Rapora Göre İşletmeler Yılın 89 Gününü “Karanlık Madde” İle Boşa Harcadı

Proje yönetimi yazılımı sağlayıcısı Wrike tarafından hazırlanan yeni bir rapor, işin “karanlık maddesinin” – ekip liderlerinin görünürlüğünün olmadığı ve izlemesi zor olan faaliyetler ve bilgilerin – her yıl ortalama bir işletmenin zamanının 89 gününe denk geldiği sonucuna varmıştır.

Hibrit çalışma patlaması, video konferans uygulamaları ve farklı konumlardan iletişim kurmamızı sağlayan diğer teknolojilerle suları giderek daha fazla bulandırdı ve bilgi tabanlı rollerin karmaşıklığına ve teknolojisine katkıda bulundu.

İşletmeler için endişe verici olan şey, bunun yalnızca zaman değil, her yıl milyonlarca doları da boşa harcamasıdır – ancak merkezileştirmede bir çözüm olabilir.

“İşin Karanlık Maddesi” Nedir?

1000'den fazla çalışanı olan şirketlerde 2.807 ABD ve İngiltere merkezli çalışanla anket yapan rapor , “İşin Karanlık Maddesi”ni “hemen göremediğimiz, ancak etrafındaki her şey üzerinde güçlü bir etkisi olan faaliyet ve bilgi” olarak tanımlıyor. BT."

CERN'in evrende mevcut olan karanlık madde tanımından ilham alan - İşin Karanlık Maddesi "metinlerde, uygulamalarda, görüntülü aramalarda, elektronik tablolarda ve konuşmalarda" bulunur ve "işleri ve projeleri kolayca yanlış yöne çekebilir".

En önemlisi, bu, hem takip edilmesi zor hem de değerli çalışma zamanını alan, genellikle lojistik, organizasyonel veya idari nitelikte, ölçülemeyen türden bir çalışmadır.

İş liderleri buna özel - rapora göre, gerçekleşen işin yalnızca %54'ünden fazlasının görünürlüğüne sahip olduklarına inanıyorlar, yani %46'sı "karanlık madde". Öte yandan çalışanlar, çalışmalarının %55'e kadarının görünür olmadığını düşünüyor.

Hibrit Çalışma İşleri Daha Karmaşık Hale Getirdi

İşyerinde karanlık madde pandemiden çok önce var olmasına rağmen, iş birimi liderlerinin %84'ünün "geri döndürülemez" olduğunu düşündüğü uzaktan ve hibrit çalışma düzenlemelerine toplu geçiş, çalışma hayatımızın karmaşıklığını artırdı ve çalışma görünürlüğünü daha da azalttı.

Bunun görülebileceği kilit alanlardan biri yeni uygulamaların alınmasıdır.

Mart 2020'den bu yana, ortalama bir pazarlama ekibi, iş için kullandıkları mevcut uygulamaların cephaneliğine eklenmiş yaklaşık 10 yeni iletişim dışı aracın yanı sıra üç yeni iletişim ve işbirliği aracı gördü.

Rapora göre, yaratıcı ajanslar aynı zaman diliminde 12 yeni iletişim dışı uygulama ve bunun üzerine Microsoft Teams ve Slack gibi üç yeni iletişim aracıyla uğraşmak zorunda kaldı.

Artan sayıda araçla uğraşmak, özellikle de alışılmamış araçlar olduğunda zaman alıyor, ancak pandemi tarafından hibrit ve uzak senaryolara itilen birçok işletme için uyum dönemleri mümkün değildi.

Değişimi yapan ekipler, çoğu şirketin pandemi öncesi yaklaşık 15 ay süreceğini tahmin ettiği bir süreçle karşılaştırıldığında, yalnızca 10,5 günlük bir ortalama geçiş süresi aldı. Bu, evden çalışmayı kolaylaştırmak için gereken yeni uygulamaların etkisini gözden geçirmek için çok az zaman bıraktı.

O halde, bilgi çalışanlarının %70'inin "birden çok görevi, sistemi ve uygulamayı dengelemek zorunda kaldıklarını" söylemesi ve %60'ının pandemi başlamadan önce zaten çok fazla olduğunu düşünmesi şaşırtıcı değil.

İş dünyası liderleri, uygulamaların patlamasının neden olduğu stres konusunda saf değiller – %79'u çok fazla olduğunu biliyor, ancak işin tamamlanması için başka bir yol öngörmüyor.

Ancak yine de biraz kopuklar. Örneğin, iş liderleri, çalışanlarının günde ortalama 10 uygulama kullandığına inanıyor - çalışanlar yaklaşık 14 uygulama kullandıklarını söylüyor.

Karanlık Madde Aktivitesinin Yayılması

Uzaktan çalışmaya kitlesel geçiş, dijital alanlarda yürütülen çalışmaların artan karmaşıklığı ile desteklenen karanlık madde faaliyetini kolaylaştırdı.

Bunun iyi bir kanıtı, bir bilgi işçisinin artık günde ortalama 295 mesaj göndermesi, bunların hepsinin yazılması zaman alması ve projelerde ve diğer çalışmalarda işbirliği için gerekli olması, ancak bu mesajların tamamen 'görünmez' olmasıdır. ', ölçülemez ve ekip veya iş hedeflerine göre izlenmesi zor.

Bu, "amacı ve faydaları açık, belgelenmemiş, iletilmiş veya somut olmayan" yapılandırılmamış çalışma olarak sınıflandırılabilir.

Bir diğer konu da toplantılar. Rapora göre, bilgi çalışanları toplantılarda haftada ortalama 2.79 saat harcarken, ankete katılan işletmelerin %78'i "katıldığı çok fazla toplantının kolayca bir e-posta ile değiştirilebileceğini" kabul ediyor.

Ne yazık ki, iş birimi liderlerinin %69'u, çalışanlarının toplantılarda geçirdikleri zamanı azaltmak istiyor, ancak bunu nasıl yapacağını bilmiyor.

Karanlık Maddenin Sonuçları: Kaybedilen Zaman, Kaybedilen Para

Wrike'a göre, iş yerindeki bu karanlık madde patlaması, bilgi çalışanlarına sahip işletmelerin haftada yaklaşık 13,7 saat veya yılda 89 gün boşa harcadığı anlamına geliyor. Bilgi çalışanı başına, boşa harcanan zaman yaklaşık 16.5 bin dolara mal oluyor - ancak marjlar iş düzeyinde daha da dramatik.

Raporda, “Zaten yapılmış işleri tekrarlamak, verimsiz toplantılara katılmak veya eylemleri ve durumları takip etmek gibi faaliyetlere harcanan zaman”, “ortalama bir işletmeye milyonlara mal oluyor” diye açıklıyor.

Yaklaşık 3.200 çalışanı olan işletmeler için, boşa harcanan zamanın, ertelenen/iptal edilen projelerin toplam maliyeti ve çalışan kaybının (çoğunlukla iş yerindeki karanlık maddedeki artışlarla birlikte ortaya çıkan sorunlar tarafından tetiklenir) ortalama toplam maliyeti yılda yaklaşık 60.76 milyon dolar. .

Çözüm: “Tek Gerçeğin Kaynağı”

Wrike, İş dünyasının Karanlık Maddesini "kullanmak" için iş liderlerinin kuruluşları için tek bir gerçek kaynağı yaratması gerektiğini öne sürüyor.

Rapor, böyle bir çözümün "karmaşık iş akışlarını yönetmek ve düzenlemek için yeterince sağlam ve aynı zamanda normal çalışanların kullanması için yeterince basit olması" gerektiği sonucuna varıyor.

Wrike'ın kendi platformu elbette onların önerisi olacaktır, ancak sağlayıcıdan bağımsız olarak, işletmelerin boşa harcanan zaman ve parayı azaltmak için bir tür “ İş İşletim Sistemi ” benimsemesine açıkça ihtiyaç vardır.

Uzun vadeli tedavi ne olursa olsun, iş yerindeki takip edilmeyen karanlık maddenin kontrolden çıktığı ve hem işletmelerin hem de çalışanların iyiliği için ele alınması gerektiği açıktır.