24,99 ABD Doları ile 44,99 ABD Doları arasında değişmektedir ve bu planların işletmenizin ihtiyaç duyduğu özelliklerin eksik olup olmadığını göz önünde bulundurmanız gereken birkaç RingCentral alternatifi vardır.

RingCentral'ın diğer önemli özellikleri:

• 7/24 müşteri desteği
• Office Premium ve üzeri sürümlerde otomatik arama kaydı
• Office Premium ve üzeri sürümlerde Salesforce entegrasyonu

Nextiva

Nextiva, soloprenörler ve daha küçük ekipler için tasarlanmış iş iletişimi çözümlerine sahip bir sağlayıcıdır. Sundukları planlar aylık kullanıcı başınadır ve 35 ila 55 ABD Doları arasında değişmektedir. Her planın bir otomatik görevli seçeneği vardır, ancak profesyonel olarak kaydedilen karşılama Pro planında başlar. Bu, bulut tabanlı iletişime geçiş yapan işletmeler için ideal bir değerdir, ancak belirli bir özellik eksikse Nextiva alternatiflerine bakın.

Nextiva'nın diğer önemli özellikleri:

• Pro ve üzeri sürümlerde sınırsız SMS
• Pro ve üzeri sürümlerde bulunan cep telefonu uygulamaları
• Salesforce ve Zendesk ile CRM Entegrasyonları

Çekirge

Grasshopper, solopreneur'lara ve daha küçük işletmelere VoIP çözümleri sunan başka bir sağlayıcıdır. .Grasshopper, gelen aramalarınızı yanıtlamak için kaydedilmiş komut dosyaları sağlayan bir otomatik görevliye sahiptir. Şirket ayrıca ek bir ücret karşılığında profesyonel bir ses stüdyosuna sahiptir. Çağrıların canlı bir kişi tarafından alınmasını tercih ederseniz, Grasshopper ayrıca canlı bir sanal resepsiyonist seçeneğine de sahiptir. Çekirge fiyatlandırma planları ayda 29 ila 89 dolar arasında değişiyor.

Grasshopper'ın diğer önemli özellikleri:

• Tüm planlarla masaüstü ve mobil uygulamalar
• Gmail entegrasyonu mevcut
• Tüm planlara sesli posta transkripsiyonu dahildir

yolculuk

Vonage, küçük işletmeler veya işletmeler için rekabetçi planlar sunar. Şirket, ihtiyaçlarınızı daha iyi karşılayacak alakart özelliklerin yanı sıra üç katmanlı planlar sunarak rekabette iyi durumda. Vonage Business Cloud fiyatlandırması 19,99 ila 39.99 ABD Doları arasındadır ve tüm planlar bir otomatik görevli ile birlikte gelir. Ancak, çok seviyeli bir otomatik operatör arıyorsanız, premium plana veya üstüne sahip olmanız gerekir.

Vonage'ın diğer önemli özellikleri:

• Salesforce ve Microsoft Dynamics ile entegrasyon
• Tüm gelen aramalar için spam kalkanı
• Şirket çapında arama kaydı mevcuttur

8×8

8×8, çok sayıda uluslararası arama gelen şirketler içindir. 8×8 planları için fiyatlandırma, her ay kullanıcı başına 25 ila 55 ABD Doları arasında değişmektedir. Her plan, hem mobil hem de masaüstü uygulamalarının yanı sıra bir otomatik görevli ile birlikte gelir. Ancak, otomatik operatör, arayanları mevcut bekleme süresi hakkında bilgilendirmez, bu da arama hacmi düşük olan işletmeler için en iyi çözümdür. Birkaç yıl önce, 8×8 için otomatik operatör anahtar eşleme kurulum sürecini detaylandıran bir video oluşturduk.

8×8'in diğer önemli özellikleri:

• 10 GB'a kadar medya depolama alanı (arama veya toplantı kayıtları)
• 47 ülkeye kadar sınırsız arama
• İsim dizinine göre arama erişimi

3CX

3CX'in iş telefonu sistemi bir dijital resepsiyonist içerir ve WAV, PCM, 8 kHz, 16 bit ve mono gibi çoklu ses dosyası formatlarında kayıt yapılmasına izin verdiği için öne çıkar. Görevliyi ayarlamak için menü ve alt menü seçenekleri, “kuyruğa bağlan”, “sesli mesaja aktar” ve “aramaya çağrı akışı uygulamaları gönder” gibi seçimlerle oldukça kapsamlıdır. Toplamda, yönlendirmenizin bu yönünü ayarlarken, arayanları nasıl yönlendireceğiniz konusunda 10 seçeneğiniz vardır.

3CX'in diğer önemli özellikleri:

• HD video konferans desteği
• Çoklu ofis masa telefonu modelleri için destek
• Arayan kimliği, uzaktan arama yönlendirme ve eşzamanlı arama sayısına göre ücretlendirme.

Ooma

Ooma, bir hesap oluştururken bir otomatik görevli sağlar. Varsayılan olarak, sanal resepsiyonist olarak adlandırdıkları Ooma için otomatik operatör, metinden konuşmaya etkinleştirilmiş olarak yapılandırılmıştır. Bu, karşılamayı seçtiğiniz ve bilgisayar tarafından oluşturulan bir sesin arayan kişiye okuduğu anlamına gelir. Kontrol paneli ayrıca ses dosyalarınızı kaydetmenize de izin verir, bu nedenle tipik ilk temas noktanız olan bir resepsiyonistiniz varsa, bu iyi bir seçenektir.

Ooma'nın otomatik görevlisi, ekip üyelerine sesli mesajları bir cep telefonundan uzaktan kontrol etmeleri için bir yol sağlar. Daha fazla bilgi için Ooma Office Fiyatlandırması kılavuzumuza göz atın.

Ooma'nın diğer önemli özellikleri:

• Çeşitli cihazları aynı anda çalmak için çoklu zil
• Gelişmiş arama engelleme
• Ooma Ofis Baz İstasyonu, mevcut analog telefonları VoIP ağına bağlar

telefon.com

Phone.com, birkaç iş planına sahip bir yerel veya ücretsiz numara içerdiğinden VoIP endüstrisinde öne çıkıyor. Base, Plus ve Pro planlarına bir otomatik operatör de dahildir ve en düşük planı ayda yalnızca 12,99 ABD dolarıdır. Phone.com, otomatik operatörlerini kurmak isteyenler için özel web seminerlerine ev sahipliği yaptı. Fiyatlandırması onu Grasshopper'a benzer bir niş içine yerleştiriyor, bu yüzden Grasshopper vs Phone.com karşıtlığımızda yer aldı.

Phone.com'un diğer önemli özellikleri:

• Özel telefon numaraları
• SMS mesajlaşma dahil
• Sınırsız kullanıcı uzantısı

Jive

Kısa süre önce Jive PBX ve iş telefonu sistemini ele aldık ve arayanları yönlendirmek için Arama Planı Düzenleyicilerinden bahsettik. Jive editörü, otomatik operatörün özelliklerine uzanan bir sürükle ve bırak sistemi kullanır. VoIP telefon sistemiyle, bir arayan otomatik görevlinize ulaştığında ne olacağına hızla karar verirsiniz, bu da görüşme süresini kısaltır ve yanlışlıkla yanlış yönlendirme olasılığını azaltır.

Jive'in diğer önemli özellikleri:

• Program tabanlı çağrı yönlendirme ve iletişim merkezi özellikleri
• Beni bul/Beni takip et
• Android, iOS ve Windows Mobile için akıllı telefon desteği

Tuş takımı

Son zamanlarda, Dialpad'de müşterilerine güçlü özellikler sağlamaya olan bağlılıklarını göstermeye yardımcı olan birkaç yeni gelişme oldu. Dialpad'in otomatik görevlisi bir tarayıcı aracılığıyla yapılandırılabilir, bu nedenle çoğu cihazda dakika değişiklikleri yapılır. Otomatik operatör, Dialpad'in her katmanında mevcuttur.

Dialpad'in diğer önemli özellikleri:

• Çağrı merkezi özellikleri
• Pro düzeyinde ve üzerinde arama kaydı
• 50'ye kadar ülkede sanal telefon numaraları

Otomatik Görevli Telefon Sistemleri IVR Alternatifleri midir?

Listemizden bir otomatik operatör sağlayıcı seçmeden önce, her şeyi onların yapmadığını anlayın. Aşağıdakilere ihtiyacınız varsa, bir IVR çözümü kuruluşunuz için daha iyidir:

• Müşteriler için self servis seçenekleri
• CSAT'ler (müşteri memnuniyeti anketleri)
• Sesli yanıtla erişilebilen menüler

Otomatik operatörler, herhangi bir ofis ortamına kolayca uygulanabildikleri için öne çıkarlar - bekleme sürelerini kısaltırlar ve müşterilerin doğru departmana gitmelerine yardımcı olurlar. Ayrıca, müşterileri için aşırı karmaşık menülere ihtiyaç duymayan küçük işletmeler için dikkate alınması gereken bir şeydir.

Daha ayrıntılı bir çağrı yönlendirme biçimine ihtiyacınız varsa, IVR sistemleri hakkında daha fazla bilgi edinin - en iyi sağlayıcılar için ayrıntılı listeler ve SSS'ler ile kritik özellikler hakkında bilgiler sunuyoruz.