İş Telefonu Faturaları: Gizli Ücretlerde Gezinme ve VoIP'yi Düşünmek İçin Nedenler

İşletmeler her zaman ellerinden geldiğince para biriktirmeye çalışırlar. Başlamak için harika bir yer, faturanızın maliyetlerini incelemektir. Şirketinizin masa telefonları ve cep telefonları için harcadığı para miktarını gözden kaçırmak kolay olabilir. Koronavirüs pandemisi iş dünyasını ayakta kalmak için ticari VoIP'ye güvenmeye zorlarken, seçtiğiniz telefon hizmeti şimdi her zamankinden daha önemli.

Telefon aramaları, yeni müşterilerin bir şirketle ilk etkileşim kurmasının en yaygın yoludur ve telefonlar, müşteri desteği için bir numaralı tercih olmaya devam etmektedir. Bu zorunluluk göz önüne alındığında, telefon sağlayıcıları genellikle aylık faturanızın maliyetini önemli ölçüde artırabilecek çeşitli ücretler konusunda kendilerini rahat hissederler.

Ücretlerden bazıları nadiren (veya hiç) kullanmadığınız hizmetler için olabilirken, diğerleri belirsiz bir şekilde “bakım ücretleri” olarak adlandırılır ve herkesin favorisi olan vergilerdir. Bazı iş telefonu sağlayıcılarının müşterilerini ucuza almanın yollarını ararken gösterdikleri yaratıcılık düzeyinin sınırı yoktur. Şirketinizin faturasını zaten dikkatli bir şekilde denetlemediyseniz, gereğinden fazla ödeme yapma ihtimaliniz yüksek.

Geleneksel telefonların işletmenize ne kadara mal olduğu konusunda bağlantınız yoksa, faturanız bir daha geldiğinde göz önünde bulundurmak isteyebileceğiniz öğeler için birkaç noktayı not ettik. Bu yazıda aşağıdaki bölümleri ele alacağız:

• Telefon Faturanızı Nasıl Azaltabilirsiniz?
• Mevcut Telefon Faturanıza Bakın
• İhtiyacınız Olan Özellikleri Düşünün
• Modern Bir VoIP Çözümünden Başka Neler Alabileceğinizi Düşünün
• Seçimlerinizi İnceleyin

Telefon Faturanızı Nasıl Azaltabilirsiniz?

Faturanız gerekli bir işletme gideri olabilir, ancak bu, şirketinize bir kol ve bir bacağa mal olması gerektiği anlamına gelmez. Bu maliyet özellikle küçük işletme sahipleri için zor olabilir. Dikkate alınması gereken bir şey, mevcut telefon sisteminizin toplam işletim maliyetidir. Bu maliyeti, telefon sistemini satın almanın maliyetini ve onu çalıştırmanın maliyetini ekleyerek bulabilirsiniz.

Bu maliyeti belirledikten sonra, iş telefonu sisteminiz için ne kadar ödediğinize ve işletmek için şu anda ne kadar ödediğinize değip değmeyeceğine karar verebilirsiniz. Bu fiyatı, her ay mevcut faturanız ne olursa olsun karşılaştırabilirsiniz. Bu şekilde, kurulumunuzun hangi yönünü değiştirmeniz gerektiğini görebilirsiniz.

Mevcut Telefon Faturanıza Bakın

Telefon hizmetinizle ilişkili maliyetlerden ne kadar kısmanız gerektiğini görmenin en kolay yolu, mevcut faturanıza bakmaktır. Örneğin, sağlayıcılar genellikle çeşitli paketler için indirim sunar ve faturaları tek bir ödemede birleştirerek şirketinizin idari maliyetlerini azaltabilir.

Bu, para biriktiriyormuş gibi görünmesini sağlar. Bununla birlikte, bu aynı zamanda, sağlayıcıların daha basit bir fatura ile mümkün olmayabilecek ek ücretleri tıkayabileceği daha karmaşık bir faturaya da yol açar.

FCC, telefon şirketlerinin yetkisiz ücretlendirme yapma alışkanlığı hakkında insanları bilgilendirmeye yardımcı olmak için telefon faturalarının tıkanması gibi konuları kapsayan SSS sayfaları oluşturmaya kadar gitti. Ajans, faturanız ne kadar çok kredi kartı faturası gibi görünmeye başlarsa, adil bir miktar ödeyip ödemediğiniz konusunda o kadar endişelenmeniz gerektiğini not eder.

“Aldatma, tıkınmanın ayırt edici özelliğidir. Sık sık, tüketicileri yetkilendirmedikleri veya almadıkları veya tüketicinin inandığından daha pahalıya mal olan hizmetler için ödeme yapmaları için kandırmak için kafa karıştırıcı faturalara güvenirler… FCC, tıka basa doluluğun on milyonlarca Amerikan hanesine zarar verdiğini tahmin ediyor.“

Muhtemelen yeni bir hizmetten ilk faturanızı almanın şokunu yaşadınız. Telefon şirketinin ilk teklifinde büyük olasılıkla vergilerden, ek ücretlerden veya ilk faturada bir ay önceden faturalandırılacağınızdan bahsetmedi (sağlayıcılar bazen ilk faturada kurulum tarihinden ve sonraki aydan ücret alır).

Telefon şirketleri genellikle hizmet üzerinden satış vergisi ödemek zorundadır, bu nedenle bunu müşterilerinden almaları şaşırtıcı değildir. Ancak, toplanan yüzdenin gerçekten yerel satış vergilerinize uygun olduğundan ve şişirilmediğinden emin olmalısınız.

Öte yandan, ek ücretler ve diğer bu tür kalemler tamamen özneldir ve faturanızı müzakere etmek için daha fazla hareket alanı sağlayabilir.

Faturanızda dikkat etmeniz gereken bazı maddeler şunlardır:

• Aktarma Hatları — Bunlar, geleneksel PSTN telefon hatlarında bulunur ve işletmenizin aynı anda birden fazla aramayı yönetmesine olanak tanır, böylece müşterileriniz meşgul sinyalleriyle karşılaşmaz. Bunlar, işletmenize hat başına 30 dolara kadar mal olabileceğinden ucuz değildir. Aynı işlevi bir IP sisteminden herhangi bir ek ücret ödemeden alabileceğinizi unutmamak önemlidir.
• Tel Bakımı - Bir kez daha, bu sabit hatlara özel bir öğedir. Bu, ofisinizi kablolama maliyetiyle ilişkili bir ücrettir.
• Uzun Mesafe ve Otoyol Ücretleri — İşletmenizin çok sayıda uzun mesafeli ve ücretsiz arama yapması gerekiyorsa, buna yardımcı olamazsınız. Ancak bu iletişimleri e-postaya veya bir IP telefon sistemine çevirerek bu maliyeti azaltabilirsiniz.
• Kullanıcılar ve Dahili Hatlar — Geleneksel telefon sistemleri yalnızca aktarma hatları için ücret almaz, aynı zamanda ihtiyacınız olan her hat için ücret alır. Sağlayıcıların da kullanıcı başına ücretlendirme eğiliminde olduğunu unutmayın, bu nedenle burada farklı sağlayıcıların fiyatlarını karşılaştırmaya değer.

Bazı suçlamalar kesin olarak belirlenecek, ancak bazılarında biraz kıpırdama odanız olabilir. Size çok yüksek görünen belirli bir ücret varsa, sağlayıcınıza ulaşmaya ve pazarlık etmeye değer.

İhtiyacınız Olan Özellikleri Düşünün

Faturanızla ilgili maliyetleri düşürmenin bir sonraki adımı, telefon sisteminizde ihtiyaç duyduğunuz tüm özellikleri dikkate almaktır. Bir PSTN veya IP telefon sisteminde olsanız da olmasanız da, kullanmadığınız özellikleri bir araya getirdiyseniz, genellikle pahalı sözleşmelere kilitlenebilirsiniz.

Telefon sisteminizde ihtiyaç duyduğunuz özellikleri göz önünde bulundurmanız önemlidir, böylece yalnızca ihtiyacınız olan şey için ödeme yapmanızı gerektiren bir plan bulabilirsiniz. İşte bir sonraki telefon sistemi sağlayıcınızda göz önünde bulundurmanız gereken bazı temel ve hayati özellikler.

Çağrı Yönlendirme — Bu, müşterilerinizin ne olursa olsun size ulaşmasını sağlayan temel bir özelliktir. Böylece, zamanınızı bir ofiste ve evde çalışmak arasında bölerseniz, işletme numaranızdan gelen aramaları mobil cihazınıza yönlendirebilirsiniz. RingCentral gibi birçok VoIP sağlayıcısı, her zaman hazır olduğunuzdan emin olmak için aramaları anında iletebilmeniz için temel bir özellik olarak uzaktan arama yönlendirme sunar.

Dahili hatlar — Geleneksel bir PSTN telefon sisteminde dahili hat, fiziksel olarak bir ana numaraya bağlı olan başka bir telefon numarasıdır. Ne kadar çok kablolama yaparsanız, o kadar pahalıya mal olur. IP sistemleri bunu sanal olarak yapar ve çoğu, temel planlarda yerleşik olarak belirli miktarda uzantı sunar. Örneğin, Grasshopper, en fazla üç uzantı içeren 26 ABD doları tutarında bir solo plan sunar.

Uzaktan Destek — Şüphesiz, telefon sisteminize bakım yaptırmanız gereken bir zaman gelecek. Ancak koronavirüs pandemisi iş gücünün büyük çoğunluğunu uzak tutmaya devam ettikçe, kurulumunuzu incelemek için dışarıdan bir çalışanın ofisinize girmesi artık mümkün olmayabilir.

Uzaktan destek sunan bir telefon sağlayıcısına bakmak, bugünlerde daha uygun bir seçenek. Nextiva, kullanıcılarına bu teklifi sağlamak için bir uzaktan destek sistemi sunuyor.

Sınırsız Arama — Pandemi sayesinde telefon görüşmeleri artık her zamankinden daha önemli. Yüz yüze toplantılar esasen durma noktasına geldiğinden, işletmeniz muhtemelen telefonda daha fazla zaman harcıyor. Bu nedenle, size sınırsız görüşme dakikası sunan bir telefon sistemi birinci öncelik olmalıdır. Birçok IP telefon sağlayıcısı, Vonage Business dahil olmak üzere sınırsız arama sunar.

Çağrı Günlükleri — Çağrı kaydı, çalışanlarınızın, özellikle de satış ekibinizin performansını incelemenin ve müşterilerinize sunduğunuz deneyimi ölçmenin harika bir yoludur. Arama kayıtları size aramanın tarihi ve saati, süresi, arayan kimliği ve aramanın kabul edilip edilmediği veya sesli mesaja gönderilip gönderilmediği gibi önemli ayrıntıları sağlayabilir.

Bu, birçok sağlayıcının sunabileceği temel bir özelliktir. 8×8, arama geçmişi günlüğü, arama günlüklerini yönetme yeteneği ve planları dahilinde arama günlüğü ölçümlerini sağlar.

Modern Bir VoIP Çözümünden Başka Neler Alabileceğinizi Düşünün

Şirketinizin zaten geniş bant İnternet bağlantısı için ödeme yaptığı ve hatta tam gelişmiş bir intranet oluşturmuş olabileceği göz önüne alındığında, bir IP hizmetine geçiş yaparken minimum sürtünme ve önemli tasarruflar olmalıdır. Muhtemelen bir IP telefonu dışında herhangi bir ek donanıma ihtiyaç yoktur.

Çoğu şirket, standart telefon hattınızdan beklediğiniz her şeyi (işletme sesli posta selamları, çağrı bekletme, vb.) ve genellikle dahil edilmeyen uzun bir özellik listesini içeren bir ticari VoIP hattı için ayda yaklaşık 20 $ ücret alır. geleneksel telefon teklifleri veya hiç mevcut değil.

Seçtiğiniz herhangi bir VoIP sağlayıcısından gelişmiş özellikler bekleyebilirsiniz. İşte dikkat etmeniz gerekenlerden bazıları:

IVR — Barındırılan IVR (etkileşimli sesli yanıt), arayanları ihtiyaç duydukları departmana yönlendirmek için etkileşimli bir menü sunan bir telefon menüsü ve yönlendirme sistemidir. Akıllı bir sistem olduğu için IVR, arayanlardan evet/hayır veya sayılarla ilgili yanıtları içeren görevleri gerçekleştirebilir. Bu özellik, müşterilerinizin daha kısa bekleme sürelerine sahip olmasını sağlamanın yanı sıra, çalışanlarınız için zaman ve üretkenliği geri satın alır.

Otomatik Görevli — Bu özellik, kuruluşunuzdaki resepsiyonist rolünün yerini almasına yardımcı olabilir. Bu nedenle, arayanlarınızın doğru tarafa aktarılmaları için önce bir resepsiyonistle konuşmalarını istemek yerine, sadece doğru departmanın dahili numarasıyla ilişkili bir numaraya basmaları yeterli olacaktır. IVR'de olduğu gibi, bu özellik de kuruluşunuzun zamandan ve paradan tasarruf etmesini sağlayabilir.

Video Konferans — Çoğu VoIP sağlayıcısı, telefon planlarına diğer iletişim yöntemlerini dahil eder. Video konferans en popüler seçeneklerden biridir. Bu, bir PSTN telefon sisteminin size sağlayamayacağı bir işlevdir.

Belirli IP telefon planları için video konferans özellikleri, yüzlerce katılımcının aynı anda katılmasına izin vererek sizi pandemi sırasında yüz yüze bir şirket toplantısına olabildiğince yaklaştırıyor.

Mobil Uygulama — Çoğu VoIP telefon sağlayıcısının kendi yazılım telefonu uygulamaları vardır ve bu, iş aramalarınızı hareket halindeyken yanıtlamanıza olanak tanır. Uygulamalar, geleneksel sesli aramaya ek olarak genellikle görüntülü sohbet ve SMS iş mesajlaşmasına izin verir. Cihazlarınızın her birine kaydedilen önceki konuşmalardan gelen bilgilerle, tipik olarak iletişim araçları arasında geçiş yapabilirsiniz.

Birleşik iletişime yönelik artan eğilimle birlikte VoIP, bir bütün olarak iş operasyonlarınızın daha fazla merkezileştirilmesini de sağlar. Çoğu VoIP platformu, Salesforce gibi harici platformlarla entegrasyonu destekleyerek, iletişimleri ve diğer uygulamaları tek bir yerde birleştirmenize olanak tanır. Bu, yakın zamanda birleşik iletişim için başlangıç ​​kılavuzumuzu özetlediğimiz uzun bir fayda listesiyle birlikte gelir.

Seçimlerinizi İnceleyin

Telefon hizmetiniz çevir sesinden fazlasını sağlamıyorsa ve bunun için ayda 20$ veya 30$'dan fazla ödüyorsanız, işletmeniz herhangi bir sayıda sağlayıcıdan bir VoIP paketi ile muhtemelen çok daha iyi durumda olacaktır. Yüzlerce GetVoIP kullanıcısının derecelendirmelerine göre en çok oy alan beş ticari VoIP sağlayıcısının bir dökümü:

Sonuç: VoIP, İş Telefon Faturanızı Azaltmanın En İyi Yolu

Telefon şirketlerinin faturalarını şişirdiği tüm yaratıcı yollar ve daha düşük bir fiyat için pazarlık yapabileceğiniz tüm yollar için VoIP, küçük işletme telefon hizmeti gereksinimlerinizden tasarruf etmenin en kolay yolu olabilir.

Bulut tabanlı iletişim platformları, geleneksel telefon hizmetlerinden daha ucuz olmanın yanı sıra, operasyonel verimlilik ve bir şirketin dahili ve müşterilerle iletişim kurma yeteneğinin genel etkinliği üzerinde önemli bir etkisi olabilecek geniş bir özellik yelpazesi sağlar.