Çağrı Kayıt Yazılımı: Hizmet Olarak ve Özellik Olarak

Çağrı kaydı, telefonla iletişim kuran herhangi bir işletme için gereksinimler listesinde üst sıralarda yer alır (hatta bunu soğuk arama ipuçları listemize dahil ettik). E-posta bize yazılı bir iletişim izi sağlar ve kalıcı mesajlaşma, getirdiği basitlik için işbirliği dünyasını ele geçirdi.

Öyleyse neden telefon görüşmelerimiz daha sonra başvurmak üzere kaydedilmesin? Birçok sektörde, canlı aramaların kaydedilmesi yalnızca kalite güvencesi için değil, aynı zamanda yasal bir gerekliliktir. Neyse ki, çoğu Business VoIP ve hatta İletişim Merkezi çözümleri, yerleşik bir özellik olarak çağrı kaydetme biçimlerini içerecektir.

Ancak, elbette, her zaman olduğu gibi, işiniz için daha iyi bir ses kaydı seçeneği olabilir. Bağımsız arama kayıt yazılımı, barındırılan PBX platformunuzda bulunan sınırlı bir özellikten daha uygun olabilecek ilginç bir seçenektir.

Bulut Çağrı Kaydı Eski Çözümlerin Yerini Aldı

Doğrudan bir karşılaştırmaya geçmeden önce, kısa bir bağlam sağlamak istiyorum: çağrı kayıt sistemleri o kadar fazla değişmedi, ancak son zamanlarda çağrı verilerini bulutta depolamaya doğru bir geçiş oldu. Çoğu süreç gibi, buluta geçmek de çağrı kaydedicilere bir dizi fayda sağlar - hizmet, daha da iyi kalite yönetimi ve müşteri deneyimleri ile daha ucuz ve daha erişilebilir hale gelir.

Business VoIP hizmetlerinin tanıtılması ve ana akım kullanımından önce, arama kaydı genellikle şirket içi donanım aracılığıyla yapılırdı. Elbette, başka bir cihazla yapılan aramaları kaydetmek için telefonunuzu hoparlöre koymak her zaman basit bir işlemdir, ancak bu, depolama, yönetim ve analizleri hesaba katmaz.

Günün sonunda, eski kayıt çözümleri, hıçkırıklardan payını aldı:

• Yalnızca gelen ve giden aramaları kaydetmekle kalmayıp aynı zamanda ses dosyalarını depolamak ve yönetmek için yerinde donanım gerekiyordu.
• Kayıtlara bir bulut portalı üzerinden çevrimiçi olarak erişilebildiğinden erişim çok daha sınırlıdır
• Donanımı kurmanın ve bakımını yapmanın ekstra maliyeti
• Eski donanım, modern çözümlerle karşılaştırıldığında sınırlı çağrı kaydetme özelliklerine sahiptir ve VoIP'de AI gibi son teknolojik gelişmelerden yoksundur.

Diğer yandan, Hizmet Olarak Çağrı Kaydı barındırılan çözümler, satıcıların aracı diğer hizmetler ve araçlarla doğrudan entegre etmesine, aşırı esneklik ve ölçeklenebilirlik sunmasına, doğal dil işleme ve duygu analizi gibi özellikler dahil kayıtlara sürekli küresel erişim sağlamasına olanak tanır.

Çağrı Kayıt Yazılımı ile Birlikte Verilen VoIP Özelliği Karşılaştırması

Bununla birlikte, standart eski arama kaydının ve daha modern barındırılan çözümlerin ötesine geçen işletmeler, artık bir Hizmet platformu olarak bağımsız bir Çağrı Kaydı kullanma veya genellikle Kurumsal VoIP hizmetlerinde bulunan işlevleri kullanma seçeneğine sahiptir.

Basitçe söylemek gerekirse, Business VoIP ve benzeri Contact Center çözümleri daha fazla kuruluş tarafından benimsenmeye devam etti ve sağlayıcılar yalnızca platformlarını ve iş telefonu sistemlerini genişletmeye devam etti.

Çağrı Kaydı, Sanal PBX sağlayıcılarının platformlarına güçlü bir katkı sağlayacağını düşündükleri böyle bir özellikti. Ancak, bu sağlayıcılar, bağımsız bir platform değil, yalnızca ekstra bir özellik olduğundan, kendi çağrı kayıt çözümlerini oluşturmak yerine mevcut araçları entegre etmeye istekliydiler.

Ancak, bağımsız arama kaydı ortadan kalkmadı ve bu daha özel platformlar aracılığıyla sağlanan ekstra kayıt özelliklerine ihtiyaç duyan kuruluşlar için hala güçlü bir seçenek olmaya devam ediyor. İkisi de daha iyi bir seçenek değildir, ancak işinizin ihtiyaçlarına bağlı olarak daha iyi bir seçenek olacaktır.

Özellik Olarak Çağrı Kaydı

SMB dostu oyunculardan Kurumsal hazır hizmet sağlayıcılara kadar değişen barındırılan VoIP çözümleri, çok çeşitli yerleşik özelliklere sahiptir. Kuruluşlar, tekrar eden bir ücret karşılığında, IVR'ler ve çağrı hacimleri arttığında çağrı yönlendirme gibi araçlarla fazladan ödeme yapmak zorunda kalmadan daha gelişmiş özelliklere erişebilir.

Çağrı Kaydı, çoğu mevcut İş VoIP sağlayıcısı tarafından sunulan, genellikle pakete ek bir özellik olarak dahil edilen veya platforma bir eklenti olarak sunulan bir başka popüler işlevdir. Kuruluşunuz Nextiva, RingCentral, Vonage veya Five9 gibi popüler bir platform kullanıyorsa, kuruluşunuzun arama kaydına zaten erişimi vardır.

Neden Dahil Olan Çağrı Kaydı Özelliklerini Kullanmalısınız?

Buradaki en büyük şey, eğer dahil edilmişse, kuruluşunuzun arama kaydı için zaten ödeme yapıyor olmasıdır. Paradan tasarruf etmek ve sadece mevcut VoIP hizmetiniz tarafından sunulan kaydı kullanmak neredeyse hiç akıllıca değil gibi görünüyor - sonuçta bu, basitliğin en büyük faydasını beraberinde getirecektir.

Birleşik İletişim, tamamen birden fazla aracı aynı platforma entegre etmekle ilgilidir ve çağrı kaydı bunun bir başka örneğidir: kullanıcıların başka bir platformu veya uygulamayı yönetmesini ve oynamasını gerektirmek yerine, doğrudan çözüme dahil edilen çağrı kaydı, kolaylıkla zamandan ve paradan tasarruf sağlayabilir. kullanmak. Bağımsız çözümler, eğitim veya daha karmaşık bir entegrasyon süreci gerektirebilir, ancak gelecekteki eğitim amaçları için kullanışlı olacaktır.

Çoğu özellik sağlanan arama kaydı, bağımsız platformları değil, beyaz etiketli veya entegre çözümler olacaktır. Bu, ekibinizin uyumluluk veya dahili entegrasyon konusunda endişelenmenize gerek kalmadan kanıtlanmış işlevsellik kazandığı anlamına gelir.

Yerleşik bir arama kaydetme özelliğinin kullanılmasının ardındaki başlıca faydalar şunları içerir:

• Bunun sunduğu mutlak basitlik. Tek bir bulut iletişim platformuna güvenmeyi ima ederek, kullanıcıların birden fazla platform kullanmanın getirdiği fazladan dağınıklık, organizasyon, yönetim ve hatta maliyetle uğraşması gerekmez.
• Çağrı kaydı, dahil edilmiş bir özellik olduğundan veya mevcut hizmetinize eklendiğinden, kuruluşların herhangi bir uyumluluk sorunu hakkında endişelenmesine gerek yoktur. Bulut çözümlerinin doğası gereği, uygulama ve entegrasyon sağlayıcı aracılığıyla gerçekleştirilir. Doğrudan mevcut PBX platformunuzda yerleşik olarak bulunur, böylece her şey sorunsuz çalışır.
• Kurulum ve yönetim, Business VoIP sisteminizin diğer yönleriyle aynı portallar ve analitik panolar aracılığıyla gerçekleştirilir ve bir Birleşik İletişim ve işbirliği platformunun bu basitlik yönünü gerçekten eve götürür.

Özellik Nerede Yetersiz?

Bir satıcı çok sayıda süreci ve işlevi kapsamayı amaçladığında, bu bireysel çözümler, eldeki sorunu çözmeye adanmış bağımsız araçlardan daha zayıf olabilir.

Bu özellikle arama kayıt yazılımı için geçerlidir. Yerleşik çağrı kayıt çözümlerinin doğası, son kullanıcılar için daha basit bir deneyime yol açabilse de, tam işlevsellik kapsam olarak sınırlı olabilir. Özel çağrı kaydı sağlayıcıları, tüm platformlarını bu konsept etrafında inşa ediyor ve çözümlerini ilgili işlevlere genişletecek.

Bu arada, VoIP sağlayıcıları sadece platformlarına mevcut bir arama kaydetme işlevini dahil ettiğinden, daha fazla Ar-Ge yatırımına değer bir özellik değil, bir eklenti olarak görülüyor. Bu, entegrasyon ve işlevselliğin oldukça basit olacağı ve hizmete yönelik daha karmaşık özellikleri veya uzantıları ortadan kaldıracağı anlamına gelir. inContact İncelemelerine göre, tüketici bu işlevi beklemeye başladı.

Yerleşik çağrı kaydetme işlevinin daha büyük dezavantajlarından bazıları şunları içerir:

• Genel arama kaydı, kapsam olarak biraz daha sınırlı olacak ve potansiyel olarak daha derinlemesine özellikleri kaçıracaktır - örneğin, Dubber'in kendi çözümleriyle örtüşen kendi AI analiz platformu vardır, ancak ortak oldukları satıcılar tarafından sunulmayabilir.
• Kuruluşunuz büyük olasılıkla arama kaydı için fazladan ödeme yapmıyor, bu daha çok ek bir özellik. Bu, ek maliyeti ortadan kaldırırken, çözümün genel kapsamını sınırlar; örneğin, bu, transkripsiyon ve çağrı merkezi analitiğini içermeyebilir.
• VoIP sağlayıcıları da arama kayıtlarına daha ağır kısıtlamalar getirebilir. Bu, örneğin yalnızca 100.000 saat veya 1000 kayıtlı arama gibi, arama kaydı depolama sınırları şeklinde gelir. Bazı sağlayıcılar da kayıtları yalnızca sınırlı bir süre, örneğin 90 güne kadar saklar.

Bir Özellik Olarak Dahil Edilen Çağrı Kaydı Şunlar İçin En İyisidir:

• Sorunsuz arama kaydı isteyen KOBİ organizasyonları
• Sınırlı bir bütçe içinde kalmak isteyen ve bağımsız bir araç için esnemesi gerekmeyen kuruluşlar - zaten bu aracı içeren bir aracınız varken neden iki araç için para ödeyesiniz?
• Belirli bir sağlayıcının ekosistemine adanmış ekipler. Örneğin, Nextiva, çağrı kaydı ve konuşma analitiği içeren güçlü NextOS sistemini sunar. Halihazırda bu hizmetleri kullanan kuruluşlar için, daha fazla platformla karışıklığı karmaşık hale getirmek yerine, kendini bu ekosisteme adamak ve odaklanmak daha mantıklı olabilir.

Sağlayıcı	İsteğe Bağlı Kayıt	Daima Kayıt	AI Analitiği	Depolama Sınırları
	Evet	Evet	Evet	Yok
	Evet	Evet	Numara	100k Çağrı, 90 Gün
	Evet	Evet	Numara	35 saat veya 1 GB
	Evet	Numara	Numara	15 saat
	Evet	Evet	Evet	Yok
	Evet	Evet	Evet	Yok

Servis Olarak Çağrı Kaydı

Yukarıda bahsedildiği gibi, İş VoIP sağlayıcınızın arama kaydı işlevinin, özel bir satıcıdan önceden oluşturulmuş bir çözüm olma olasılığı vardır. Ancak bu bağımsız teklifler genellikle iş telefonu hizmetinize eklenen basit bir özellikten çok daha fazlasını içerecektir.

Bu çözümler kendi benzersiz, bağımsız platformları olarak faturalandırılır ve Hizmet Olarak Çağrı Kaydı çatısı altına sığar. Adanmış sağlayıcılar, çoğu küçük işletme ek işlevselliğe ihtiyaç duymadığından, bu yazılımı genellikle büyük ölçekli Kurumsal kuruluşlara sunar.

Bu bağımsız platformlara tıpkı diğer bulut çözümleri gibi erişilir ve hareket halindeyken ve birden fazla cihazda kullanılabilir. Ancak önemli olan, mevcut iletişim çözümleriyle uyumluluk veya entegrasyon kullanılabilirliğini sağlamaktır.

Neden Dahil Olan Bağımsız Arama Kayıt Yazılımını Kullanmalısınız?

Bağımsız arama kayıt yazılımı, konsepti ve teknolojiyi daha da ileriye taşıyarak, onu basit bir özellikten hizmet olarak tam teşekküllü bir platforma taşıdı. Barındırılan çağrı kaydı, elbette, tüm teknolojiyi çok daha erişilebilir hale getirdi ve satıcılar da platformlarını çok daha erişilebilir bir şekilde sunmaya başladı.

Erişilebilirliği artırılmış işlevsellik ile birleştirin ve özel arama kayıt yazılımı paketleri, çoğu durumda eşleşemeyen kayıt işlevselliğini içeren oldukça güçlü bir yumruktur. Bu bağımsız platformlar, gösterge tablolarını da içerebilir ve kaydedilen kayıtların yönetimi ve analizi üzerinde daha fazla kontrol sağlar.

Çoğu zaman, arama kayıt yazılımı, kuruluşunuzun kayıtlı aramaları ve sesli mesajları saklamasını, kaydetmesini ve yönetmesini de kolaylaştırabilir. Bu sağlayıcılar genellikle ürünleriyle birlikte ek maliyet olmadan depolamayı içerir veya kuruluşlar herhangi bir kısıtlamayı tamamen ortadan kaldırmak için depolama yöntemlerini kullanabilir.

Bağımsız bir arama kayıt yazılımı çözümü kullanmanın arkasındaki başlıca faydalar şunları içerir:

• Barındırılan, bağımsız çözümler, standart olarak barındırılan PBX çağrı kaydının dışında bırakılabilecek bazı gerçekten güçlü ve benzersiz işlevler sunabilir. Satıcılar, kaydedilen aramaların sağlayabileceği içgörüden tam olarak yararlanmak için AI, analitik ve daha fazlasını içerecek şekilde platformları genişletti.
• Bu çözümler inanılmaz derecede çok yönlü ve esnek olabilir, kullanıcılara aynı anda birden fazla haciz kaydetme ve hatta kayıt cihazını sanal bir ortamda çalıştırma yeteneği sağlar.
• Bağımsız platformlar, daha gelişmiş yönetim ve kayıtların analizi için gösterge panolarını içerebilir. Bu araçlar, yalnızca kayıtları düzenlemekten ve oynatma sunmaktan daha derine inecektir. Kullanıcılar genellikle kayıtları bölümlere ayırabilir, notlar alabilir ve hatta gerçek zamanlı olarak üretilen bir döküme sahip olabilir.
• Bir sağlayıcı, çağrı kaydına daha fazla "hiper odaklı" olduğundan, iş gücü yönetimi ve yapay zeka destekli çağrı kaydı analitiği gibi diğer hizmet ve çözümlerle işlevselliği de genişletebilir. Çağrı kaydı, genişletilecek hizmeti olarak değil, bu platformlara bir eklenti olarak görüldüğünden, bu genellikle Barındırılan VoIP sağlayıcılarından yoksun olacaktır.
• OrecX gibi bağımsız arama kayıt yazılımı çözümleri, kullanıcıların sistem veya telefon numaralarınızı değiştirmeden kapasitelerini ve mevcut çözümlerine ve platformlarına entegrasyonunu daha da genişletmelerine olanak tanıyan açık kaynak olabilir.

Bağımsız Çağrı Kayıt Yazılımı Nerede Yetersiz Kalır?

Tek başına çağrı kayıt yazılımı en güçlü seçim gibi görünse de, çözümler genellikle daha küçük kuruluşların fiyat aralığının dışındadır. Bazı arama kayıt yazılımı satıcıları, platformlarını yalnızca Kurumsal kuruluşlara sunar ve bunun yerine SMB tekliflerini Nextiva ve Mitel gibi sağlayıcılar aracılığıyla yönlendirir.

Bu nedenle, bulut dağıtımı bu maliyetli çözümleri ana akım haline getirirken, işletmenizin yine de sermayenin bu özel çözüme yatırılıp yatırılmaması gerektiğine karar vermesi gerekiyor. Günün sonunda, küçük işletmeniz zaten çağrı kaydı olan bir UC veya Çağrı Merkezi platformu kullanıyorsa, aynı anda iki çözüm için ödeme yapmak hiç mantıklı olmayabilir.

Yine, kuruluşunuzun benzersiz ihtiyaçlarına bağlı olarak, aramaları kaydetmeye yüksek bir öncelik verilebilir. Her iki durumda da işletmeniz, bağımsız bir seçeneğin her senaryo için en güçlü seçenek olmayabileceğini kabul etmelidir.

Bağımsız arama kayıt yazılımının daha büyük düşüşlerinden bazıları şunları içerir:

• Bu çözümler genel olarak biraz daha büyük İletişim Merkezleri ve Kurumsal kullanıcılara yöneliktir. Daha küçük oyuncular olsa da, bu hizmetlerin işlevselliği ve yeni bir platformun eklediği karmaşıklık, özel bir BT departmanı olmayan bir kuruluş için bunaltıcı olabilir.
• Çözüm bulut üzerinden sağlanırken, özellikle mevcut çözümlerle entegrasyon olmak üzere düzgün bir uygulama gerektirecektir. Bu da yine bunaltıcı olabilir ve ek maliyetler ekleyerek çözümleri basitlik arayan KOBİ'ler için daha az çekici hale getirebilir.

Tek Başına Çağrı Kayıt Yazılımı Şunlar İçin En İyisidir

• Müşteriler ve müşterilerle öncelikle telefon görüşmeleri yoluyla etkileşime giren Büyük Kurumsal kuruluşlar ve İletişim Merkezleri, bu özellikle katı düzenleyici yönergelere uyması gereken kuruluşlar için geçerlidir.
• Telefon hatları üzerinden kredi kartı bilgisi alan ve ödemeleri işleyen satış operasyonlarının PCI Uyum yönetmeliklerine uyması gerekmektedir.
• Çağrılarından ve verilerinden en iyi şekilde yararlanmak isteyen kuruluşlar, gelişmiş bir çözüm kullanmak isteyecektir - bu çağrı verilerinden en iyi şekilde yararlanabilen kuruluşlar, en fazla veri toplayanlardır (yani büyük kuruluşlar).

	Kayıt Düzenleme – Sessize alın, ayıklayın veya etiketleyin	Çağrı Geçmişi ve Kayıt Arama	Kayıtlara Çevrimiçi Erişim	Derinlemesine çağrı ve kalite kontrol raporları	Canlı Çağrı İzleme	AI Analitiği	PCI Uyumluluğu	Konuşma Analizi	Ayrıntılı İzinler
	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet
	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet
	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet
	Evet	Yok	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet
	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Numara	Evet	Yok	Evet
	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet

Çağrı Kayıt Yazılımı Güçlü Veri Toplama Sunar

Diğer herhangi bir iş aracı veya çözümünde olduğu gibi, kuruluşunuz da hangisinin benzersiz ihtiyaçlarınıza uygun olduğunu belirlemelidir. Her işletme, hemen konuya girmeden önce kendi bütçesini, kendi ihtiyaçlarını ve yeni bir platformu benimsemenin olası düşüşlerini analiz etmelidir - ve arama kaydı tam bir iletişim platformundan daha az müdahaleci görünse de, hiçbir özellik göz ardı edilmemelidir.

HIPAA ve HITECH uyumluluğunu sürdürmesi gereken endüstriler için, sohbet oturumları ve SMS yazılımı için ekran kaydını düşünün. Salesforce gibi CRM yazılımlarıyla entegre olan Aircall ve TalkDesk gibi şirketlerin araçlarını araştırın. Satış ekipleri ve destek ekipleri, müşteri verileri ile müşteri memnuniyetini artırmak için kullandıkları araçlar arasındaki ilişkiyi takdir edeceklerdir.

Bağımsız arama kaydı çözümleri, telefon görüşmeleri sırasında toplanan büyük veri ve bilgilerden yararlanarak kuruluşların avantaj elde etmelerini sağlar. Kaydedilmiş telefon görüşmeleri, mevzuata uygunlukla ilgilenen kuruluşlar veya hatta yalnızca hizmeti nasıl daha iyi optimize edeceklerini öğrenmek isteyenler için bir yaşam çizgisi olabilir.

Arama kaydı, Business VoIP'nin büyük çoğunluğuna ve hatta çağrı merkezi yazılımına dahil olsa da, bu özellik setleri, ekibinizin umduğu şeyi sağlamayabilir. Diğer tüm platformlarda olduğu gibi, bu ikisi arasında bir denge vardır ve her çözüm, kuruluşların verilerini mümkün olan en iyi şekilde kullanmalarını sağlamada benzersiz bir rol oynayacaktır.