Altı Harika Çağrı Kayıt Sistemi Özelliği ve Kimde Var

İş telefonu, bulut tabanlı VoIP ofis telefonu sistemlerinin tanıtımıyla büyük bir dönüşüm geçirdi. Çağrı merkezi analitiğinin faydası bir sır olmasa da, genel olarak VoIP çözümlerinde çağrı kaydı sistemlerinin kullanılabilirliği sürekli olarak artmaktadır. Bu sistemler gelişmiş raporlama, analitik, izleme ve çok daha fazlasını sağlar.

Günümüzde, en iyi iş VoIP sağlayıcılarının tümü, iş telefonu planlarının bir parçası olarak sağlam bir arama kayıt sistemi içermektedir. Arama kaydı sistemleri, telefon numarası, arayan hesap numarası, aramanın saati, arama süresi, arama nedeni, arama çözünürlüğü ve hatta arayanın cihazı gibi değerli verileri içerir.

Çağrı kaydı yazılımı özellikleri, iş performansını ve genel müşteri deneyimlerini iyileştirmenize olanak tanır.

Çağrı Kayıt Yazılımı Nedir?

Arama kaydı yazılımı, arama hacmi bilgilerini, arayan bilgilerini toplar ve arama sonuçlarını analiz eder. Çağrı kaydı sistemi, müşteri deneyimlerini, temsilci verimliliğini ve çağrıya özgü diğer birçok ölçümü ölçer.

Çağrı kaydı sistemlerinin her türden işletme için önemli bir özellik olarak görülmesinin birçok nedeni vardır. Manuel kayıt tutma ihtiyacının yerini alıyorlar; tüm çağrı verileri sistematik olarak yakalanır ve saklanır, bu da çalışanların asıl işlerine odaklanma konusunda özgür oldukları anlamına gelir.

Bu sistemlerle toplanan veriler, verimliliği en üst düzeye çıkarmak, temsilci performansını artırmak ve genel müşteri deneyimini iyileştirmek için kullanılır.

Arama kayıtları, gelecekteki kararlar için değerli veriler sağladıkları için arama yapan ve alan tüm işletmeler için yararlıdır. Bu günlükler, şirketlerin kayıt tutma, raporlama ve analiz için telefon görüşmesi bilgilerini düzenlemesine yardımcı olur. Çoğu VoIP sağlayıcısı, toplanan telefon görüşmesi verilerinin kullanımını en üst düzeye çıkarmak için güçlü raporlama ve analiz sistemleri içerir.

Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz ve ilgili veriler olmadan iyi iş kararları veremezsiniz. Arama analitiğinin yardımıyla, arama kaydı yazılımı, iletişim ağınızın tam olarak ne kadar iyi çalıştığını size gösterebilir.

Destek merkezleri veya satış ekipleri tarafından kullanılsın, arama kaydı yazılımı, performansı artırmak için kullanılabilecek hem gelen hem de giden aramalar için temel verileri yakalar. Çağrı günlüklerinin paradan ve zamandan tasarruf etme, müşteri anlaşmazlıklarını çözme ve profesyonellerin düzenlemelere uyumlu kalmasına yardımcı olma gibi birçok avantajı vardır.

En Kritik Çağrı Kayıt Sistemi Özellikleri:

Her işletmenin ihtiyaç duyduğu birkaç kritik çağrı günlüğü yazılımı özelliği vardır. Bu özellikler şunlardır:

• Çağrı Geçmişi Günlüğü
• Arama kaydı
• Çağrı Günlüklerini Yönetme
• Çağrı Kalitesi İzleme
• Çağrı Günlüğü Analizi
• Aracı Metrikleri

Çağrı Geçmişi Günlüğü

Herhangi bir arama kaydı sisteminin en temel ve aynı zamanda en kritik özelliği, arama geçmişi kaydıdır. Arama geçmişi günlükleri genellikle arayan bilgisi, telefon numarası, tarih, saat ve aranan dahili numara gibi bilgileri içerir. Standart verilerle birlikte geçmiş gelen, giden ve cevapsız aramaları görüntüleme yeteneğine sahip olmak, işletmeler için bir oyun değiştiricidir.

Modern bulut tabanlı telefon sistemlerinden önce, arama kayıtları verilerinin bir kağıda manuel olarak girilmesi gerekiyordu, bu çok zaman ve çaba gerektiriyordu ve takip edilmesi de zordu.

Günümüzde hepsi otomatik olarak yakalanıyor, bulutta güvenli bir şekilde saklanıyor ve raporlama panoları ve analitik sistemleri ile kolayca erişilebilir durumda. Çağrı kayıtlarının kaydını tutmak çeşitli nedenlerle her zaman önemliydi, ancak modern işgücü optimizasyon yazılımı bunu daha iyi hale getirdi.

Neden Önemli?

Çağrı günlüklerini sistematik olarak yakalama ve saklama yeteneği, işletmelerin çevrimiçi çalışma şeklini tamamen değiştirdi. Çağrı geçmişi kaydı, muazzam zaman tasarrufu sağlamanın yanı sıra, onu kullanan şirketler için çok fazla esneklik sağlar. Tüm iş iletişimini bulutta tutmak harikadır, ancak arama kayıtları olmadan da düşünülemez.

Bir işletme bulut tabanlı arama geçmişi günlüğünden nasıl yararlanabilir?

Başlangıç ​​olarak, tüm arama günlüklerinizin güvenli bir şekilde saklanması ve çevrimiçi olarak erişilebilir olması her zaman iyi bir fikirdir. Giden amaçlar için, satış ekibiniz bu günlükleri performansı analiz etmek ve potansiyel müşterileri takip etmek için kullanabilir. Satış söz konusu olduğunda veriler çok önemlidir ve telefon numaraları, tarihler, süre ve cevapsız aramalar gibi şeyleri sistematik olarak takip etme becerisine sahip olmak her zaman yararlıdır.

Son olarak, tüm arama geçmişi günlükleri, genel performansı izlemek için modern teknoloji kullanılarak toplanabilir, analiz edilebilir ve dışa aktarılabilir. Bu nedenle arama geçmişi kaydı önemlidir ve bu nedenle giderek daha fazla şirket bu tür sistemlere yönelmektedir.

Arama kaydı

Çağrı kaydı, karmaşık donanım gerektiren pahalı bir çözümdü ve o zamandan beri çoğu işletme VoIP çözümlerinde sunulan bir özellik haline geldi. Günümüzde çağrı kaydı, modern çağrı merkezleri için endüstri çapında bir standart haline geldi. Barındırılan PBX platformlarının özellikleri sayesinde işletmeniz, daha önce beraberinde gelen maliyetler olmadan arama kaydı gibi sağlam bir özelliğe erişim kazanır.

İşletmeler ayrıca sadece birkaç tıklama ile otomatik arama kaydı kurabilir.

Çağrı kaydıyla gelen, hem küçük hem de kurumsal düzeydeki işletmeler için yararlı olan birçok avantaj vardır.

Neden Önemli?

En temel düzeyde, arama kaydı, işletmenize yasal, mevzuata uygunluk, şirket genelinde kılavuzlara uyumluluk sağlamanın bir yolunu sunar ve müşterinin yolculuğuna ve temsilcilerinizin nasıl performans gösterdiğine dair fikir edinmenin en iyi yollarından biridir. Ancak, işletmeniz en temel ihtiyaçları karşılamanın ötesinde, genel hizmeti iyileştirmek için arama kaydını da kullanabilir.

Yöneticiler, konuşmaları dinlemek ve acentelerin mümkün olan en iyi müşteri deneyimini sunduğundan emin olmak için kayıtlı arama günlüklerini kullanabilir. Yöneticileriniz, temsilci etkileşimlerinin, işletmenizin uğraştığı kalite standartlarını karşıladığından emin olmalıdır. Çağrı kaydı, hangi temsilcilerin ekstra eğitim gerektirebileceğini anlamanıza da yardımcı olabilir. Çağrı kaydı ile işletmeniz, sunduğunuz ürün veya hizmeti iyileştirmek için önceki müşteri etkileşimlerine bakabilir.

Pazarlama ekipleriniz, ortak müşteri sorunları ve sorunlu noktalarının nerede olduğu hakkında fikir edinmek için günlükleri kullanabilir.

Son olarak, arama kaydı, kaçırılan ayrıntıları ve bilgileri yakalamak ve pazarlamaya yardımcı olacak müşteri kişilikleri oluşturmak için de kullanılabilir.

Çağrı Günlüklerini Yönetme

IP telefonu genellikle esnekliği nedeniyle övülür ve haklı olarak da öyledir. Hem küçük işletmeler hem de büyük şirketler, bulut tabanlı iş telefonu yazılımının avantajlarından yararlanabilir ve arama kaydı, bununla ilgili birçok harika şeyden sadece biridir. Ancak, çağrı günlüklerini gerektiği gibi yönetme ve sıralama yeteneği olmadan bu özellik o kadar esnek olmazdı.

Çağrı günlüklerini yönetmekten bahsederken, günlükleri verimli bir şekilde arama, sıralama, indirme ve paylaşma yeteneğinden bahsediyoruz. İşletmeler, arama günlüklerini tarihe, arama türüne ve aramanın gelen veya giden olup olmadığına göre arayabilmelidir.

Ayrıca, aramaları süreye veya türe göre sıralamak, işletme sahiplerinin arama eğilimleri hakkında değerli bilgiler edinmelerine yardımcı olabilir. Son olarak, elektronik tabloları arama günlükleriyle çıkarma ve paylaşma seçeneği olmalıdır.

Neden Önemli?

Çok sayıda çağrı hacmi olan bir işletmeyi yönetirken çağrı yönetimi ve erişilebilirlik bir zorunluluktur. Sistemler daha karmaşık hale geldikçe, basitlik büyük bir öncelik olmaya başlar. İlgili verileri verimli bir şekilde arama, sıralama ve ayıklama yeteneği, işletmelere iş gücünü optimize etmek için gereken avantajı sağlar. Kolayca yönetilebilen arama günlükleri, dahil olan herkes için genel olarak daha iyi bir sonuç üretir.

Çağrı Kalitesi İzleme

İş performansını optimize etmek için kullanılabilecek arama günlükleriyle toplanan standart veriler hakkında çok konuştuk. Çağrı kalitesi gibi daha teknik bir yönü de ele almaya değer.

Müşteri çağrılarını kaçırıyor ve bilmediğiniz işleri mi kaybediyorsunuz? Beklediğiniz iletişim kalitesi ve güvenilirliğini elde ediyor musunuz?

Bu soruları yanıtlamanın mükemmel bir yolu, gerçek arama kalitesi ölçümlerini izlemektir. Bu ölçümler, aramalarınızın hacmi ve kalitesi hakkında değerli bilgiler sağlar.

Neden Önemli?

Kuruluşlarının çağrılarının beklenen kaliteyi karşıladığından emin olması gereken BT personeli için, zaman içindeki çağrı kalitesi eğilimlerini izlemek bir zorunluluktur. Bu günlükler, zaman içindeki aramaların kalitesiyle ilgili tüm değerli verileri içerir ve özellikle ağ değişiklikleri yapıldıktan sonra faydalıdır.

Çağrı kalitesi günlükleri bulutta güvenli bir şekilde saklanır ve aylar hatta yıllar öncesine kadar herhangi bir zamanda erişilebilir. Bireysel arama kalitesi günlükleri, arama kalitesinin mükemmel, iyi veya kötü olup olmadığını gösterir. Ayrıca, soruna tam olarak neyin neden olduğunu belirlemek için her arama kaydı ayrı ayrı analiz edilebilir.

Müşteri memnuniyetini en üst düzeye çıkarmak isteyen işletmeler için çağrı izleme, göz ardı edilmemesi gereken önemli bir özelliktir.

Çağrı Günlüğü Analizi

Arama günlüklerinde depolanan tüm veriler, kapsamlı bir şekilde analiz etme yeteneği olmadan bu kadar iyi olmazdı. Tarihsel olarak, analitik yazılımı telefon sistemlerinize bir eklenti olarak sunulurdu, ancak günümüzde çoğu sağlayıcı bunu çözümlerine dahil ediyor. Modern çağrı günlüğü sistemleri artık genellikle kurumsal düzeyde çağrı analitiği sağlayan güçlü bir araç paketi içerir.

Çağrı analitiği son derece özelleştirilebilir, kullanımı kolay olmalı ve çağrı günlüğü sistemleri tarafından sağlanan verilere hızlı içgörüler sunabilmelidir.

Neden Önemli?

Çağrı günlüklerinde bulunan verileri analiz etmek söz konusu olduğunda, güçlü bir analiz panosuna erişim büyük bir artıdır. Bu panolar, verileri yönetmeyi, analiz etmeyi ve denetlemeyi kolaylaştıracak şekilde gruplandırır ve görüntüler.

Çağrı günlüğü analitiği, toplam çağrı istatistikleri, gelen istatistikler, giden istatistikler gibi hemen hemen her şeyi kapsamalıdır ve bazı planlar aracı metrik özellikleri bile sunabilir. Özet panosu, bir tarihe veya etkinliğe göre yönetilmesi ve aranması kolay olmalıdır. Arama kaydı analizinde bulunabilecek daha spesifik bilgiler, geri gelmeyen aramalar, DID aramaları, cevapsız aramalar, terk edilen aramalar ve daha fazlası gibi şeylerdir.

Kısacası, arama günlüğü analizi, çok sayıda aramayı yönetmek isteyen işletmeler için sahip olunması gereken araçlar sunar. Bu özellik, gelişmiş arama günlüğü sistemleriyle birlikte çalışır ve gelen veya giden her tür ve boyuttaki işletme için kullanışlıdır. Daha gelişmiş planlar, aşağıda ele alacağımız aracı metrikleri gibi denetçiler için ek özellikler de içerir.

Aracı Metrikleri

Artık, gelecekteki iş kararlarını verirken arama günlüklerinin oynadığı hayati rolü anlıyorsunuz. Tüm bu verilere erişim, iş karar vericilerinin neyin işe yarayıp neyin yaramadığını belirlemesine yardımcı olur. Bireysel ekip üyelerinin performansının hesaplanması söz konusu olduğunda, aracıyla ilgili hemen hemen her şeyi yakalayan ve aracı metrikleri adı verilen bir analiz özelliği vardır.

Bu özellik sayesinde, arama günlükleri ayrıca aramayı yöneten temsilci, kuyruk süresi, çalma süresi, cevaplama hızı, bekleme süresi, bekleme süresi, konuşma süresi, çözüm süresi ve arama sonrası çalışma süresine ilişkin ölçümleri de içerir.

Performans raporlama yazılımı, bireyin diğer ekip üyeleriyle nasıl karşılaştırıldığını hesaplamak için bu değerli verileri alabilir. Örneğin, çağrı sonrası çalışma süresi, aracıların ilgili çalışmayı tekrar kullanılabilir hale gelmeden önce tamamlaması için geçen süreyi hesaplayan bir özelliktir. Hızlı yanıtlama süresi, sorunu çözmenin ne kadar zaman aldığını bilmenizi sağlar.

Yöneticiler, aracı performansını, müşteri davranışını, iş süreçlerini kolayca değerlendirmek ve bunları optimize etmek için aracı ölçümlerini kullanabilir.

Neden Önemli?

Çağrı kaydı geçmişini izlemek, genel iş performansını değerlendirmek için çok önemlidir ve temsilci ölçümleri bunu bir sonraki seviyeye taşır. Gözetmenlerin genellikle herkesin performansını izleme konusunda zorlu bir işi vardır ve bu özellik buna yardımcı olur. Denetçiler, her bir temsilcinin metriklerini karşılaştırarak kimin verimli ve kimin olmadığını açıkça belirleyebilirler.

Bu verileri sorunu çözmek, temsilciyi eğitmek veya onu başka biriyle değiştirmek için kullanabilirler.

Bu tür performans raporlamasının daha önce nadiren mevcut olduğunu ve şimdi VoIP sağlayıcılarında giderek daha yaygın hale geldiğini belirtmekte fayda var. İşletmeler, değerli verileri almak için raporlama ve analitik yazılımlarla birlikte çağrı günlüğü sistemlerini kullanabilir.

İş gücü optimizasyonu sektörde büyüyen bir trend ve daha da iyiye gidecek.

En İyi Çağrı Kaydı Yazılımı Karşılaştırıldı

Sağlayıcı
Fiyatlandırma ve Planlar	20 $/ay/kullanıcıdan başlayan fiyatlarla	19,99$/ay/kullanıcıdan başlayan fiyatlarla	14.99$/ay/kullanıcıdan başlayan fiyatlarla	25.00$/ay/kullanıcıdan başlayan fiyatlarla	19,95 $/ay/kullanıcıdan başlayan fiyatlarla	20 $/ay/kullanıcıdan başlayan fiyatlarla
Çağrı Geçmişi Günlüğü	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet
Arama kaydı	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet
Çağrı Günlüklerini Yönetme	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet
Çağrı Kalitesi İzleme	Numara	Numara	Numara	Evet	Numara	Numara
Çağrı Günlüğü Analizi	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet
Aracı Metrikleri	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet

Çağrı Kayıt Sisteminizin Özellikleri Kontrolü Size Sağlar

Çağrı kaydı sistemi özellikleri, boyutu ne olursa olsun her tür işletme için kullanışlıdır. Bu özellikler, müşterileriniz, aracılarınız veya ağlarınızla ilgili devam eden eğilimleri belirlemenize yardımcı olabilir. Çağrı kaydı yazılımı, iş iletişiminizin genel verimliliğini en üst düzeye çıkarmak için geçmişi, temsilci ölçümlerini, çağrı kalitesini ve uluslararası oranları izlemenize olanak tanır.

Çoğu VoIP sağlayıcısının başlangıç ​​planlarında temel arama kaydı sistemleri sağladığına dikkat etmek önemlidir, ancak arama kalitesi izleme ve kapsamlı temsilci ölçüm raporları gibi özellikleri bulmak için biraz daha derine inmeniz gerekebilir. Öncelikleriniz seçiminize rehberlik etmelidir, ancak işletmenizin arama günlükleriniz üzerinden temel erişimi sürdürdüğünden emin olun.

Çağrı kaydı sisteminizi doğru donanımla eşleştirmek istiyorsanız, 2020'nin en iyi ofis telefonu sistemleri kılavuzumuza göz atın.