Organize Kalın, Üretken Kalın – En İyi Ekip İşbirliği Çözümü Nasıl Bulunur?

Bu noktada proje yönetimi ve işbirliği çözümleri, ekip mesajlaşma çözümlerine çok benzer bir teknede. Ekibiniz bunlardan birini kullanmıyorsa, büyük bir üretkenlik artışı kaçırıyor olabilirsiniz - ancak seçenekler de bir düzine kuruş. Basecamp Alternatifleri listemize kısaca bir göz attığınızda, kafanız şimdiden sorularla dönüyor olabilir ve favori seçeneklerimize odaklanmak için listemizi kısaltmak zorunda kaldık.

Şimdi, işbirliği araçlarından bahsettiğimizde, sadece ekip mesajlaşmasını kastetmiyoruz. Daha çok proje, görev ve dosya yönetimi hatları boyunca, bu işbirliği çözümleri genellikle aynı asırlık uygulamaları modern sunumla bir araya getiriyor.

Liste tabanlı uygulamalar veya pano stili ve görsel odaklı seçenekler arasında, çözümler varken seçenekler arasında kaybolmak kolaydır. Ve bu, bir işbirliği uygulamasının ekibiniz için doğru araç olduğunu kabul etmenizden sonra bile gerçekleşir. Bunu okuyan bazılarınız, yatırımın buna değip değmediğini merak ediyor bile olabilir. Öyleyse öğrenelim — ekibiniz neden bir işbirliği çözümü kullansın ve sonra hangisinin en iyi olduğunu nasıl seçiyorsunuz?

Ekibiniz Neden Rahatsız Etmeli?

Herkesin sorduğundan emin olduğum ilk soru, ekiplerinin neden bu yönetim ve işbirliği uygulamalarından biriyle uğraştığı olacaktır. Ne de olsa işletmeler onlarca yıldır bilgisayarsız çalışıyorlar ve bilgisayarlarla bile projelerimizi yönetmek için bazı "uygulamalara" ihtiyacımız yoktu. Devam eden projeleri ve görevleri takip etmek için beyaz tahtaları kullanabiliriz, ekiplerimizi yönetmek için dizinleri kullanabiliriz, bize görevleri hatırlatmak için monitörlerimizde post-it notları kullanabiliriz veya her şeyi bir takvime planlayabiliriz.

Elbette, kuruluşumuzun arkasında kalem ve kağıt ya da en azından bazı metodolojilerimiz var. Tıpkı ekip mesajlaşması gibi, ondan önce telefonlar ve e-posta vardı ya da sadece temel insan etkileşimi ve şahsen konuşma vardı. Bunun dışında, günlük işlerimizde ve hatta kişisel yaşamlarımızda bu mesajlaşma uygulamalarından yararlanmak için hala bir neden görüyoruz.

İşbirliği çözümleri tamamen aynıdır - her şeyi yönetmemize yardımcı olacak tek bir merkezi uygulama ile eski yöntemlerimizi değiştirirler. Bu uygulamalar, yeni bir verimlilik düzeyiyle çalışma şeklimizi dönüştürmemize yardımcı olabilir: ister devam eden görevlerin basit bir listesi olsun, ister kime atanmış olsun; veya bir aylık bir projenin devam eden ilerlemesini izlemek için ekip çapında bir pano veya hatta belgeleri canlı olarak paylaşmak ve düzenlemek için ortak çalışma alanı.

Çalışma şeklimiz değişiyor, herkes uzakta, ekipler dağılıyor, belgeler ve dosyalar her zaman paylaşılıyor ve projeler zaman içinde gelişiyor. Deliliğimize yeni iş hayatlarımız kadar esnek bir metodolojimiz olması gerekmez mi?

Geleneksel Yöntemlere Göre Faydaları

Bu nedenle, temel fikir, ekibinizin düzenli kalmasına, en son bilgilerden haberdar olmasına ve projeler üzerinde işbirliği yaparak daha iyi, daha hızlı ve daha da kolay bir şekilde yapılmasına yardımcı olan bir çözümü (genellikle bulut tabanlı bir web uygulaması) kaydetmektir.

Kulağa harika geliyor, ancak web tabanlı bir uygulama bunu yapmanıza bir takvim, bir kalem ve biraz kağıttan daha iyi nasıl yardımcı olabilir? Eh, hemen hemen her çözüm, ekibinizi ve işbirliğini organize etme yolunda biraz farklılık gösterir - ancak hepsi aynı temel kavramlara düşer.

• Hareket Halinde Güçlü İşbirliği

Buradaki en büyük avantajlardan biri, her an her yerden erişilebilen anlık bilgidir. Bu çözümler, tıpkı diğer iş uygulamalarınız gibi Bulut içinde ve çevresinde yerleşik olduğundan, bunları her yerde kullanabilirsiniz. Mobil uygulamalara, masaüstü uygulamalarına ve hatta yalnızca web erişimine, bilgisayarınız ve internet bağlantınız olan her yerden erişilebilir ve her şey en son bıraktığınız gibi kalır.

Planlama kitabınızı ofiste bırakmak veya getiremeyeceğiniz her şeyi beyaz tahtaya çizmek yerine, tüm kuruluşunuzun planlaması, görev yönetimi, zamanlaması ve işbirliği Bulutta depolanır; ve platform siz nereye giderseniz oraya gider. Her zaman ekibinizin ne yaptığından, ilerleyişinden haberdar olun ve hatta gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın veya yetki verin.

• İş Çevikliğini Geliştirin

Hareket halindeyken her zaman güncel bir işbirliği paketi ile ekibiniz, ortaya çıktıkları anda bir sorun veya engelin üstesinden gelmeye her zaman hazır olabilir. Bu taslağı patronunuzun masasına bırakmak veya bir e-posta çekip yanıt beklemek yerine, işbirliği uygulamaları, alıcı taraf için anında uyarılar ve bildirimlerle dosyaları veya güncellemeleri anında paylaşmanıza olanak tanır.

Tek başına bu, güncellemeleri paylaşmak, taslakları göndermek ve hatta düzenlemek veya projelerdeki kritik gelişmelere yanıt vermek için tek bir kısa platformla işletmenizin yanıt süresini ve çevikliğini iyileştirmeye yardımcı olmalıdır. Her şey, bu çevikliği ve esnekliği daha da sağlamlaştırmaya yardımcı olan mobil platformlarda mevcuttur.

• Çözümleri Konsolide Edin

Ekibinizin ilerlemeyi izlemek ve bir bulut uygulamasına dayanmayan işbirliği yapmak için bir metodoloji oluşturması tamamen mümkün olacaktır. Excel elektronik tabloları projeleri izleyebilir, paylaşılan google sayfaları bile birden çok ekibin projelerini tutarlı bir şekilde izlemek için kullanılabilir. Ancak daha sonra, herkesin takvimlerini bireysel olarak güncellemesi veya dosya ve taslakları paylaşmak için e-posta veya hatta bir ekip mesajlaşma uygulamasını kullanması veya bunları bir açılan kutu klasörüne bırakması gerekir.

Ancak daha sonra bir güncelleme veya düzeltme hakkında soru sormak için birine e-posta göndermeniz gerekir ve e-posta gömülür ve dosya açılan kutudan çıkarılır. Mesele şu ki, pek çok farklı çözümle her şeyin üstünde kalmak zor ve sadece çemberlerden atlamaya çalışırken zaman kaybediliyor. İletişimin doğrudan yerleşik olduğu tek bir yerde her şeyi takip etmek, tek bir çözümle çok daha kolay olmaz mıydı?

• Süreci İyileştirin, Zamandan Tasarruf Edin

Sonunda, tüm bunlar iş zamanınızı kurtarmanıza yardımcı olmak için birlikte çalışır. İşbirliği ve görev yönetimi için tüm sürecinizi iyileştirerek, mikro yönetim için daha az zaman harcanması gerekir. Bir işbirliği çözümüyle, ekipteki herkes aynı anda bilgilendirilebilir, herkesin takvimi anında ve aynı anda güncellenebilir, belirli bir projede yer alan herkes aynı güncellemeleri veya bildirimleri aynı anda alabilir ve dosyalar birleştirilmiş ve erişilebilir durumda kalır. .

Bütün mesele zamandan tasarruf etmektir ve bu, ekibinizin bu çözümlerin kurulmasına yardımcı olduğu süreçlerle işbirliği yapma ve işi tamamlama biçimini geliştirerek yapılabilir.

Ekibiniz Zaten Neye Güveniyor?

Bu çözümlerden birinin sizin için doğru olduğuna karar verdiyseniz, harika. Şimdi, ekibiniz için en iyi sonucu veren doğru çözümü nasıl bulacağınızı anlamanız gerekiyor. UC'ye geçiş kılavuzumuzda olduğu gibi, başlamak için en iyi yer, halihazırda sahip olduğunuz şeylere bir göz atmaktır. Muhtemelen, ekibiniz iletişim kurmak için zaten bir e-posta ve hatta ekip mesajlaşması karışımı kullanıyor ve işbirliği, toplantı odalarındaki resmi olmayan toplantılar veya hızlı bir e-posta veya çevrimiçi sohbet sırasında gerçekleştirilir.

Sonuç olarak, bu, işinizin hangi sektörde olduğuna ve ne tür işlerin yapıldığına bağlı olarak değişecektir. Ancak genel olarak, ekibinizin halihazırda neye güvendiğine bir göz atmalısınız:

• Takımlar ne üzerinde çalıştıklarını nasıl biliyorlar?
• Herkes kendilerine hangi görevlerin verildiğini nasıl biliyor?
• İşi izlemek ve tamamlamak için mevcut süreç nedir?
• İşbirliği yapma ve taslakları veya fikirleri paylaşma süreci nedir?
• Dosyalar nasıl aktarılır, paylaşılır ve düzenlenir?
• Takvimler nasıl yönetilir ve toplantılar nasıl planlanır?

Buradan, karar vericiler, işbirliği için kullanılan e-posta, mesajlaşma, telefon görüşmeleri, video konferans veya dosya paylaşımı için Drop Box veya belge düzenleme için Google Dokümanlar gibi belirli çözümler olan mevcut donanım veya yazılımın envanterini çıkarmaya çalışmalıdır. Hangi araçların değiştirilmesi gerektiğini anlamak, nihai kararın çerçevesine yardımcı olacaktır.

Ekibinizin Neye İhtiyaç Duyduğunu Anlayın

Büyük bir kuruluş için ekip işbirliği, bir KOBİ'den oldukça farklı görünecektir. Kurumsal bir çözüm arıyorsanız, Cisco'nun WebEx Teams ile kurumsal ekip işbirliği yazılımındaki en büyük iki isim olan Microsoft Teams'i karşılaştıran baş başa makalemiz başlamak için iyi bir yer olabilir. Her büyüklükteki işletme için herkes aynı şekilde çalışmaz ve her çözüm işbirliğinizi ve proje yönetiminizi aynı şekilde ele almaz. Ekibinizin işbirliği yapmak için halihazırda kullandığı çözümlere, süreçlere veya uygulamalara bağlı olarak, her ekip için seçilen çözüm farklılık gösterebilir.

Ekibinizin hâlihazırda nasıl çalıştığına dair bir envanter veya genel bir fikir oluşturmak, kararın ekibinizin hâlihazırda yaptıklarına veya yapması gerekenlere en uygun çözüme odaklanmasına yardımcı olacaktır. Buradan, karar vericiler farklı yaklaşımlara ve hatta çözümlerin sunduğu farklı özelliklere öncelik verebilir - bu öncelik listesi, bu alışveriş listesinin filtrelenmesine yardımcı olabilir.

Hızlı bir döküm için en yaygın işbirliği ve proje yönetimi özellikleri şunları içerir:

• Metin, liste tabanlı proje yönetimi. Basecamp, kullanıcıların metin tabanlı proje ve görev listeleri oluşturmasına olanak tanıyan “liste tabanlı” odağıyla bilinir. Bazen daha basit daha iyidir.
• VEYA görsel, “pano” odaklı proje yönetimi. Bu, daha çok Trello'nun yaptığına benzer: p projeleri ve görevleri, yalnızca bir bakışta çok fazla bilgi sunan görsel "kartlar" halinde organize eder.
• Kimin ne üzerinde çalıştığını görmek için bir etkinlik beslemesi.
• Güncellemeler için otomatik e-posta bildirimleri
• Eşzamanlı olarak senkronize edilebilecek özel takvimler oluşturun ve paylaşın.
• Derinlemesine proje yönetimi — büyük Projeler, daha küçük Görevler ve hatta daha küçük alt görevler arasında ayrım. Bazı çözümler organizasyonda bu kadar derine inmez.
• Özelleştirilebilir panolar — projenin ve ilerlemenin kuşbakışı bir görünümünü sağlayan günlük, haftalık veya proje odaklı "Gösterge Tabloları".
• İşbirliği için canlı dosya paylaşımı ve düzenleme

Ekibinizin halihazırda ne kullandığını ve geliştirmek için hangi yeni özellikleri veya işlevleri kullanabileceğini anladıktan sonra, doğru çözümü aramaya başlayabilirsiniz.

Seçeneklerinizi Karşılaştırma

Ekibinizin neye ihtiyacı olduğunu bilmek sürecin sadece yarısıdır. İkinci yarı daha sonra bu bilgiyi almak ve en iyi çözüm için alışveriş yapmaktır. Piyasada bu kadar çok ve inanılmaz derecede farklılaşma olmadığı için, hepsine bakmak çok zaman alıcı ve bunaltıcı olabilir. Favori çözümler listemizi toplamaya çalıştığımızda, genellikle birkaç temel noktaya odaklanırız. Fiyat önemlidir, ancak yapbozun tek parçası değildir.

• Dahil Edilen Özellikler ve İşlevler

Bu konuya yukarıda değindim ama tekrar belirtmekte fayda var. Tüm uygulamalar eşit yaratılmamıştır ve göreceğiniz en büyük fark, yaklaşım ve sunumdadır. Örneğin, Basecamp çoğunlukla metin ve liste tabanlıdır, bu arada Trello, projelerinizi ve işbirliğinizi görsel olarak düzenlemenize yardımcı olmak için "Kartlar" kullanır. Basecamp yetersiz kalıyor ve kullanıcıların “alt görevler” eklemesine izin vermiyor, bu arada Asana, kullanıcıların derinlere inmesine ve ihtiyaç duydukları kadar çok alt görev eklemesine izin veriyor.

Bazı çözümlerde bir takvim, hatta yerleşik ekip mesajlaşması bulunurken, diğerleri içermez. Bu nedenle, ekibinizin zaten neye güvendiğini bilmek, özelliklerde boşluk olmayan ve ekibin aşina olduğu bir çözüm bulmak önemlidir.

• Entegrasyonlar ve Esneklik

Yalnızca yerleşik özelliklerin ve işlevlerin ötesinde, eşit derecede önemli olan bir başka husus da çözümü oluşturma yeteneğidir. 2017'nin en önemli kısaltmasından güç alan entegrasyonlar, tamamen yeni özellikler ve işlevler eklemekle ilgilidir.

Genellikle entegrasyonlar, ekip işbirliği ve proje yönetimi için mevcut bir çözümü diğerine bağlamamıza izin verir; bu, ilgili bilgileri el altında tutmak için CRM'nize eklemek anlamına gelebilir veya tüm proje güncellemelerinizin sisteme yerleştirilmesi için Basecamp'ı Slack'e entegre etmek anlamına gelebilir. Gelen kutunuzu karıştıran e-postalar yerine bir Boş oda.

• Kullanıcı Deneyimi ve Kullanım Kolaylığı

Günün sonunda, çözüm karmaşık, kafa karıştırıcı, karmaşık veya kullanımı zorsa, ekibiniz geçiş yapmak istemeyecektir. İhtiyacın olan son şey, kimsenin uğraşmaması için tüm bu zaman ve parayı araştırmak, araştırmak ve bir çözüm satın almak için harcamak. "Eski yol çok daha kolaydı" çığlıklarını önlemek için, Kullanıcı Deneyimine çok yüksek bir öncelik verilmesi gerekiyor.

Ekibiniz listelemeye alışkınsa, o zaman liste tabanlı bir çözümle kalın, neden kimsenin rahatsız etmediği görselleri ve gösterge tablolarını ekleyin? Hem ekibinizin şu anda nasıl çalıştığını hem de halihazırda hangi araçları kullandıklarını anlamak, bir test dönemiyle birlikte en iyi çözümün belirlenmesine yardımcı olacaktır. Bu uygulamaların genellikle denemeleri veya para iade garantisi vardır, bu yüzden bunları kullanın.

• Fiyatlandırma ve Sınırlamalar

Herhangi bir büyük iş kararında olduğu gibi, maliyet kesinlikle büyük bir endişe kaynağıdır. Çözüm çok pahalıysa ve ekibiniz dahil etmeyi haklı çıkaramıyorsa, zahmet etmezler. Ancak daha da önemlisi, uygulamaların ve çözümlerin satılma şeklidir. Aboneliğe dayalı modellerde, farklı ekip boyutları veya fiyat noktaları için farklı paketleri "katmanlamak" inanılmaz derecede yaygındır. Buradaki önemli husus, farklı katmanların genellikle farklı sınırlamalara sahip olmasıdır.

Bu nedenle, temel plan 10 kullanıcıya izin verebilir, ancak varsayımsal bir örnek için "ekiplerinizi" 2 ve "projelerinizi" 5 ile sınırlar. Maliyete dikkat edin, aynı zamanda bu maliyet için tam olarak ne elde ettiğinize de dikkat edin.

Hepsini bir araya koy

Gerekli tüm bilgileri topladıktan ve ekibinizin nasıl çalıştığına dair bir anlayış oluşturduktan sonra aramaya başlama zamanı. Tabii ki, en belirgin yöntem, en iyi çözümler için Google'a gitmektir. Temel bir word belgesi veya excel elektronik tablosu, bulduğunuz tüm ilgili seçenekleri izlemenize veya farklı öncelikleri düzenlemenize yardımcı olabilir.

Bu, GetVoIP'de İşbirliği çözüm listemiz gibi sağlayıcı sayfalarımızı veya hatta başlangıçta atıfta bulunduğum En İyi Basecamp Alternatifleri gibi bazı gönderilerimizi düzenlerken yaptığımıza benzer.

Satın almadan önce deneyin

Ekibinizin ihtiyaç duyduğu veya istediği özelliklerin çalışan bir listesini başlatmak ve bunu her farklı çözümü uygulamak için bir kontrol listesi oluşturmak için kullanmak faydalı olacaktır - bu aynı zamanda farklı özelliklerdeki farklı fiyatlandırma sınırlamalarını takip etmeye yardımcı olabilir.

Ancak günün sonunda asıl test, çözümü teste tabi tutmaktır. Her seferinde bir veya iki hafta boyunca farklı çözümleri deneyin veya iki ekibi iki farklı çözüme koyun ve bir test döneminden sonra düşüncelerini dinleyin. Bu kadar kısa sürede ne kadar çok şey başardıklarına şaşırabilirsiniz.