İş süreci otomasyonu ve kurumsal verimliliği nasıl yönlendirdiği
Yayınlanan: 2022-01-13Her şirketin manuel olarak gerçekleşen yüzlerce dahili görevi vardır. Alanlar, ne kadar zaman alırsa alsın veya gerçekleştirilen işlevler ne olursa olsun, görev ve amaçlarını yerine getirecek şekilde yapılandırılmıştır. Öyleyse neden süreç otomasyonunu ve dijital dönüşümü başlatmıyorsunuz?
Pazarın sürekli gelişimi ve değişen trendlerle karşı karşıya kalan şirketler, süreçleri otomatikleştirmek için zaman ve kaynak israfına neden olan görevleri bir kenara bırakmalıdır.
Günümüzde kapsamlı işlemleri manuel olarak yapan firmalardan bahsetmemiz tuhaf geliyor ama öyle değil. Dünya çapındaki kuruluşların %69'u, belki de cehalet veya yenilik korkusu nedeniyle dijital dönüşümde sıçramadı.
Gerçek şu ki, süreçleri otomatikleştirmeyen şirketler, teknolojinin yardımıyla bitirebilecekleri görevlere aşırı zaman harcıyorlar.
İş Süreçleri Otomasyonu Nedir?
İş süreci otomasyonu hakkında konuştuğumuzda, bir işte yinelenen görevleri veya süreçleri yürütmek için teknolojiye atıfta bulunuyoruz. Bu kullanım, maliyetleri en aza indirmenize, verimliliği artırmanıza ve giderek karmaşıklaşan işlemleri kolaylaştırmanıza olanak tanır.
Dijital dönüşümün otomasyonla çok ilgisi var; yeni teknolojilerin yardımıyla iş süreçlerinin optimizasyonunu açıklar.
Otomatik süreçler verimliliği artırır, makul standartlar oluşturur ve nihayetinde kuruluşların zamandan, paradan ve kaynaklardan tasarruf etmesine yardımcı olur. Ayrıca, makineler tarafından daha erişilebilir oldukları ve kuruluşun en yüksek kârına yol açtıkları için tekrarlayan, yüksek hacimli görevleri düzenler.
Ekiplerin zamanlarının neredeyse %20'sini operasyonel verileri analiz etme ve durum raporlarını gözden geçirme gibi otomatikleştirebileceğimiz görevlere ayırdığını biliyor muydunuz? Bu nedenle CEO'lar süreç otomasyonunun bir trend haline geldiğini anladılar ve bunu dahil etmek için çalışıyorlar.
Örneğin, geniş bir müşteri tabanını arayan ve takip eden bir satış temsilcisi, aramaları ayarlayan, hatırlatıcılar oluşturan ve bir takvimi veya müşteri veritabanını otomatik olarak güncelleyen bir kontrol ve otomasyon sistemi kullanmaktan faydalanabilir. Aynı örnek, özellikleri dikkate alınarak satış veya teknik destek alanları için de geçerlidir.
Ancak otomasyonun yalnızca bazı alanlara fayda sağladığını düşünmeyin. Süreçleri otomatikleştirmek, tüm işi kapsayan ve uygulamaları entegre eden çapraz işlevler için en etkilidir. Bu kılavuzun ilerleyen bölümlerinde süreç otomasyonunun tüm avantajlarını keşfedeceksiniz.
İş Süreçleri Otomasyonu Araçları İşyerini Nasıl Bozuyor?
Her şirket kendi ihtiyaçlarını anlamak için kapsamlı bir analiz yapmalı ve böylece otomasyonu en fazla faydayı rapor eden alanlarda uygulamalıdır.
Bu kılavuzda, piyasadaki en yaygın süreç otomasyonu türlerini seçtik.
1. Bilgi Bankası
Bu tür süreç otomasyonu pazarda önem kazanmıştır. Y kuşağı, müşteriye bir servis araması yapmadan önce yanıtları bulmak için giderek artan bir şekilde arama motorunu kullanıyor. Ek olarak, Econsultancy, müşterilerin %51'inin daha etkileşimli ve kullanımı daha kolay olduğu için bir bilgi tabanı aracılığıyla teknik desteği tercih ettiğini tespit etti.
Benzer şekilde, Y kuşağı müşterilerinin %67'si geçen yıl müşteri hizmetlerine (bilgi tabanları gibi yeni araçların uygulanması dahil) ilişkin beklentilerini artırdı ve %78'i tek bir kötü müşteri hizmeti deneyiminden sonra işlerini başka bir yere taşıdı.
Gerçek şu ki, müşteriler tüketim alışkanlıklarını değiştirdiler ve daha bağımsız olmalarını sağlayan araçları tercih ettiler.
2. Kişisel Bakım
Forbes dergisi, müşterilerin %40'ının sorunlarını özel olarak çözme konusunda kendilerini daha rahat hissettikleri ve sorularıyla "aptalca" görünmek istemedikleri için self servisi insan temasına tercih ettiğini ortaya koydu.
Self, müşterilerin bir temsilcinin yardımı olmadan sipariş vermeleri, sorularını yanıtlamaları ve bakım veya hizmet aramaları için dijital kanalları kullanan stratejidir.
Yapay zeka kullanan ve tüketicilere özerklik, çeviklik ve verimlilik sunan bir müşteri hizmetleri sistemidir.
Bu noktada bir bilgi tabanından bahsettiğimizi ve aralarında hiçbir fark olmadığını düşünebilirsiniz. Ancak self servis, müşteri deneyimine odaklandığı için çok daha ileri gider.
3. Müşteri İlişkileri Yönetimi
Bir şirkette süreçlerin otomasyonu hakkında konuştuğumuzda, bu kategorinin en büyük yıldızlarından birini unutamayız: Satışta CRM.
Satışta CRM kılavuzunda, bu tür yazılımları “tüm müşteri verilerini tek bir yerde düzenlemekten sorumlu olan ve satış ekibinizin idari görevleri otomatikleştirmesine, süreçleri organize etmesine ve boru hattını optimize etmesine ve yönetmesine olanak tanıyan teknolojik bir araç” olarak tanımlıyoruz.
Tanım net ve kesindir. Birkaç nüansı ele alır ve bir CRM'nin satış temsilcilerine günlük olarak yardımcı olmak için kullanışlı bir araç olduğunu belirtir.
4. Çok Kanallı Dikkat
Çok kanallı, müşterilerinize kaliteli bakım ve hizmet sağlamak için kullanabileceğiniz stratejidir.
Çok kanallı otomasyon hakkında konuşmak, diğer süreç otomasyonu türleri hakkında konuşmaktır. Herkesin çalışan zamanını optimize ettiği ve müşteri deneyimini iyileştirdiği şemsiyenin altına giriyor.
Çok kanallı stratejiler, iş süreci otomasyonunu kolaylaştırır ve tüm kanallar iyi bir şekilde entegre edildiğinde, kullanıcılar o sırada ihtiyaçlarına en uygun olanı kullanmaktan faydalanır.
Yukarıda bahsedilen süreç otomasyonu türlerini göz önünde bulundurduğumuzda, omnichannel'ın bazı özelliklerini ve dijital dönüşüme sıçramadaki önemini görebiliriz. Her biri, işletmenin zamanını ve kaynaklarını optimize etmek için çok kanallı strateji içinde temel bir rol oynar.
İşletmenizin Operasyonlarını Otomatikleştirmesi İçin 5 Neden
Süreçlerin otomasyonu, onu uygulayan şirketler için bir dizi avantaj getiriyor. Önsel olarak, büyük fayda sağlayanların, çok fazla zaman gerektiren bazı görevlerden kaçınacak işbirlikçiler ve çalışma ekipleri olacağını düşünebiliriz.
Ancak gerçek şu ki, organizasyon ve müşteriler de fayda sağlayacak. İşte süreç otomasyonunun yedi avantajı.
1. Verimlilikte Artış
Tüm yöneticilerin hayali, çalışma saatlerini uzatmadan veya daha fazla kaynağa yatırım yapmadan ekibin verimliliğini artırmaktır. Bazı görevler gereksiz çaba gerektirir ve otomatik hale getirilerek üretkenliği artırabilir.
Örneğin, profesyonellerin bir belgeyi manuel olarak bulmaları, zamanlarının %20 ila %40'ını temsil eden ortalama 18 dakika sürer ve günlerinin %50'sini bilgi arayarak geçirirler.
Bu süreçleri otomatikleştirerek neler başarabileceklerini hayal edin!
Gerçekten de, çalışma ekipleri zamanlarını müşteri hizmetlerini ve dikkatini geliştirmek ve gün içinde eğitim yapmak veya bilgilerini artırmak için bir alana sahip olmak gibi diğer faaliyetlere adamaya daha iyi olacaktır.
Şirket alanlarının %60'ı, iş süreçleriyle ilgili otomasyon ile zamanlarından %30 tasarruf sağlayabilir. Bu gelişme, önerilen hedeflere uymaya odaklanmak için daha fazla zamanları olacağından, artan üretkenliğe yansıyacaktır.
2. Dijital Dönüşüme Doğru Sıçrayış
Dijital dönüşüm, bu yolda olmayan kuruluşlar için karmaşık ve ezici bir hedef gibi görünebilir. Bununla birlikte, süreç otomasyonu, şirketinizin diğer yönlerden iyileştirmeye odaklanmak için idari görevlerle zamanı azaltmasına olanak tanıyan bu sürekli dönüşüm kültürünü benimsemek için temel bir adım olabilir.
Prensip olarak, daha geniş bir kaynak mevcudiyeti ve talepleri nedeniyle rota değişikliği gerektiren manuel süreçleri otomatikleştirmek mümkün olacaktır. Bazı farklılıklar oluştuğunda, ekibinizin zamanını daha iyi kullanmak için süreçleri otomatikleştirmek daha kolay olacaktır.
3. Daha Net Süreçler
Otomasyon, şirketteki her bir süreç için belirli bir netlik ve anlayış gerektirir. Süreçleri ve ilgili görevleri yürütmekten sorumlu kişileri tanımıyorsanız, iş akışınızı etkili bir şekilde tasarlayamaz ve otomatikleştiremezsiniz.
Süreç haritalama bir eğitim kaynağı olarak hizmet edebilir ve tüm çalışanları netleştirebilir. Otomatikleştirilmiş bir süreci analiz ederek elde edilen bilgiler, şu anda nasıl gerçekleştiği ile kesin versiyonu arasındaki boşluğu gösterebilir.
4. Daha Çevik Süreçler
Fazlalık gibi görünüyor, ancak süreç otomasyonunun harika sonuçlarından biri basitleştirme. Net hesap verebilirlik, sonuçların analizi, özelleştirilebilir bildirimler, değerli bilgiler ve daha hızlı geri dönüşler, alt düzey etkinlikleri ortadan kaldırmayı ve katma değer katan görevleri iyileştirmeye odaklanmayı kolaylaştırır.
5. Görevlerin Yerine Getirilmesine İlişkin Kayıtlar
Proses otomasyonu ile belirli bir aktivitenin tüm detaylarının kaydı da tutulur. Bu bilgileri, iç denetimler veya değerlendirmeler sırasında uygunluğu göstermek için sunabiliriz.
Birden Fazla Sektör için En İyi 5 İş Süreci Otomasyonu Çözümü
Operasyon otomasyonunun en büyük faydaları, maliyet düşürme, artan üretkenlik, kullanılabilirlik, güvenilirlik ve performanstır.
1. Maliyet Azaltma
Otomasyonun birçok faydası vardır ve bu en önemlilerinden biridir. Her işletme, karlılığını artırmak için uluslararası baskıyla karşı karşıyadır. Bunu başarmak için bir yaklaşım maliyeti azaltmaktır. Ancak veri merkezinin yeteneklerini azaltmak tüm şirketi olumsuz etkiler.
Otomasyon yazılımı, maliyetleri kontrol altına almak ve azaltmak için daha yenilikçi ve daha iyi bir yaklaşımdır. Sunduğu en önemli fırsat, sistematik olarak maliyetleri düşürürken müşteri (son kullanıcı) hizmetini artırmaktır.
Yönetim genellikle bu tasarruf potansiyelini gözden kaçırır. Çoğu modern sunucunun işletme maliyetleri düşüktür, bu da toplam sahip olma maliyetinin daha düşük olduğu anlamına gelir. Operasyon personelinin fiyatı, toplam maliyetin %71'i kadar yüksek olabilir.
2. Verimlilikte Artış
Süreç ve görev otomasyonunun ikinci büyük yararı, üretkenlikte önemli bir artıştır. Bir organizasyonun teknoloji ihtiyaçları arttıkça, üretkenlik önemli bir endişe haline gelir. Tipik olarak, bazı iş alanlarında etkinliklerini ve üretkenliklerini artıracak araçlar olduğundan, BT operasyonları geri planda kaldı.
Masaüstü üretkenlik yazılımının yaygınlaşması, ofis ve İnsan Kaynakları ortamlarında önemli başarılar sağlamıştır. Ancak BT uzmanlarının iş yükünü hafifletmek yerine, PC'nin yaygınlaşması, daha fazlasını yapmaları gerektiği anlamına geliyordu.
İnsanlar bilgisayarları daha fazla kullandıkça, sistemden daha fazlasını talep etmektedirler. Daha fazla kullanıcı daha fazla iş üretir ve yazdırılan raporların azalmasına rağmen baskı çıktısı arttı.
Çevrimiçi işlemlere ve istemci/sunucu sistemlerine yönelik eğilime rağmen, toplu iş yükleri büyümeye devam ediyor. Toplu işler hala CPU zamanının çoğunu tüketiyor ve büyük işletmelerde işler sürekli açılıyor.
3. Kullanılabilirlik
Kullanılabilirlik, süreç otomasyonunun üçüncü büyük yararıdır. İşletmeler giderek bilgisayarlara bağımlı hale geliyor. İnsanlar günlük işlerini çevrimiçi sistemler aracılığıyla yürütürler: satın alma siparişi yükleme, rezervasyonlar, montaj talimatları, nakliye siparişi ve liste uzayıp gidiyor. Bilgisayar mevcut değilse, şirket zarar görür.
Yıllar önce, bilgisayarın birkaç saatliğine kullanılamaması kabul edilebilirdi. Bulut bilişimin yüksek hacimli olduğu bu çağda, kritik sistemlerin bozulması milyonlarca dolarlık satış kaybına mal olabilir ve şirketin itibarına zarar verebilir.
4. Güvenilirlik
Verimlilik, otomasyonun bariz bir faydasıdır. Ancak, taçtaki gerçek mücevher güvenilirliktir. Herhangi bir iyi BT operasyon departmanının temel taşıdır ve onsuz, kafa karışıklığı, kaos ve hoşnutsuz kullanıcılar yaratırsınız.
BT operasyonları iki karşıt beceri seti gerektirir: Bir yandan, operasyon personelinin bir İşletim Sisteminin karmaşıklıklarını anlama ve ortaya çıkan sorunları analiz etme ve çözme gibi yüksek düzeyde teknik becerilere ihtiyacı vardır. Öte yandan, aynı kişi düğmelere basmak ve kağıt yüklemekle yetinmelidir.
Otomatik süreçler, işlerin unutulmamasını veya sırasının bitmemesini, girdiğiniz verilerin doğru olmasını ve gerekli olan herhangi bir özel işlemin gerçekleşmesini sağlar.
5. Performans
Proses otomasyonunun beşinci faydası, performansta belirgin bir iyileşme ile ilgilidir. Her şirket, çevresinin bir safkan gibi çalışmasını ister.
Bilgi işlemdeki ilerlemeler onları her yıl daha hızlı ve daha ucuz hale getirse de, talepler her zaman toplam kapasitede çalışmasını ve nihayetinde bilgi işlem altyapısının sahip olduğu yetenek düzeyini aşmasını sağlar. Bu, birçok şirketin sistem performanslarını iyileştirmek istemesine neden oluyor.
Performansı artırmak için iki seçenek şunlardır: donanımınızı yükseltin veya daha yeni bir sistem satın alın. Ve her iki seçenek de pahalıdır. Bir sistemi daha iyi performans gösterecek şekilde ayarlamak ve yapılandırmak da mümkündür, ancak bunun için genellikle günde 24 saat müsait olmayan çok yetenekli bir kişinin çalışması gerekir.
Ve belirli bir iş yükü için bir sistemi yapılandırdığımızda, iş yükü değişirse yapılandırma artık optimal değildir. Otomasyon yazılımı bu zorlukları çözebilir ve sistem performansını artırmaya yardımcı olabilir.
Çözüm
Süreç otomasyonu bir trend haline geldi ve şirketler pazara düşmemek için uyum sağlamalı. Elbette her organizasyonun kendi öncelikleri vardır, ancak teknolojinin birçok görevi optimize etmenin ve ekiplerin verimliliğini artırmanın yolu olduğu inkar edilemez.
Dijital dönüşümün manuel görevlerde nasıl devrim yarattığını ve insan hatasını en aza indirdiğini düşünün. Otomatize edilecek süreçleri belirlemek, şirketin dijital dönüşüme giden yolunu yeniden tanımlamak için çok önemlidir. Çalışanlar daha karmaşık ve önemli görevler için daha fazla zamana sahip olurken, kuruluşlar da avantajlardan yararlanacak.
Bu konuda herhangi bir fikriniz var mı? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin veya tartışmayı Twitter veya Facebook'a taşıyın.