En İyi Microsoft Teams İpuçları ve Püf Noktaları

Yayınlanan: 2022-12-30

Hibrit işçiler için koca bir yıl oldu. 2022'de teknolojik işten çıkarmalardan ülke çapında yeni uzak işlerin bolluğuna kadar çok şey değişti ve bu, herkesin favori ekip işbirliği platformu Microsoft Teams için daha doğru olamazdı.

Geçen yıl boyunca Microsoft Teams , platformuna çok çeşitli yeni özellikler ve işlevler ekleyerek üretkenliği artırdı, ekip iletişimini kolaylaştırdı ve hatta işyerine biraz eğlence kattı. Aslında platforma o kadar çok yeni ekleme var ki, okuyucularımızın Microsoft Teams ile yapabilecekleriniz konusunda tamamen güncel olduğundan emin olmak istedik.

Bu kılavuzda, Microsoft Teams'i iş dünyasında bu kadar popüler bir işbirliği platformu yapan bazı ipuçlarını ve püf noktalarını ele alacağız.

  • Mesaj dizilerini ara
  • Canlı çevrilmiş altyazılar
  • Kısa video mesajları
  • Resim içinde resim işlevi
  • Akıllı özet
  • eSign entegrasyonları
  • İş için Oyunlar
  • Jazzy bekletme müziği
  • Klavye kısayolları
  • Mesajları filtrele
  • Rahatsız etmeyin

Ekip İletişimini Kolaylaştırın

Microsoft Teams gibi web konferansı yazılımlarının amacı, ekibinizle iletişim halinde kalmaktır, bu da adını açıklayabilir. Ardından, ister görüntülü toplantılarda ister mesaj dizilerinde olsun, daha iyi iletişimi kolaylaştırmayı amaçlayan birçok özellik var.

İşte tam da bunu yapmak için bazı ipuçları ve püf noktaları:

Mesaj dizilerini ara

Slack gibi bir mesajlaşma platformunu kullanmış olan herhangi bir çalışanın onaylayabileceği gibi, daha önce gönderilen mesajları bulabilmenin önemi benzersizdir. İster yanlış yerleştirdiğiniz bir bağlantıyı bulmaya çalışıyor olun, ister yalnızca söz konusu kampanyanın adını bulmaya çalışıyor olun, arşivlenmiş mesajların izini sürmek bir güçlük olmamalıdır.

Microsoft Teams, platformun Eylül ayında kullanıcıların bunu bir adım daha ileri götürmesine ve tam mesaj dizilerini aramasına izin veren bir güncelleme başlattığını ve böylece tek bir mesaj yerine tartışılan her şeyi görebileceğinizi anladı. Bu, mesaj arama söz konusu olduğunda çok daha fazla bağlam sağlar ve ekip üyelerini çok daha etkili bir şekilde iletişim halinde tutabilir.

Canlı çevrilmiş altyazılar

Hibrit çalışma hareketi, iş dünyasında her yerden çalışmayı mümkün kıldı. Daha sonra, birçok yönetici kendi ülkelerinden farklı ülkelerden çalışanları işe alarak bunu kendi avantajlarına kullandı. Ancak bu, ekibinizde iletişim hatlarını açık tutma becerinizi engelleyebilecek bazı dil engelleri oluşturabilir.

Neyse ki teknoloji, platform artık toplantılar sırasında canlı çevrilmiş alt yazılar sunduğundan, bu sorunun Microsoft Teams kullanıcılarını endişelendirmesine gerek kalmayacak kadar hızlı gelişti. Tamamen yazılım tabanlı sistem, hızlı ve çoğunlukla doğru çeviriler sağlar; bu nedenle dünyanın her yerindeki iş arkadaşlarınızla esinti çekmek her zamankinden daha kolay olacaktır.[/vc_column_text]

Microsoft Teams Canlı Çevrilmiş Altyazılar

Kısa video mesajları

İş dünyasındaki hemen hemen her araştırma, videonun geleceğin olduğunu söylüyor. TikTok'tan Zoom'a, ortam, eğlenceden iletişime kadar her şey için giderek daha popüler hale geldi. Microsoft Teams bir süredir video konferans sunsa da, bazen iletişimde kalmanın daha modern ve yaratıcı bir yolu aranıyor.

Bu nedenle platform , doğrudan platform üzerinden görüntülü mesaj gönderip alma özelliğini ekledi. Video Klipler olarak adlandırılan özellik, kullanıcıların süreçleri açıklamak veya bir proje için hayati bilgiler sağlamak için kısa video klipler kaydetmelerine olanak tanır. Büyük ölçüde, küçük ayrıntılar için kısa toplantıları yönetecek programları olmayan hibrit çalışma ekiplerine yöneliktir.

[/vc_column][/vc_row]

Verimliliği Artırın

Etkili iletişimi kolaylaştırmak, Microsoft Teams gibi platformlar için açıkça önemli olsa da, üretkenlik de artarsa ​​kesinlikle zarar vermez. Ne de olsa, Microsoft Teams kendini bir video konferans aracından daha fazlası olarak pazarlıyor, o halde üretkenlik söz konusu olduğunda ekibinize biraz daha fazlasını katmak için başka ne yapabilir?

Görünüşe göre biraz! Aslında Teams'in işletmeler tarafından bu kadar yaygın olarak kullanılmasının nedeni, iletişimin ötesine geçen ve çalışanlar için asıl işi kolaylaştıran özellikler sunmasıdır. İşte üretkenliği artırmak için Microsoft Teams'i kullanmanın birkaç yolu.

Resim içinde resim işlevi

İster ofiste ister evden çalışıyor olun, görüntülü aramalar günlük hayatınızın bir parçası haline geldi. Pek çok çalışanın büyük olasılıkla hemfikir olacağı gibi, her bir görüntülü toplantı tüm dikkatinizi vermenizi gerektirmez, bu da dinlenme sırasında biraz çalışma yapmanın üretkenliğinizi gerçekten artırabileceği anlamına gelir. Ne yazık ki, bazı video konferans platformları, siz bir toplantıdayken diğer uygulamalara veya sitelere erişmenizi zorlaştırıyor.

Ama Microsoft Teams değil! Yakın zamanda yapılan bir güncelleme sayesinde, iPhone ve iPad'lerdeki Microsoft Teams uygulaması resim içinde resim işlevine izin verir, böylece bir toplantıdayken diğer uygulamalara erişebilirsiniz. Hatta görüntülü toplantınızın tam olarak ne kadar ekran alanı kaplayacağını seçebilmeniz için ayarlanabilir bir pencere sağlar.

Akıllı özet

Yapay zekanın gücü, iş dünyasında üretkenliği artırmak için birçok kez kullanılmıştır. Ekibinizin daha verimli çalışmasına yardımcı olmayı amaçlayan çok sayıda otomatikleştirilmiş, akıllı özellikle Microsoft Teams de farklı değil. Bunlardan biri, tüm katılımcılara sağlanan yapay zeka destekli bir toplantı sonrası özet sunan akıllı toplantı özetidir.

Çok çeşitli Teams iyileştirmeleri gören bir Ekim güncellemesinde yayınlanan akıllı özet, belirli önemli yönleri seçmek yerine tüm toplantıdaki her şeyi özetlediği için hala biraz ilkel. Yine de, Microsoft Teams'in güncellenme hızı göz önüne alındığında, bu özelliğin önümüzdeki aylarda oldukça faydalı olacağını tahmin ediyoruz.

eSign entegrasyonları

Günlük işler söz konusu olduğunda, çeşitli hesaplarda oturum açıp kapatmanın büyük bir zaman kaybı olduğunu hepimiz biliyoruz. Aslında, Microsoft Teams, kullanıcıların hesabı her kullandıklarında hesapta oturum açmalarını gerektiren çevrimiçi belgeleri imzalamalarına izin veren bir tasarım entegrasyonuna sahipti.

Neyse ki, artık durum böyle değil, çünkü yakın tarihli bir güncelleme , kullanıcıların her gün yerine 30 günde bir oturum açmasına izin vererek sorunu çözdü. Elbette, küçük görünebilir, ancak sitedeki bu küçük iyileştirmeler, iş üretkenliği artırmaya geldiğinde büyük bir fark yaratabilir.

Biraz eğlen

İş her zaman işle ilgili olmak zorunda değildir. 2022'de iş-yaşam dengesi çalışanlar ve işverenler için giderek daha önemli hale gelirken, ekibinizi iş dışında da dahil etmenin bir yolunu bulmak, en iyi yetenekleri elde tutmada ve üretkenliği teşvik etmede uzun bir yol kat edebilir.

Microsoft Teams, toplantılara ev sahipliği yapmaktan ve işleri halletmekten daha fazlasını yapmak için tasarlanmıştır. Platform, insanların gerçekten içinde çalışmak istedikleri bir kültür oluşturmak için iş projelerinin sınırlarının ötesinde iş arkadaşlarını bir araya getirmek için yapılmıştır. İşte Microsoft Teams'in işyerine nasıl biraz eğlence getirdiği.

İş için Oyunlar

Bir toplantının başında buz kırıcı oynadıysanız, güncellenmiş eğlence standartlarına ciddi bir ihtiyaç olduğunu bilirsiniz. Görüntülü konferans platformları, ekibinizle konuşmanız için size görüntülü sohbet işlevi verebilir, ancak bu, oyunlarınızı gerçekten eğlenceli hale getirebileceği anlamına gelmez.

Microsoft Teams, doğrudan platformda dört tane sağladığı için aslında oyunlarınızı eğlenceli hale getirebilir. Doğru, Microsoft Teams kısa bir süre önce Games for Work adlı Mayın Tarlası, Solitaire, Wordament ve IceBreaker'ların tümü doğrudan platformda mevcut olan ve iş arkadaşlarınızla oynanabilen yeni bir özellik başlattı.

İş için Microsoft Teams Oyunları

Jazzy bekletme müziği

Beklemeye alınmaktan daha kötü olan tek şey, bunu sessizce yapmak zorunda olmaktır. Telefon görüşmelerinde bekletme müziği vardır, asansörlerde asansör müziği vardır ve neyse ki kullanıcılar için Microsoft Teams'de bekleme müziği de vardır!

Bu doğru, Kasım ayındaki bir güncelleme , yöneticilerin Microsoft Teams'e aramalar çalışanlar arasında aktarıldığında etkinleştirilecek olan bekletme müziği eklemesine izin veriyor. Eğlenceli olarak görülmeyebilir, ancak toplantılar arasında dizüstü bilgisayarınızın hoparlöründen hayatın caz ritimleri pompalanmaya başladığında dans etmemeye çalışın.

Temel İşlevsellik

Microsoft Teams'in o kadar çok özelliği vardır ki, platformda yerleşik olarak bulunan en temel özelliklerden bazılarını kolayca unutabilirsiniz. Microsoft Teams'in size neler sunabileceği konusunda size biraz daha fazla fikir vermek amacıyla, platformu tam potansiyeliyle kullanmanıza yardımcı olabilecek birkaç temel işlevsellik ipucunu burada bulabilirsiniz.

Klavye kısayolları

2022'de klavye kısayolları, hayal edebileceğiniz hemen hemen her platforma yerleştirilmiştir; sadece hangilerinin sizin için çalıştığını bulmanız gerekiyor. İşte Microsoft Teams için en yararlı klavye kısayollarından bazıları:

  • Arama : Ctrl + E
  • Yeni sohbet başlat : Ctrl + N
  • Kamerayı kapat : Ctrl + Shift + O
  • Toplantıyı sessize al : Ctrl + Shift + M
  • Filtreyi aç : Ctrl + Shift + F
  • Arka plan bulanıklığını açın : Ctrl + Shift + P

Çok daha fazlası var ama bunlar iyi bir başlangıç ​​noktası. Microsoft Teams için klavye kısayolları hakkında daha fazla bilgi için tam listeyi görmek üzere web sitesine bakın.

Mesajları filtrele

Ekip mesajlaşma platformları harikadır, ancak daha büyük ekiplerle biraz hantallaşabilirler. Ne de olsa, her bir ekip üyesinin her bir iletişimde döngüye girmesi gerekmez, bu noktada mesajları filtrelemek gerçekten yardımcı olabilir.

Slack, Twitter ve diğer pek çok platform gibi Teams de kullanıcıların iletileri belirli bir şekilde etiketlemesine ve filtrelemesine izin vermek için “@” sembolünü kullanır. Sadece sembolü yazın ve bir kişi veya grup adı yazmaya başlayın ve size mesajlarınız için bir açılır seçenekler listesi verilecektir.

Rahatsız etmeyin

Hiç kimse her zaman mesajlar için müsait olmak istemez. Bazen, işe koyulmak ve işi bitirmek için biraz dinlenme süresi gerekir; bu, bildirimlerinizdeki ayarları değiştirmenin kullanışlı olduğu yerdir.

Telefonunuzun aksine, Microsoft Teams'in özel bir Rahatsız Etmeyin modu yoktur, bu nedenle biraz mahremiyet elde etmek istiyorsanız, ayarlar sayfasına gitmeniz ve şimdilik bildirimleri devre dışı bırakmanız gerekir. Haftanın ilerleyen saatlerinde gelen önemli hiçbir şeyi kaçırmak istemeyeceğiniz için, bir zaman sınırı koyduğunuzdan emin olun.