Etkili veri yönetimi için en iyi uygulamalar
Yayınlanan: 2021-05-19Veriler, her büyüklükteki işletme için her zamankinden daha önemli. Ne yazık ki, çok sayıda işletme verilerini gerektiği gibi kullanmıyor veya ellerinden geldiğince iyi kullanmıyor. Rivery'ye göre, "kurumsal işletmelerdeki verilerin yalnızca %3'ü kalite standartlarını karşılıyor ve verilerin %60-73'ü hiçbir zaman herhangi bir stratejik amaç için kullanılmıyor" ve "bilgi yönetimine yatırım yapan kuruluşların yalnızca %20'si 2022'ye kadar başarılı olacak".
İşletmenizin büyümesini ve gelişmesini istiyorsanız, verilerinizin etkin yönetimiyle başlamalısınız. Bazı temel veri yönetimi stratejilerini uygulamak, işinize yalnızca kısa vadede değil, gelecek yıllarda da yardımcı olacaktır. Etkili veri yönetimi için işletmenizde uygulayabileceğiniz en iyi uygulamalardan birkaçını aşağıda bulabilirsiniz.
Sınırlarını bil
Değerlendirmeniz gereken ilk şey, kendi bilgi ve yeteneklerinizdir. İşletmeniz ne kadar çok veri kullanırsa, onu nasıl yöneteceğiniz konusunda o kadar fazla bilgiye ihtiyacınız olur. Uzmanlığınız bu değilse, size yardımcı olması için dışarıdan yardım almaktan daha iyi olabilirsiniz.
Örneğin, işletmenizin bir Excel elektronik tablosu aracılığıyla envanteri izlediğini varsayalım. Bir süre sonra, bu elektronik tablo o kadar büyüyebilir ki, özellikle yeni başlayan biriyseniz, ondan yararlı bilgiler toplamak zor olabilir. Bu durumda, Microsoft Excel danışmanlığı sunan bir işletme ile çalışmak isteyebilirsiniz. İşletmenizin büyük Excel elektronik tabloları varsa ve bunlardan daha fazlasını elde edebileceğinizi düşünüyorsanız, size yardımcı olacak bir hizmet kiralamak değerli bir yatırım olabilir.
Ekibinizdeki diğer kişilerle birlikte güçlü yönlerinizi analiz etmek için zaman ayırın. Kapsamlı veri yönetimi deneyimine sahip biri yoksa, bu konuda daha fazla bilgi sahibi olan birini işe almanın ya da birinin bu konuda daha fazla bilgi edinmeye başlamasının zamanı gelmiş olabilir. Ekibinizde bilgi yönetim sistemlerinizi etkin bir şekilde geliştirebilecek bir kişinin olması gelecekte birçok şeyi kolaylaştıracaktır.
Hedeflerinize Erken Karar Verin
Veri yönetimi için bir sonraki önemli uygulama, hedeflerinize erken karar vermektir. Bu verileri toplayarak ve analiz ederek elde etmeye çalıştığınız her şeyi göz önünde bulundurmalısınız. Pazarlama çabalarınızı geliştirmeye mi çalışıyorsunuz? Çalışan performansı? Müşteri memnuniyeti? İstediğiniz kadar hedefiniz olabilir, ancak bunları spesifik ve ayrıntılı hale getirmeye çalışın. Hedeflerinize karar vermek, diğer tüm veri yönetimi çabalarınıza uyumlu bir yönde odaklanmanıza yardımcı olacaktır.
Doğru Araçları Arayın
Veri yönetimi uygulamalarınızı geliştirmenin en iyi yolu doğru yazılımı kullanmaktır. Doğru veri yönetimi araçlarıyla verimliliği artırabilir, verilerinizi güvende tutabilir ve daha derin içgörüler elde edebilirsiniz. Piyasada birçok veri yönetimi aracı vardır, bu nedenle birkaç seçeneği keşfetmek için zaman ayırmalısınız. Yapabiliyorsanız, hangi araçların sizin için en iyi sonucu vereceğini daha iyi anlamak için ücretsiz denemelerden yararlanın.
Seçeneklerinizi keşfederken, güvenli bir şey almanız çok önemlidir. İstediğiniz son şey, veri sisteminize istenmeyen bir izinsiz giriş veya temel verilerinize bir şey olması. Bu, özellikle müşterileriniz veya çalışanlarınız hakkında gizli bilgiler saklıyorsanız geçerlidir, çünkü bir sızıntı şirketiniz için felaket olabilir. Veri güvenliği en iyi uygulamaları başlı başına bir konudur, bu nedenle onlar hakkında mümkün olduğunca çok şey öğrenmek için biraz zaman ayırın.
Veri Kalitesine Odaklanma
Çok fazla işletme çok sayıda düşük kaliteli veriye sahiptir. Sonuç, aradığınızı bulmanın çok uzun sürdüğü veya elde edilen analizin güvenilmez olduğu verimsiz bir sistemdir. Bu nedenle, verilerinizin kalitesine odaklanmayı bir öncelik haline getirmelisiniz. Bu, yalnızca ihtiyacınız olan verileri girmek, verilerin eksiksiz olduğundan emin olmak ve eski verileri düzenli olarak kaldırmak anlamına gelir.
Bunu yapmak için, yüksek kaliteli veri olarak kabul ettiğiniz şeyler için bazı standartlar oluşturmanız gerekir. Daha sonra bu standartları ekibinize tanıtmanız ve veri girerken herkesin bunlara uymasını sağlamanız gerekir. Bilgilerinizi düzenli olarak denetleyecek veya bazı veri kalitesi yazılımlarını uygulayacak bir veri kalitesi ekibi kiralamak da yardımcı olabilir. Ne yapmaya karar verirseniz verin, veri kalitesi için daha fazla çaba harcamak muhtemelen daha fazla zaman alacaktır ancak uzun vadede daha iyi sonuçlar verecektir.
Verileri Doğru Kişilere Kolayca Erişilebilir Hale Getirin
İşletmenizin verimli çalışabilmesi için doğru kişilerin ihtiyaç duydukları verilere doğru zamanda erişebilmesi gerekir. Örneğin, seyahat eden satış görevliniz hareket halindeyken bir müşteri veritabanına erişemezse, ellerinden gelenin en iyisini yapmakta zorlanırlar. Ekibinizin verilere uzaktan güvenli bir şekilde erişebileceği bir sistem uygulayın. Bu genellikle herkesin kullanıcı adı oluşturmasını ve her kullanıcı için izinler ayarlamasını içerir. Ayrıca, çok fazla kişiye erişim sağlamak bir güvenlik riski olduğundan, erişimi yalnızca ihtiyacı olanlarla sınırlandırmayı unutmayın.
Yerinde bir Kurtarma Sistemine Sahip Olun
Verileriniz konusunda ne kadar dikkatli olursanız olun, yine de kötü bir şey olması mümkündür. Belki sabit sürücü arızalanır veya bir virüs buluttaki şeyleri silmeye başlar. Sebep ne olursa olsun, bilgilerinizi kısa bir süre için bile kaçırmak sorunludur. Datto'ya göre, bir saatlik kesinti bile küçük bir şirket için 8.000 dolara, orta ölçekli bir şirket için 74.000 dolara ve büyük bir şirket için toplam 700.000 dolara mal olabilir. Bu nedenle, bir kurtarma sisteminin yerinde olması önemlidir.
İyi bir kurtarma sistemi, verileri düzenli olarak güvenli bir yerde yedekler. Ayrıca, bu yedeklemeyi kullanarak verilerin nasıl geri yükleneceğini ve işletmenizin mümkün olan en kısa sürede nasıl yeniden çalıştırılacağını da açıklar. Verilerinizi geri yüklemek için izleyeceğiniz tüm adımları içeren bir kurtarma sistemi oluşturun ve onu asla kullanmanız gerekmeyeceğini umalım.
Veri Yönetimi Uygulamalarını ve Ekipmanını Düzenli Olarak Gözden Geçirin
Son olarak, son en iyi uygulama, mevcut uygulamalarınızı düzenli olarak gözden geçirmek ve iyileştirmeler aramaktır. Zaman değiştikçe, verilerinizin ihtiyaçları ve çevrelerindeki ortam da değişecektir. Örneğin, kullandığınız bulut tabanlı depolama sağlayıcısının artık güvenilir veya güvenli olmadığı bir zaman gelebilir. Mevcut uygulamalarınızı düzenli olarak gözden geçirerek verimsizlikleri hızlı bir şekilde tespit edebilir ve işinizi çok uzun süre olumsuz etkilemeden önce iyileştirmeler yapabilirsiniz.
Çoğu işletmede bu kadar önemli bir rol oynayan verilerle, onu etkin bir şekilde yönetmek çok önemlidir. Yukarıdaki en iyi uygulamalar, başlamak için iyi bir yerdir ve verilerinizin verimli, hızlı ve güvenli olduğu bir ortam oluşturmanıza yardımcı olmalıdır. Buradan, özel ihtiyaçlarınıza göre daha fazla en iyi uygulamayı uygulayabilir ve gelecekte büyümenize yardımcı olacak stratejiler aramaya devam edebilirsiniz.
Bu konuda herhangi bir fikriniz var mı? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin veya tartışmayı Twitter veya Facebook'a taşıyın.