Konferans Görüşmesinin Ötesinde: Her Ekibin İhtiyaç Duyduğu 4 Toplantı Teknolojisi

Konuk Gönderisi, Elise Keith , Kurucu Ortak, Lucid Meetings.

Her takım buluşur. Çoğu, toplantılarını büyükanne ve büyükbabalarının ve büyükanne ve büyükbabalarının büyükanne ve büyükbabalarının yaptığı gibi yürütür. Romalılardan önceki toplantı kayıtları, bir liderin ahkam kestiğini, kısa bir ileri geri tartışmasını ve ardından sonuçsuz bir mırıldanma anlaşmasıyla sonuçlandırdığını anlatıyor. Toplantılar binlerce yıldır pek değişmedi.

Ardından telefonun icadı, toplantıları konferans odasının sınırlarından kurtardı. PowerPoint ve projektörler bizi basılı rapor yığınlarından kurtardı.

Modern liderler bu ilerlemeyle ne yapıyor? Aynen atalarının yaptığı gibi, ancak şimdi konuşmaları konferans odası telefonlarından bozuluyor.

Nasıl tanıştığımızı modern çağa getirmenin zamanı geldi.

Teknolojinin yükselişinin yanı sıra, geçtiğimiz yüzyıl, gruplar halinde birlikte en iyi şekilde nasıl çalışabileceğimize dair anlayışımızda inanılmaz ilerlemeler kaydetti. Artık know-how grupları işbirliği yapabilir, yenilik yapabilir, motive edebilir ve birlikte etkili bir şekilde kararlar alabilir. (İpucu: Madde işaretlerini okuyan birini dinlemek öyle değil mi?)

Bu dört çeşit artırılmış toplantı teknolojisi, bu keşifler üzerine kuruludur ve ekibinizin daha başarılı toplantılar yürütmesini mümkün kılar.

1. Video Konferans

Video konferans, her seferinde sesli konferansı yener. Çoğu kurumsal ekibin video konferans ve kayıt teknolojisine erişimi vardır, ancak çok azı bunu kullanır.

Gözden, kulaktan uzak ve dikkatimizi başka bir yere vermekte özgür olduğumuz sessiz bir ortamda saklanmak için fazla rahat hale geldik. Aslında araştırmalar, insanların genellikle telefonla katılım toplantılarını tercih ettiklerini gösteriyor çünkü bu, artık dikkatlerini veriyormuş gibi yapmak zorunda olmadıkları anlamına geliyor. Atalarımızın toplantılarının vasat performansını aldık ve daha da kötüleştirdik.

Daha iyi uzaktan toplantılar için iyi bir video konferansı kurun ve kullanın.

Elsie Keith

Bonus İpucu: önemli yüz yüze toplantılar için de video konferans kaydını açın.

Sonunda tüm üst düzey yöneticilerin büyük projeniz hakkında buluşabileceği bir zaman buldunuz mu? Bu toplantıyı kaydetmek için video konferans yazılımınızı kurun. Ardından sesi metne dönüştürün. Tüm bu insanları kolayca tekrar bir araya getiremeyeceksiniz ve bu şekilde, elinizden geldiğince fazla ayrıntıya sahip olacaksınız. Tartışmaya daha iyi odaklanabileceksiniz ve ayrıntılı notlar almak için çok çalışmak zorunda kalmayacaksınız.

Örneğin, mevcut konuşmacının 360 derecelik iyi bir videosunu aldığımızdan emin olmak için Zoom'un video konferans yazılımını bir Meeting Owl kamerayla eşleştiriyoruz.

Bu, notların değerli olmadığı anlamına gelmez. Aslında, iyi not almak çok önemlidir, bu nedenle ekiplerin şunlara ihtiyacı vardır:

2. Toplantı Yönetim Yazılımı

Toplantı yönetimi yazılımı, ekiplerin toplantı gündemleri üzerinde işbirliği yapmasını ve toplantı notlarını yakalamasını kolaylaştırır. Toplantı sırasında kararlarını ve sonraki adımları birlikte belgelemek için işbirliği yapan ekipler, daha ilgili, daha verimli ve bu sonuçlara daha bağlı.

Daha da önemlisi, toplantı yönetim sistemleri, herkese kuruluşunuzdaki ekiplerin toplantılarını yürütmesi için en iyi yolu gösterir.

Tarihsel olarak, herkes toplantılara katılarak ve ardından başkalarının yaptıklarını gördüklerini kopyalayarak toplantıları nasıl yöneteceğini öğrendi. Dolayısıyla araştırmalar, grupları bir araya getirmek için yüzlerce parlak tekniği ortaya çıkarmış olsa da, çoğu insan bu teknikleri pratikte asla görmez. Neyin mümkün olduğu hakkında hiçbir fikirleri yok.

Bir toplantı yönetim sistemi, toplantı talimatlarını herkesin kullanımına sunar. Kimse gündemde ne olması gerektiğini, toplantının ne kadar sürmesi gerektiğini, tartışmanın her bir bölümünü nasıl yöneteceğini veya nelerin yazılması gerektiğini tahmin etmek zorunda değil. Sistem tüm bunları açıklar, organizasyonun harika bir toplantı süreci getirmesini ve ardından bunu her ekip üyesine hızla yaymasını mümkün kılar.

Teeming , BoardVantage ve Lucid Meetings bu kategorideki teknolojilerin örnekleridir.

3. Görsel İşbirliği ve Karar Desteği

Eylem Nerede

En etkili, ilgi çekici ve üretken toplantı tekniklerinin çoğu, bilgiyi görsel olarak işleme konusundaki doğal yeteneğimizden yararlanır. Ekipler, verileri hareket ettirebildikleri, bağlantılar kurabildikleri ve resimler ekleyebildikleri zaman kalıpları daha kolay görebilirler.

Bu teknikleri geliştiren ekipler çok sayıda yapışkan not kullandı. Toplantıdan sonra, tüm bu karalamaları yazmak ve odayı temizlemek için zaman harcadılar; bu da çoğu takımın bu güçlü işbirliği tekniklerini özel durumlar için sakladığı anlamına geliyordu.

Görsel işbirliği ve karar destek yazılımı, yapışkan notları dijital hale getirir. Ekipler her yerden gerçek zamanlı olarak işbirliği yapar ve hiç kimsenin daha sonra bir şey yazması gerekmez. En iyi araçlar, kağıt kullanarak kolayca elde edemeyeceğiniz faydalar da sağlar. Örneğin, bir karar destek aracında geri bildirim toplarken, dürüst ve faydalı geri bildirim alma şansınızı artırmak için her katkıyı anonim yapabilirsiniz.

Örnek teknolojiler arasında MURAL , Stormz , GroupMap ve iObeya yer alır .

4. Toplantı Geri Bildirimi ve Performans Takibi

Yalnızca ABD'de her gün 55 milyondan fazla toplantı olduğunu tahmin ediyoruz. Ortalama olarak, yöneticiler her hafta zamanlarının %72'sini toplantılarda geçirirler .

Çok az kuruluş bu zamanın performansını takip ediyor. Bu kadar çok kaynağı tüketen, ancak bir şekilde izlenmeyen veya ölçülmeyen başka bir iş süreci düşünebiliyor musunuz?

Toplantı geri bildirimi ve performans izleme teknolojisi, kuruluşlara bu büyük yatırım hakkında bilgi verir. Bazı teknolojiler, toplantı maliyetlerini takvim verilerine dayalı olarak otomatik olarak hesaplayarak liderlerin nasıl buluşacakları konusunda karar verirken ihtiyaç duyduğu kesin sayıları yaratır. Diğer teknolojiler, toplantı geri bildirimlerini analiz etmek için AI kullanır ve ardından, katılımcıların duygularına ve tarihsel kalıplara dayanarak, bir projenin başarılı olup olmayacağını veya bir satışın kapanma olasılığını tahmin eder.

Bu kategorideki teknolojiler arasında MeetingQuality , Gong.io ve Inspirometer bulunur .

Daha iyi toplantılar mümkündür. Harika toplantılar, bu toplantıları düzenleme ve yürütme şeklimizi değiştirmeyi gerektiriyor; bu da geçmişte çok sayıda kolaylaştırma eğitimine ve boş duvar alanına ihtiyacınız olduğu anlamına geliyordu.

Artık değil. Bu dört teknoloji ile her yerden çalışan herkes için harika toplantılar mümkün.

***

Elise Keith

Elise Keith, Lucid Meetings'in kurucu ortağı ve Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization'ın yazarıdır . Daha fazla bilgi için lütfen www.jelisekeith.com veya www.lucidmeetings.com adresini ziyaret edin ve Elise ile Twitter @EliseID8 üzerinden bağlantı kurun.