5 Ortak İş İletişimi Sorunu (+Çözümler)

İş dünyası, 2020'de COVID-19 pandemisi tarafından tamamen tersine çevrilen günlük yaşamın birçok unsurundan biriydi. Koronavirüs, iş gücünün neredeyse her üyesini öngörülebilir bir gelecek için uzaklara gitmeye zorladı. Bu, bilmeden bir dizi ticari iletişim sorunu yarattı.

Daha önce evden çalışanlarla ilgili katı politikalar uygulayan birçok işyeri, bu eski kurallardan vazgeçmek zorunda kaldı. Bu onları tamamen bilinmeyen bir alana soktu, bu da şirketlerin daha önce aşina olmadıkları bir şekilde iletişim kurmayı öğrenmeleri gerektiği anlamına geliyordu. Bu yazıda, koronavirüs pandemisinin neden olduğu bazı yaygın iş sorunlarını ve bunların nasıl çözüleceğini ele alacağız:

• Standardizasyon Eksikliği
• Yanlış yorumlama ve belirsizlik
• Yazılı İletişimde Sözel Olmayan İpuçlarının Eksikliği
• Aşırı Bağlanmak
• Geribildirim Eksikliği

Standardizasyon Eksikliği

Öngörülebilir gelecek için, yüz yüze toplantılar geçmişte kaldı. Teknoloji bize bu iletişimin nereye gidebileceği konusunda çok sayıda seçenek sundu, ancak şimdi sorun ne tür bir iletişimin nereye gitmesi gerektiğidir. Farklı konular hakkında ne zaman ve nerede iletişim kuracağınıza karar vermeniz gerekir. Standardizasyon eksikliği, çalışanlarınız arasında iletişim silolarına ve kafa karışıklığına neden olabilir. Genel olarak, işletmenizin günlük operasyonlarına zarar verir.

Bu sorunu çözmenin en iyi yolu, işyeri iletişim süreçlerini her kanal için standart hale getirmektir. Hangi tür iletişimlerin hangi kanallara gitmesi gerektiğine dair net yönergeler oluşturun. Örneğin, önemli görevler uygun ekip üyelerine bir e-posta ile belgelenmelidir.

Slack gibi ofisler arası anlık mesajlaşma sisteminiz, projeye özel konuşmalar ve su soğutmalı konuşmalar için ayrılmalıdır. Müşteri etkileşimleri hakkındaki yorumlar, ekibinizin müşteri ilişkileri yönetimi çözümü için ayrılmalıdır.

Kurum içi iletişimin sıkı bir şekilde standartlaştırılması, kuruluşunuza çok sayıda avantaj sağlayacaktır. Birincisi, tüm etkileşimler hakkında resmi bir belge iziniz olacak. Doğrudan raporunuzun en son projeleriyle ilgili yorumlarını kontrol etmeniz mi gerekiyor? Slack'i kontrol edin. Bir müşteri toplantısından önce gerekli bilgileri gözden geçirmek mi istiyorsunuz? CRM'inize bir göz atın.

Ofisinizin iç iletişiminin standardizasyonunu uygulamak, genel olarak işleri de düzenli tutacaktır. Ekibiniz, ilgili müşteri bilgilerinden Twitter'daki en son meme trendlerine kadar herhangi bir şeyle spam veya e-posta gönderiyorsa, insanlar gelen mesajları görmezden gelmeye başlar. Ne tür mesajların nereye gitmesi gerektiğini özetleyerek, çalışanlarınız gelen her bildirimde tam olarak ne bekleyeceklerini bileceklerdir.

Yanlış yorumlama ve belirsizlik

Belki de yüz yüze toplantıların en büyük yararı, konuşmalarda değiş tokuş edilen kelimelerin arkasındaki bağlam ve motivasyonların genellikle oldukça açık olmasıdır. Bunun nedeni, insanların ihtiyaç duymaları halinde o anda takip eden açıklayıcı sorular sorabilmeleridir. Yazılı konuşma ile bu fırsat kaybolur ve yanlış iletişim ve iletişim kesintileri olur.

Ancak, koronavirüs pandemisi nedeniyle yüz yüze iletişim ciddi şekilde sınırlandığından, daha fazla insan iş arkadaşlarıyla iletişim kurmak için Slack ve e-posta gibi intranet iletişim kanallarını tercih ediyor. Video veya telefon görüşmelerini koordine etmekten daha hızlı ve daha verimlidir. Ancak, gevşekliğin veya e-postanın alıcı tarafında olanlar bunu gerçek zamanlı olarak alamayabilir. Bu, açık ve potansiyel olarak zor konuşmaları iletmede bazı sorunlara yol açabilir.

Bu kanalların rahatlığı, yoğun bir çalışan için harikadır, ancak bir takım dezavantajlarla birlikte gelir. Yazılı iletişim yoluyla birinin düşüncelerini yanlış yorumlamak kolaydır. İnsanlar çok korkmuş olabilir veya bir takip mesajı gönderip yanıt bekleyecek zamanları olmayabilir. Bu, bazen çalışanların görevlerinin ne olması gerektiği konusunda belirsiz veya yanlış anlaşılan bir fikir altında çalıştıkları anlamına gelir.

Bunun çözümü basit — önemli bir mesajı bir meslektaşınıza göndermeden önce birkaç dakika bekleyin. Tüm kurumsal iletişimlerin açık olduğundan emin olmak ilgili tüm taraflar için karşılıklı olarak faydalıdır. İnsanlar farklı zaman dilimlerinde farklı programlarla çalıştıkları için bu, koronavirüs pandemisi sırasında özellikle önemlidir.

İş arkadaşlarınıza belirsiz ve net olmayan mesajlar göndermek, sizi önemli projelere geri götürebilir, çünkü bunlar ek takip gerektirebilir. Bunu önlemek için, mesajların düzeltme okumasını yaptığınızdan ve uygunsa üçüncü bir tarafın da düzeltme okuması yaptırdığınızdan emin olun.

Yazılı İletişimde Sözel Olmayan İpuçlarının Eksikliği

İstemeden belirsiz mesajlar göndermekte olduğu gibi, yalnızca yazılı iletişim kanallarına güvenmek de bazı iletişim sorunlarına yol açacaktır. Vücut ipuçlarından, yüz ifadelerinden veya ses tonundan yararlanmadan, iletişimcilerin birinin niyetini yanlış yorumlaması inanılmaz derecede kolaydır. Kültürel farklılıkların bir etken olduğu konuşmalarda sözlü ipuçlarının eksikliği özellikle kafa karıştırıcı olabilir. En cana yakın kişi, bazı insanlar için inanılmaz derecede sarsıcı olabilen yazılı konuşmada farklı bir şekilde ortaya çıkabilir.

Mesajınızın iletmek istediğiniz aynı tonda gönderildiğinden emin olmak için birden fazla iletişim yöntemi kullanabilirsiniz. Daha açık yürekli bir mesaj göndermek istiyorsanız, bir emoji veya ünlem işareti koyun. Daha fazla işletme, yenilikçi bir iş iletişimi aracı olarak emojilerden yararlanmaya başlıyor . Bu, bir mesajı sert sesli olmaktan olumlu ve cesaret verici bir mesaja dönüştürecektir. Sizi istemeden bir iş arkadaşınızı onlardan memnun olup olmadığınızı merak etmeye zorlamaktan kurtaracaktır.

Elbette, mesaja iletmeye çalıştığınız şeyi her zaman sade kelimelerle ekleyebilirsiniz. Mesaj gönderdiğiniz kişinin tam olarak ne söylemeye çalıştığınızı bilmesini sağlamanın en basit yollarından biridir.

Ancak bununla ilgili sorunlardan kaçınmanın en etkili yolu bir video görüşmesine atlamaktır. Koronavirüs pandemisi dünyayı kasıp kavurmaya devam ederken, yüz yüze toplantılar şu anda bir seçenek değil. Video konferanslar bir sonraki en iyi şeydir. Meslektaşlarla etkili bir şekilde işbirliği yapmanın en iyi yoludur. Bir video görüşmesinde yüz ifadeleri ve ton net bir şekilde ifade edilir.

Daha önce bildirdiğimiz gibi , "uzaktan çalışanların %87'si, video konferansı kullanırken ekiplere ve projelere daha bağlı ve ilgili hissettiklerini söylüyor." Görüntülü aramalar, şüphesiz iş iletişiminin verimliliğini artırır.

Aşırı Bağlanmak

Kaynak: Gineris

İş gücünün neredeyse her üyesinin öngörülebilir bir gelecekte evden çalışmasıyla, çalışma saatleri ile çalışanların özel yaşamları arasındaki çizgiler bulanıklaştı. Pandemi boyunca insanların ezici bir çoğunluğunun artık evlerinin içinde olduğu için ofiste daha fazla zaman geçirdiği düzenli olarak rapor edildi. Bu, çalışanların aşırı bağlanma riski olduğu anlamına gelir.

Bu kadar kolay bir şekilde aşırı bağlanma yeteneği, insanların aşırı çalışmasına yol açar. Evden çalışma programının sunduğu esneklik sayesinde, birçok insan her zaman "açık" olma baskısını hissediyor. Bu, mesai saatleri dışında mesaj gönderebilecekleri anlamına gelir.

Bu, daha önce aynı şeyi yapma baskısını hissetmek için sınırları belirlenmiş insanlara yol açabilir. Normal çalışma saatlerinin çok ötesinde çalışmak, çalışanların düşük performans göstermesine neden olarak tükenmişliğe yol açabilir. Bu sonuçta işinizi olumsuz etkileyebilir ve çalışan bağlılığınız da zarar görür.

Bunun çalışanlarınızın başına gelmesini önlemenin en iyi yolu temel kurallar belirlemektir. Hiç kimsenin normal çalışma saatlerinin ötesinde çalışmasının beklenmediğini açıkça belirtin. Çalışanları, gece için işleri bittiğinde iş cihazlarının oturumlarını kapatmaya teşvik edin - çoğu mesaj ertesi güne kadar bekleyebilir.

Bu mesajı zorlamanın harika bir yolu, üst yönetimin bu kurallara uymasıdır. Çalışanların, amirlerinin aynı şeyleri yaptığını görmezlerse, mesai saatlerinden sonra çalışmaları daha az olası olacaktır. Kuruluşunuzu taze tutmak, yeteneklerinin en iyi şekilde çalışmasını sağlayacaktır. Genel olarak sağlıklı ekip çalışmasını teşvik edecektir.

Geribildirim Eksikliği

Kaynak: Çalışılacak Harika Bir Yer

Sağlıklı ve gelişen bir işletmenin kendisini her yönden incelemesi gerekir. Yönetim, çalışanlarından geri bildirim istemezse, ofisler arası çalışan iletişimi etkisiz hale gelecektir. Firmanızın yararına çalışabilmesi için iki yönlü akması gerekir. Anket göndermek gibi yöntemlerle çalışanlardan geri bildirim toplamak, çalışanlarınızın şu anda ne durumda olduğunu gösterir.

Çalışanlarınızın geri bildirimleri artık her zamankinden daha önemli. Koronavirüs pandemisi bir yılın daha iyi bir bölümünde tüm dünyayı sarsa da, farklı insanların buna farklı tepkileri var. Bazı insanlar şu anda sadece durumun stresini ve endişesini hissediyor olabilir. Çalışanlarınızın pandemiye tepkileri sürekli olarak gelişecektir.

Düzenli geri bildirim, koşullar altında çalışanlarınızın nasıl performans gösterdiğini ve onları desteklemek için neler yapabileceğinizi anlamanın tek yoludur. Bu bilgi, sıkı çalışma motivasyonunu kaybeden çalışanların önüne geçmenize yardımcı olabilir.

Geri bildirim ayrıca size yönetimin nasıl çalıştığına dair fikir verir. Çalışanlarınız sizi bilgilendirmedikçe, yaptığınız bir şeyin işe yaramadığının farkında olmayabilirsiniz. Bu geri bildirime göre hareket etmek ve ileriye dönük süreçleri ayarlamak, operasyonlarınızı iyileştirmenin tek yoludur.

Sonuç: İyi İletişim Daha Mutlu Çalışanlar İçin Yapacaktır

Koronavirüs pandemisi, yakın gelecekte ofisin çehresini değiştirdi. Ofis ortamında çalışmak bir daha asla eskisi gibi olmayabilir. Eldeki akıcı durum, büyük iletişim zorluklarından kaçınmak için şirketinizin sürekli olarak dönmesi gerekeceği anlamına gelir. Yol boyunca tümsekler olacak, ancak ortaya çıkabilecek yaygın iletişim sorunlarını çözmek için zaman ayırın.

Bu günlerde ofisinizin yüzünün farklı görünmesi, uzaktan çalışanlarınızın mutlu olamayacağı anlamına gelmez . Daha önce bildirdiğimiz gibi, uzaktan çalışanların %90'ı kariyerlerinin geri kalanı için esnek bir programda çalışmaya devam etmek istiyor. Çalışanlarınızın ihtiyaçlarını karşılayarak onların mutlu olmalarını sağlayacaksınız ve bu da uzun vadede işinize büyük fayda sağlayacaktır.